Sie gehört zweifellos zu den eher unerfreulicheren Nachrichten: Die Mahnung. Und doch trudeln jeden Tag Tausende von Ihnen in deutschen Briefkästen ein. Bei rund 18 Prozent aller Rechnungen mussten deutsche Unternehmen im Jahr 2018 die Zahlung per Mahnung einfordern. So wird aus einer berechtigten Forderung schnell ein Ärgernis – und das für den Fordernden häufig genauso wie für den Schuldner. Kommt es dann noch zu Unstimmigkeiten im Mahnverfahren, ist Ärger vorprogrammiert.

Wir klären, was zu tun ist, wenn Sie Ihre offenen Forderungen bei überzogenem Zahlungsziel Nachdruck verleihen und Ihre säumigen Zahler erreichen wollen – wirkungsvoll, verbindlich und verfahrensgerecht.

Warum Mahnung verschicken?

Leistung und Gegenleistung sind unabdingbare Voraussetzung für ein solides Geschäftsgebaren, eine tragfähige Reputation und eine reibungsarme Volkswirtschaft. Nicht umsonst spricht der Volksmund von der „Zahlungsmoral“. Nicht von ungefähr, schon die alten Römer prägten schließlich den Rechtsgrundsatz „Pacta sunt servanda“ (lat.: „Verträge sind einzuhalten“), und das gilt natürlich auch im Geschäftsverkehr. Um Geschäftsprozesse und Gepflogenheiten miteinander in Einklang zu bringen, geben viele Unternehmen ein sogenanntes Zahlungsziel aus – also eine Frist, bis zu deren Verstreichen eine gestellte Rechnung zu begleichen ist. Wird diese Frist vom Schuldner deutlich überschritten, ist eine Mahnung das gängige Mittel, um die eigenen Interessen geltend zu machen. Übrigens, ist auf einer Rechnung kein Zahlungsziel vermerkt, dann ist sie unmittelbar nach Vertragserfüllung zu zahlen.

Wichtiger Tipp: Sie sollten das Zahlungsziel bereits in der Auftragsvereinbarung festhalten, denn der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein in der Rechnung vereinbartes Zahlungsziel nicht ausreichend ist, um einen säumigen Zahler auch ohne Mahnung auch rechtsfest in Verzug zu setzen. Bei Endverbrauchern ist es sogar so, dass die Rechnung einen Hinweis enthalten muss, dass das Überziehen des Zahlungsziels Verzugskosten auslösen kann, d.h.: Nur mit diesem Hinweis dürfen Sie bereits mit der ersten Mahnung Mahngebühren erheben.

Mahnung oder Zahlungserinnerung?

Die ewige Frage: Was war zuerst da? Diesmal zumindest fällt die Antwort leicht: Die Zahlungserinnerung ist das probate Mittel, um säumige Zahler tatsächlich erst einmal auf eine ausstehende Zahlung aufmerksam zu machen. Denn bei weitem nicht immer ist ein Schuldner nicht willens oder nicht in der Lage eine Rechnung zu begleichen. Während in Privathaushalten Rechnungen auch gerne schlicht mal versehentlich „vermüllt“ werden, kommt es bei Unternehmen eher dazu kommen, dass das Zahlungsziel des Auftragnehmers und die Zahlungsliste des Auftraggebers nicht miteinander harmonieren. In diesem Fall ist eine Zahlungserinnerung nicht mehr als eine freundliche Gedächtnisstütze – rechtlich bindend ist sie ohnehin nicht. Eine passende Vorlage zur Zahlungserinnerung finden Sie aber selbstverständlich auch bei uns.

Digitale Rechnungsfreigabe weiß schmal quer

Warum Zahlungserinnerung verschicken?

Die Zahlungserinnerung ist kein rechtsverbindliches Dokument. Sie stellt eher eine Art Serviceleistung des Auftragnehmers bzw. Kreditors dar. Bei Versand und Abwicklung einer Zahlungserinnerung entstehen natürlich auch Kosten, trotzdem ist vielen Unternehmen die Formulierung einer entgegenkommenden Erinnerung lieber als eine Übergabe der Außenstände ins firmeneigene Mahnwesen. Wenn Sie also eine ausstehende Zahlung lediglich dezent beitreiben wollen, ist der Versand einer Zahlungserinnerung das geeignete Mittel, Aufmerksamkeit zu erlangen ohne bereits in Konfrontation mit Ihrem Geschäftspartner zu treten.

Ist ein Kunde hingegen bereits bekannt für seine schlechte Zahlungsmoral, kann es notwendig sein, den freundlichen Übergangsschritt auszulassen und direkt eine Mahnung zu versenden. Und wie jede gelungene Eskalation besteht auch das Mahnwesen aus einem mehrstufigen Prozess.

