Die Fake-Rechnung in Kürze
Eine Fake-Rechnung ist eine gefälschte Forderung über Dienstleistungen oder Artikel, die nicht bestellt oder gekauft wurden.
Meistens handelt es sich dabei um so kleine Summen, dass sich ein Gang zum Anwalt für die betrogenen Unternehmen nicht lohnt.
Durch einen digitalisierten Rechnungseingang und die Arbeit mit einer Rechnungsmanagement-Software können Fake-Rechnungen schneller identifiziert werden.
Die Software liest Belegdaten automatisch aus und vereinfacht die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Freigebenden, sodass eine falsche Rechnung schnell auffliegt.
Was sind Fake-Rechnungen überhaupt?
Eine Fake-Rechnung ist eine gefälschte Rechnung mit einer unberechtigten Forderung. Die absendende Person einer Fake-Rechnung verlangt, dass Privatpersonen oder Unternehmen ihr unrechtmäßig Geld überweisen.
Fake-Rechnungen weisen meist auf einen Zahlungsrückstand hin oder drohen mit einem Inkassoverfahren. Die meisten Forderungen liegen im zweistelligen oder dreistelligen Bereich. Diese, in der Regel, kleineren Summen können sich jedoch zu großen Verlusten für die betrogenen Unternehmen addieren.
Wie kann ich Fake-Rechnungen erkennen?
Wichtig ist zu wissen, dass eine Fake-Rechnung sich kaum von einer ganz normalen Rechnung, die per E-Mail im Unternehmen eingeht, unterscheidet. Die Betrüger kopieren oft das Rechnungsmuster eines bestimmten Dienstleisters.
Das lässt sich am Beispiel von Amazon sehr gut erklären: Amazon erstellt Rechnungen nach einem gewissen Muster. Diese Rechnungen sehen immer gleich aus und können von einer Fake-Vorlage kaum unterschieden werden. Unternehmen bestellen bei Amazon häufig Büromaterial, zum Beispiel Papier oder Tacker und bekommen daher viele Rechnungen mit kleinen Beträgen zugesandt.
Betrüger kopieren das Muster und tauschen in der Regel dann nur noch die IBAN und den Namen des Geschäftspartners aus. In der Regel versenden sie viele Rechnungen mit kleinen Beträgen, die das Unternehmen dann begleicht. Aus diesem Grund sollte man sich immer fragen: Kann ich mich an diese Bestellung erinnern?
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4 Tipps zum Erkennen von Fake-Rechnungen
Wenn du doch einmal versehentlich eine Fake-Rechnung freigegeben hast, kannst du den Fall theoretisch zur Anzeige bringen. Jedoch ist es leider für Unternehmen in den meisten Fällen nicht lohnenswert, überhaupt rechtliche Schritte einzuleiten, da sich der Aufwand gemessen an den geringen Beträgen kaum lohnt.
Das beste Szenario ist also nach wie vor, die Fake-Rechnungen im Vorfeld zu erkennen, indem man Mechanismen und Prozesse aufstellt, die Fehler seitens der Mitarbeitenden minimieren.
1. Digitalisiere deinen Rechnungseingang
Viele Unternehmen haben noch keine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen
Entsprechend sollte man eine zentrale E-Mail-Adresse im Unternehmen einrichten, wo auch wirklich nur Rechnungen ankommen sollen. Das heißt, auch Lieferanten und Mitarbeiter:innen prüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden sollen.
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Die angehängte Rechnung ist ein analoger Scan? Dann sollte man die Rechnung konsequent ablehnen! Kontaktiere hier den Lieferanten direkt mit der Bitte, die gleiche Rechnung nochmals als PDF zu versenden mit der Angabe der zentralen E-Mail-Adresse. Begründe noch, dass der Rechnungseingang auf einen digitalen Verarbeitungsprozess umgestellt wurde und daher analoge Rechnungen nicht mehr verarbeitet werden können. Auch der Lieferant hat dadurch große Vorteile: Er kommt schneller an sein Geld und spart sich die Druckkosten sowie den internen Verwaltungsaufwand.
2. Speichere Kontaktdaten von Lieferanten
Um Fake-Rechnungen zu erkennen, kannst du zudem Kontaktdaten im Banking-Tool auflisten. Dort kannst du Geschäftspartner:innen und dazugehörige IBAN eintragen. Das verhindert, dass die IBAN der Geschäftspartner:innen ausgetauscht wird.
Zudem kannst du eine Datenbank anlegen. Neue Geschäftspartner:innen müssen in dieser Datenbank registriert werden. Es besteht die Möglichkeit, die IBAN dann zur Überprüfung bei Google einzugeben, um herauszufinden, ob für die dazugehörigen Geschäftspartner:innen auch wirklich diese IBAN hinterlegt ist.
