Die Geschäftsbeziehung zwischen Steuerberater und Mandant ist meist lang, in den seltensten Fällen aber für die Ewigkeit. Endet das Vertragsverhältnis, verlangt der Mandant zahlreiche Dokumente von Ihnen. Welche Daten müssen Sie ihm tatsächlich aushändigen und welche Rechte haben Sie gegenüber Mandanten, die das Honorar nicht bezahlen? Wir erklären es Ihnen.  

Datenweitergabe – Berechtigte Ansprüche von Mandanten

Grundsätzlich gilt: Endet das Mandat, sind Sie dazu verpflichtet alle gedruckten und digitalen Daten, die Sie zuvor von ihrem Mandanten erhalten haben, herauszugeben. Die Herausgabepflicht gilt auch für Unterlagen, die Sie im Zuge Ihrer Tätigkeit von Dritten, zum Beispiel dem Finanzamt, erhalten haben. Die Grundlage für diese Pflicht bildet §667 BGB. Daten, die in DATEV abgespeichert wurden, müssen auf Wunsch des Mandanten an einen anderen Steuerberater übertragen werden.

Hindernis offene Forderungen

Hat Ihr Mandant offene Forderungen zu begleichen, gilt ebenfalls die Herausgabepflicht. Ihr Mandant bekommt allerdings nur Dokumente zurück, die er zuvor an Sie weitergegeben hat, die ihn betreffen und vom Finanzamt oder anderen Stellen verschickt wurden. Alle von Ihnen selbst angefertigten Unterlagen sind von der Pflicht zur Herausgabe ausgenommen.

Zurückhaltungsrecht: Schutz Ihrer Arbeit

ungehaltener junger Mann sitzt junger Frau gegenüber

Wenn Mandanten nicht zahlen, können Sie Daten zurückhalten.

Daten und Inhalte, die Sie selbst erarbeitet haben, unterliegen nicht der generellen Herausgabepflicht. Wenn Sie einen Mandanten beraten und seine Buchführung, Jahresabschluss und Lohnbuchhaltung, übernehmen, geht der Datenbestand schnell über das hinaus, was Ihnen der Mandant zur Verfügung gestellt hat. Diese Daten müssen Sie nicht herausgeben, wenn der Mandant noch kein Honorar dafür bezahlt hat – es gilt das Zurückhaltungsrecht nach §66 Absatz 4 Steuerberatergesetz. Ihr Ex-Mandant kann die Herausgabe der Informationen und die Übertragung an einen anderen Steuerberater erst von Ihnen verlangen, wenn er sämtliche Forderungen beglichen hat.

Wann haben Sie Daten selbst erstellt?

Doch nicht für alle Daten, die Sie selbst erarbeitet haben, gilt dieses Recht uneingeschränkt. Wenn Ihnen der Mandant beispielsweise Daten zuschickt, die Sie umwandeln und aufarbeiten, damit Sie sie für Ihre Arbeit nutzen können, handelt es sich nicht um Daten, die sie selbst erstellt haben.

Vorsicht bei der Zurückhaltung

Sie sehen in der Steuerberatung viele Unterlagen und wissen meist genau, welche davon für den Mandanten am wichtigsten sind. Doch Vorsicht: Wer genau diese Daten zurückhält, um Zahlung zu forcieren, hat im Falle eines Rechtsstreits ausgesprochen schlechte Karten. Es dürfen lediglich Daten zurückgehalten werden, für die eindeutig noch eine Zahlung aussteht.

Das Zurückhalten von Unterlagen ist außerdem nur zulässig, wenn es nicht gegen Treu und Glauben verstößt. Das ist z.B. der Fall, wenn die geforderten Honorare nur eine geringe Höhe aufweisen. Allerdings ist nicht klar geregelt, bis zu welchem Betrag von Geringfügigkeit ausgegangen werden kann.

Ausnahme Insolvenz: Wird nach dem Ende des Mandats ein Insolvenzverfahren gegen den Mandanten eröffnet, dürfen Sie keine Dokumente zurückhalten.

Mitarbeiter schonen, Fristen beachten

Unterlagen liegen auf einem Laptop

Es gibt Unterlagen, die Sie nicht zurückhalten dürfen.

Sie sollten bei der Auswahl der Daten, die sie bis zum Begleichen offener Rechnungen zurückhalten, sehr aufmerksam sein. Dokumente, die Lohnzahlungen von Mitarbeitern Ihres Mandanten betreffen, dürfen unter keinen Umständen zurückgehalten werden. Der Grund: Die Angestellten Ihres Mandanten sollen keinen Schaden nehmen, bloß weil Ihr Mandant in Verzug geraten ist. Handelt es sich bei dem säumigen Mandanten um ein Unternehmen, das Informationen fristgerecht veröffentlichen muss, ist Vorsicht geboten. Sie sollten es tunlichst vermeiden, die Einhaltung dieser Fristen zu verhindern, da Sie der Mandant in einem solchen Fall haftbar machen kann.

Das Wichtigste im Überblick

Diese Daten müssen in jedem Fall herausgegeben werden:

  • Dokumente, die Sie von Ihrem Mandanten erhalten haben
  • Dokumente, die Dritte Ihnen in Bezug auf den Mandanten zugesendet haben
  • DATEV-Freigabe dieser Daten für andere Steuerberater

Diese Daten müssen Sie nur dann übergeben, wenn das geforderte Honorar beglichen wurde:

  • selbst angefertigte Schriftstücke, Akten und digitale Daten, die aus Ihrer Arbeit entstanden sind (Jahresabschlüsse, Buchhaltungsdaten, Steuererklärungen usw.)

Das müssen Sie bei der Zurückhaltung von Daten beachten:

  • Handeln Sie nach Treu und Glauben
  • Daten zum Lohn der Mitarbeiter eines Mandanten sind von der Zurückhaltung ausgeschlossen
  • Vermeiden Sie Fristverletzungen zulasten Ihres Mandanten

Sie möchten das Ausscheiden Ihrer Mandanten verhindern? Dann erfahren Sie in unserem Artikel Glückliche Mandanten: So punktet Ihre Kanzlei, wie das geht.

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