Bis vor 10 Jahren arbeiteten nahezu alle Unternehmen ausschließlich papierbasiert. Rechnungen gingen in Papierform ein, wurden gesammelt in Ordnern von Abteilung zu Abteilung gereicht und zuletzt in einem großen Aktenschrank archiviert.
Die Welt ist jedoch im Wandel. Sowohl der Lebens-, wie auch der Arbeitsalltag wird zunehmend digitaler. Rechnungen werden vermehrt digital erstellt, Kommunikation und Versand erfolgt häufig via E-Mail. Und dennoch - die digitale Transformation kommt in vielen Unternehmen nur schleppend voran. Das äußert sich häufig in den folgenden typischen Symptomen:
Rechnungen werden digital per Email empfangen und anschließend ausgedruckt.
Rechnungen kommen bei den bestellenden Mitarbeiter:innen an, anstatt in der zentrale Eingangsstelle.
Am Ende des Prüfprozesses werden Rechnungen häufig eingescannt um diese digital zu archivieren.
Im Laufe des Rechnungsprozesses werden Rechnungsdaten manuell in digitale Listen (z.B. Offene Posten, Zahlungslisten oder Buchungssoftware) übertragen.
Medienbruchfreies Arbeiten durch einen digitalisierten Rechnungseingang
Das Ziel für jedes Unternehmen sollte sein, komplett medienbruchfrei zu arbeiten. In der Regel führen Medienbrüche zu einem langsameren Prozess und mindern auch die Qualität der verarbeiteten Daten, Informationen oder Inhalte.
Vor 10 Jahren hat das der Papierprozess noch gewährleistet. Durch die zunehmende Digitalisierung müssen Unternehmen jetzt allerdings umdenken. Einen Lösungsansatz glauben viele Unternehmen im Einscannen von Papierrechnungen zu finden. Das führt jedoch wieder zu einem Medienbruch im Prozess, ist zeitaufwendig und auch nicht GoBD-konform. Es drohen Probleme im Falle einer Betriebsprüfung. Unsere Empfehlung lautet daher: Am besten direkt an der Quelle digitalisieren und einen digitalisierten Rechnungseingang schaffen.
Welche Vorteile bietet ein digitalisierter Rechnungseingang?
Effizienz rauf, Fehlerquote runter - ein digitalisierter Rechnungseingang bildet den Grundstein einer optimierten Rechnungsverarbeitung. Die Vorteile sind vielfältig:
Konformität/Compliance:
Im Falle einer Betriebsprüfung kann der:die Prüferin die Unterlagen, von der Bilanz bis hin zum Beleg, vollständig digital einsehen. Den:die Betriebsprüfer:in freut es und das Unternehmen ist dauerhaft abgesichert.
Höchste Präzision:
Auf digitalem Weg können Daten sehr viel genauer und zuverlässiger ausgelesen und weiterverarbeitet werden (OCR-Technologie sei Dank!). Die händische Erfassung von Rechnungsdaten ist hingegen sehr fehleranfällig.
Verkürzte Durchlaufzeiten:
Digitale Rechnungen, die an einer zentralen E-Mail Adresse ankommen, haben von vornherein eine kürzere Durchlaufzeit als papierbasierte Rechnungen. So kann man rechtzeitig Skonto ziehen und bezahlen. Bei papierbasierten Rechnungen hingegen wird aufgrund der durchschnittlichen Durchlaufzeit von 7 Tagen Skonto oft verpasst oder verspätet gezahlt.
Flexibilität:
Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht auch eine laufende Buchhaltung, statt des klassischen Monatsabschlusses. Denn: die monatlichen Rüstungskosten, bzw. -zeit fallen weg, sämtliche Rechnungen liegen bereits digital vor und einen guten Grund, mit dem Buchen bis zum Monatsende zu warten, gibt es dann eigentlich auch nicht mehr.
Wie digitalisiert man den Rechnungseingang?
Wenn es daran geht, den Rechnungseingang zu digitalisieren, setzt man am besten dort an, wo die Rechnungen versendet werden - bei den Lieferanten.
