Ihr Steuerberater benötigt regelmäßig wichtige Unterlagen. Egal ob für die Steuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Lohnsteuer: Sie schicken ihm in regelmäßig hochsensible Daten, die auf jeden Fall geschützt werden sollten. Wir erklären Ihnen, wie Daten sicher zu ihrem Steuerberater kommen.

Die persönliche Übergabe

Wenn Sie Ihre Buchhaltung noch größtenteils analog erledigen, haben Sie nur wenige Möglichkeiten zur Übergabe Ihrer Unterlagen. In den meisten Fällen müssen Sie einen Termin mit Ihrem Steuerberater vereinbaren und Ihren Materialbestand persönlich übergeben. Von dem Einsatz eines Kuriers raten wir ab. Denn auch wenn der letztendlich haftet, falls Unterlagen nicht ankommen, ist das Risiko bei hochsensiblen Daten groß. Ihre Korrespondenz sollten auf jeden Fall vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Denn wenn Daten verschwinden und sich nicht nachvollziehen lässt, wo sie gelandet sind, ist der Ärger groß.

Vor- und Nachteile der analogen Weitergabe

Sie haben bei der analogen Buchhaltung keine sichere Möglichkeit, als Ihre Daten persönlich zu übergeben. Das kurzfristige Nachreichen von Daten ist schwierig, wenn Sie jedes Mal einen Termin vereinbaren müssen, um Belege zu übergeben. Gerade wenn die Zeit drängt, kann das zu Stress führen. Die persönliche Übergabe der Daten garantiert immerhin, dass alle Unterlagen auch wirklich an der richtigen Stelle gelandet sind.

Einfach und sicher: Die digitale Buchhaltung

Wenn Sie bereits auf die digitale Buchhaltung umgestellt haben, gestaltet sich der Datentransfer deutlich einfacher. Denn über DATEV connect online können Sie Daten einfach digital an den Steuerberater weitergeben. Einzige Bedingung: Ihr Steuerberater muss einen freigeschalteten Account bei DATEVconnect online nutzen.

Das richtige Format ist entscheidend: Um Buchungen und Belege weiterzugeben, müssen Sie diese im XML- oder ASCII-Format bereitstellen. Das geht am elegantesten mit intelligenter Buchhaltungssoftware.

Daten übergeben: Ganz einfach mit CANDIS

Machen Sie es sich noch einfacher und nutzen Sie für die digitale Buchhaltung CANDIS Smartbooks. Mit unserer intelligenten Buchhaltungssoftware können Sie nicht nur alle Belege ganz einfach digitalisieren, sondern auch Ihre Daten mit nur wenigen Klicks an den Steuerberater übergeben. CANDIS verfügt über eine integrierte Schnittstelle zu DATEV. So können Sie Ihre Belegbilder und Buchungsdaten mit allen Anmerkungen ganz bequem in DATEV-XML hochladen oder aber über DATEVconnect online versenden.

Sie wollen im nächsten Jahr lieber keinen Pendelordner mehr zur Steuerkanzlei tragen, sondern Ihre Buchungen und Belege bequem übergeben? Dann lassen Sie sich die vielen Funktionen von CANDIS von einem unserer Buchhaltungsexperten vorführen und testen Sie unsere intelligente Buchhaltungssoftware.

Mann im Anzug blättert in Unterlagen

Wenn Sie hochsensible Dokumente an Ihren Steuerberater übergeben, sollten Sie stets auf den Schutz Ihrer Daten achten.

Datensicherheit – Sensible Daten schützen

Ihre Buchhaltung enthält wichtige und vor allem hochsensible Daten, die besonderen Schutzes bedürfen. Sie sollten deshalb bei der Übergabe an den Steuerberater Sicherheitsvorkehrungen treffen. Auch wenn Sie die Unterlagen persönlich übergeben, sollten Sie nur Kopien weitergeben. Denn wenn Daten verloren gehen, haben Sie die Buchungen im Original vorliegen. Das ist wichtig, da Finanzämter in einigen Fällen originale Belege verlangen – zum Beispiel bei Spendenquittungen. Zudem sollten Sie die Daten im besten Fall selbst überbringen oder aber einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter beauftragen.

Auch bei digitalen Daten sollten Sie immer ein sicheres Backup auf einem geschützten Gerät speichern. Beim Übertragen der Buchungen und Belege sollten Sie immer darauf achten, dass Sie eine sichere Internetverbindung nutzen, auf die Dritte nicht zugreifen können.

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