KanzleiBOOST – Digitalisierung für Steuerkanzleien, pragmatisch, durch die Startup-Brille!

Wir – das Team von CANDIS –  sind eine moderne “Tech-Company” aus Berlin, DEM Startup-Mekka Europas. Wir leben die Digitalisierung mit jedem Atemzug und in unserer täglichen Arbeit begegnen wir Steuerberatern, die die Digitalisierung ebenfalls leben möchten, jedoch nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Wir begegnen Steuerberatern, die von links und rechts “Tipps zur Digitalisierung” bekommen – welche jedoch häufig nichtssagend sind.

Mit KanzleiBOOST haben wir ein Programm für die Macher unter den Steuerberatern ins Leben gerufen. Ein Programm, das Ihnen als Steuerberater die Digitalisierung pragmatisch, durch die Startup-Brille näherbringt. Und zwar genau in den drei Bereichen, in denen Sie wirklich etwas ändern müssen. Dazu verfassen wir stetig neue multimediale Beiträge, angereichert mit dem Wissen von Experten aus den jeweiligen Fachbereichen.

Unser Ziel ist es Ihnen als Steuerberater genau die Denkanstöße zu vermitteln, die Sie brauchen, um die Digitalisierung erfolgreich zu meistern – ohne den ganzen Schnickschnack drumherum.

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen auf, was Digitalisierung allgemein bedeutet, wie sie Steuerkanzleien betrifft und in welchen Bereichen Sie handeln müssen.

 


 

Augen auf: Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten!

Machen wir uns nichts vor: Wir leben in einer Zeit, in der viele Dinge, die wir aus früheren Science Fiction-Filmen kennen, längst Realität geworden sind. Der technologische Fortschritt hat in den letzten zehn ganze Branchen von Grund auf verändert.

Führen Sie sich vor Augen:

  • Die weltgrößte Taxi-Firma, Uber, besitzt keine eigenen Taxis
  • Das weltgrößte Media-Unternehmen, Facebook, schreibt keinen eigenen Content
  • Das weltweit größte Handelsunternehmen, Alibaba, hat kein Warenlager
  • Der weltweit größte Anbieter für Übernachtungen, Airbnb, besitzt keine Hotelzimmer

Der Erfolg dieser Plattformen hat sich nicht angekündigt. Er kam radikal und rasant und – Achtung – der technologische Fortschritt vollzieht sich immer rasanter!

 


30 Jahre, die die Welt verändern – oder – “Zurück in die Zukunft” würde heute doppelt so viel Spaß machen

Erinnern Sie sich an Marty Mc Fly? In “Zurück in die Zukunft” reiste er aus dem Jahr 1985 in das Jahr 1955. Er erlebte eine andere Welt: Eine Welt ohne TV-Geräte, ohne Woodstock und ohne Wörter wie “Butthead”. Das war amüsant, keine Frage, aber wäre der Film heute entstanden und McFly würde zurück ins Jahr 1985 reisen – der Film würde doppelt so viel Spaß machen. Die Unterschiede der Welten, beide rund 30 Jahre auseinander,  sind gewaltig größer: 1985 gab es keine Smartphones, keine selbstfahrenden Autos, kein Internet und keine sprechenden digitalen Assistenten zu Hause.

Das mag lustig sein, aber das Beispiel zeigt: Der technologische Fortschritt vollzieht sich mit immer höherer Geschwindigkeit. Diese Geschwindigkeit ist für uns Menschen schwer vorstellbar, da wir es gewohnt sind linear zu denken. Technologischer Fortschritt vollzieht sich jedoch exponentiell.

Was heute von marktführenden Unternehmen noch als Nische unterschätzt wird, kann morgen schon die Leittechnologie sein, von der sie überrollt werden. Denken Sie nur an die Geschichte des Videoverleihers Blockbuster:

Über zwei Jahrzehnte dominierte den US-Markt für Videoverleih. Das Unternehmen ignorierte den Online-Videoverleih Netflix jahrelang, da dieser eine unbedeutende Nische bediente: Online-Streaming. Das Management von Blockbuster wollte abwarten, bis die Nische groß genug sei, damit sich ein Einstieg lohnte. Das Problem: Die Nische wuchs schneller als sich das Unternehmen darauf einstellen konnte. Es wurde förmlich vom Markt überrollt. Netflix wuchs zu einem Giganten, der heute mit über 79 Mrd. US$ (Stand Juli 2017) bewertet ist. Blockbuster hingegen meldete 2010 Insolvenz an.

Unterschätzen Sie nicht die Geschwindigkeit, mit der sich technologischer Fortschritt vollzieht! Diese Geschwindigkeit zu begreifen, ist so immens wichtig!

Accelerating growth in technology

Die zwei Grundsätze der Digitalisierung

Grundsatz 1

Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden!

