Unternehmer sind häufig vorsteuerabzugsberechtigt. Und doch verlieren viele von ihnen durch unvollständige Angaben auf Rechnungen Tausende Euro pro Jahr an das Finanzamt. Wir zeigen Ihnen, was Sie tun sollten, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

Was bedeutet vorsteuerabzugsberechtigt?

Unternehmer sind beim Verkauf von Waren oder beim Erbringen von Dienstleistungen dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf den Umsatz zu erheben. Auf den Rechnungsbetrag werden also 7% oder 19% Umsatzsteuer aufgeschlagen, je nach gültigem Steuersatz. Privatpersonen und Kleinunternehmer müssen für Waren und Dienstleistungen immer den vollen Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer zahlen.

Ist der Rechnungsempfänger allerdings selbst Unternehmer, kann er vorsteuerabzugsberechtigt sein. Der Rechnungsempfänger zahlt dann den Brutto-Rechnungsbetrag an seinen Lieferanten oder Dienstleister mitsamt Umsatzsteuer und kann sich diese anschließend vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, haben ein Recht auf eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Es gibt nahezu keine Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht.

Auch bei ausländischen Händlern, die Waren zunächst in Zwischenlager liefern, müssen Sie beim Verkauf die Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Es ist also wirklich jeder Händler rechtlich dazu verpflichtet gegenüber Unternehmenskunden eine Rechnung zu erstellen, die die Vorsteuer separat ausweist und ggf. einen Vorsteuerabzug ermöglicht. Kommt ein Unternehmer dieser Pflicht nicht nach, drohen ihm Geldstrafen von bis zu 5.000€.

Tipp: Viele Rechnungen an Endkunden weisen heute noch die Mehrwertsteuer (MwSt.) aus. In der Steuerpraxis wird der Begriff und im reinen B2B-Geschäft wird der Begriff nicht mehr verwendet, hier wird richtiger grundsätzlich nur von der Umsatzsteuer gesprochen. Weitere Erläuterungen zur Vorsteuer, bzw. zum Vorsteuerabzug erhalten Sie auch in unserem Glossar.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt leiten, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Ausgenommen sind Unternehmen und Freiberufler, die als Kleinunternehmer nach §19 Umsatzsteuergesetz auftreten.

 

Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen

Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, machen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung. In der Voranmeldung zur Umsatzsteuer muss nicht nur die eingenommene Umsatzsteuer angegeben werden (von Rechnungen, die an das Unternehmen gestellt wurden), sondern auch die Vorsteuer, die das Unternehmen selbst an Dritte gezahlt hat. Die Differenz aus beiden Beträgen wird dann an das Finanzamt abgeführt. Hat ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, erstattet das Finanzamt die überzahlte Differenz zurück.

Beispiel: Garry ist selbstständiger Programmierer und Unternehmer und hat im November einen Netto-Umsatz von 5.000 EUR erzielt. In diesem Betrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten. Seine Kunden haben ihm damit also 950 EUR Umsatzsteuer gezahlt.
Garry hatte im November aber ebenfalls hohe Ausgaben für eine neue IT-Ausstattung, die ihn 8.330 EUR brutto gekostet hat. Die darin enthaltenen 19% Umsatzsteuer macht 1.330 EUR aus. Diesen Betrag verrechnet Garry nun mit der eingenommenen Umsatzsteuer. Nach Vorsteuerabzug erhält Garry dann die Differenz von 380 EUR vom Finanzamt zurück.

Diese Rechnungen sind vorsteuerabzugsberechtigt

Ein vollständiger Beleg muss eine Reihe festgelegter Kriterien erfüllen, die sog. Pflichtangaben. Diese Pflichtangaben sind in §14 Umsatzsteuergesetz geregelt: 

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten.

Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Auch die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Ausnahme: Wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150€ handelt, kann auf die Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Achtung: Prüfen Sie bei jeder Eingangsrechnung, ob der Name und Anschrift Ihrer Firma korrekt angegeben sind. Etwa bei Rechnungen von Internetdienstleistungen ist dies nicht immer der Fall, da bei einigen Anbietern der Benutzername als Rechnungsempfänger verwendet wird.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Auf der Rechnung muss unbedingt die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers angegeben sein.

Profi-Tipp: Tragen Sie neben Ihrer eigenen immer auch die USt-IdNr. des Leistungsempfängers auf der Rechnung an. So sind Sie immer auf der sicheren Seite. Bestimmte Geschäfte (z.B. Dauerverträge oder Agenturgeschäfte) müssen auf der Rechnung ohnehin die Steuernummern bzw. USt-IdNr. beider Vertragspartner aufführen.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag über 150 EUR müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Für den Aufbau der Rechnungsnummer gibt es eine zwingenden Vorgaben. Sie kann nach den Wünschen des Leistungserbringers konzipiert werden. Wichtig ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben (z.B. C-2017-03-11) sind ebenso zulässig wie Nummernkreise (z.B. nach Filialen).

