Kleine Aufgabe, großer Aufwand: Rechnungsprüfung ist unabdingbar, kostet aber meist viel Zeit. Machen Sie es sich einfach! Mit unserer Checkliste prüfen Sie Eingangsrechnungen in wenigen Minuten.

Die Rechnungsprüfung ist obligat für Ihr Unternehmen und sollte direkt nach Erhalt der Eingangsrechnung vollzogen werden. Wer seine Rechnungen direkt prüft, kann Geld sparen. Denn Rabatte und Skonti gelten oft nur bis zu einem festgelegten Zeitpunkt. Außerdem freut sich jeder Lieferant, wenn Sie pünktlich zahlen – die beste Voraussetzung für ein gutes Geschäftsverhältnis. In puncto Vorsteuerabzug ist die Prüfung wichtig. Denn wer einen Beleg mit unvollständigen Daten zum Vorsteuerabzug angibt, kann bei einer Betriebsprüfung zur Rückzahlung der Steuer aufgefordert werden – ein Risiko, das sich vermeiden lässt. Wer weiß, welche Punkte es formell und inhaltlich zu überprüfen gilt, kann die Prüfung einer Eingangsrechnung jedoch ganz schnell abhaken.

So prüfen Sie Kleinbetragsrechnung einfach und schnell

Schnell prüfen: Kleinbetragsrechnungen

Prüfen Sie zuerst, welche Art der Rechnung Ihnen vorliegt. Der Aufwand richtet sich nach dem Anlass. Weist die vorliegende Rechnung weniger als 250 Euro auf, haben Sie Glück. Denn laut Umsatzsteuergesetz (UStG) §33 müssen Rechnungen dieser Art nur die folgenden Daten enthalten:

  • vollständiger Name und Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • anfallendes Entgelt inklusive Steuern
  • anzuwendender Steuersatz
  • Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Auf Vollständigkeit prüfen: Größere Rechnungen

Liegt eine Rechnung mit einer Rechnungssumme von über 250 Euro vor, muss sie mehr Daten enthalten. Unser Tipp: Checken Sie die oben genannten Punkte bei jeder Rechnung und prüfen Sie bei größeren Rechnungen lediglich zusätzlich, ob die folgenden Daten enthalten sind:

  • vollständiger Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Achtung: Nicht alle Daten müssen auf der Rechnung stehen. Sie können sich auch auf dem Lieferschein wiederfinden. In diesem Fall muss die Rechnung allerdings einen Hinweis auf weitere Dokumente enthalten.

Eingangsrechnungen direkt prüfen – Ihre Vorteile

Schnelle Rechnungsprüfung: Diese Vorteile haben SieIm besten Fall prüft genau die Person die Rechnung, die den entsprechenden Auftrag erteilt oder die Bestellung der Güter vorgenommen hat. Denn sie kann rechnerische und sachliche Angaben im Beleg am besten prüfen, da ihr im Idealfall Angebot und Daten zur Bestellung vorliegen.

Rechnungsprüfung: Es geht noch einfacher

Noch mehr Zeit sparen Sie bei der automatischen Rechnungsprüfung mit CANDIS. Unsere intelligente Buchhaltungssoftware checkt Ihre Rechnungen – vollautomatisch direkt nachdem der Beleg eingegangen ist. Fehlen wichtige Daten, meldet sich die Software, sodass Sie immer im Blick haben, welche Informationen benötigt werden. Bereit zum Zeit sparen? Dann erfahren Sie mehr über CANDIS.