Digitale Rechnungsbearbeitung - so wird die Rechnungsbearbeitung noch effizienter
Das Wichtigste in Kürze
Rechnungsbearbeitung beschreibt den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen.
Er umfasst die Rechnungserfassung, die Rechnungsprüfung, die Rechnungsfreigabe, die Zahlung und die Archivierung von Rechnungen.
Die digitale Rechnungsbearbeitung ist im Vergleich zur manuellen deutlich schneller und weniger fehleranfällig.
Eine Rechnungsmanagement-Software wie Candis automatisiert viele Schritte wie die Datenauslese und die Rechnungsfreigabe, wodurch die Rechnungsbearbeitung effizienter wird.
Was ist Rechnungsbearbeitung?
Rechnungsbearbeitung ist der Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen und umfasst deren Empfang, Überprüfung, Freugabe, Zahlung und Archivierung.
Diese Eingangsrechnungen gehen durch verschiedene Schritte der Verarbeitung. Von Eingang bis Export der Rechnung arbeiten Finanzteams optimalerweise mit Rechnungsworkflows, was bedeutet, dass viele dieser Schritte im besten Fall automatisiert ablaufen.
Die Rechnungsbearbeitung gehört zu den wichtigsten administrativen Aufgaben in Unternehmen und sollte unbedingt erfolgen, bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben bzw. kontiert und gebucht wird.
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3 Schritte der Rechnungsbearbeitung
Schritt 1: Der Rechnungseingang
Bevor eine Rechnung bearbeitet werden kann, muss sie in irgendeiner Form im Unternehmen eintreffen. Das kann digital oder analog passieren. Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen in Deutschland erhalten eine Mischung aus Papier- und digitalen Rechnungen.
Papierrechnungen werden entweder per Post verschickt oder erteilt. Digitale Rechnungen werden meistens als PDF-Anhang per E-Mail versendet.
Beim Rechnungseingang werden Belege gesammelt, sortiert und an interne Buchhalter:innen oder externe Steuerberater:innen weitergeleitet. Bei Papierrechnungen wird die Rechnung oft gescannt und dann per E-Mail an eine interne E-Mail-Adresse oder an die Steuerkanzlei gesendet.
Wichtig: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verbindlich eingeführt. Ab dann müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen zu empfangen.
Die Vorteile digitaler Rechnungen im Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitung-Prozesses liegen auf der Hand:
Rechnungen werden per E-Mail schneller empfangen
Digitale Rechnungen müssen nicht ausgedruckt und auf Rechnungsempfänger-Seite wieder ausgedruckt werden.
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Schritt 2: Prüfung & Freigabe
Sobald eine Rechnung gesammelt wurde, kann sie der Rechnungsprüfung unterzogen werden, bevor sie in den Freigabeprozess gelangt. In dieser Phase werden Rechnungen überprüft und anschließend entweder genehmigt oder abgelehnt.
Zunächst müssen Rechnungen der entsprechenden Abteilung, Kostenstelle, dem Hauptbuch und den Freigebenden zugeordnet werden. Dies ist notwendig, damit Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen die Rechnungen als kurzfristige Schulden im Hauptbuch erfassen können, sodass man im Finanzteam versteht, warum und wofür das Unternehmen bezahlen soll.
Bei der Rechnungsprüfung wird zwischen sachlicher und formeller Rechnungsprüfung unterschieden.
Die formelle Prüfung stellt die Einhaltung der formellen Pflichtangaben nach § 14 UStG und § 33 UStDV sicher.
Die sachliche Rechnungsprüfung stellt hingegen sicher, dass die auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen korrekt, vollständig und in der vereinbarten Qualität sowie Menge geliefert bzw. erbracht wurden. Dabei wird überprüft, ob die Rechnungspositionen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen übereinstimmen und ob die angegebenen Preise, Rabatte und sonstigen Konditionen korrekt abgerechnet wurden.
Spätestens hier nimmt die Komplexität der Rechnungsbearbeitung zu. Eine einzelne Rechnung eines Lieferunternehmens kann beispielsweise mehrere Artikel enthalten, die von verschiedenen Abteilungen bestellt wurden. Dies könnte darauf hindeuten, dass eine einzelne Rechnung mehrere verschiedene Kostenstellen und Freigeber:innen haben kann.
Sobald eine Rechnungsprüfung ordnungsgemäß durchgeführt und zusätzliche Informationen hinzugefügt wurden, muss sie von der entsprechenden Abteilung genehmigt werden. Je nach Firma und Rechnungsbetrag kann die Freigabe durch eine einzelne Person erfolgen.
Mehr zur Rechnungsfreigabe erfährst du auf unserem Blog.
In anderen Fällen kann es mehrere Freigeber:innen geben, die in einer vordefinierten Reihenfolge genehmigen müssen. Jeder Schritt im Freigabeprozess muss in Form von einer GobD-konformen Prozessdokumentation aufgezeichnet werden: Sowohl für interne Kontrollzwecke, als auch um eine ordnungsgemäße Dokumentation für zukünftige Prüfungen zu gewährleisten.
