Mandanten kategorisieren – Das Who is Who im Kundenstamm

Als Steuerkanzlei sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie der technologische Wandel der nächsten Jahre Einfluss auf die Geschäftspraxis und die Bedürfnisse Ihrer Mandanten haben wird.

Im Normalfall bleiben Mandanten ihren Steuerberatern über viele Jahre hinweg treu. Die Hauptgründe für einen Wechsel der Steuerkanzlei liegen meist in einer signifikanten Erhöhung von Gebühren, in grob fahrlässigen Handlungen des Steuerberaters oder einfach darin, dass der Steuerberater keine tiefe Kenntnis über das Geschäftsfeld des Mandanten hat (z. B. wenn dieser im Blockchain-Bereich tätig ist).

Was wir aber wahrscheinlich in den nächsten Jahren mehr und mehr beobachten werden, sind Mandanten, die sich schlichtweg dazu entscheiden, keinen Steuerberater mehr für Buchhaltungsaufgaben zu beauftragen. Dank neuer Technologie könnte es Mandanten bald sehr einfach gemacht werden, ihre Buchhaltung selbst zu erledigen. Aufgrund neuer Software und automatisierten Prozessen wird es für Steuerberater zunehmend schwieriger werden, ihre jährliche Gebühr dem Mandanten gegenüber zu rechtfertigen.

Im Ausland lagern einige Kunden Buchhaltungsaufgaben z. B. an Online-Dienstleister wie Bench oder Fred de la Compta aus.

Kennen Sie Ihre Mandanten!   

Sie müssen sich klar machen, wie die Veränderungen in der Branche sich auf Ihren Kundenstamm auswirken werden. Dazu haben wir die typischen Mandanten, abhängig vom Umfang der benötigten Dienstleistung, des Stundenumfangs und des zukünftigen Werts für die Kanzlei, in verschiedene Kategorien eingeordnet.

1. Anspruchsvolle Klienten
Mandanten, die regelmäßig eine Beratung von Expertenseite beanspruchen, um knifflige Steuerfragen lösen zu können.

2. Ambitionierte Kunden
Diese Mandanten könnten ihre Steuerangelegenheiten auch selbst erledigen, aber profitieren insgesamt davon einen Profi zu bezahlen und ihre Zeit anderswo aufzuwenden. Sie befinden sich in einem klar erkennbaren Wachstumsprozess.

3. Inhabergeführte Unternehmen
Diese Gruppe stellt normalerweise den größten Teil des Kundenstammes. Kleine Mittelständler ohne gegenwärtige Wachstumsambitionen. Jedoch mit einem Potenzial für Wachstum und einem Bedürfnis nach komplexerer Finanzberatung.

4. Freiberufler, Selbstständige, Berater
Diese Mandantengruppe tauscht ihre Zeit gegen Geld und ihr Wachstumspotenzial ist deshalb per definitionem begrenzt.

Jeder Steuerberater wird seine eigenen Kriterien dafür haben, welches die “besten” Mandanten sind. Natürlich ist die Bezahlung wichtig, aber ebenso wichtig sind das Anforderungsprofil des Mandanten, seine Attitüde und ob er Sie an andere Mandanten weiterempfehlt. Es ist klar, dass man die guten Mandanten behalten sollte und sich um eine gute Geschäftsbeziehung bemüht.

Setzen Sie auf Kunden der ersten beiden Kategorien

Die vier Kategorien sind geordnet nach ihrer Zukunftsperspektive. Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Mandant trotz der neuen Technologien und Möglichkeiten, in einigen Jahren noch auf einen Steuerberater angewiesen sein wird? Wenn die Mandanten zukünftig mehr von Buchhaltungssystem in der Cloud und Künstlicher Intelligenz verstehen, werden die meisten Kunden aus den Kategorien 3 und 4 nicht mehr auf einen extra Buchhalter zurückgreifen, sondern dank der technischen Unterstützung diese Rolle selber ausfüllen. Die besten Kunden kommen also fast immer aus den ersten beiden Kategorien. Gleichzeitig wissen wir aus Gesprächen mit selbstständigen Buchhaltern und Steuerberatern, dass der Großteil ihres Kundenstamms aus den Kategorien 3 und 4 besteht.

