Digitale Dokumentenverwaltung in Kürze
Eine digitale Dokumentenverwaltung vereinfacht deine Buchhaltung ungemein und unterliegt gesetzlichen Vorschriften wie der Aufbewahrungsfrist.
Im Vergleich zu analogen Prozessen schneidet eine digitale Dokumentenverwaltung deutlich besser ab: Sie spart Platz, Zeit und Geld und steigert die Produktivität.
Bei der digitalen Dokumentenverwaltung müssen Unternehmer:innen die Vorgaben der DSGVO einhalten.
Mit der Dokumentenverwaltung von Candis, kannst alle finanzrelevanten Dokumente zentral an einem Ort aufbewahren.
Im Kampf gegen die tägliche Zettelwirtschaft verbringen Unternehmen täglich viel Zeit und Geld damit, wichtige Dokumente händisch zu verwalten. Die Dreiecksbeziehung zwischen Dokumenten, Archiven und Buchhaltung ist mittlerweile so weit ausgeprägt, dass Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen mehr mit Papierkram beschäftigt sind, als mit den eigentlichen Aufgaben. Besonders Finanzteams leiden darunter, da sie ständig auf der Suche nach wichtigen Dokumenten und Informationen sind.
Abhilfe schafft eine zentrale, digitale Dokumentenverwaltung: Alle geschäftsrelevanten Unterlagen werden digital erfasst und übersichtlich verwaltet, was Verzögerungen und Fehler reduziert und die Effizienz steigert. Doch neben den vielen Vorteilen gibt es auch wichtige Fragen, etwa zur DSGVO-Konformität.
In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Dokumentenverwaltung effizient und datenschutzkonform digital gestalten kannst – inklusive praktischer Tipps, wie Candis dich dabei unterstützen kann, Dokumente sicher zu verwalten und Arbeitsprozesse zu optimieren.
Was bedeutet eigentlich Dokumente verwalten?
Dokumentenverwaltung, oft auch Dokumentenmanagement genannt, beschreibt die systematische Ablage und Archivierung von Dokumenten in Unternehmen, mit dem Ziel, sie bei Bedarf schnell und unkompliziert wiederzufinden.
Das kann sowohl analog als auch digital erfolgen. Unternehmen arbeiten hierfür entweder mit Aktenordnern oder einem digitalen Dokumentenmanagement-System, kurz DMS. Mehr zum Thema digitales Dokumentenmanagement findest du hier.
In vielen Unternehmen erfolgen solche digitalen Verwaltungsprozesse jedoch in einem Mix aus analog und digital.
Analog oder digital archivieren: der Vergleich
Ob Eingangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Tankquittungen, Versicherungsscheine, oder Mietverträge: Selbständige, Unternehmer:innen und sogar ganze Teams haben regelmäßig jede Menge Verwaltungsaufwand um die Ohren. Im Alltag bedeutet das, die passenden Belege den richtigen Zahlungen zuzuordnen, penibel nach System abzulegen und bei Bedarf wieder herauszusuchen. Im Kampf gegen die tägliche Zettelwirtschaft stellt sich zunächst die Frage, ob du dich für eine analoge oder digitale Dokumentenverwaltung entscheidest.
Analoge Prozesse kosten in der Regel viel Zeit und Energie, um Ordnung in Archive und Aktenschränke zu bringen. Nicht selten werden Belege falsch abgelegt, sind nicht mehr auffindbar und schon gar nicht überall und zu jeder Zeit griffbereit. Zudem verbrauchen Dokumente aus Papier kostbare Ressourcen und benötigen viel Platz.
Für eine digitale Dokumentenverwaltung sprechen zahlreiche Gründe. Mittels einer integrierten Suchfunktion lassen sich Belege mit wenigen Klicks finden, sogar von Zuhause aus. Das spart dir und deinem Team Zeit, Stauraum und Geld und schont sogar die Umwelt. Die papierlose Ablage hat außerdem noch einen entscheidenden Vorteil: Die Kommunikation mit deiner Steuerberatung und dem Finanzamt gestaltet sich viel effizienter. Vorschriften zur Revisionssicherheit und Datensicherheit sollten dabei unbedingt beachtet und eingehalten werden.
Exkurs Datensicherheit: Diese ist durch unbefugte Personen, Softwarefehler oder sogar Hackerangriffe gefährdet. Um der Gefahr eines Datenverlusts oder Datendiebstahls vorzubeugen, solltest du zwingend in eine geeignete IT-Landschaft investieren. Letztlich stellen auch Papierdokumente keine Sicherheit gegen Verlust oder Diebstahl dar. Denn auch bei einem Einbruch geraten sensible Dokumente schnell in die falschen Hände.
Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung
Die Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung sind vielfältig und betreffen Unternehmen aller Größen. Häufig ist die Verwaltung von Dokumenten mühsam und zeitintensiv – besonders, wenn eine zentrale und strukturierte Ablage fehlt. Ein typisches
Beispiel: Mitarbeiter:innen tätigen Käufe, die zahlreiche Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege und Rechnungen umfassen. Doch oft gelangt nur die finale Rechnung in die Buchhaltung, was Rückfragen und Nachforschungen im Finanzteam auslöst. Ohne ein integriertes System bleibt das Team gezwungen, in verschiedenen Systemen nach den nötigen Unterlagen zu suchen – ein zeitraubender Prozess.
Digitale Dokumentenverwaltung ist jedoch nicht gleich systematische Dokumentenverwaltung. Um eine effiziente Lösung zu bieten, bedarf es mehr als nur der Digitalisierung von Dokumenten: Eine geordnete Ablage mit Tags, individuellen Schlagworten, einer Volltextsuche, Filter- und Suchfunktionen sowie einer systematischen Verknüpfung von zusammenhängenden Dokumenten, wie Angeboten und Rechnungen, ist unerlässlich.
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Warum ist die ordentliche Dokumentenverwaltung so wichtig?
Gerade im Geschäftsumfeld ist eine gut organisierte Dokumentenverwaltung unerlässlich: Zum einen erleichtert sie den Arbeitsalltag zwischen allen Abteilungen im Unternehmen. Zum anderen müssen laut den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen alle steuerrelevanten Belege bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
Steht beispielsweise eine Steuer- und Betriebsprüfung an, bist du mit einer ordentlichen Dokumentenverwaltung rechtlich auf der sicheren Seite. Sind alle wichtigen Dokumente schnell und einfach auffindbar, sparst du dir viel Zeit, Geld und Nerven für den Fall einer Betriebsprüfung.
Analog, digital oder mit Software – die Vorteile von intelligenter digitaler Dokumentenverwaltung
Kurz gesagt: Langfristig relevante Nachteile hat die digitale Dokumentenverwaltung im Vergleich zur analogen nicht.
Die folgenden Punkte fassen alle Vor- und Nachteile der analogen und digitalen Dokumentenverwaltung zusammen.
1. Bessere Archivierungsmöglichkeiten: Bei der herkömmlichen Archivierung von Dokumenten und Papier- oder Thermobelegen werden diese häufig beschädigt oder gehen verloren. Digitale Archivierung hingegen ist nicht nur sicherer, sondern spart auch viel Platz, Zeit und somit auch Geld. Mit der Hilfe einer Software wird auch die GoBD-konforme Archivierung zum Kinderspiel.
2. Übersichtliche Belegverwaltung anhand von Kategorien und Suchoption: Sich durch Ordner oder Papierberge graben, wenn man etwas schnell finden muss: Lieder können viele Unternehmen ein Lied davon singen.
3. Verbessert Struktur, Transparenz und Zusammenarbeit: Bei der analogen Verwaltung sind Dokumente außerhalb der Räumlichkeiten nicht griffbereit. Doch auch auf der Festplatte eines PCs haben die Dokumente nicht unbedingt.
Wenn Dokumente nicht mehr lokal gespeichert sind, sondern auf einem Cloud-Server, können unterschiedliche Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen einfach darauf zugreifen. Dokumente lassen sich schnell und einfach weitergeben und sind von verschiedenen Geräten an verschiedenen Orten und rund um die Uhr abrufbar.
Die Struktur wird mit einer KI-Software zudem deutlich verbessert: Dokumente sind via Schlagwort einfach zu finden.
4. Sichere Informationsverarbeitung aufgrund von Nutzungsrechten: Wenn sich Unternehmen zur Dokumentenaufbewahrung via Software entscheiden, können sie Nutzungsrechte festlegen und ausgewählten Personen im oder außerhalb des Unternehmens Zugriff erteilen. So wird die digitale Dokumentenverwaltung kontrollierbar. Die Kommunikation mit der Steuerberatung und dem Finanzamt wird so obendrauf vereinfacht.
