So begeistern Sie neue Mitarbeiter für Ihre Kanzlei

 

Sie suchen qualifiziertes Personal für Ihre Kanzlei?

Dann habe ich eine gute Nachricht für Sie: Sie sind damit nicht allein.

Die schlechte und wenig überraschende Nachricht: die wirklich guten Bewerber sind überaus rar. Um sie für Ihre Kanzlei zu gewinnen, müssen Sie sich als Arbeitgeber so gut wie möglich präsentieren und darüber hinaus um die Gunst der Bewerber buhlen.

Dies ist Kanzleiinhabern bei ihren Aktivitäten auf dem Bewerbermarkt zwar klar, allerdings scheitert es häufig an der Umsetzung. Die Konsequenz: Die Wunschkandidaten, die der Kanzleiinhaber gern als neue Mitarbeiter begrüßt hätte, entscheiden sich nach dem Auswahlverfahren (sofern es überhaupt dazu kommt) schlussendlich für eine andere Kanzlei!

Das kostet Zeit und damit auch Geld.

 

Wichtiges Instrument: Ihre Stellenanzeige

Eines der wichtigsten Instrumente im Recruiting ist nach wie vor die Stellenanzeige. Für die Schaltung Ihrer offenen Vakanz stehen uns in der heutigen Zeit fantastische Kanäle zur Verfügung, um zielgerichtet nach neuen Mitarbeitern zu suchen. Ihre Stellenanzeige ist ein unverzichtbares kommunikationspolitisches Instrument; kein anderes Medium lässt sich so weitreichend und kostengünstig bei der Suche nach neuen Mitarbeitern einsetzen.

 

Um an die richtigen Kandidaten zu kommen und in der Flut der Anzeigen nicht unterzugehen, sollte Ihre Ausschreibung so formuliert sein, dass potentielle Kandidaten beim Lesen nicht das Interesse verlieren, sondern Neugier geweckt wird. Die meisten Stellenanzeigen in der Steuerbranche beinhalten leere Floskeln und Werbephrasen. Bei der Kanzleibeschreibung beschränken sich 80 % der Personalentscheider in Kanzleien auf „die etablierte und moderne Steuerkanzlei“. In den meisten Fällen fehlen Angaben zum Standort, Aussagen zum bestehenden Team, auch die Mandatsstruktur wird häufig mit keinem Wort erwähnt, obwohl genau diese Angaben für die angesprochenen Bewerber überaus wichtig sind und Sie sich auch nur in diesen Bereichen von anderen Kanzleien unterscheiden.

Eine aussagekräftige und wirkungsvolle Stellenanzeige sollte an den folgenden vier Kriterien ausgerichtet sein:

 

Die Glaubwürdigkeit

Glaubwürdigkeit erreichen Sie dann, wenn Sie in Ihrer Anzeige mit einer Kombination aus harten Fakten und weichen Faktoren auftreten. Unter den harten Fakten wird die Kanzleigröße, Mitarbeiteranzahl, Mandatsstruktur etc.). verstanden. Die weichen Faktoren beinhalten IHRE Kanzleikultur, Führungsstil etc.). Darüber hinaus sollte die ausgeschriebene Position attraktiv beschrieben und die Anforderungen, die der Bewerber mitbringen sollte klar und nachprüfbar dargestellt werden. Schlussendlich erfolgt ein überzeugendes Leistungsangebot, bestehend aus Karriereperspektive, Anreiz- und Vergütungssystem.

 

Die Bewerbernähe

Ihre Anzeige sollte sich immer an dem potenziellen Bewerber orientieren. Dabei ist wichtig, dass ihm der Kontakt zu Ihrer Kanzlei so leicht wie irgend möglich gemacht wird. Bewerbungsunterlagen sollten für den ersten Kontakt nur insoweit verlangt werden, wie für den Erstkontakt unbedingt nötig sind. Unabdingbar ist auch eine wirkungsvolle und ansprechende „Headline“ für Ihre Anzeige.

 

Der Kommunikationsstil

Bitte seien sich bei der Ausarbeitung Ihrer Stellenanzeige immer im Klaren darüber, dass Ihre Anzeige nicht nur über Sachinhalte informiert, sondern auch darüber, wie die Kanzlei gegenüber Mitarbeitern und Bewerbern eingestellt ist. Der dargestellte Kommunikationsstil drückt sich auch darin aus, ob Ihre Kanzlei Bewerber von oben herab oder auf gleicher Ebene – also partnerschaftlich – anspricht. Ist Letzteres gewünscht, dann sollte Ihre Anzeige auch in einem freundlichen und empfängerorientierten Stil abgefasst werden.