Selbstständige und Freiberufler: Bei diesen Kunden ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich ihr Bedürfnis für Unterstützung in der Buchhaltung in den nächsten Jahren stark reduzieren wird. Ihre Anforderungen sind in erster Linie wiederkehrende und standardisierte Aufgaben. Diese werden sich von neuer Buchhaltungssoftware und dank vereinfachter Steuerformulare und -bestimmungen relativ einfach selbst erledigen lassen. Und damit sinkt ihre Zahlungsbereitschaft signifikant.

Inhabergeführte Unternehmen und kleine Mittelständler: Hier gilt grundsätzlich dieselbe Prognose wie bei den Freiberuflern. Jedoch besteht ein Potenzial, dass die Kunden ihr Unternehmen vergrößern und eine Nachfrage für Beratungsleistungen entsteht. Außerdem brauchen sie eher Hilfe um Angelegenheiten mit dem Finanzamt zu regeln. Hier kommt es darauf an, dass die Kunden entsprechend der Gebühren von ihrer Beratung profitieren und diesen Nutzen auch erkennen.

Ambitionierte und komplexe Kunden: Wie bereits erwähnt, sind dies die Mandanten, die auch zukünftig noch ein gesichertes Interesse an Ihren Leistungen haben werden. Deshalb gilt es sich jetzt darum zu kümmern, diese Kunden zu halten und neue Kunden dieser Art zu gewinnen. Wenn dies gelingt, können Sie optimistisch in die Zukunft schauen.

Werden Sie Experte in komplexen Themen

Damit Sie Mandanten der Kategorien 1 und 2 nicht verlieren und damit Sie aus diesen Kategorien regelmäßig ein einträgliches Neugeschäft akquirieren, muss Ihre Expertise natürlich entsprechend fundiert sein.

Die Welt wird immer vernetzter und Märkte sind inzwischen global. Beides erfordert ein Umdenken. Gefordert sind Steuerberater zunehmend auch auf Feldern wie Transaktionssteuerrecht oder internationalem Steuerrecht. Auch über internationale Rechnungslegungsvorschriften benötigen Steuerberater der Zukunft gute Kenntnisse.

Individualisierung, Spezialisierung und Alleinstellungsmerkmale im Bezug auf neue Geschäftsfelder werden im Vordergrund stehen – zum Beispiel Wirtschaftsberatung, wirtschaftsjuristische Beratung und Nachfolge.

Größere Steuerbüros haben bereits seit Längerem erkannt, wie wichtig es ist sich auf komplexe und ambitionierte Kunden zu fokussieren. Historisch war dies einfach dadurch bedingt, dass diese Kunden größere Summen für Steuerberatung und Buchhaltung zahlen. Mit immer größerem technologischen Fortschritt und neuen Tools im Bereich der Buchhaltung und Steuerberatung, wird es allerdings auch für kleinere Steuerbüros und selbstständige Steuerberater möglich sein, diese großen Kunden zufriedenzustellen.

Wie geht es weiter?

Nachdem Sie Ihre Kunden kategorisiert haben, sollten Sie abwägen können, wie sich der Umsatz und die benötigten Ressourcen in Ihrem Unternehmen verändern werden. Vielleicht werden sich die Verhältnisse in einem Jahr ändern, vielleicht erst in 5 Jahren. Das ist auch stark davon abhängig wie modern und offen Ihre Mandanten gegenüber neuer Technologie sind.

Für uns steht fest, dass wir uns aber an einem Wendepunkt befinden und sich das Berufsfeld für Steuerberater und Buchhalter wie hier beschrieben verändern wird. Deshalb empfehlen wir sich frühzeitig mit diesem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht plötzlich der Entwicklung hinterherlaufen müssen.

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