Vor nicht allzu langer Zeit meinte man, die Automatisierung von Finanzprozesse kleiner und mittlerer Unternehmen seien noch Zukunftsmusik und man hätte noch genügend Zeit sich auf die entsprechende Technologie einzustellen. Doch gerade die Fortschritte im Bereich Künstliche Intelligenz und dem Maschinellen Lernen sind so rasant, dass sich Unternehmen in diesem Bereich schon heute eine Reihe kostengünstiger Möglichkeiten bieten, Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. 

Lange fokussierten sich Anbieter auf Systemverbesserungen der Big Four und Dax-Konzerne, da dort die Kosten-Nutzen-Relation am höchsten war. So gab es kaum Anbieter, die Lösungen für die Automatisierung von Finanzprozessen kleiner und mittlerer Unternehmen sowie deren Steuerberater gebaut haben.

Die Paradigmen haben sich durch neue Technologien und Ergebnisse im Bereich Künstliche Intelligenz jedoch radikal verschoben. Heute können sämtliche Kanzleien – von der Fünf-Personen-Kanzlei im Allgäu bis hin zur deutschlandweit tätigen Kanzleigruppe – und deren Mandanten von den Vorteilen automatisierter Buchhaltungsprozesse profitieren.

 

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CANDIS – modernste Software für die bessere Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei


Diese Entwicklung begünstigt CANDIS mit seiner Lösung für Automatisierte Finanzprozesse. Nach BestAudit, VON ARPS-AUBERT + PARTNER,und nbs partners bekennen sich immer mehr mittlere und große Steuerkanzleien zu CANDIS. Diese Kanzleien haben eines gemeinsam: Ihnen geht es nicht mehr um die bloße Abwicklung der Buchhaltung, sondern um den Aufbau eines innovativen Systems zur Kommunikation mit Mandanten, die weit über die Buchhaltung hinausreichen. Mit CANDIS werden zeitraubende Arbeitsabläufe auf Mandantenseite vereinfacht und die Beratungsleistung rückt wieder in den Vordergrund.

 

Automatisierte Buchhaltung: Das ist das Besondere an CANDIS

CANDIS ist ein innovatives Softwarekonzept mit neuestem Technologieansatz: Die Architektur basiert auf einer Trennung von Backend, das mit Künstlicher Intelligenz eine Automatisierung von herkömmlichen Arbeitsabläufen ermöglicht und Frontend, das für Steuerkanzleien individuell gestaltbar ist und über das die Identifikation des Mandanten mit der Kanzlei gestärkt wird.

Diese verschiedenen Komponenten liefern im Zusammenspiel mit den Kernfunktionalitäten maximale Performance und sind gleichzeitig schlank und flexibel. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Mandant braucht keine umständlichen Softwaresysteme zu installieren, sondern kann mit CANDIS als Plug&Play-Lösung sofort loslegen. Er erhält mit wenigen Klicks ein System, das ihm Buchhaltungsunterlagen aus diversen Quellen wie z. B. dem Amazon-Konto automatisch zusammensucht und die Daten intelligent aufbereitet. Über eine API kann er beliebige Services aus seinem Geschäftsleben, die ihm Finanzprozesse erleichtern (z. B. das Kommunikationstool Slack), mit CANDIS verknüpfen.

Der Clou: Das Steuerbüro kann weiterhin mit seiner präferierten Buchhaltungs-Software arbeiten. In den meisten Fällen sind dies DATEV-Systeme. CANDIS ist für den Mandanten gebaut und strukturiert dessen Arbeit. Dadurch erhält das Steuerbüro besser aufbereitete Unterlagen und spart Zeit bei der abschließenden Buchführung.

 

Schematische Darstellung des CANDIS Systems

automatisierte buchhaltungsprozesse

Schematische Darstellung des CANDIS-Systems: Das Steuerbüro (rechts) arbeitet in seinem gewohnten Umfeld mit der präferierten Software. Der Mandant (links) arbeitet mit CANDIS als Basis-Software. Diese Software wird im Kanzlei-Layout, also mit Logo und in der Farbe der Kanzlei, angeboten. Der Vorteil für das Steuerbüro: Das „Brand“ ist so immer im Sichtfeld des Mandanten. CANDIS verarbeitet eingehende Daten nun intelligent – und zwar ohne dass auch nur ein einzelner Beleg manuell bearbeitet werden muss. Das System bereitet dem Mandanten To Do Listen mit zu erledigenden Aufgaben im Finanzbereich (z. B. Fehlende Rechnungen besorgen, fällige Rechnungen bezahlen) vor. Gleichzeitig stellt es Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen und Bankbewegungen automatisch zusammen und generiert Buchungsvorschläge auf Basis Künstlicher Intelligenz, so dass der Steuerberater Sachverhalte besser versteht. Der Mandant kann über das CANDIS System kommunizieren und so z. B. fehlende Belege von Kollegen anfordern oder Fragen zu Rechnungen direkt im Chat auf Belegbasis klären. Offene Rechnungen können direkt über das System beglichen werden. Der Mandant erhält Erinnerungen zu überfälligen Rechnungen per Mail, Slack oder als Push Notifications auf sein Handy. Zugleich kann er CANDIS als umfassendes DMS nutzen, um in Sekundenschnelle Rechnungen, Transaktionen und sonstige Dokumente zu einzelnen Lieferanten finden.

 

Beispiel eines konkreten Workflows: Abgleich Bankkonto und Belege

Annahme: Der Mandant – ein Unternehmen aus dem Modebereich – bucht Anzeigen bei Facebook im Wert von 1.000 US$ und bezahlt diese per Kreditkarte.

Durch die automatische Kreditkarten-Synchronisation wird die Transaktion in der Währung des Transaktionskontos (angenommen EUR) in CANDIS geladen. Die Software erkennt, dass die Transaktion einen Beleg erfordert und erstellt dem Mandanten einen Eintrag in der To Do Liste („Bitte Beleg für diese Transaktion besorgen“). Entweder kann der Mandant diesen Beleg nun manuell hinzufügen oder er wartet auf den automatischen Download der Rechnung über CANDIS: Sobald der Beleg von Facebook kreiert wird, wird dieser automatisch in CANDIS geladen. CANDIS extrahiert anschließend sämtliche Belegdaten und ordnet diese der Transaktion zu. CANDIS erledigt das To Do also eigenständig. Der Mandant musste nicht in den Prozess eingreifen.

Der Vorteil für den Steuerberater: CANDIS sucht zu Transaktionen, die einen Beleg erfordern, automatisch die Belege zusammen und erstellt dem Benutzer eine To-Do Liste mit fehlenden Unterlagen, die nicht im System vorhanden sind. Das Steuerbüro erhält also vollständige Unterlagen zur weiteren Verarbeitung.

 

Fazit

Das Hervorschießen von internationalen Anbietern im Bereich „Automatisierte Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen“ und den hohen Finanzierungsbeträgen von Venture Capital Firmen, die in Lösungen wie Receipt Bank investiert haben, hat viele in der Branche aufgeweckt. Mit CANDIS bekommt der Mandant eine Software zur Unterstützung der Buchhaltung, die sich nicht nach Buchhaltungssoftware anfühlt. Mit diesem Marktverständnis hat CANDIS scheinbar ins Schwarze getroffen. Das Unternehmen wächst rasant. Steuerberater haben durch CANDIS nun eine Möglichkeit Ihren Mandanten modernste Software zur Verfügung zu stellen und so den Aufwand mit dem Buchhaltungsgeschäft zu reduzieren und die Bindung zu Ihren Mandanten zu intensivieren.

 


 

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