 

Das Erscheinungsbild

Sicher kennen Sie das Sprichwort „Kleider machen Leute“. Dieses Sprichwort gilt auch für Ihre Anzeige. Mit Ihrer Anzeige begibt sich Ihre Kanzlei in die Öffentlichkeit und wird dort nicht nur von möglichen potenziellen Mitarbeitern, sondern auch von einer ungleich höheren Leserschaft wahrgenommen, die sich zwar nicht bewirbt, aber sich eine Meinung über Ihre Kanzlei bilden kann und wird. Seien Sie sich daher bewusst, dass das Erscheinungsbild Ihrer Anzeige auch Auswirkungen auf Ihre zukünftigen Aktivitäten auf dem Bewerbermarkt haben wird.

 

Vermeiden Sie zu große Zeitspannen

Sofern Ihre Anzeige erfolgreich war, wird es aller Voraussicht nach bald soweit sein: das erste Gespräch steht an. Dieses erste Gespräch ist IHRE Chance, den guten Eindruck, den Sie mit Ihrer Anzeige geschaffen habe, zu verfestigen. Um Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Vertragsabschluss nicht bei diesem wichtigen Gespräch zu verspielen, beachten Sie bitte folgendes:

Vermeiden Sie zu große Zeitspannen zwischen dem Eingang der Bewerbung und der ersten Kontaktaufnahme. Sie können mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass Ihr Wunschkandidat mehrere „Eisen im Feuer“ hat. Lassen Sie zu viel Zeit verstreichen, spricht das für ein schlechtes Bewerbermanagement Ihrer Kanzlei.

 

Rücksichtsvolle Terminvereinbarung

Der Termin für ein erstes Gespräch sollte nicht einfach vorgegeben, sondern gemeinsam mit dem Bewerber unter Rücksichtnahme auf dessen Belange vereinbart werden. Insbesondere dann, wenn der Umworbene sich noch in einem Anstellungsverhältnis befindet, ist besonderes Fingerspitzengefühl geboten. Es sollte selbstverständlich sein, den Bewerber im Vorfeld darüber zu informieren, wer das Gespräch führen wird und welche Kanzleimitarbeiter ebenfalls zugegen sein werden. Unterschätzen Sie bitte nicht die Mitwirkung Ihrer Belegschaft in dem Bewerbungsprozess. Ihre Mitarbeiter eignen sich hervorragend als Botschafter der Kanzlei und können während des Gesprächs ihr Aufgabengebiet sowie ihre Motivation schildern, warum sie gern für Sie arbeiten. Aussagekräftige Schilderungen Ihrer Mitarbeiter schaffen eine eine großartige Vertrauensbasis.

 

Eine gute Gesprächsvorbereitung ist das A und O

Verschanzen Sie sich während des Gesprächs bitte nicht hinter ihrem Schreibtisch, sondern bieten Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre für Ihren zukünftigen Mitarbeiter. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Während des Gesprächs in den Unterlagen zu blättern und Ihrem Gegenüber das Gefühl zu vermitteln, sie beschäftigten sich erst jetzt mit ihm, zeugt von wenig Wertschätzung und wirkt darüber hinaus auch äußerst unprofessionell.

Nach Abschluss des Gespräches ist die Frage, wie dem Kandidaten das Gespräch insgesamt gefallen und welchen Eindruck er über die Kanzlei erhalten hat, erlaubt und auch äußerst sinnvoll, weil Sie ggf. schon jetzt Rückmeldung darüber erhalten, ob Sie mit einer Zusage rechnen können, oder nicht. Spätestens jetzt ist es an der Zeit, etwaige offene Fragen zu beantworten und dem Kandidaten Auskunft darüber zu geben, wann und wie er mit einer Entscheidung Ihrerseits rechnen kann. Halten Sie sich dabei zwingend an zugesicherte Zeiten und sorgen Sie auch in dieser Phase dafür, dass die Zeitspanne bis zum nächsten Kontakt nicht zu lang wird.

 

Fazit

Die Mittel für ein zielführendes Personalmanagement sind in kleinen und mittelständischen Kanzleien begrenzt. Unsere Aktivitäten für die Gewinnung neuer Mitarbeiter müssen so konstruiert sein, dass der Zeit- und Kostenaufwand in vernünftiger Relation zu den Erfolgsaussichten steht. Vor diesem Hintergrund sehen wir die Schaltung von interessanten und ansprechenden Anzeigen als gute und wirtschaftlich sinnvolle Möglichkeit, um qualifizierte Mitarbeiter für Ihre Kanzlei zu gewinnen und sich mit Ihrer ganz eigenen Kanzleikultur von Arbeitgeberwettbewerbern abzugrenzen.

 


Portrait Susanne Pannenbäcker

Ein Beitrag von Susanne Pannenbäcker

Susanne Pannenbäcker ist Gründerin und Inhaberin der Kanzleiagentur, die auf die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen der Personalberatung in mittelständischen Kanzleien spezialisiert ist.