Das Wichtigste in Kürze
Ein Verrechnungskonto ist ein Hilfskonto deiner Buchführung und kein reales Bankkonto.
Es erfasst alle Einnahmen und Ausgaben im Detail und gestaltet deine Buchhaltung so übersichtlicher.
Besonders für GmbHs und größere Unternehmen sind Verrechnungskonten von großem Vorteil.
Privatpersonen benötigen für ein Festgeldkonto und beim Wertpapierhandel ein Verrechnungskonto.
Es spielt nicht nur im Geschäftsalltag eine wichtige Rolle, sondern wird genauso von Privatpersonen beim Eröffnen eines Festgeldkontos oder beim Aktienhandel eingesetzt. Lies hier, was genau das Verrechnungskonto ist, wie du es in deiner Buchhaltung führst und wieso es gerade bei Betriebsprüfungen nützlich ist.
Was ist ein Verrechnungskonto?
Kurz gesagt:
Ein Verrechnungskonto ist ein Hilfskonto deiner Buchführung und damit kein Bankkonto im eigentlichen Sinne.
Ein Verrechnungskonto ist ein äußerst nützlichen Hilfsmittel, das alle Zahlungen in deinem Unternehmen transparent gestaltet und dokumentiert. Es erfasst alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens und verrechnet diese miteinander. Wie bei jedem anderen Konto der Buchhaltung auch, wird der Saldo des Verrechnungskontos immer wieder ausgeglichen.
Damit steht das Verrechnungskonto zwar immer in Verbindung mit einem realen Bankkonto, allerdings können keine Zahlungen getätigt oder empfangen werden.
Ziel des Verrechnungskontos ist es, Geldbeträge einfacher zu verbuchen und den Zahlungsverkehr in deinem Unternehmen transparent zu gestalten. Besonders wichtig ist es für große Unternehmen mit einer umfangreichen Buchhaltung. Doch auch kleinere Unternehmen profitieren spätestens bei der Betriebsprüfung vom Verrechnungskonto.
Die gesetzlichen Grundlagen für ein Verrechnungskonto
Laut den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung“ (GoB) müssen alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen vollständig und lückenlos erfasst werden. Konkret bedeutet das für dich, dass jede einzelne Rechnung in deiner Buchhaltung zu finden sein muss.
Genau hier kommt das Verrechnungskonto ins Spiel: Es dokumentiert penibel alle Zahlungen und macht ersichtlich, wann, wieso und für wen im Unternehmen Geld ausgezahlt und eingezahlt wird. Legt ein:e Mitarbeiter:in beispielsweise ein Geschäftsessen oder eine Hotelübernachtung aus, sind die Vorgänge transparent auf dem Verrechnungskonto vermerkt.
Zudem bietet das Verrechnungskonto noch einen entscheidenden Vorteil: Die Angaben sind so detailliert, dass sich private und geschäftliche Ausgaben exakt voneinander trennen lassen. Unrechtmäßige Zahlungen sind so fast ausgeschlossen.
Was wird auf einem Verrechnungskonto erfasst?
Verrechnungskonten kommen immer dann zum Einsatz, wenn Geschäftsvorfälle verzögert sind oder zu zwei unterschiedlichen Belegen führen.
Das ist meist der Fall bei durchlaufenden Posten: Dabei handelt es sich um Rechnungsbeträge, die ein Unternehmen zwischen zwei Vertragsparteien übermittelt. Beispiele sind durch einen Dienstleister im Auftrag des Kunden beglichene Rechnungen oder Lohnzahlungen durch einen externen Lohnabrechnungsservice. Obwohl diese Ausgaben nicht die eigene Bilanz betreffen, müssen sie dennoch jederzeit dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Zahlungen von Kasse an Bank: In der Regel sind Bareinzahlungen auf ein Firmenkonto und umgekehrt Bargeldentnahmen von einem Unternehmenskonto verzögert. Daher werden sie vorerst auf dem Verrechnungskonto erfasst. Sobald die Gutschrift erfolgt, wird der Saldo ausgeglichen.
Kreditkartenzahlungen: Kreditkartenzahlungen wie Geschäftsessen, Spesen oder Hotelübernachtungen führen immer zu zwei unterschiedlichen Belegen: die Quittung für die Zahlung und die Kreditkartenabrechnung auf deinem Geschäftskonto. Das Verrechnungskonto stellt sicher, dass dieser Geschäftsvorfall nur einmal verbucht wird.
Das Gesellschafts-Verrechnungskonto einer GmbH
Vor allem in einer GmbH lassen sich private und geschäftliche Zahlungen, auch Entnahmen und Einlagen genannt, nicht voneinander trennen: Gesellschafter:innen der GmbH legen häufig Zahlungen aus oder sie zahlen private Ausgaben mit dem Unternehmenskonto. Für eine bessere Übersicht erhalten alle Gesellschafter:innen ein eigenes Verrechnungskonto, das sämtliche Zahlungen dokumentiert.
