Buchhaltung verändert sich immer schneller – erfahren Sie hier, wie wir uns die Buchhaltung in fünf Jahren vorstellen!

In der letzten Woche haben wir über die Auswirkungen Künstlicher Intelligenz auf die Arbeitswelt und konkret auf die Buchhaltungsbranche geschrieben. In vielen Artikeln kommen Buzzwords wie „Künstliche Intelligenz“, „Machine Learning“ oder „Accounting 4.0“ immer wieder vor, auf Kongressen begegnet man Steuerberatern, die innovative Konzepte mit einem süffisanten Lächeln abwinken und auf das ZUGFerD-Modell als die Lösung aller Probleme verweisen, ohne dabei überhaupt zu ahnen, dass der Branche ein viel radikalerer Wechsel droht als ein geändertes deutsches Rechnungsformat.

Was bedeutet es konkret, wenn Technologie Einzug in die Buchhaltung erhält? Wie sieht eine Zukunft aus, in der Daten in Echtzeit gesendet und verarbeitet werden? Wir erläutern hier an einigen Beispielen, wohin sich die Branche entwickelt entwickeln könnte.

 

Real-Time Economy

Das Konzept der Real-Time Economy wurde bereits vor einigen Jahren von der University of Aalto in Finnland entwickelt. Dieses Konzept beschreibt eine Umgebung, in der sämtliche Prozesse und Transaktionen zwischen Firmen in Echtzeit abgewickelt werden. Eingehende Bestellungen stoßen Logistikprozesse an, intelligente Sensoren liefern entsprechende Daten und steuern in Echtzeit ganze Anlagen. Mitarbeiter beantworten Kundenfragen über alle Social Media Kanäle und werden dabei von Bots unterstützt. Rechnungen werden bei Lieferanten automatisiert erstellt und bei Kunden in Echtzeit verbucht.

Die Technologien für so ein Szenario bestehen heute schon – sie müssen nur noch flächendeckend eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse zu verzahnen und zu beschleunigen. Sobald dies geschehen ist, wird sich die globale Wirtschaft radikal verändern und eine Beschleunigung erleben, die die Welt zuvor noch nicht gesehen hat.

 

Echtzeit-Banking

Bezahlprozesse und Bankbuchungen sind integraler Bestandteil von Buchhaltungsprozessen. Bezahlungen sind heutzutage an „Banklaufzeiten“ gekoppelt und werden häufig erst mit Vorlage des Kontoauszugs (oder der Kredikartenabrechnung) gebucht. Mit Echtzeit-Banking wird jede Banktransaktion umgehend von einem System verarbeitet und verbucht. Sobald z. B. die Kreditkarte für ein Geschäftsessen in einem Restaurant benutzt wird, wird diese Transaktion von einem Buchhaltungssystem in Echtzeit erkannt und der Geschäftsvorfall gebucht, bevor Sie das Restaurant überhaupt verlassen haben.

Einen wesentlichen Einfluss darauf wird die PSD2-Richtlinie haben. Diese EU-Richtlinie ermöglicht die Abwicklung von Zahlungen ohne die direkte Beteiligung traditioneller Banken und ebnet somit den Weg für Drittanbieter von Bankdienstleistungen.

 

Automatisierte Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen sind ein Graus für Geschäftsreisende. Bahntickets sammeln, Taxiquittungen aufbewahren, Bewirtungsbelege einreichen – mit zunehmender Digitalisierung wird dies bald der Vergangenheit angehören. Quittungen werden von Unternehmen direkt an die Apps von Buchhaltungssystemen gesendet und der Mitarbeiter bekommt in Echtzeit eine Erstattung. Stellen Sie sich vor Sie sitzen im Taxi zu einem Kundentermin. Beim Bezahlvorgang lassen Sie sich den Beleg direkt an eine Auslagenmanagement-App schicken. Diese erkennt automatisch die notwendigen Kriterien wie Grund der Reise, prüft den Vorgang und führt innerhalb weniger Sekunden eine Erstattung an Ihr Konto durch. Durch Echtzeit-Banking haben Sie die Erstattung wahrscheinlich schon auf Ihrem Konto, bevor Sie Ihren Koffer aus dem Kofferraum zurückerhalten haben.

 

Alle Buchhaltungsunterlagen auf Knopfdruck

Am Ende eines Monats alle Buchhaltungsdokumente zusammensuchen? Auch das wird bald der Vergangenheit angehören. Sobald Rechnungen – oder besser Rechnungsdaten – zwischen Abrechnungs- und Buchhaltungssystemen automatisch ausgetauscht werden, brauchen Sie keine Dokumente mehr zusammensuchen. Ein Anbieter wie die Telekom schickt einfach ein Datenpaket an Ihr Buchhaltungssystem, das sämtliche Rechnungsdaten erhält und von Ihrem System automatisch gebucht wird. Da es durch Automatisierung keine Verzögerungen mehr bei der Rechnungsstellung gibt, liegen sämtliche Rechnungsdaten in Echtzeit vor.

 

Effizientes Freigabemanagement

Sobald Rechnungen nicht mehr als PDF oder in Papierform verschickt werden, sondern als Datenpakete, ersparen Sie sich auch aufwendige Freigabeprozesse, da Rechnungen nicht mehr manuell auf formelle und inhaltliche Korrektheit überprüft werden müssen. Die Systeme gleichen diese automatisch ab und melden sich nur noch bei Unsicherheiten beim Benutzer. Sie erhalten künftig also nur noch eine Push-Notification auf Ihr Smartphone, die in etwa so lauten könnte: „Ich sehe, dass der Freelancer Rob Krawuttke 300 EUR mehr abgerechnet hat als vertraglich vereinbart – gibt es eine Zusatzvereinbarung, die ich übersehen habe?“

 

Effizientes Controlling

Berufseinsteiger, die in acht Jahren in Controlling- bzw. Finanzabteilungen anfangen, werden keine klassischen BWAs mehr kennen. Der Prozess „Unternehmen schickt Unterlagen an Steuerberater und erhält eine BWA zurück“ wird nur noch in Lehrbüchern existieren. Sämtliche Geschäftsvorfälle werden in Zukunft direkt bei Entstehung verbucht. Der Unternehmer erhält somit schon sekundenaktuelle Auswertungen, die eine 95-prozentige Genauigkeit haben. Der Steuerberater wird nur noch kritische Sachverhalte überprüfen. Unternehmen sämtlicher Größenordnungen bekommen in Echtzeit Einsichten in ihr Geschäft, Banken müssen keine Bilanzen, GuVs und BWAs anfordern, um Risikoeinschätzungen für Kreditentscheidungen vornehmen zu können – diese erfolgen dann ebenfalls komplett automatisiert.

 

Fazit

Mit fortlaufender Digitalisierung werden unsere Buchhaltungsprozesse immer effizienter. Der Zugewinn ist enorm. Wir dürfen uns diesem Fortschritt nicht verschließen, sondern müssen alles daran legen, diesen so schnell wie möglich voranzutreiben. Die nötigen Technologien sind bereits vorhanden – sobald diese standardisiert sind, leben wir in einer Wirtschaftswelt, in der Daten global in Echtzeit ausgetauscht und verarbeitet werden.


 

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