Alte Lieferanten: Bei alten Lieferanten bietet es sich an, die Kreditorendaten zu exportieren und eine Gruppen-E-Mail aufzusetzen, in der um digitale Rechnungsstellung gebeten wird. Ist dies nicht möglich, können Lieferanten auch einzeln kontaktiert werden.
Neue Lieferanten: Bei neuen Lieferanten macht es Sinn, von Anfang an eine digitale Rechnungsstellung zu verlangen.
Wichtig: Bei der Bitte um digitale Rechnungsstellung sollte immer eine zentrale E-Mail Adresse angegeben werden, bei der die Rechnungen anschließend eingehen sollen. In der Regel bietet sich ein Format an wie z. B. invoice@unternehmenxy.de
Digitaler Rechnungseingang: auch für Lieferanten von Vorteil
Der Großteil der Lieferanten ist in der Lage, digitale Rechnungen auszustellen. Im Grunde befinden sich die Zulieferer ja in der gleichen Situation - auch sie müssen im Rahmen der Digitalisierung papierbasierte Prozesse und altbewährte Abläufe umstellen.
Auch für den Lieferanten ist die digitale Rechnungsstellung von Vorteil. Wird die Rechnung digital versendet, entfällt der Postweg, die Rechnung geht bei den Kund:innen schneller ein und diese können dann auch schneller bezahlen. Eine Win-Win Situation.
Ein zu 100% digitaler Rechnungseingang - geht das überhaupt?
Wenn Unternehmen sich erst einmal dazu entscheiden, den Rechnungseingang zu digitalisieren wird häufig versucht, Papier komplett zu eliminieren. Die Erwartungshaltung ist groß, die Realität dann aber oft ernüchternd. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass ein 100% digitaler Rechnungseingang, bzw. ein 100% papierloses Büro, eher utopisch ist. Denn: Diverse Fakturasysteme können selbst heutzutage noch keine digitalen Rechnungen schicken. Staatliche Behörden und Finanzämter arbeiten außerdem auch weitestgehend noch papierbasiert.
Es gilt also, die Erwartungshaltung etwas anzupassen. Selbst wenn man es schafft 80% der eingehenden Rechnungen digital zu empfangen, profitiert man in der Regel schon von den Vorteilen eines digitalisierten Rechnungseingangs und erreicht einen deutlich schlankeren und effizienteren Prozess.
So bleibt der Rechnungseingang auch in Zukunft digital
Häufig erreichen Unternehmen einen recht hohen Digitalisierungsgrad im Rechnungseingang, der dann allerdings mit der Zeit immer weiter abnimmt. Die Gründe hierfür sind vielfältig:
Neue Lieferanten kommen hinzu, die keine digitalen Rechnungen schicken.
Lieferanten nehmen Umstellungen in ihrem Fakturasystem vor und die Rechnungen gehen erneut in Papierform ein.
Unser Tipp: Nicht nachlässig werden beim Thema Papier! Bei neu eingehenden Papierrechnungen direkt den Lieferanten kontaktieren und um eine digitale Rechnungsstellung bitten. Die Papierrechnung sollte gar nicht erst weiter bearbeitet werden.
Was es bei einem digitalisierten Rechnungseingang zu beachten gibt
Ist der digitalisierte Rechnungseingang nun erst einmal aufgesetzt, gibt es ein paar grundlegende Dinge, die es zu beachten gilt.
Rechnungen müssen gemäß den GoBD im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, Papierrechnungen müssen zwingend in Papierform archiviert werden. Die eingescannte Version reicht in diesem Fall nicht, es sei denn, es liegt eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vor.
Geht eine Rechnung via E-Mail ein, muss unter Umständen auch die E-Mail archiviert werden, und zwar in dem Fall, in dem die E-Mail relevante Informationen zu der angehängten Rechnung enthält. Die Ausnahme ist, wenn der E-Mail lediglich eine reine Trägerfunktion zukommt. In jedem Fall bietet sich eine Software mit automatischer
E-Mail-Archivierungsfunktion an, so ist man immer auf der sicheren Seite.
Ein solides, digitales Programm zur Rechnungsverarbeitung ist in der Lage, digitale Prozessdokumentationen, wie z.B. einen Audit-Trail automatisch zu erstellen. Mit der richtigen Software kann so nicht nur digital, sondern auch rechtssicher gearbeitet.