Beispiel
Angenommen, ein:e Gesellschafter:in tankte für 210 Euro ein Dienstfahrzeug der GmbH. Zusätzlich zahlt die GmbH persönliche Verbindlichkeiten der Gesellschafterin oder des Gesellschafters in Höhe von 600 Euro. Auf dem Verrechnungskonto werden nun beide Buchungen miteinander verrechnet. Das Konto weist einen Saldo in Höhe von 390 Euro als Forderung der GmbH gegenüber ihrer oder ihrem GmbH-Gesellschafter:in aus.
Grundsätzlich gilt: Bei einem Saldo zugunsten der GmbH hat die GmbH eine Forderung gegenüber den Gesellschafter:innen. Umgekehrt entsteht der GmbH bei einem Saldo zugunsten der Gesellschafter:innen eine Verbindlichkeit gegenüber den Gesellschafter:innen.
Wichtig: Vor allem Schulden der Gesellschafter:innen an die GmbH (Saldo zugunsten der GmbH) werden vom Finanzamt kritisch beäugt, denn es besteht der Verdacht einer verdeckten Gewinnausschüttung. Typische Beispiele dafür sind an die Gesellschafter:innen vermietete Geschäftsräume gegen eine zu niedrige oder gar keine Miete oder ein Darlehen an die Gesellschafter:innen zu einem zu niedrigen Zinssatz oder sogar zinsfrei. Daher muss ein Saldo zugunsten der GmbH mit ungefähr 6 Prozent Zinsen verzinst werden.
Verrechnungskonto als Festgeldkonto für Privatpersonen
Ein Verrechnungskonto kann auch für Privatpersonen von Vorteil sein und ist manchmal sogar notwendig. Beispielsweise dann, wenn du Zahlungen von einem Bankkonto bei Anlagekonten wie Festgeld-, Währungs- und Geldmarktkonten anlegst. Denn diese Konten besitzen nur wenige Zahlungsfunktionen und benötigen das Verrechnungskonto als eine Art Mittelsmann zum Bankkonto.
Legst du dein Geld mit einem Festgeldkonto an, hast du während der vereinbarten Zeit keinen Zugriff auf das Konto. Demnach kannst du für die vereinbarte Zeit auch nicht über dein Geld verfügen. Das Verrechnungskonto wird benötigt, um deine Sparanlage zu Beginn auf das Festgeldkonto zu buchen und es am Ende inklusive Zinsen zurückzubuchen.
Verrechnungskonto beim Depot als Referenzkonto
Beim Aktienhandel oder dem Kauf von ETFs wird dir mit der Depoteröffnung immer auch ein Verrechnungskonto zugeteilt. Grund dafür ist, dass du Wertpapierkäufe und -verkäufe nicht direkt von deinem Bankkonto tätigen kannst.
Im Detail funktioniert das Verrechnungskonto wie folgt: Bei einem Kauf überweist du zunächst den Betrag auf das Verrechnungskonto. Dort wird das Geld abgebucht und die gekauften Wertpapiere auf deinem Depot eingebucht. Umgekehrt landet der Verkaufserlös erst auf dem Verrechnungskonto, bevor du den Betrag auf dein Referenzkonto überweisen kannst.
Verrechnungskonto bei Firmenkreditkarten
Wenn Mitarbeiter:innen etwas bestellen, aber verspätet Belege einreichen, sieht die Buchung folgendermaßen aus:
Bank an Verbindlichkeit
Verbindlichkeiten an Verrechnungskonto
Verrechnungskonto an Bank
Verrechnungskonto an Verbindlichkeit
Für die Buchhaltung ist all das ein großer Aufwand. Unternehmen können vielerlei manuelle Aufgaben jedoch mit Firmenkreditkarten in Verbindung mit einem Rechnungsmanagement-Tool automatisieren, u. A.:
Erfassung des Einkaufs: Ohne Tool muss die Buchhaltung den Einkauf auf dem entsprechenden Aufwandskonto verbuchen und die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten erfassen.
Übertragung auf das Verrechnungskonto: Die Buchhaltung muss den Betrag von der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten auf das Verrechnungskonto übertragen.
Zahlung der Kreditkartenrechnung: Ohne Candis muss die Buchhaltung auch die Zahlung der Kreditkartenabrechnung verbuchen, indem sie das Verrechnungskonto reduziert und die Bank belastet.
Ausgleich der Verbindlichkeiten: Der Ausgleich der Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten muss durch eine Buchung vorgenommen werden, bei der das Verrechnungskonto reduziert und die Verbindlichkeiten entsprechend verringert werden.
Mit den Candis Kreditkarten können diese einzelnen Buchungsprozesse automatisiert werden. Die Buchhaltung spart sich diese Vorgänge und hat zusätzlich immer Einblicke in fehlenden und/oder noch ausstehenden Belege zu diesen Einkäufen über Kreditkarten.
