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Buchhaltungsprogramm für Profis: CANDIS Smartbooks

CANDIS Smartbooks ist das erste Buchhaltungsprogramm, das Dokumente mit Künstlicher Intelligenz analysiert - mit über 99 Prozent Erkennungsgenauigkeit. Setzen Sie nicht auf Software - Setzen Sie auf Hightech. Testen Sie CANDIS.

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Software, die Ihre Buchhaltung revolutioniert

Die Automatisierung nimmt überall zu - jeden Tag ein bisschen mehr. Tesla baut selbstfahrende Autos, Volocopter selbstfliegende Taxis, und schon bald könnten Briefe und Pakete per Drohne zu uns kommen. Wer sich mit modernen Unternehmen auseinandersetzt, stellt fest, dass immer mehr Betriebsprozesse heute bereits automatisiert sind. So gibt es Software zur automatisierten Vertriebssteuerung, Software zum Kundensupport oder Software Testing, um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

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Software: Beispiele zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

In einer Abteilungvon kleinen und mittelständischen Unternehmen jedoch sind Unternehmensprozesse bis heute nach wie vor kaum automatisiert: In den Finanzabteilungen. Zwar nutzen viele Unternehmen bereits Software zum Sammeln und Bündeln Ihrer Belege, doch fast immer sind noch unzählige manuelle Schritte zur sauberen Buchführung nötig: Rechnungen werden von Hand zusammengestellt und Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware eingetragen. Oft ist es nötig, fehlende Belege auf traditionelle Weise von Mitarbeitern anzufordern, damit Rechnungen formal und inhaltlich überprüft und zur Zahlung freigegeben werden können.

  • typischer Arbeitsplatz in einer Finanzabteilung
  • Arbeit 2.0? Typischer Arbeitsplatz in einer Finanzabteilung.
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Ein Buchhaltungsprogramm für alle Prozesse

CANDIS setzt auf Künstliche Intelligenz, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Erst der hohe technische Entwicklungssprung der letzten Jahren macht es möglich, ein hocheffizientes Buchhaltungsprogramm wie CANDIS Smartbooks zu entwickeln. Gerade in der Buchhaltung fällt auf, dass viele Prozesse bis heute manuell und zeitaufwendig ablaufen:

buchhaltungsprozess mit traditioneller buchhaltungssoftware

Zusammenstellung von Buchhaltungsunterlagen

  • Zuerst müssen alle Buchhaltungsunterlagen zusammengestellt werden, bis heute noch allzu häufig mit erheblichem manuellem Aufwand. Denn Rechnungen werden in Papierform ins Büro geschickt, online gespeichert oder treffen per E-Mail bei Mitarbeitern in unterschiedlichen Fachabteilungen ein.

  • Gleichzeitig sammeln Mitarbeiter Auslagen und vergessen leider häufiger als wünschenswert, Belege einzureichen. Vollständige Rechnungen zu bekommen ist also mit Zeitaufwand verbunden, den ein herkömmliches Buchhaltungsprogramm nur selten bewältigt.

  • Archivierung

  • Sind die Unterlagen dann endlich vollständig, müssen sie auch nach Buchungsperioden sortiert werden. Das heißt, dass zum Beispiel Facebook-Rechnungen für den Monat Juli auch dem Monat Juli zugeordnet werden müssen. Bei den meisten Unternehmen passiert das wie zu Großvaters Zeiten: Mit manueller Ablage, Umlaufmappen und Aktenordnern - und das trotz Buchhaltungsprogramm.

  • Kontenabgleich

    Das größte Problem beim Kontenabgleich ist die unüberschaubare Anzahl von Transaktionen auf Bankkonten, Kreditkarten und PayPal. Ihnen müssen die Rechnungen und Belege korrekt zugeordnet werden. Manch ein Buchhaltungsprogramm ist bereits in der Lage, diesen Vorgang zumindest teilweise zu automatisieren, allerdings gelingt das bei Konkurrenzprodukten nur in 10 - 20 Prozent aller Fälle.
    Also sieht der Regelfall folgendermaßen aus: Eine Person sitzt in einem Büro und hat einen Stapel Kontoauszüge auf der einen Seite vor sich und einen Stapel Belege auf der anderen. Dann wird von Hand überprüft, ob zu jeder Transaktion auch eine Rechnung vorliegt. Fehlende Belege werden von Mitarbeitern angefordert, und Eingangsrechnungen ohne Transaktion werden in Zahlungslisten eingetragen.

