Digital Transformation

Darum sollten Sie Ihre Kanzleiprozesse digitalisieren

Die „Digital Transformation“ ermöglicht es kleinen und mittleren Unternehmen ihre Finanzprozesse genauso effizient zu gestalten wie ein Großkonzern. Steuerberatern kommt dabei eine bedeutende Rolle zu: Durch intensiven Kontakt zu den Unternehmermandanten können Sie Ihre Mandanten ganz einfach in die digitale Welt einführen. Von der Bereitstellung der Buchhaltungsunterlagen über die Verarbeitung bis hin zur Auswertung liegen unzählige Optimierungspotenziale in vielen Unternehmen bis heute unerkannt brach.

 

Digitalisierung verändert alles

Ein Lebensbereich nach dem anderen wird heute digitalisiert. Autonom fliegende Taxi-Drohnen sind ab 2018 in Dubai Realität, Autos werden per App gemietet, und unsere Wohnzimmer werden vernetzt. Im Finanzbereich aber ist die Rechnung auf Papier weiterhin vorherrschend Aber machen wir uns nichts vor: Das wird ein Ende haben!

Das Rechnungswesen wird digital. Im selben Maß wie Systeme intelligent werden, werden sie den Buchhaltungsaufwand in kleinen und mittleren Unternehmen in den nächsten Jahren deutlich reduzieren, voraussichtlich um mehr als 90%!

Diese Entwicklung hat massive Auswirkungen auf die Arbeit von Kanzleien! Sie als Steuerberater sollten schon heute Vorbereitungen treffen, um nicht morgen von der Digital Transformation abgehängt zu werden

 

Aufwand reduzieren? Kanzleiprozesse digitalisieren!

Digitale Prozesse heben die Buchhaltung auf eine neue Ebene, denn einzelne Arbeitsschritte werden effizienter. Effizientere Arbeitsschritte führen wiederum zu mehr Transparenz, und Transparenz ermöglicht Kontrolle. Denn Transparenz hilft auch Ihren Mandanten, bessere Entscheidungen zu treffen um ihr Unternehmen besser zu steuern. Führen wir uns gemeinsam vor Augen, welchen Weg eine Rechnung nimmt, bevor Sie bei Ihnen im Steuerbüro landet:

Der Weg einer Rechnung

Wir können mehrere Prozess-Typen unterscheiden:

  1. Beim klassischen nicht-digitalen Prozess erfolgt der Eingang der Rechnung postalisch oder per Mail. Die Rechnung wird in einen Ordner gelegt, wird manuell per Unterschrift abgezeichnet und zur Bezahlung freigegeben. Die Bezahlung erfolgt über ein (Online)-Banking, wobei der Benutzer alle Zahlungsdaten wie IBAN und BIC von der Rechnung von Hand überträgt. Die Buchhaltungsunterlagen werden am Monatsende per Pendelordner übersendet und in der Kanzlei verbucht.
  2. Beim semi-digitalen Prozess legt der Mandant die Rechnung nach Eingang in einen digitalen Ordner ab, die Freigabe erfolgt im Email-Umlauf mit digitaler Unterschrift. Anschließend wird die Rechnung per Online-Banking bezahlt. Die Daten müssen auch hier von Hand eingegeben werden. Die Rechnungsdokumente werden dem Steuerbüro über einen digitalen Ordner zur Verfügung gestellt und in der Kanzlei manuell verbucht.
  3. Beim semi-digitalen Prozess mit Buchhaltungstool verwenden Mandanten ein Tool, um die einzelnen Prozess-Schritte durchzuführen. Kanzleimitarbeiter laden die Rechnung in das Tool, und einzelne Daten werden anschließend per OCR-Technologie erkannt. Fehlende Daten müssen manuell ergänzt werden. Nachgelagerte Schritte wie die Freigabe oder die Bezahlung der Rechnung erfolgen ebenfalls nach Aufforderung manuell.
  4. Beim voll-automatisierten Prozess hingegen wird die Rechnung automatisch aus Emails und Online-Konten heruntergeladen, gescannt und verarbeitet, ohne dass der Benutzer sie selbst hochladen muss. Rechnungen werden automatisiert extrahiert und in die richtige Buchungsperiode eingeordnet. Wenn Sie Ihre Kanzleiprozesse digitalisieren, holt das Tool alle Freigaben selbsttätig ein. Die Software erstellt automatisiert Zahlungslisten, die der Benutzer direkt im Tool per Klick bezahlen kann. Der Schrittt über das Online-Banking entfällt genauso wie die mühselige Eingabe von Bezahldaten. Sobald die Buchungsperiode absolviert ist, können die Daten z.B. über DATEVconnect online direkt in das Buchhaltungssystem des Steuerbüros übertragen werden. Dort liegen dann sowohl Belegbilder als auch Buchungsvorschläge vor.