Beispiel: Die Rechnungsnummer „S311-B-317-18“ könnte folgendermaßen aufgebaut sein: „S“ = Software, „3111“ = Rechnungsdatum (31. November), „B“ = Betriebsstätte Berlin, „318“ = fortlaufende Rechnungsnummer, „18“ = Jahr 2018.

Leistungsbeschreibung

Erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen genau bezeichnet sein. Sammelbezeichnungen (z.B. „Büromöbel“) sind gestattet, allgemeine Bezeichnungen wie etwa „Beratung“ jedoch reichen nicht aus.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Bei jeder Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.

Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

Eine Rechnung muss Liefer- oder Leistungszeitpunkt enthalten. Dazu ist die Angabe des Monats ausreichend. Sollte das genaue Datum noch nicht feststehen, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Wichtig: Werden Anzahlungen abgerechnet, müssen sie auf der Rechnung gesondert vermerkt sein. Ist der Zeitpunkt des Geldeingangs bekannt, muss er ebenfalls angegeben werden.

Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgeschlüsselt werden.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen die Angaben des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. der Grund der Steuerbefreiung.

Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Haben Sie Entgeltminderungen wie Skonti, Boni oder Rabatte vereinbart, müssen Sie diese auf der Rechnung angeben. Der Minderungsbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, s. dazu auch unseren Glossareintrag zum Skonto.

Ausnahmen mit weniger Aufwand: Rechnungsbeträge unter 250€

Bei Rechnungsbeträgen unter 250€ gelten geringere Anforderungen an die Rechnungslegung. Hier sind lediglich Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Leistungsbeschreibung sowie die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers erforderlich.

rechnung unter 250 euro

Beispiel einer Rechnung von unter 250


 

Grafik: Diese Angaben muss eine Rechnung erhalten.

Rechnung über 250€

Beispiel einer Rechnung von über 250€

Eine praktische Rechnungsvorlage finden Sie auch bei unseren Vorlagen für Buchhaltung und Rechnungswesen.


 

Diese Probleme gibt es häufig beim Vorsteuerabzug

In der Praxis kommt es immer wieder vor allem zu zwei Problemen, die Team-Assistenten, Buchhalter und Unternehmer zur Verzweiflung treiben: Das Zusammensuchen und Überprüfen ordentlicher Belege (und eben nicht von Bestellbestätigungen, Zahlungsbestätigungen, o.ä.). Häufig ist die Versuchung groß, dem Steuerberater lediglich einen Zahlbeleg zu übersenden, den man im Zweifel schneller zur Hand hat als eine Lieferantenrechnung oder den regulären Beleg. Genau dadurch entstehen Probleme, die Unternehmen schnell Hunderte oder gar Tausende Euro Umsatzsteuer kosten können.

Doppelte Steuernachzahlung bei unvollständiger Rechnung

Gerade beim Thema Umsatzsteuer verstehen Finanzämter keinen Spaß. Daher ist die Rechnungsprüfung besonders wichtig. Sollte eine Rechnung auch nur eines der oben genannten Kriterien nicht erfüllen, besteht die Gefahr, dass nicht nur der Vorsteuerabzug annulliert wird. Das Finanzamt kann sich unter Umständen weigern, die Geschäftsausgabe anzuerkennen wenn eine Rechnung fehlerhaft ist. Das Ergebnis: Eine doppelte Steuernachzahlung.

Lese-Tipp: So erhalten Sie echte Rechnungen von Amazon

Amazon – Wettbewerbsverzerrung und Steuerhinterziehung ohne Umsatzsteuer

Steueroasen findet man nicht nur auf den Bahamas. Auch auf Amazon agieren immer mehr ausländische Händler, die auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Während deutsche Händler Ihre Produkte pflichtgemäß mit 7% bzw. 19% versteuern, verschaffen sich vereinzelt Händler aus Drittstaaten einen unfairen Wettbewerbsvorteil, indem sie Produkte zum Nettopreis und damit unversteuert auf dem Marktplatz des Online-Handelsriesen platzieren. Wer bei einem Händler kauft, der keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer anbietet, schadet also nicht nur deutschen Unternehmen, sondern fördert auch Steuerhinterziehung!

Vorsteuer als Instrument der Cashflow-Optimierung

Grundsätzlich darf ein Unternehmer die gesamte Vorsteuerlast beim Finanzamt geltend machen. Interessant: Das ist sogar schon zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs möglich, denn nicht der Zeitpunkt der Zahlung ist ausschlaggebend. Ergo: Je schneller die rechtsgültige Rechnung vorliegt, desto schneller erfolgt auch die Rückerstattung! Sie sollten sich also zeitnah darum bemühen, ordnungsgemäße Rechnungen zusammenzustellen – denn sie sind bares Geld wert!

 


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