  • Zahlung

  • Ein typischer Arbeitsschritt bei altbekannter Buchhaltungssoftware: Rechnungen müssen ins Online-Banking übertragen werden. Alle zahlungsrelevanten Daten wie IBAN, Rechnungsnummer und Zahlungsempfänger werden Schritt für Schritt von Hand abgetippt. Bei einem größeren Rechnungsvolumen greifen Firmen zu Excel-Tabellen mit Rechnungsdaten, aus denen im Anschluss Zahlungsdateien generiert werden. Fazit: Großer Aufwand, geringe Wirkung.

  • Datentransfer

  • Sammeln, sortieren und zahlen sind die wichtigsten Schritte zur Abwicklung, doch am Ende warten immer die Wahrheit - und der Steuerberater. Ist eine Buchungsperiode zu Ende, dann müssen sämtliche Buchhaltungsdaten an die Steuerkanzlei übertragen werden. Das passiert häufig noch traditionell über einen Pendelordner oder etwas fortschrittlicher via Dropbox, Google Drive oder ein anderes vergleichbares Ordnersystem.

  • Verbuchung

  • Alle zusammengetragenen Unterlagen müssen von der Steuerkanzlei noch einmal manuell verbucht werden. Der Steuerberater hat daraufhin normalerweise viele Rückfragen, insbesondere zu fehlenden Belegen oder zu einzelnen Transaktionen.

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So reduziert CANDIS Smartbooks Ihren Aufwand

Unser Ziel ist es, manuelle Prozessschritte zu minimieren und durch intelligente Automatisierung komplexe Schritte in effiziente Prozesse zu übersetzen.

buchhaltungsprozess mit automatisierter buchhaltungssoftware

Schritt 1: Verknüpfen von Konten und Rechnungsstellen

Verknüpfen Sie einfach Ihr Paypal-Konto, Ihre Kreditkarten und Bankkonten mit Ihrem Buchhaltungsprogramm. Praktisch: Sie bekommen von CANDIS Ihre eigene E-Mail-Adresse als Belegsammelstelle. Leiten Sie einfach alle Belege und Rechnungen an diese Adresse und hinterlegen Sie diese Adresse direkt bei Geschäftspartnern und Online-Portalen für den Rechnungseingang. Rechnungen, die auf dieser E-Mail-Adresse eingehen, landen dann direkt in Ihrem Buchhaltungsprogramm.

Kreditkarten in CANDIS verknuepfen

Schritt 2: CANDIS ordnet Rechnungen Transaktionen zu

Durch die intelligente Inbox landen Transaktionen, Rechnungen und Belege von allen Konten in CANDIS. Ihr Buchhaltungsprogramm erkennt selbständig, welche Transaktionen einen Beleg zur Buchführung erfordern und welche nicht (z.B. bei Gebühren oder von Nebenkosten im Geldverkehr).

Posteingang in der CANDIS Buchhaltungssoftware

Schritt 3: Erkennen, zuordnen und verarbeiten

CANDIS erkennt den Inhalt Ihrer Belege. Rechnungsdatum,  Belegnummer, Skonto-Betrag oder IBAN werden sofort identifiziert und importiert. Angaben, die nicht erkannt werden, übernimmt unser ausgezeichnetes Service-Center. Ihr Vorteil: Kein Abtippen von Daten, kein Nacharbeiten, jederzeit zuverlässige Daten.

beispiel fuer intelligente datenextraktion

Schritt 4: Selbständige Zuordnung von Transaktionen und Belegen

Unsere Inhaltserkennung arbeitet KI-gestützt. CANDIS ordnet Rechnungen und Transaktionen zu 99 Prozent automatisiert zu. Sie selbst müssen nie wieder manuell Rechnungen den passenden Transaktionen zuordnen. Das erledigt unser Buchhaltungsprogramm für Sie.

beispiel rechnungsuebersicht

Schritt 5: Zahlungslisten werden automatisch erstellt

CANDIS erstellt To-Do-Listen mit Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen. Sie können diese Liste dann ganz einfach sortieren und Rechnungen per Klick begleichen - direkt im Buchhaltungsprogramm und ohne lästiges Eingeben der Rechnungsdaten von Hand. 

liste mit verbindlichkeiten

Schritt 6: Fehlende Belege

CANDIS Smartbooks sorgt für Transparenz. Mit To-Do-Listen für die Transaktionen, bei denen Belege oder Rechnungen noch fehlen. Die fehlenden Unterlagen können Sie dann einfach und direkt von Mitarbeitern anfordern und den passenden Transaktionen zuordnen.

