Darf ich Belege eigentlich wegschmeißen, wenn ich sie eingescannt habe?
Nicht immer! Das geht nur, wenn du ersetzendes Scannen machst. Und das ist gar nicht so einfach, denn du brauchst dazu erstmal eine Verfahrensdokumentation sowie eine Software, die dafür zertifiziert ist. Auch deine internen Prozesse müssen dann entsprechend gestaltet sein: Du musst beispielsweise eine Sichtprüfung machen und sicherstellen, dass keine Infos auf der Rechnung verloren gehen. Das Ganze muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein.
Die Frage ist, ob du diesen Aufwand auf dich nehmen möchtest.
Was sind eigentlich die GoBD? Muss ich mich damit als Unternehmen beschäftigen?
Im Grunde geht es darum, wie wir unsere Buchführung gestalten, vor allem im digitalen Bereich. Das Ganze begann 2014 mit der ersten Version der GoBD, und später kamen weitere BMF-Schreiben hinzu, um sie zu konkretisieren.
Die GoBD geben vor, wie wir unsere Buchführungspflichten erfüllen müssen. Das betrifft alle, die buchführungspflichtig sind oder steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren. Besonders wichtig ist das, wenn wir unsere Buchhaltung digital führen. Früher haben wir Papierrechnungen erhalten, heute sind es oft PDFs, und da gibt es einige Unterschiede. Das Bundesministerium der Finanzen hat diese in seinen Schreiben näher erläutert. Es ist also relevant, sich damit zu beschäftigen, insbesondere in der digitalen Welt.
Ich will Belege revisionssicher archivieren. Was mache ich denn da?
Der Begriff Revisionssicherheit kann Rätsel aufwerfen. Die Revisionssicherheit als Begriff findet sich nicht explizit im Gesetz. Er bezieht sich im Wesentlichen darauf, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden, besser bekannt als GoBD-Konformität.
Im Grunde ist eine Revision eine Prüfung, bei der ein Betriebsprüfer die relevanten Unterlagen überprüft. Entspricht diese Prüfung den Anforderungen der GoBD, kann man von revisionssicher sprechen.
Mit anderen Worten: Um Belege revisionssicher zu archivieren, müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden, speziell im digitalen Bereich. Das gewährleistet, dass die Archivierung den Anforderungen gerecht wird, die eine Revision mit sich bringt. Diese beiden Konzepte sind also weitgehend deckungsgleich.
Ich hab was von einer Pflicht zur E-Rechnung gehört. Was heißt das?
Dass die E-Rechnung Pflicht ist, ist zwar noch nicht ganz in Kraft getreten, aber es steht kurz bevor. Es geht dabei um das sogenannte Wachstumschancengesetz, das derzeit verhandelt wird. Ab dem 01.01.2023 sollen demnach alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sein, E-Rechnungen zu versenden und zu erhalten. In vielen anderen Länder, wie Italien, ist das bereits gängige Praxis.
Das Ganze wurde bereits vor einigen Jahren auf EU-Ebene eingeführt, um ein einheitliches E-Rechnungsformat zu schaffen. Es wurde dann aber nie wirklich umgesetzt – bis jetzt.
Aktuell gibt es zwei gängige E-Rechnungsformate. Das erste ist die XRechnung, ein rein strukturiertes XML-Datenformat ohne sichtbare Bilder. Um die anzusehen, braucht man spezielle Software.
Das zweite Format ist die sogenannte ZUGFeRD-Rechnung, die sowohl eine XML-Komponente als auch ein PDF enthält. Mit dieser Rechnung kann man sowohl die strukturierten Daten als auch die visuellen Inhalte betrachten.
Was hat es mit der Verjährungsfrist bei Rechnung auf sich?
Die Verjährungsfrist für Rechnungen ist wichtig. Besonders, wenn es viele unbezahlte Rechnungen gibt, die nicht eingetrieben werden konnten.
Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Kalenderjahr, in dem die Forderung entstand. Das bedeutet, wenn beispielsweise eine Rechnung vom 31.05.2016 nicht eingetrieben wurde, verjährt die Forderung mit Ablauf des Kalenderjahres 2019. Danach kann man rechtlich keine weiteren Schritte unternehmen, um die Forderung einzutreiben. Man kann es zwar weiterhin versuchen, aber es besteht kein rechtlicher Anspruch mehr.
Was bedeutet medienbruchfreies Arbeiten?
Medienbruchfrei bedeutet, dass man nicht zwischen verschiedenen Medien hin- und herwechselt. Ein Beispiel dafür ist das Scannen einer Papierrechnung, die dann digital verarbeitet wird. Bei solchen Medienwechseln gibt’s in der Regel Reibungs- und Datenverluste. Wenn man aber im selben Medium bleibt, beispielsweise digital, entstehen keine solchen Verluste.
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit steht in den GoBD, aber was heißt das eigentlich?
Man kennt ja den klassischen Buchhalterspruch: Keine Buchung ohne Beleg. Damit ist das sogenannte Beleg-Prinzip gemeint. Das heißt: Man hat zu jeder Buchung einen Beleg, auf dem man nachvollziehen kann, was passiert ist.
Wer muss das vor allem nachvollziehen? Betriebsprüfer:innen im Falle einer Prüfung.
Dabei sollte auch klar sein, wie die verwendeten Systeme miteinander verknüpft sind und funktionieren. Und dafür braucht man eine Verfahrensdokumentation, in der genau das beschrieben ist.
Es gibt außerdem die Anforderung, dass Beleg-Aufzeichnungen lückenlos erfolgen. Damit ist die retrograde und progressive Prüfbarkeit gegeben. Das heißt, dass man dann von dem Beleg zur Buchung auf dem Konto, zum Posten in der GuV, zur Bilanz kommt und das Ganze auch umgekehrt. Und das muss auch sichergestellt werden, über die ganzen Systeme hinweg.
Was ist Reverse-Charge?
In Deutschland gibt es eine Umsatzsteuerpflicht. Das heißt, man kauft irgendwas für 100 € netto und wenn man umsatzsteuerpflichtig ist, dann kommen 19 % (oder 7 %) Umsatzsteuer hinzu. Dann sind es 119 € brutto. Der Endkonsument, der das dann kauft, der muss diese Umsatzsteuer tragen.
Kauft man etwas im sogenannten Gemeinschaftsgebiet, also aus einem EU-Land, das nicht Deutschland ist, und ist es Geschäft zwischen Unternehmen, dann verschiebt sich die Steuerlast vom Leistungserbringer zum Leistungsempfänger.
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