5. Gut für die Umwelt: Je mehr Unternehmen auf digitale Kommunikationswege zurückgreifen, desto weniger Bäume müssen abgeholzt werden. Die herkömmliche Dokumentenverwaltung bringt nun mal einen hohen Papierverbrauch und Verschwendung wertvoller Ressourcen mit sich. Weniger Papier und weniger Materialverbrauch bedeutet aber auch weniger Kosten für das Unternehmen.
Best Practices: So gelingt die digitale Dokumentenverwaltung
Dokumente scannen und fertig – so einfach ist das also? Nicht ganz. Entscheidest du dich für eine digitale Dokumentenverwaltung, sollte diese im Idealfall alle Arbeitsschritte effizient abdecken.
Das bedeutet auch, dass du Dokumente gar nicht erst scannen musst. Denn auch das Scannen beansprucht zusätzliche Zeit und ist fehleranfällig, indem die Dokumente beispielsweise nur zur Hälfte erfasst werden und wichtige Informationen fehlen.
Unser Tipp:
Anstatt einen Mix aus gedruckten und gescannten Belegen zu führen, lohnt es sich, die digitale Dokumentenverwaltung direkt an der Quelle anzugehen. Konkret bedeutet das, deinen Rechnungseingang und Ausgang vollständig zu digitalisieren.
Richte dir dafür am besten ein zentrales E-Mail-Postfach (zum Beispiel invoices@unternehmenx.de) für alle Eingangsrechnungen ein und bitte deine Geschäftspartner:innen darum, zukünftig alle Rechnungen per Mail zu senden. Umgekehrt kannst du auch ausgehende Dokumente elektronisch verschicken. So entfallen Papierbelege von vornherein.
Das wird besonders ab Januar 2025 relevant. Ab dann besteht nämlich die Pflicht zur E-Rechnung, nach der Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können müssen.
Wir empfehlen dir außerdem, eine Dokumentenverwaltung in der Cloud. Das hat den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall auf alle Dokumente im System zugreifen können.
Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagement-Systeme: Benötige ich ein DMS?
Im Zusammenhang mit einem digitalen Dokumentenmanagement fällt häufig der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS). Dabei handelt es sich um mitunter sehr unterschiedliche Softwarelösungen, mit deren Hilfe du Dokumente archivieren und zentral verwalten kannst.
Die Auswahl an Anbietern ist riesig und die Entscheidung für das richtige System oft schwierig. Je nach Hersteller, Art und Umfang sind diese Systeme preisintensiv und komplex, sodass zusätzliche Schulungen absolviert werden müssen, um sie korrekt zu bedienen.
Bevor du dich auf die Suche nach einem passenden DMS begibst, solltest du dir zunächst darüber im Klaren werden, welche Funktionen für dein Unternehmen und Team wirklich notwendig sind.
Möchtest du dein Dokumentenmanagement beispielsweise nur von analog auf digital umstellen, indem du Rechnungen und Belege digital archivierst, sind passgenaue Lösungen die bessere Wahl. Eine solche Lösung bietet zum Beispiel Candis.
Bye bye Dokumenten-Chaos – mit Candis
Candis bietet dir nützliche Funktionen für eine schnelle und unkomplizierte digitale Dokumentenverwaltung.
Unsere Rechnungsmanagement-Software ist hierbei die Basis für unsere digitale Dokumentenverwaltung. Hier werden alle wichtigsten und prüfungsrelevanten Dokumente deines Unternehmens (zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge und Rechnungen) digital und zentral an einem Ort gespeichert.
Das ermöglicht unser zentraler Rechnungseingang und die OCR- und KI-gestützte Datenerfassung, die Dokumente automatisch importiert und alle relevanten Informationen erfasst.
Alle erfassten Dokumente können in Candis automatisch in die Dokumentenfreigabe geschickt werden. Nach der Freigabe werden sie dann DSGVO- sowie GoBD-konform und auf deutschen Servern, gesetzeskonform für 10 Jahre gespeichert.
Mehr zum Thema Aufbewahrungsfristen kannst du hier lesen.
Dank Funktionen wie einer integrierten Vertragsverwaltung, Volltextsuche und Filteroptionen findest du wichtige Dokumente schnell und kannst Vertragsdetails wie Fristen und Partner
sofort einsehen. Durch die Versionierung sind Änderungen nachvollziehbar und eine reibungslose Zusammenarbeit ist gewährleistet.
Da Candis nicht nur von Finanzteams, sondern auch von Fachabteilungen genutzt wird, legen wir besonderen Wert auf eine intuitive und nutzerfreundliche Bedienung, die eine einfache und übersichtliche Verwaltung aller Dokumente ermöglicht.