Jede Stufe 2 – 4 hat Effizienzsteigerungen zu der jeweils vorherigen Stufe. Jedoch können nur bei der letzten Stufe – im voll-automatisierten Prozess – Fehler ausgemerzt und somit echte Transparenz, Echtzeitauswertungen und Kontrolle geschaffen werden.

 

Aktuelle Schwachpunkte in nicht-digitalen Prozessen

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben Probleme im Finanzbereich. In vielen Betrieben fehlt es häufig genauso an Knowhow wie an den notwendigen Ressourcen, um eine komplette Finanzabteilung mitsamt Software einzurichten. Der unternehmerische Fokus liegt auf Entwicklung, Produktion und Vertrieb. Mitarbeiter für Buchhaltung und Finanzen hingegen sind mit dem Zusammenstellen von Unterlagen wie Rechnungen, Belegen und Verträgen ausgelastet. Also bleibt kaum Zeit für ein sauberes Prozessmanagement in den eigenen Finanzen. Fehler schleichen sich ein und bleiben häufig über lange Zeit unbemerkt.

Hier kommt Ihnen als Steuerberater eine bedeutende Rolle zu. Denn Sie übernehmen die interne Finanzabteilung des Unternehmens. Werden Sie sich dieser Verantwortung bewusst und unterstützen Sie Ihre Mandanten dabei!

 

Vier Probleme im Finanzwesen von KMU

Probleme der Buchhaltung

 

So schaffen Sie durch digitale Prozesse Mehrwert für Ihre Mandanten

So helfen Sie Ihren Mandanten, wenn Sie ihre Kanzleiprozesse digitalisieren:

    1. Automatisches Zusammenstellen von Buchhaltungsunterlagen
      Stellen Sie Ihren Mandanten eine Software zur Verfügung, die Buchhaltungsunterlagen automatisch zusammenstellt. Das Tolle: Sobald eine Rechnung in einem Online-Portal, wie z.B. Amazon erscheint, wird sie automatisch heruntergeladen.
    2. Automatisiertes Auslesen von Belegdaten
      Intelligente Buchungssoftware macht das Einpflegen von Rechnungsdaten und Fälligkeiten überflüssig. Ältere Software-Systeme nutzen zum Auslesen von Belegdaten lediglich OCR-Technologie. Innovative Systeme wie CANDIS nutzen dafür Intelligente Dokumentenextraktion. Der Vorteil: Die Erkennungsquoten sind um ein Vielfaches höher und erreichen z.T. schon heute 100%. Intelligente Systeme lernen immer weiter hinzu und können eines Tages relevante Daten selbstständig erkennen und validieren.
    3. Eigenständige Kontierung
      Liegen Belegdaten digital vor, können sie von einem Buchhalter gewürdigt und kontiert werden. Auf Basis dieser Eingaben lernt das System hinzu und verarbeitet nach einiger Zeit die Daten eigenständig. Bereits mittelfristig wird  die Buchhaltung dadurch deutlich effizienter.
    4. Selbstständiges Abgleichen von Kontobewegungen und Belegen
      Der Aufwand zum Abgleich zwischen Kontobewegungen und Belegen ist hoch. Sie dürfen nicht vergessen: Nur wenn die Daten abgeglichen werden, kann Ihr Mandant Ihnen vollständige Unterlagen zur Verfügung stellen. Durch digitale Prozesse ist die Kontierung schnell und zuverlässig möglich. Mit einem System, in dem Kontoinformationen auf der einen und Rechnungsinformationen auf der anderen Seite zusammengeführt werden, weiß Ihr Mandant genau, zu welchen Positionen er noch Rechnungen zu liefern hat.

