Die Rechnungsstellung gehört zu den alltäglichen Aufgaben eines Unternehmers – umso wichtiger ist es, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Denn: Fehlerhafte Rechnungen können den Empfänger um den Vorsteuerabzug bringen. Der Rechnungssteller muss im schlimmsten Fall mit umsatzsteuerrechtlichen Sanktionen rechnen. Wir verraten, worauf es bei der Rechnungsstellung ankommt.

Rechnungsstellung: Unternehmer in der Pflicht

Nach dem Umsatzsteuergesetz ist jedes Dokument, das für die Abrechnung von Lieferungen und Leistungen aufgesetzt wird, eine Rechnung. Eine Rechnung muss nach § 239 Handelsgesetzbuch (HGB) in einer lebenden Sprache geschrieben und eindeutig nachprüfbar sein. Bei Rechnungen in ausländischer Sprache kann das Finanzamt im Zweifel eine Übersetzung verlangen. Übrigens: Gutschriften, etwa für Handelsvertreterleistungen, zählen auch als Rechnung. Hier sollten Sie also ebenfalls darauf achten, dass das Dokument allen Vorgaben entspricht.

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Unternehmer, die Rechnungen ausstellen, sind zur Sorgfalt verpflichtet – die gesetzlichen Regelungen zur Rechnungsstellung sind dabei in den letzten Jahren komplexer geworden. Deshalb ist es wichtig, die interne Rechnungsstellung in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität in Hinblick auf handels- und steuerrechtliche Anforderungen zu prüfen.

Das Ausstellen von Rechnungen regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Welche Pflichtangaben in eine Rechnung gehören, steht wiederum in §§ 14 und 14a UStG. §15 UStG regelt den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers, der gleichzeitig verpflichtet ist, eine eingehende Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

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Wann ist eine Rechnungsstellung erforderlich?

Innerhalb von sechs Monaten müssen Unternehmer für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer und juristische Personen, die keine Unternehmer sind, eine Rechnung ausstellen. Und auch für steuerpflichtige Werklieferungen und Leistungen an einem Grundstück muss binnen sechs Monaten eine Rechnung ausgestellt werden. Bei steuerfreien Umsätzen gilt diese Frist nicht.

Rechnungssteller überprüft Rechnungsdaten.

Bei der Rechnungsstellung ist Sorgfalt oberstes Gebot.

Sind Sie mit der Rechnung zu spät dran, droht eine Strafe von bis zu 5000 Euro (§ 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2). Ein Bußgeld in gleicher Höhe wird übrigens bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht fällig: Der Unternehmer, der die Rechnung ausstellt, muss eine Zweitausfertigung bis zu zehn Jahre in lesbarem Zustand aufbewahren. Das gilt auch für eingehende Rechnungen. Unternehmer, die Leistungen für Nichtunternehmer erbringen, sind zur Rechnungsstellung berechtigt, aber nicht dazu verpflichtet – ausgenommen sind hier sogenannte grundstücksbezogene Leistungen, wie zum Beispiel bei Handwerkerleistungen in Haus und Garten.

Welche Pflichtangaben gehören in eine Rechnung?

Zu einer Rechnung gehört der Briefkopf inklusive

  • vollständiger Anschrift des Absenders und Empfängers,
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers,
  • Datum der Bestellung,
  • fortlaufende Rechnungsnummer sowie Datum der Rechnung.

Im Textkörper benennen Sie

  • Art und Umfang der Leistung beziehungsweise listen die Waren mit dazugehöriger Artikelbezeichnung auf.

Bei Warenlieferungen führen Sie außerdem

  • Stückzahl und Positionsnummer auf.

Gliedern Sie den Rechnungsbetrag in

  • Einzel- und Gesamtbetrag und
  • weisen Sie die Steuersätze und Steuerbeträge aus.

Etwaige Steuerbefreiungen müssen Sie ebenfalls einzeln angeben. Gewähren Sie Skonti oder Rabatte, müssen Sie die Entgeltminderung ebenfalls schriftlich festhalten.

Sobald Sie eine Rechnung über steuerpflichtige Werklieferungen oder Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück an eine Privatperson schreiben, fügen Sie einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzu. Je nach Unternehmensform und in Sonderfällen, wie beispielsweise bei Lieferungen und Leistungen in das EU-Ausland, können weitere Pflichtangaben hinzukommen (siehe § 14a UStG).

Gut zu wissen: Eine Rechnung ist auch ohne handschriftliche Unterschrift gültig!

Welche Arten der Rechnungsstellung gibt es?

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen, während Kleinunternehmer (§ 19 UStG) von der Kleinunternehmerregelung profitieren und keine Umsatzsteuer angeben. Wichtig ist hier aber, dass es auf der Rechnung einen entsprechenden Vermerk auf die Befreiung von der Umsatzsteuer gibt. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro gibt es ebenfalls Vereinfachungen. Hier reichen folgende Angaben aus:

  • Name und Anschrift des Leistungsstellers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Umfang und Art der Leistung oder handelsübliche Bezeichnung der Waren,
  • Summe des Entgelts sowie
  • der Steuerbetrag inklusive Steuersatz oder ein Hinweis auf etwaige Umsatzsteuerbefreiung.

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