Vorkontierung in Kürze
Bei der Vorkontierung von Rechnungen werden Informationen auf einem Beleg festgehalten, damit später entsprechende Buchungssätze gebildet werden können.
So wird der Grundsatz der ordnungsmäßigen Buchführung bewahrt und die buchhalterischen Prozesse verbessert.
Die Vorteile von digitaler Vorkontierung sind: automatische Kontierungsvorschläge mit folgender einfacher Anpassung, Zeiteinsparung und Fehlerminimierung.
So wird auch kein Kontierungsstempel mehr benötigt.
Eine der wichtigsten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung lautet: keine Buchung ohne Beleg. Dies bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall anhand von Belegen auf die jeweiligen Buchführungskonten zu buchen ist. Die Vorkontierung ermöglicht dabei eine korrekte Erfassung der Belege.
Aber ist die manuelle Vorkontierung noch zeitgemäß? Geht das nicht auch digital? Wir schauen uns den Vorgang genauer an.
Definition Vorkontierung
Die Vorkontierung bezeichnet den vorbereitenden Prozess in der Buchhaltung, bei dem Geschäftsvorfälle vor ihrer endgültigen Verbuchung vorläufig den entsprechenden Konten zugewiesen werden.
Anhand der Vorkontierung wird festgelegt, auf welchen Buchhaltungskonten Belege erfasst und gebucht werden. Bei der Vorkontierung eines Belegs werden verschiedene Informationen eingetragen, wie z. B. Belegdatum und Betrag. Diese Angaben sind wichtig, damit jeder Geschäftsvorfall gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) richtig erfasst, bewertet und verbucht werden kann. Die Vorkontierung definieren außerdem den späteren Buchungssatz.
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Bedeutung der Vorkontierung im Unternehmen
Die Vorkontierung ist eigentlich nichts anderes, als das Festhalten von Informationen auf einem Beleg, damit später entsprechende Buchungssätze gebildet werden können. Dieser auf den ersten Blick unbedeutende Vorgang nimmt einen hohen Stellenwert in der Buchhaltung ein. Mithilfe der Vorkontierung wird der Grundsatz der ordnungsmäßigen Buchführung bewahrt und die Produktivität in buchhalterischen Prozessen erhöht.
Eine sorgfältige Vorkontierung soll zudem verhindern, dass einzelne Rechnungsbelege mehrfach erfasst werden. Falls die Buchführung eines Unternehmens von einem Steuerbüro erledigt wird, ist die Vorkontierung auch hier unverzichtbar, damit auch seitens des Steuerbüros die getätigten Geschäftsvorfälle nachvollzogen werden können.
Die Vorkontierung ist aber nicht nur für das externe Rechnungswesen, sondern auch für die interne Kostenrechnung und das Controlling von Bedeutung. Die notwendigen Daten für diese Bereiche werden im Prozess der Vorkontierung gesammelt und aufbereitet.
Für das Controlling z. B. ist die korrekte (Vor-)Kontierung Voraussetzung für eine aussagefähige Kostenanalyse. Denn um eine aussagekräftige Datenbasis zu haben, ist es zwingend erforderlich, dass sämtliche Kosten auf den richtigen Konten erfasst wurden.
Vorkontierung: welche Informationen werden erfasst?
Die Vorkontierung in der Buchhaltung erfolgt meist manuell mithilfe eines Kontierungsstempels oder von vorbereiteten Aufklebern. Dabei werden in der Regel folgende Informationen eingetragen:
Belegdatum
Kostenstelle
Kostenträger
Kontonummer
Betrag
Zusätzlich können Stichworte zur besseren Einordnung des Geschäftsvorfalls oder Vermerke zum Erstellen des Buchungstextes hinzugefügt werden. Je nach Anforderung des Unternehmens können außerdem Angaben, wie z. B. zur verantwortlichen Person oder zur Buchungsnummer ergänzt werden.
Die vorkontierten Belege werden anschließend chronologisch sortiert und den jeweiligen Kontoauszügen zugeordnet.
Kontenplan als Grundlage für die Vorkontierung
Der Kontenplan ist eine der wichtigsten Grundlagen für die korrekte Zuordnung eines Belegs nach der Vorkontierung. Jedes Unternehmen kann einen individuellen Kontenplan erstellen. So entsteht eine Art Verzeichnis aller im Unternehmen zu buchenden Konten.
Buchhalter:innen, die sich mit der Vorkontierung beschäftigen, müssen sich also nach den jeweiligen Kontenplänen richten, um beim Buchen die richtigen Konten anzusprechen.
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Wer erledigt die Vorkontierung?
Die Vorkontierung der Belege und die anschließende Bildung der Buchungssätze stellt die zentrale Aufgabe der Buchhalter:innen dar. Dabei wird die ordentliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle meist vom Steuerbüro übernommen.
Es können allerdings Kosten für die Steuerberater:innen gespart werden, wenn die Vorkontierung unternehmensintern erledigt wird. In manchen Fällen ergänzen auch Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen die Kostenstellen für die Vorkontierung, wenn sie Rechnungen freigeben.
Die Entscheidung, ob die Vorkontierung unternehmensintern oder -extern stattfinden soll, ist letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen.
Vorteile der digitalen Vorkontierung
Die Vorkontierung kann manuell oder digital erfolgen. Software mit integrierter KI bietet die Funktion einer automatisierten Vorkontierung an.
Die digitale Vorkontierung bringt viele Vorteile mit sich:
Eine selbstlernende KI automatisiert den Prozess mit entsprechenden Kontierungsvorschlägen.
Mitarbeiter:innen können die automatisch erstellte Vorkontierung entweder übernehmen oder nach ihrem Ermessen anpassen.
Durch das Wegfallen der manuellen Eingabe der Belegdaten wird viel Zeit gespart.
Die digitale Vorkontierung ist weniger fehleranfällig, da die Software auf Tippfehler hinweist.
Digitale Vorkontierung mit Candis
Viele Unternehmen verabschieden sich von analogen Prozessen in der Buchhaltung und setzen stattdessen auf digitale Arbeitsweisen. Die digitale Rechnungsverarbeitung ersetzt auch die Notwendigkeit eines Kontierungsstempels.
Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, wie Candis kann den Prozess der Vorkontierung beschleunigen und vereinfachen. Die Beleginformationen müssen nicht mehr manuell aufbereitet werden, sondern liegen in digitaler Form vor.
In Candis werden die digitalen Belege mittels modernster OCR-Technologie und mitsamt den Rechnungsdaten der Vorkontierung ausgelesen. Anschließend können diese ganz einfach per Mausklick exportiert werden.