Schritt 3: Zahlung und Buchung
Nach der sorgfältigen Freigabe kann eine Rechnung bezahlt und in das jeweilige Buchhaltungsprogramm exportiert werden.
Bei papierbasierten Rechnungsbearbeitungsprozessen nehmen Unternehmen typischerweise manuelle Dateneingaben in ihrer Buchhaltungssoftware vor. Dabei müssen alle Informationen aus der Papierrechnung manuell in die Software eingegeben werden. Zu den einzugebenden Informationen gehören unter anderem:
Name und Anschrift der Dienstleistenden
Menge und Preis der verkauften Waren
ggf. die Kostenstellen
ggf. das G/L
Das Datum jedes Genehmigungsschrittes
Der Name jeder Freigeber:in
Alle anderen firmen- oder lieferantenspezifischen Informationen
Nachdem alle diese Informationen in das Buchhaltungstool hochgeladen wurden, können sie zur Zahlung verarbeitet werden.
In der digitalen Rechnungsverarbeitung werden Rechnungen meist ganz einfach über Schnittstellen zu den jeweiligen Buchungstools übertragen. Das wenigste muss hier noch manuell erfolgen, denn Rechnungen werden ganz einfach per Mausklick exportiert. Falls Fehler auf der Rechnung gefunden wurden, zeigt die Software das auch sofort an.
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Die Probleme der analogen Rechnungsbearbeitung
In vielen deutschen Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess noch immer in erster Linie ein analoges Verfahren. Rechnungen werden in einer Unterschriftenmappe abgelegt und manuell von einer Person zur nächsten getragen. Auch elektronisch eingegangene Rechnungen werden ausgedruckt, in die Mappe gelegt und zur manuellen, physischen Freigabe verteilt.
Papierbasierte Freigabeprozesse sind aus mehreren Gründen nachteilig. Erstens sind sie zeitaufwendig. Zweitens sind sie zunehmend unpraktisch, da sich die Wirtschaft auf verteilte und dezentrale Arbeitsstrukturen verlagert. Drittens ist es unmöglich, einen Überblick darüber zu haben, welche Rechnungen von welchen Freigeber:innen genehmigt werden müssen.
Die manuelle Rechnungsverarbeitung führt zu mindestens drei wesentlichen Arten von Problemen:
Finanzmanager:innen haben keine genauen Informationen über den Status von Rechnungszahlungen, Lieferunternehmen oder Dienstleistenden.
Zahlungsinformationen können verloren gehen, falsch sein oder verspätet sein. Dies kann bei Lieferunternehmen oder Dienstleistenden zu Frustration führen.
Im Falle einer Prüfung können die Informationen schwer zu finden sein und jeder Schritt des Entscheidungsprozesses muss genau beschrieben werden.
Rechnungsbearbeitung digital mit Software? So geht’s!
Die Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses gelingt am effizientesten durch den Umstieg auf eine Rechnungsfreigabe-Software. Damit haben sowohl Finanzmanager:innen als auch einzelne Freigeber:innen einen zentralen Ort, an dem sie Rechnungsfreigaben vornehmen und den Status ausstehender Freigaben verfolgen können.
1. Der erste Schritt besteht darin, ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen einzurichten und die Lieferunternehmen zu bitten, alle ihre Rechnungen elektronisch zu senden, per E-Mail mit angehängtem PDF.
2. PDF-Rechnungen können dann in Rechnungsfreigabe-Tools importiert und automatisiert ausgelesen werden. Eine Software scannt die Rechnungen mithilfe der OCR-Technologie nach wichtigen Daten.
3. Zur Freigabe müssen dann nur noch die zuständigen Mitarbeiter:innen angewählt werden, die für den Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung verantwortlich sind.
4. Sobald Rechnungen von allen erforderlichen Freigeber:innen freigegeben wurden, werden die Daten via einer Schnittstelle in das jeweilige digitale Buchhaltungssystem exportiert. Es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich und die Daten werden sofort gesendet.
5. Rechnungen sind in der Form aufzubewahren, wie sie im Unternehmen eintreffen. Das heißt, elektronische Rechnungen müssen auch digital nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gesichert werden. Mit einer Software funktioniert die digitale Archivierung via Cloud und Rechnungen können über Tags und Schlagworte ganz einfach gefunden werden.
Fazit: Die Zukunft ist digital
Der Rechnungsbearbeitungsprozess lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen:
Rechnungseingang
Rechnungsfreigabe
Rechnungsexport
Um den Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitungsprozesses zu digitalisieren, ist es wichtig, von Anfang an zu digitalisieren. Das heißt, wir bitten Lieferunternehmen und Dienstleistende, digitale Rechnungen bereitzustellen und diese elektronischen Rechnungen sofort und vorzugsweise automatisch in eine Rechnungsfreigabe-Software einzubinden.
Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, ist die beste Lösung der Einsatz einer Rechnungsfreigabe-Software wie Candis. So können Rechnungsfreigaben digital erfolgen, Erinnerungen werden automatisch versendet und alle sensiblen Daten werden an einem zentralen Ort aufbewahrt.
