So verlieren Unternehmen tausende Euro pro Jahr

Unternehmer sind häufig vorsteuerabzugsberechtigt. Und doch verlieren viele von ihnen durch unvollständige Angaben auf Rechnungen Tausende Euro pro Jahr an das Finanzamt. Wir zeigen Ihnen, was Sie tun sollten, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

Welche Unternehmen sind vorsteuerabzugsberechtigt?

Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt leiten, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Ausgenommen sind Unternehmen und Freiberufler, die als Kleinunternehmer nach §19 Umsatzsteuergesetz auftreten.

Das bedeutet es, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein

Unternehmer sind beim Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen verpflichtet, Umsatzsteuer auf den Umsatz zu erheben und einzufordern. Auf den Rechnungsbetrag werden, je nach anwendbarem Umsatzsteuersatz, 7% oder 19% aufgeschlagen. Privatpersonen und Kleinunternehmer zahlen für Waren und Dienstleistung immer den vollen Rechnungsbetrag inkl. dieser Umsatzsteuer.

Ist der Rechnungsempfänger allerdings selbst Unternehmer, kann er vorsteuerabzugsberechtigt sein. Der Rechnungsempfänger zahlt dann den Brutto-Rechnungsbetrag an den Rechnungssteller mitsamt Umsatzsteuer und kann sich die gezahlte Umsatzsteuer anschließend vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, haben ein Recht auf eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Es gibt nahezu keine Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht.

„Waren, die innerhalb der EU gegen Entgelt gegenüber Endverbrauchern gehandelt werden, können grundsätzlich nicht ohne Mehrwertsteuer verkauft werden“. Auch bei ausländischen Händlern, die Waren zunächst in Zwischenlager liefern, müssen beim Verkauf die Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Es ist also wirklich jeder Händler rechtlich dazu verpflichtet gegenüber Unternehmenskunden eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung zu erstellen. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, drohen ihm Geldstrafen von bis zu 5.000€.

Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, machen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen. In diesen Voranmeldungen müssen nicht nur die eingenommene Umsatzsteuer (von Rechnungen, die an das Unternehmen gestellt wurden), sondern auch die Vorsteuer angegeben werden, die er selbst an Dritte gezahlt hat. Die Differenz aus beiden Beträgen muss an das Finanzamt abgeführt werden. Ist die Differenz negativ (Das Unternehmen hat also mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen) erstattet das Finanzamt den Differenzbetrag zurück.

Beispiel: Garry ist selbstständiger Programmierer und hat im November 2017 einen Netto-Umsatz von 5.000 EUR erzielt. In diesem Betrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten. Seine Kunden haben ihm also 950 EUR Umsatzsteuer gezahlt. Garry hatte im November aber ebenfalls hohe Ausgaben für eine neue IT-Ausstattung, die ihn 8.330 EUR brutto gekostet hat. Die darin enthaltenen 19% Umsatzsteuer betragen 1.330 EUR. Sie rechnet Garry gegen die eingenommene Umsatzsteuer. Nach Vorsteuerabzug erhält Garry also den Differenzbetrag von 380 EUR vom Finanzamt zurück.

Diese Rechnungen sind vorsteuerabzugsberechtigt

Ein vollständiger Beleg muss eine Reihe festgelegter Kriterien erfüllen, die sog. Pflichtangaben. Diese Pflichtangaben sind in §14 Umsatzsteuergesetz geregelt: 

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Auch die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Ausnahme: Wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150€ handelt, kann auf die Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Achtung: Prüfen Sie bei jeder Eingangsrechnung, ob der Name und Anschrift Ihrer Firma korrekt angegeben sind. Etwa bei Rechnungen von Internetdienstleistungen ist dies nicht immer der Fall, da bei einigen Anbietern der Benutzername als Rechnungsempfänger verwendet wird.

3. Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer

Auf der Rechnung muss unbedingt die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers angegeben sein.

Profi-Tipp: Verwenden Sie immer Ihre USt-IdNr. und geben Sie zudem auch die USt-IdNr. des Leistungsempfängers auf der Rechnung an. So sind Sie immer auf der sicheren Seite. Bestimmte Geschäfte (z. B. Dauerverträge oder Agenturgeschäfte) müssen auf der Rechnung sowieso die Steuernummern bzw. USt-IdNr. beider Vertragspartner enthalten.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag über 150 EUR müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Diese kann nach den Wünschen des Leistungserbringers aufgebaut sein. Wichtig ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben (z.B. C-2017-03-11) sind ebenso zulässig wie Nummernkreise (z. B. nach Filialen).