Das klingt nach Zukunft, aber es geschieht schon jetzt mit einer unglaublichen Geschwindigkeit: IBM Watson – ein Computer, kein Anwalt – kann heute schon akuratere Antworten auf einfache Rechtsfragen geben als ein ausgebildeter Anwalt. Reisebüros. Check-In-Schalter. Chirurgie. Autos. Buchhaltung. Für die Digitalisierung gibt es kein “Aber für manche Aufgaben braucht es immer einen Menschen” – nein, alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden!

Grundsatz 2

Digitalisierung geschieht mit einer radikalen Geschwindigkeit!

Die Digitalisierung wartet nicht auf uns, bis wir bereit sind sie anzugehen. Sie kommt von heute auf morgen ohne Wenn und Aber. Der digitale Wandel vollzieht sich schneller als uns lieb ist. Unternehmen, die diese Geschwindigkeit nicht mitgehen, werden vom Markt verschwinden. So einfach ist das!

 

Digitalisierung der Steuerkanzlei

Steuerkanzleien werden massiv von der Digitalisierung betroffen sein, im positiven wie auch im negativen Sinne! Warum? Weil Steuerkanzleien von drei Dingen leben: Glücklichen Mandanten, Glücklichen Mitarbeitern und effizienten Prozessen.

Die Digitalisierung bewirkt Paradigmenwechseln in allen diesen drei Bereichen. Zunächst verändert die Digitalisierung den Anspruch der Mandanten an die Kanzlei. Gleichzeitig verändert sie die Wege, wie diese Mandanten gewonnen und gehalten werden. Parallel dazu verändert die Digitalisierung nicht nur den Anspruch der Mitarbeiter an die Kanzlei, sondern den gesamten Arbeitsmarkt gleich mit. Diesen Veränderungen im Bereich Mandanten und Mitarbeiter kann nicht mit bestehenden (und bewährten) Prozessen in Kanzleien begegnet werden. Aber auch dafür hält die Digitalisierung etwas bereit: Neue Prozesse, bessere Prozesse, um Mandanten zu gewinnen und zu binden und um Mitarbeiter zu sourcen, zu motivieren und so den Fortbestand der Kanzlei zu sichern.

Kernbereich 1: Mandanten

Mandanten verändern sich

Die Digitalisierung verändert das Mandantenverhalten. Altbekannte Maßnahmen zur Mandantengewinnung und -bindung greifen nicht mehr. Mandanten verhalten sich nicht mehr so, wie Sie es gewohnt sind. Facebook, Twitter, Snapchat, WhatsApp, YouTube und sonstige Social Media Kanäle ermöglichen es Ihren Mandanten sich zu jedem Zeitpunkt von jedem Ort der Welt zu jeder Dienstleistung und zu informieren und ihre Erfahrungen zu teilen!

Wir müssen bedenken: 75% der Informationen über Marken sind von Nutzern generiert! Ihre Mandanten – nicht Sie als Berater – sind das Sprachrohr Ihrer Kanzlei!

Ihre Mandanten werden in Zukunft immer sicherer mit Technik umgehen können. Allein deswegen, weil Technik immer stärkeren Einzug in ihr privates Umfeld erhält. Diese Technik ist immer intuitiver zu bedienen – denken Sie nur an das iPhone. Und sollte es doch einmal zu Problemen kommen, können sie sich 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche an einen Support werden oder bekommen Bestellungen kostenfrei und ohne Fragen umgetauscht.

Das Problem (oder für die Cleveren auch die Chance): Diesen Anspruch hat der Mandant auch, wenn er nicht im privaten Wohnzimmer, sondern im Büro sitzt. Und zwar an Sie als Steuerberater! Werden Sie diesen Ansprüchen nicht gerecht, verlieren Sie den Mandanten.

Karl-Heinz Land, seineszeichen “Digital Darwinist & Evangelist” hat dieses immer stärker werdende Kundenverhalten wunderschön zusammengefasst. Er nennt dies die “Alles-sofort-überall-Mentalität”:

Ich Alles Überall Prinzip

Ich
Der Kunde will wertgeschätzt werden (“Früher war der Kunde König – heute fordert er es auch ein”). Wenn er merkt, dass er nicht wertgeschätzt wird, ist er schon beim Wettbewerber. Zudem möchte er maßgeschneiderte Angebote bekommen und nur kontaktiert werden, wenn er seine Erlaubnis gegeben hat.

Alles
Der Kunde erwartet stets hohe Qualität, niedrige Preise und einen guten Service. Also alles auf einmal.

Sofort
Er erwartet kurze Reaktionszeiten und unmittelbare Kontaktaufnahme. Er ist schließlich für seinen Chef auch ständig erreichbar.

Überall
Er erwartet überall kontaktiert zu werden, unabhängig von Zeit, Raum und Kanälen (sofern er, Achtung!, darum gebeten hat!)