 

Digitalisieren ist mehr als das Scannen von Dokumenten

Durch digitale Buchhaltungsprozesse sind nicht nur tagesaktuelle Auswertungen und effizientere Prozesse möglich. Rechnungen können zudem schneller auf inhaltliche und rechnerische Korrektheit geprüft werden, wenn die Daten digital vorliegen. Daten in digitaler Form ermöglichen die Automatisierung von Bezahlprozessen, Zuweisung von Kostenträgern und Freigabeprozessen. Nur wenn Daten digital vorliegen können sie in automatisierte Workflows übertragen werden.

 

Praxisblick – So sieht ein digitaler Rechnungsfluss aus

Angenommen Ihr Mandant kauft etwas bei Amazon und erhält dafür eine Rechnung. Diese Rechnung wird von einem System automatisch heruntergeladen und auf Korrektheit überprüft. Zur Rechnung wird autonom ein Buchungsvorschlag erzeugt und ein Buchhalter informiert, dass eine neue Buchung zur Freigabe vorliegt. Zahlungsrelevante Daten werden von der Software extrahiert und in ein Zahlungssystem eingepflegt. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Nachricht, dass eine neue Rechnung zur Freigabe vorliegt, kann diese auf inhaltliche Korrektheit prüfen und per Knopfdruck freigeben. Das System erkennt die Freigabe und überweist die Rechnung zu einem definierten Zeitpunkt. Sobald die Rechnung über das angeschlossene Bankkonto bezahlt wird, kreiert das System automatisch die Buchung der Zahlung. Der Buchhalter muss nur noch die Korrektheit bestätigen. Sämtliche Dateneingaben wurden in diesem Prozess eliminiert. Die Daten werden vom Bearbeiter nur noch kontrolliert.

 

Lösung der vier Problemfelder durch CANDIS

So löst CANDIS Probleme der Buchhaltung

CANDIS löst die klassischen Probleme der Buchhaltung von kleinen und mittleren Unternehmen: Dank Digital Transformation können beim Mandanten 80% Zeit in der vorbereitenden Buchhaltung und bei Ihnen in der Kanzlei zwischen 30% – 50% eingespart werden. Wir raten: Kanzleiprozesse digitalisieren und vom ersten Tag an Effizienzgewinne realisieren!


 

Boosten Sie das Buchhaltungsgeschäft Ihrer Kanzlei

dies ist ein kleiner gruener Haken  Reduzieren Sie Ihren Buchhaltungsaufwand um 30 – 50%

dies ist ein kleiner gruener Haken Erhalten Sie CANDIS in Ihrem individuellen Design = Branding

dies ist ein kleiner gruener Haken Gewinnen Sie neue Mandanten über unser Partnernetzwerk

dies ist ein kleiner gruener Haken Profitieren Sie von den Digitalisierungs-Tipps unserer Experten


Vereinbaren Sie eine kostenlose Web-Demo. Wir nehmen uns Zeit für Ihre Fragen und klären, ob CANDIS in Ihr Buchhaltungs-Setup passt.

Fordern Sie hier eine unverbindliche Web-Demo an

Möchten Sie eine Demo für Unternehmen oder für Steuerberater?