Beispiel: Die Rechnungsnummer „S 3111- B – 317 – 18“ könnte folgendermaßen aufgebaut sein: „S“ = Software, „3111“ = Rechnungsdatum (31. November), „B“ = Betriebsstätte Berlin, „318“ = fortlaufende Rechnungsnummer, „18“ = Jahr 2017.

4. Leistungsbeschreibung

Erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen genau bezeichnet sein. Sammelbezeichnungen (z.B. „Büromöbel“) sind gestattet, allgemeine Bezeichnungen wie etwa „Beratung“ reichen jedoch nicht aus.

5. Ausstellungsdatum der Rechnung

Bei jeder Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.

6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

Eine Rechnung muss Liefer- oder Leistungszeitpunkt enthalten. Dazu ist die Angabe des Monats ausreichend. Sollte das genaue Datum noch nicht feststehen, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Wichtig: Werden Anzahlungen abgerechnet, müssen sie auf der Rechnung gesondert vermerkt sein. Ist der Zeitpunkt des Geldeingangs bekannt, muss er ebenfalls angegeben werden.

7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgeschlüsselt werden.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen die Angaben des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. der Grund der Steuerbefreiung.

8. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Haben Sie Entgeltminderungen wie Skonti, Boni oder Rabatte vereinbart haben, müssen Sie diese auf der Rechnung angeben. Der Minderungsbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, s. dazu auch unseren Glossareintrag zum Skonto.

Ausnahmen mit weniger Aufwand: Rechnungsbeträge unter 250€

Bei Rechnungsbeträgen unter 250€ gelten geringere Anforderungen an die Rechnungslegung. Hier sind lediglich Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Leistungsbeschreibung sowie die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers erforderlich.

rechnung unter 250 euro

Beispiel einer Rechnung von unter 250


 

Grafik: Diese Angaben muss eine Rechnung erhalten.

Rechnung über 250€

Beispiel einer Rechnung von über 250€

Eine kostenlose Musterrechnung können Sie hier einsehen und herunterladen:

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Praktische Probleme beim Vorsteuerabzug

In der Praxis kommt es immer wieder vor allem zu zwei Problemen, die viele Team-Assistenten, Buchhalter und Unternehmer zur Verzweiflung treiben: Das Zusammensuchen und Überprüfen von ordentlichen Belegen (und eben nicht Bestellbestätigungen, Zahlungsbestätigungen, o. ä.). Häufig ist die Versuchung groß dem Steuerbüro lediglich einen Zahlbeleg zu übersenden, den man im Zweifel schneller zur Hand hat als eine Lieferantenrechnung oder den regulären Beleg. Genau hier aber liegt die Ursache des Problems, das den Unternehmen schnell Hunderte oder gar Tausende Euro Umsatzsteuer kosten kann.

Doppelte Steuernachzahlung bei unvollständiger Rechnung

Gerade beim Thema Umsatzsteuer verstehen Finanzämter keinen Spaß. Daher ist die Prüfung einer Rechnung besonders wichtig. Sollte eine Rechnung auch nur eins der oben genannten Kriterien nicht erfüllen, besteht die Gefahr, dass nicht nur der Vorsteuerabzug annulliert wird. Das Finanzamt kann die komplette Anerkennung der belegten Geschäftsausgabe verweigern, wenn die Rechnung fehlerhaft ist. Das Ergebnis: Eine doppelte Steuernachzahlung.

Lese-Tipp: So erhalten Sie echte Rechnungen von Amazon

Amazon – Wettbewerbsverzerrung und Steuerhinterziehung durch nicht ausgewiesene Umsatzsteuer

Steueroasen findet man nicht nur auf den Bahamas. Auch auf Amazon agieren immer mehr ausländische Händler, die auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Während deutsche Händler Ihre Produkte pflichtgemäß mit 7% bzw. 19% versteuern, können sich ausländische Händler hier einen unfairen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da Sie Ihre Produkte zum Nettopreis und damit unversteuert. Bei einem Kauf ohne vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung schadet man also nicht nur deutschen Unternehmen, man fördert auch Steuerhinterziehung!

Vorsteuer als Instrument der Cashflow-Optimierung

Grundsätzlich darf ein Unternehmer die gesamte Vorsteuerlast beim Finanzamt geltend machen. Interessant: Das ist sogar schon zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs möglich, denn nicht der Zeitpunkt der Zahlung ist ausschlaggebend. Ergo: Je schneller die rechtsgültige Rechnung vorliegt, desto schneller erfolgt auch die Rückerstattung!

Sie sollten sich also immer zeitnah darum kümmern, ordentliche Rechnungen zusammenzustellen – denn sie sind bares Geld wert!

 


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