Buchhaltungssoftware Sicht auf durchlaufende Posten

Schritt 7: Vorkontierung und Übergabe an die Steuerkanzlei

CANDIS übernimmt die Vorkontierung für Sie. Ihre gesammelten Daten senden Sie dann mit nur wenigen Klicks an Ihren Steuerberater.

Buchungsinterface in der Buchhaltungssoftware

Wir entwickeln CANDIS Smartbooks für Sie weiter

CANDIS reduziert den Aufwand in Ihrer Buchhaltung. Sprechen Sie mit uns! Wir zeigen Ihnen, an welcher Stelle CANDIS Smartbooks Ihnen Arbeit erspart.

Screenshot CANDIS Produkttour

Sehen Sie unser Buchhaltungsprogramm in Aktion!

candis kundenberaterin sarahCANDIS-Expertin Sarah Houben erklärt Ihnen hier im Video, wie CANDIS funktioniert. 

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Cloud Buchhaltungssoftware in Deutschland

Cloudbasierte Software ist auf dem Vormarsch. Diese Entwicklung macht auch vor Buchhaltungssoftware nicht halt. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorzüge der Cloud, um Ihre Buchhaltung schneller, effizienter, sicherer und kostengünstiger zu erledigen. Wir haben in dieser Übersicht die Argumente für eine cloudbasierte Buchhaltung zusammengetragen. Außerdem zeigen wir in einer Infografik, welche Buchhaltungssoftware welchen Buchhaltungsbereich abdeckt.

Warum cloudbasierte Buchhaltungssoftware?

Cloud-Software wird von Jahr zu Jahr immer beliebter. Der Trend der letzten Jahre spricht klar für die Vorteile der Cloud. Sowohl im privaten als auch öffentlichen Sektor nutzen mittlerweile zwei Drittel aller deutschen Unternehmen Cloud-Dienste bzw. plant deren Einsatz (siehe Abbildung).

nutzung von software in der cloud bitkom

(Abbildung – Zwei von drei Unternehmen nutzen Cloud-Dienste, Quelle:bitkom)

Die drei größten Vorteile von Cloud Buchhaltungssoftware sind der flexible Datenzugriff, die geringen Kosten und die höhere Datensicherheit:

Flexibler Datenzugriff

Cloud-Software bietet dank der Datenspeicherung auf externen Servern die Möglichkeit von überall und zu jederzeit auf die eigenen Daten zuzugreifen. Alles was es dazu braucht, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät. So haben z. B. Geschäftsführer immer einen Echtzeit-Überblick über die Finanzlage ihres Unternehmen. So können sie sich schnell einen Überblick über Geschäftsvorfälle verschaffen. Und das, ohne dafür an die “Inhouse” Server gefesselt zu sein. Zudem können mehrere Benutzer von unterschiedlichen Standorten gemeinsam an Aufgaben arbeiten, was die Effizienz deutlich erhöht. So auch mit der CANDIS Buchhaltungssoftware.

Geringe Kosten

Es gibt keine großen Setup-Kosten oder andere Vorauszahlungen, da die meisten Cloud-Anwendungen in einem monatlichen Abonnement abgerechnet werden. Kosten für die Instandhaltung, Installation von Upgrades oder die Systemadministration fallen weg. Denn all das wird von den Anbietern verwaltet. Hinzu kommt, dass die Kosten im jeweiligen Abonnement inbegriffen sind.

Höhere Datensicherheit

Cloud-Lösungen bieten dank ihrer komplexen Verschlüsselungsalgorithmen eine höhere Datensicherheit als Inhouse-Lösungen. Gepaart mit komplexen Passwörtern Ihrerseits und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sind Ihre Daten vor externen Zugriffen bestmöglich geschützt. Die Sicherheitslevel von Cloud-Solutions sind sehr kostspielig. Außerdem übersteigen sie normalerweise das Sicherheitslevel, das kleine Unternehmen selbst “Inhouse” bieten können. Zudem sind Daten in der Cloud vor externen Einflüssen, wie nach einem Computerdiebstahl, Bränden o.ä. geschützt.

Infografik Buchhaltungssoftware

In dieser ultimativen Infografik finden Sie alle relevanten Cloud-Lösungen für die Buchhaltung. Diese sind in die Bereiche Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen, Dokumentenmanagement, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Rechnungsprogramm und Lagerbuchhaltung unterteilt. Sollte ein Programm mehrere Bereiche abdecken, wird dieses in den einzelnen Bereichen aufgeführt.

Cloud-Buchhaltung Übersicht Deutschland

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