Sie gehört einfach zur Adventszeit dazu: Die Weihnachtsfeier. Wer entspannt mit seinem Mitarbeitern feiern will, der sollte auf die Kosten achten. Im CANDIS Tipp verraten wir Ihnen, was Sie beachten müssen, um zum Fest keine böse Überraschungen vom Finanzamt zu bekommen.

Wie viel darf die Weihnachtsfeier kosten?

Viele Chefs lassen sich die Weihnachtsfeier so einiges kosten – mehr als 110 Euro brutto pro Mitarbeiter sollten jedoch nicht ausgegeben werden. Der Grund: Das Finanzamt betrachtet alles, was darüber liegt, als geldwerten Vorteil, verlangt also auch die Lohnsteuer dafür. Gleichzeitig verlieren Sie als Veranstalter das Recht auf den Vorsteuerabzug. Auf der Umsatzsteuer, die Sie für Catering, DJ und Raummiete zahlen, bleiben Sie am Ende sitzen, wenn Sie es zu gut gemeint haben.

So ermitteln Sie die Kosten pro Mitarbeiter

Weihnachtself mit Geschenk

Mit unseren Tipps feiern Sie auch mit Ihren Mitarbeitern fröhliche Weihnachten.

Schon bei der Planung sollten Sie daher gezielt nach Angeboten suchen, die im finanziellen Rahmen liegen. Wer am Limit plant, muss Probleme einkalkulieren. Denn gerade in der kalten Jahreszeit können sie fast davon ausgehen, dass Mitarbeiter zum Termin der Weihnachtsfeier krank werden und nicht teilnehmen können. Genau das ist der Haken: Das Finanzamt geht von den feiernden Gästen aus, nicht von den geladenen. Wer also 50 Gäste einlädt und pro Person 110 Euro ausgibt, überschreitet schon bei einem einzigen Ausfall die sorgsam vorbereitete Kalkulation.

Kalkulieren Sie am besten mit einem Kostenpuffer, sodass Sie pro Kopf weniger als 110 Euro zahlen und Ausfälle sicher auffangen können. So können Sie auch bei Grippewellen und anderweitigen Ausfällen steuerfrei feiern.

Die ganze Familie darf mit? Das wird teuer!

Wenn Sie auch Angehörige Ihrer Mitarbeiter zur Feier einladen und Steuern sparen möchten, müssen Sie das bei der Berechnung der Kosten bedenken. Denn seit 2015 gilt nicht mehr die Anzahl der Teilnehmer, sondern die Anzahl der Mitarbeiter als Berechnungsgrundlage. Bringen Mitarbeiter ihre Familie mit, werden die Kosten für die externen Gäste auf den Preis pro Mitarbeiter aufgeschlagen.

Im konkreten Fall sieht das Ganze so aus: Sie richten eine Weihnachtsfeier für Ihre Mitarbeiter aus, die je einen Angehörigen mitbringen dürfen. Insgesamt kommen 60 Personen, von denen nur 30 in Ihrem Unternehmen arbeiten. Alle anderen sind Angehörige. Pro Gast zahlen Sie 60 Euro. Da für das Finanzamt nur ihre Mitarbeiter zählen, addiert das Finanzamt die Kosten für die Angehörigen zu den Kosten für Mitarbeiter hinzu. Pro Mitarbeiter gilt also ein Preis von 120 Euro.

Der Freibetrag ist kein Garant für Steuerfreiheit

Es gibt noch zwei weitere Kriterien, die dazu führen können, dass der Fiskus Steuern für die Weihnachtsfeier verlangt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie zu oft feiern. Maximal zwei Veranstaltungen dürfen im Jahr steuerfrei ausgerichtet werden. Ein weiterer Punkt sind die eingeladenen Personen. Wird nur ein Teil der Mitarbeiter zur Party geladen, gilt sie nicht als Betriebsfeier und Sie müssen für die Kosten die Lohnsteuer zahlen. In diesem Fall dürfen Sie eine pauschale Steuer von 25 Prozent pro Mitarbeiter abführen.

Auf einen Blick: So können Sie Steuern sparen

Unter diesen Bedingungen bleibt die Weihnachtsfeier lohnsteuerfrei:

  • Die Kosten dürfen 110 Euro pro Mitarbeiter nicht übersteigen.
  • Alle Mitarbeiter des Unternehmens, der Abteilung oder der Filiale müssen eingeladen werden.
  • Die Weihnachtsfeier darf maximal die zweite Veranstaltung des Jahres sein.

Wer klug kalkuliert spart Steuern und Nerven. Behalten Sie den CANDIS Tipp im Hinterkopf, steht einer ausgelassenen Weihnachtsfeier also nichts mehr im Weg.

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