3. Schaffe Übersicht
Um Fake-Rechnungen zu vermeiden, ist es zudem sinnvoll, die Zahl der Mitarbeitenden zu beschränken, die etwas bestellen können. So können Rollen klar verteilt werden. Beispielsweise agiert der oder die Mitarbeiter:in als bestellende Person, jemand anderes nur als Freigeber:in.
Ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Prozess kann dafür sorgen, dass mehrere Mitarbeitende in einer chronologisch festgelegten Reihenfolge eine Rechnung freigeben müssen und diese somit mehrere Freigabestufen durchläuft. In dieser überprüfen viele unterschiedliche Mitarbeitende (beispielsweise zuerst die Kostenstelle, dann die bestellende Person, usw.) Daten auf ihre Richtigkeit.
4. Minimiere das Fehlerpotenzial
Eine wichtige Aufgabe von Buchhalter:innen ist es, Daten aus Rechnungen manuell einzutippen. Dieser Prozess wird durch digitales Rechnungsmanagement
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Bei Betrugsversuchen werden gerne existierende Firmen genannt, bei denen aber zum Beispiel die angegebene Adresse nicht stimmt. Gebe Namen und Adressen in eine Suchmaschine ein und prüfe die Ergebnisse. Wenn Registernummern wie zum Beispiel aus dem Handelsregister genannt werden, kannst du diese auf
handelsregister.de
prüfen.
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So hilft eine Software Fake-Rechnungen zu identifizieren
Im letzten Punkt wurde es schon verraten: Rechnungsmanagement-Software können helfen, Fake-Rechnungen als solche zu identifizieren. Da sie meistens nahezu identisch wie echte Rechnungen aussehen, fallen sie bei einem analogen Prozess nicht auf. Die Art und Weisen, wie Fake-Rechnungen mithilfe von Software erkannt werden, sind vielfältig:
Im Prozess der
digitalen Rechnungsverarbeitung
müssen Rechnungen von einer Person freigeben werden, bevor sie in den Bezahlprozess gelangen.Darüber hinaus arbeitet eine
Rechnungsmanagement-Software
in der Regel mit sogenannten Confidence-Scores. Der Algorithmus hinter den Confidence-Scores wertet aus, mit welcher Wahrscheinlichkeit die ausgelesenen Daten korrekt sind. Das Programm merkt sich die Daten und benutzt Sie beim Auslesen der nächsten Rechnung. So wird die Auslese mit der Zeit bei wiederkehrenden Rechnungen stetig optimiert und verbessert.Personen, die mit der Software arbeiten, merken direkt, wenn ein Beleg suspekt erscheint. Per E-Mail kann eine Software die Quelle angeben. Wenn die Rechnungen nicht automatisch von einem zentralen E-Mail-Postfach weitergeleitet wird, ist es notwendig, direkt die zuständigen Mitarbeiter:innen anzuschreiben, mit der Bitte, die Rechnung an die zentrale E-Mail-Adresse zu senden.
Die manuelle Belegerfassung wird mit einer Software überflüssig, da diese dank künstlicher Intelligenz automatisiert Daten auslesen kann. In der Folge bedeutet das eine schnellere Belegerfassung und eine sehr hohe Datenqualität.
Wenn der angezeigte Absender und der vermeintliche Absender im E-Mail-Text nicht übereinstimmen, ist etwas faul! Lass dich nicht vom angezeigten Absender-Namen täuschen, schau dir stattdessen die E-Mail-Adresse an oder prüfe den Absender im Mail-Header.
Fake-Rechnungen keine Chance geben
Mitarbeitende agieren in Unternehmen oft sehr gewissenhaft und arbeiten sehr sorgfältig. Doch die Fake-Rechnung werden häufig so professionell erstellt, dass sie wirklich sehr schwer zu erkennen sind. Die in diesem Artikel genannten Tipps und Tricks helfen dir, ab jetzt jede falsche Rechnung zu erkennen.
Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis gibst du Betrügern keine Chance, denn Candis legt automatisch eine Datenbank für Geschäftspartner:innen an, erkennt Belege automatisiert und Rückfragen können ganz einfach via Kommentarfunktion geklärt werden.
Zudem kann jeder im Unternehmen zu jeder Zeit den Status aller Rechnungen einsehen und wird an die Freigabe von offenen Rechnungen erinnert. So ist ständiges Nachfragen und Erinnern nicht mehr notwendig. Das entlastet generell alle Beteiligten und sorgt zeitgleich für eine bessere Stimmung im Team.
Unstimmigkeiten können während der Datenauslese sofort erkannt werden. Nach der automatischen Auslese werden die Belegdaten nicht nur erfasst, sondern auch gespeichert. Nicht selten liegt der Confidence-Score in Candis nach dem Auslesen der Rechnung bei 100 %.