An diesem neuen Kundenverständnis werden die meisten Steuerkanzleien zu Grunde gehen. Einige werden hierdurch jedoch einen unglaublichen Kundenvorteil kreieren und aus dem Markt hervorstechen.

Die Gunst der Kunden ist eine Währung, die im Zuge der Digitalisierung immer härter wird! Einmal verspielt, ist Ihre Kanzlei dem Untergang geweiht.

 

Kernbereich 2: Mitarbeiter

Der Arbeitsmarkt verändert sich

Nicht nur Ihre Mandanten verändern sich, nein, auch bei Ihren eigenen Mitarbeitern ändern sich die Paradigmen. Es wächst eine völlig neue Generation mit völlig neuen Ansprüchen heran. Die Arbeitswelt verändert sich radikal. Die Ausbildungen werden immer digitaler und wir Menschen haben höhere Anforderungen an unsere Jobs. Auf der einen Seite wollen wir nicht nur einfache Tätigkeiten, wie z. B. die Datenerfassung, erledigen, auf der anderen Seite steigen die Anforderungen an die Work-Life-Balance. Im Klartext: Wir wollen mehr Anspruch im Job bei mehr Freizeit und Freiheit.

Die kommende Generation hat einen immer höheren Anspruch an den Job. Der Beruf “Buchhalter” wird immer unattraktiver, da sein Image angestaubt ist. Menschen mit hohem Anspruch und digitalerer Ausbildung orientieren sich anders und fallen weg, Menschen mit einer weniger guten Ausbildung können die Arbeit nicht ausfüllen. Was bleibt ist ein immer stärkerer Fachkräftemangel an gut ausgebildeten Buchhaltern. Um diese zu gewinnen, müssen Sie als Steuerkanzlei also etwas bieten, was Ihre Konkurrenten nicht bieten können. Und dies ist – aufgepasst – nicht unbedingt ein besseres Gehalt.

Durch die Digitalisierung wird unsere Welt immer erreichbarer. Das Reisen kostet nur noch ein Bruchteil dessen, was es noch vor 20 Jahren gekostet hat. Auch in den entlegendsten Ecken der Welt gibt es immer mehr Breitband-Internetverbindungen. Dies bedeutet im Klartext: Mitarbeiter sind nicht mehr so sehr an feste Bürozeiten gebunden. “Flexzeiten”, “Home Office”, “virtuelle Büros” sind die Schlagwörter der Zukunft. Dies geht natürlich nur, wenn Ihre Kanzlei so aufgebaut ist, dass sie diesen Ansprüchen gerecht werden kann.

 

Kernbereich 3: Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse verändern sich

Wissen Sie, wieso Startups und moderne Firmen so schnell wachsen können? Weil sie ihre Geschäftsprozesse stetig neu definieren und immer weiter verbessern.

Wenn Sie Ihre Prozesse nicht an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anpassen, gehen Sie unter! Das fängt von den Prozessen zur Mandantengewinnung an. Haben Sie schon mal einen Mandanten über YouTube gewonnen? Haben Sie eine Facebook-Page, über die Sie regelmäßig neue Anfragen bekommen? Moderieren Sie WhatsApp-Gruppen oder halten Sie Webinare? Wissen Sie, wieviele Ihrer Mandanten bei einem Kanzleiverkauf tatsächlich etwas wert sind?

Wenn die Antwort nein lautet, sollten Sie schleunigst etwas ändern. Die Digitalisierung hat viele neue Türen geöffnet und Wege bereitet Mandanten zu gewinnen und diese an sich zu binden. Nutzen Sie diese Wege und denken Sie in dabei in die Zukunft. Ist Ihre Kanzlei in der Lage, bei gleicher Mitarbeiterzahl zehn Mal so vielen Mandanten in besserer Qualität Leistung zu erbringen?

Nein? Dann nutzen Sie die Chance, die sich Ihnen mit KanzleiBOOST bietet!

Fazit

Man kann die Digitalisierung kritisch sehen, man kann sie gutheißen, nur eines sollte man nicht: Sie ignorieren.

Die Digitalisierung wird Sie in genau drei Bereichen treffen: Ihren Mandanten, Ihren Mitarbeitern und Ihren Prozessen. Wenn Ihre Kanzlei überleben soll, müssen Sie:

1. neue Wege gehen Mandanten zu gewinnen und zu halten

2. große Anstrengungen unternehmen gute neue Mitarbeiter zu finden und glücklich zu machen

3. Ihre Geschäftsprozesse neu aufstellen, um sowohl Punkt 1 als auch Punkt 2 zu ermöglichen

Genau aus diesem Grunde haben wir KanzleiBOOST ins Leben gerufen. Mit KanzleiBOOST machen wir Sie fit für die Digitalisierung in allen drei Bereichen. Nutzen Sie es zur Umsetzung, nutzen Sie es als Denkanstoß oder nutzen Sie es, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wichtig ist, dass Sie es nutzen!

Viel Erfolg!

Ihr CANDIS Team

 


 

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