Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen steht bei vielen Entscheidern oben auf der Agenda. Wenn es aber um die Digitalisierung der Buchhaltung und dort vor allem um die Abschaffung von Papierbelegen geht, hört der Spaß auf. Der Grund: Belege sind Dokumente des Geschäftsverkehrs und müssen aus rechtlichen Gründen im Original mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein einfaches Scannen von Belegen reicht da nicht, um die Papierbelege anschließend zu vernichten. Um auch eine digitale Kopie steuerlich voll anerkannt zu bekommen, stellt der Staat hohe Anforderungen an das “ersetzende Scannen”. Entsprechend sind Kladden, Mappen und Ordner noch immer weit verbreitet.

Wir wollen mit diesem Beitrag einen kurzen Überblick geben und zeigen, was zutun ist, um Papierarchive in der Buchhaltung endlich abzuschaffen.

 

Ersetzendes Scannen

Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Der Begriff “ersetzendes Scannen” beschreibt den Vorgang, bei dem ein Papierdokument durch einen Scanvorgang so digitalisiert wird, dass das Original vernichtet werden kann, d.h. die Kopie das Original ersetzt.

Eine kurze Einführung gibt auch folgendes Video unseres Partners DATEV:

Voraussetzungen für ersetzendes Scannen

Belege rechtskonform ersetzend zu scannen ist keine Frage eines bestimmten Scanners oder eines bestimmten Software-Tools. Es ist eine Prozessfrage. Es geht darum, einen Prozess zu implementieren, der im Kern folgende Punkte sicherstellt:

1. Die digitale Kopie entspricht dem Originalbeleg.

2. Die digitale Kopie kann nicht verändert werden bzw. Veränderungen müssen dokumentiert werden.

Ein solcher Prozess muss nicht nur implementiert, sondern auch dokumentiert werden. Beides schauen wir uns nachfolgend an.

 

Voraussetzung 1/2: Implementierung des Prozesses

Alle Anforderungen an ein solches Verfahren hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner technischen Richtlinie 03138 auf 39 Seiten zusammengestellt.

1. Dokumentenvorbereitung
Belege sollten frei sein von Knicken, Verschmutzung, Post-Its oder sonstigen optischen Beeinträchtigungen.

2. Scannen
Belege müssen vollständig und in der richtigen Reihenfolge gescannt werden. Dazu müssen die Mitarbeiter geschult  werden die richtigen Scan-Einstellungen zu nutzen und der Scanner muss Formate wie PDF und doppelseitiges Scannen untersützen.

3. Nachverarbeitung
Nach dem Scannen muss das Resultat mit dem Original abgeglichen werden, um Unterschiede/Fehler aufzudecken. Das  gilt auch bei automatischem Einzug der Belege am Scanner und muss dokumentiert werden.

4. Integritätssicherung
Je nach Dokumentenklasse (Belege vs. Verträge) kommen Themen wie Kryptographie oder Prüfsummen hinzu.

Beweiswerterhaltende Aufbewahrung: Digitale Belege müssen entsprechend der GoBD aufbewahrt werden.

Hier finden Sie eine komplette Beschreibung des „Ersetzendes Scannen“.

 

Voraussetzung 2/2: Dokumentation des Prozesses

Um den unter 1/2 beschriebenen Prozess dann auch z.B. im Falle einer Betriebsprüfung nachzuweisen und dadurch digitale Kopien anerkannt zu bekommen, ist eine sogenannte “Verfahrensdokumentation” vorgeschrieben.

Auch hier hält das BSI eine umfassende Dokumentation bereit, die über 62 Punkte enthält. Einige der Punkte sind MUSS-, andere SOLL- oder KANN-Anforderungen. Hier ein paar Beispiele zum besseren Verständnis:

– “Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufgaben MÜSSEN festgelegt sein.”

– “Um eine zuverlässige und sorgfältige Erfassung zu gewährleisten, MÜSSEN Papierdokumente sorgfältig auf das Scannen vorbereitet werden.”

– “Zur Erkennung mangelhafter Scanvorgänge MUSS eine geeignete Qualitätskontrolle erfolgen.”

– “Personen, die keinen Zugriff auf Originale, Scanprodukte und Scansystem haben dürfen, SOLLEN keinen unbeaufsichtigten Zugang zum Scansystem erhalten.”

Fazit und Empfehlungen

Ja, es hat diverse Vorteile Belege digital zu halten und eine Papierablage abzuschaffen. Und wenn man entsprechende Ressourcen hat, um oben aufgeführte Voraussetzungen umzusetzen, sollte man sich an die Arbeit machen.

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen stellt sich diese Frage aufgrund begrenzter Ressourcen aber eben gar nicht erst. Damit man dem Ziel eines papierlosen Büros trotzdem näher kommt, gehen viele Unternehmen wie folgt vor:

Belege werden konsequent digitalisiert, um sie entsprechend weiter zu verarbeiten. Damit die rechtlichen Anforderungen des BSI nicht beachtet werden müssen, werden die Papierbelege weiterhin wie üblich in Ordner/Kisten archiviert.

Bei der Digitalisierung und der digitalen Weiterverarbeitung kann man sich diverser Anbieter bedienen, um Zeit zu sparen. Ein paar Beispiele:

  • www.dropscan.de: Scan-Dienstleister mit Vergabe eigener Postadresse
    (eignet sich gut zum Weiterleiten von Belegen per Umschlag)
  • www.fileee.com: Anbieter von Scan-Box und App
    (beschleunigt das Selbst-Scannen per Smartphone und Archivieren)

 

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