Erste Mahnung

Die erste Mahnung markiert den Einstieg ins Mahnwesen. Ihr Zweck ist deutlich erkennbar: Sie soll der eigenen Forderung Nachdruck verleihen, und das mit der gebotenen Dringlichkeit – das funktioniert häufig da besonders gut, wo es wehtut: Am Portemonnaie. Darum ist auch die erste Mahnung bereits häufig mit Mahngebühren bewehrt.

Eine passende Mahnungsvorlage findest Du neben vielen anderen praktischen Vorlagen zu Buchhaltung und Rechnungswesen natürlich in unserer großen Übersicht.

Dabei gilt natürlich wie in allen Lebenslagen: Freundlich im Ton, fest in der Sache. Der richtige Zeitpunkt, um eine Mahnung zu verschicken liegt übrigens im Auge des Betrachters, zulässig ist ihr Einsatz, sobald das vereinbarte Zahlungsziel überschritten wurde.
Inhaltlich ist die erste Mahnung mit der ursprünglichen Rechnung mehr oder weniger identisch. Allerdings ist es unerlässlich, eine Mahnung klar erkennbar als solche auszuzeichnen. Die Bestandsrechnung mit neuem Datum zu verschicken genügt nicht, um sie wie eine erste Mahnung einzusetzen.

Diese Angaben muss eine Mahnung enthalten

  • Betreff: Hinweis, dass es sich um eine Mahnung handelt
  • Name, Anschrift, und Unternehmensname von Gläubiger und Schuldner
  • Grund der Forderung: Welche Vertragsangelegenheit ist betroffen
  • Welche Rechnung (mit Datum) ist der Anlass
  • Höhe der Forderung
  • Bei Verzugszinsen: Grund für die Erhebung von Verzugszinsen mit Zeitraum und Höhe des Zinssatzes. Die Höhe der Verzugszinsen ist gesetzlich geregelt. Laut BGB dürfen Sie bei Verbrauchern maximal Verzugszinsen fordern, die 5 Prozentpunkte über dem aktuellen Basiszinssatz liegen. Angaben zum aktuellen Basiszinssatz erhalten Sie bei der Bundesbank
  • Mahngebühren
  • Bankverbindung zum Überweisen des ausstehenden Betrags
  • Als Gläubiger: Verweis auf Umsatzsteuer, Steuernummer oder ggf. die Umsatzsteuer-ID
  • Neues Zahlungsziel: Seien Sie hier konkret und setzen Sie ein fixes Datum

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Mit den Mahngebühren ist es so eine Sache; viele Unternehmen fordern bis heute zu hohe Mahngebühren und sehen sich am Ende ebenso kostspieligen wie unnötigen Rechtsstreitigkeiten gegenüber. Unter­nehmen dürfen als Mahngebühren nur Kosten geltend machen, die tatsächlich durch die Mahnung angefallen sind, also etwa für das Briefporto, Druck und Papier des Mahnschreibens. Wird eine Mahnung per E-Mail versandt, dürfen keine Kosten geltend gemacht werden! Es ist nicht zulässig, Personal- oder Verwaltungskosten auf die Mahngebühren umzulegen.

Zweite Mahnung und dritte Mahnung

Bleibt der Schuldner die Zahlung auch nach der ersten Mahnung schuldig, dann können Sie Ihre berechtigten Forderungen wiederholt anmahnen – in Form einer zweiten Mahnung und einer dritten Mahnung: Hier geht es darum, den ausstehenden Betrag vorrangig zeitnah zu erhalten. Also wird das neue Zahlungsziel jedesmal kürzer gesetzt. Lag das ursprüngliche Zahlungsziel also bei 30 Tagen, wäre bei der ersten Mahnung ein erneutes Zahlungsziel von 21. Tagen legitim, während bei der zweiten und dritten Mahnung bereits 14 oder 7 Tage angemessen sind. Wer hier allerdings zuviel Zeit einräumt, riskiert unnötige Liquiditätsengpässe.

Gerichtliches Mahnverfahren

Haben alle Bemühungen nichts genutzt, steht zwei weitere Möglichkeiten im Raum: Die Beauftragung eines Inkassounternehmens, bzw. das Abtreten der Ansprüche an ein Inkassobüro, um wenigstens den Schaden zu begrenzen. Alternativ, und rechtlich konsequenter ist es, das standardisierte gerichtliche Mahnverfahren anzustrengen. Die rechtlichen Hürden für das gerichtliche Mahnverfahren sind nicht besonders eng – bereits eine einzige Mahnung genügt, um einen Anwalt oder das Gericht in Anspruch zu nehmen. Bei einer unstrittigen Forderung ist kein Anwalt vonnöten. Bei größeren Beträgen oder im Vorfeld gerichtlicher Auseinandersetzungen um Erbringung und Bezahlung einer Leistung ist es jedoch unverzichtbar zusätzlich einen Anwalt einzuschalten.

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