In jedem Betrieb gibt es kleine Probleme, die durch modernisierte Prozesse gelöst werden können. Sie kennen das sicher selbst: Der Datenaustausch zwischen Ihren Mitarbeitern nimmt viel Zeit in Anspruch, Dokumente fehlen oder Arbeiten werden immer wieder versehentlich doppelt erledigt. Zeit umzudenken! Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse in sieben Schritten modernisieren.

Schritt eins: Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot

Wenn Sie Prozesse verändern möchten, sollten Sie zuerst mit Ihren Mitarbeitern sprechen. Sie wissen genau, an welchen Stellen es hakt, wo Probleme bestehen und haben vielleicht sogar selbst schon Ideen, was besser werden kann.

In diesem Artikel verraten wir, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren – ohne Druck.

Klären Sie zu Anfang gemeinsame Ziele. Welchen Bereich möchten Sie verbessern? Welche Ergebnisse möchten Sie durch kürzere Arbeitswege und den Einsatz neuer Techniken erzielen? So wissen alle, warum eine Modernisierung sinnvoll ist und ziehen an einem Strang.

Schritt zwei: Kleine Probleme aufdecken

Veränderung beginnt im Kleinen – das gilt auch beim Change-Management. Auch in Ihrer Kanzlei gibt es sicher einfache Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Genau diese Aufgaben sollten Sie zuerst angehen. Machen Sie sich gemeinsam mit den Mitarbeitern ein Bild davon, wo es Stolpersteine gibt und an welchen Stellen Wege verkürzt werden können. Betrachten Sie dabei nicht nur die Arbeit einzelner Mitarbeiter und Abteilungen, sondern auch den Austausch zwischen diesen Abteilungen. Nehmen Sie zusätzlich bewährte Prozesse unter die Lupe und prüfen Sie gemeinsam, ob diese tatsächlich noch zeitgemäß und hilfreich im Alltag sind.

Schritt drei: Neue Methoden finden

Mitarbeiter im Brainstorming.

Bestehende Prozesse lassen sich nur mit neuen Ideen und Methoden modernisieren.

Wenn Sie die Stolperfallen ausfindig gemacht haben, gilt es, Lösungsansätze zu finden. Gibt es beispielsweise ein Programm, das veraltete Kommunikationsstrukturen aufbricht und neuen Wind ins Büro bringt? Oder hat einer Ihrer Mitarbeiter eine gute Idee, wie Sie Ihre Mandanten ohne lange Telefonate regelmäßig an wichtige Stichtage erinnern können? Überlegen Sie, ob es sinnvoller ist eigene Lösungen zu entwickeln oder ob die Automatisierung der Prozesse Abhilfe schaffen kann.

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Schritt vier: Die Testphase

Wenn Sie neue Prozesse entwickelt oder den Einsatz neuer Technologien beschlossen haben, macht es wenig Sinn, neue Tools ungeplant einzusetzen. Denn zuerst müssen neue Methoden in den Alltag integriert und erprobt werden. Legen Sie einen Zeitraum für eine Testphase fest. Diesen sollten Sie natürlich so kurz wie möglich halten, dabei aber bedenken, dass manche Veränderung Zeit braucht. Probieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die neuen Abläufe aus und loten Sie aus, welche Möglichkeiten sich noch ergeben. CANDIS etwa lässt sich von Ihrer Buchhaltung auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen.

Schritt fünf: Ergebnisse auswerten

Ist der Testzeitraum rum, setzen Sie sich zur Auswertung mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Dabei sollte die Frage klären, ob die Prozesse tatsächlich das besprochene Ziel herbeiführen und eine Verbesserung für den Alltag in der Kanzlei bewirken. Kommen Sie zu dem Schluss, dass dies nicht der Fall war, sollten Sie nicht niedergeschlagen zu den alten Prozessen mit ihren Stolperfallen zurückkehren, sondern andere Lösungen suchen.

Achtung: Versinken Sie nicht in ewigen Testphasen. Gerade am Anfang sind viele Mitarbeiter neuen Abläufen gegenüber skeptisch und sprechen sich auch nach dem Test gegen sie aus. Bitten Sie sie darum, dem Neuen offen entgegenzutreten und erklären Sie, dass Sie alle gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten.

War die Testphase erfolgreich, folgt für Sie Schritt sechs.

Schritt sechs: Die dauerhafte Veränderung

Gerade wenn Sie jahrelange Gewohnheiten durch neue Prozesse aufgebrochen haben, kann es schnell passieren, dass einzelne Mitarbeiter wieder in alte Muster zurückfallen. Halten Sie sie dazu an, die neuen Techniken zu nutzen und Sie werden sehen, dass sie immer besser damit zurechtkommen. Gegebenenfalls ist es nötig Schulungen durchzuführen. Sie sollten auch nach der Testphase immer wieder Feedback von Ihren Mitarbeitern einfordern und herausfinden, wo Abläufe noch verbessert werden können.

Schritt sieben: Bleiben Sie offen für Neues!

Hin und wieder braucht jeder neuen Wind – auch etablierte Firmen sollten neuen Ideen nicht kritisch gegenüberstehen. Denn Sie können Ihre Prozesse stets verbessern und modernisieren. Die Digitalisierung ist ein guter Anstoß, um die eigenen Arbeitsweisen zu überdenken und Neues zu entdecken. Haben Sie deshalb keine Angst vor Veränderungen!

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