Buchhaltung verändert sich – erfahren Sie hier, wie wir uns die Buchhaltung in fünf Jahren vorstellen!

An gleicher Stelle haben wir bereits über die Auswirkungen Künstlicher Intelligenz auf die Arbeitswelt und auf die Buchhaltungsbranche geschrieben. In vielen Artikeln kommen neuerdings Buzzwords wie „Künstliche Intelligenz“, „Machine Learning“ oder „Accounting 4.0“ vor, auf Kongressen begegnet man Steuerberatern, die innovative Konzepte mit einem süffisanten Lächeln abwinken und auf das ZUGFerD-Modell als die Lösung aller Probleme verweisen, ohne zu ahnen, dass der Branche ein viel radikalerer Wechsel droht als ein geändertes deutsches Rechnungsformat.

Was bedeutet es konkret, wenn Technologie Einzug in eine Branche hält? Wie sieht eine Zukunft aus, in der Daten in Echtzeit gesendet und verarbeitet werden? Wir erläutern an einigen Beispielen, wohin sich die Buchhaltungsbranche entwickeln könnte.

Wirtschaft in Echtzeit: Real-Time Economy

Das Konzept der Real-Time Economy wurde von der University of Aalto in Finnland entwickelt. Dieses Konzept beschreibt eine Umgebung, in der sämtliche Prozesse und Transaktionen zwischen Firmen in Echtzeit abgewickelt werden. Eingehende Bestellungen stoßen Logistikprozesse an, intelligente Sensoren liefern entsprechende Daten und steuern in Echtzeit ganze Anlagen.
Mitarbeiter beantworten Kundenfragen per Social Media und werden dabei zusätzlich von Bots unterstützt. Rechnungen werden bei Lieferanten automatisiert erstellt und bei Kunden in Echtzeit verbucht.

Die Technologien für so ein Szenario existieren bereits – sie müssen nur noch flächendeckend eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse zu verzahnen und zu beschleunigen. Sobald dies geschehen ist, wird sich die globale Wirtschaft radikal verändern, ganze Gesellschaftsbereiche werden dabei und eine Beschleunigung erleben, wie sie noch nie zuvor eingetreten ist.

Echtzeit-Banking

Bezahlprozesse und Bankbuchungen sind integraler Bestandteil von Buchhaltungsprozessen. Geldtransfers sind heutzutage an „Banklaufzeiten“ gekoppelt und werden häufig erst mit Vorlage des Kontoauszugs (oder der Kredikartenabrechnung) gebucht. Mit Echtzeit-Banking wird jede Banktransaktion umgehend von einem System verarbeitet und verbucht. Sobald z. B. die Kreditkarte für ein Geschäftsessen in einem Restaurant benutzt wird, wird diese Transaktion dann von einem Buchhaltungssystem in Echtzeit erkannt und der Geschäftsvorfall gebucht, bevor Sie das Restaurant überhaupt verlassen haben.

Einen wesentlichen Einfluss hat heute bereits die PSD2-Richtlinie haben. Diese EU-Richtlinie ermöglicht die Abwicklung von Zahlungen ohne die direkte Beteiligung traditioneller Banken und ebnet somit den Weg für Drittanbieter von Bankdienstleistungen.

Automatisierte Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen sind ein Graus für Geschäftsreisende. Bahntickets sammeln, Taxiquittungen aufbewahren, Bewirtungsbelege einreichen – mit einem steigenden Grad der Digitalisierung werden Zettelwirtschaften möglicherweise schon bald der Vergangenheit angehören. Quittungen werden von Unternehmen direkt an die Apps von Buchhaltungssoftware gesendet und der Mitarbeiter bekommt in Echtzeit eine Erstattung. Stellen Sie sich vor Sie sitzen im Taxi zu einem Kundentermin. Beim Bezahlvorgang lassen Sie sich den Beleg direkt an eine Auslagenmanagement-App schicken. Diese erkennt automatisch die notwendigen Kriterien wie Grund der Reise, prüft den Vorgang und führt innerhalb weniger Sekunden eine Erstattung an Ihr Konto durch. Durch Echtzeit-Banking haben Sie die Erstattung schon auf Ihrem Konto, bevor Sie Ihren Koffer aus dem Taxi heben.

Buchhaltungsunterlagen auf Knopfdruck

Am Ende eines Monats alle Buchhaltungsdokumente zusammensuchen? Auch das wird bald der Vergangenheit angehören. Sobald Rechnungen – oder besser Rechnungsdaten – zwischen Abrechnungs- und Buchhaltungssystemen automatisch ausgetauscht werden, brauchen Sie keine Dokumente mehr zusammensuchen. Ein Anbieter schickt einfach einen Datensatz an Ihre Buchhaltungssoftware, der sämtliche Rechnungsdaten erhält und anschließend automatisch gebucht wird. Da es durch Automatisierung keine Verzögerungen mehr bei der Rechnungsstellung gibt, liegen sämtliche Rechnungsinhalte dann auch in Echtzeit vor.

Digitale Rechnungsfreigabe

Sobald Rechnungen nicht mehr als PDF oder in Papierform verschickt werden, sondern als Datensätze, ersparen Sie sich auch aufwendige Freigabeprozesse, da Rechnungen nicht mehr manuell auf formelle und inhaltliche Korrektheit überprüft werden müssen. Die Systeme gleichen diese automatisch ab und melden sich nur noch bei Unsicherheiten beim Benutzer. Sie erhalten künftig also nur noch eine Push-Notification auf Ihr Smartphone, die in etwa so lauten könnte: „Ich sehe, dass der Freelancer Rob Krawuttke 300 EUR mehr abgerechnet hat als vertraglich vereinbart – gibt es eine Zusatzvereinbarung, die ich übersehen habe?“ Schon heute hat CANDIS mit CANDIS Workflows seine eigene, revolutionäre Software zur Rechnungsfreigabe im Portfolio.

Effizientes Controlling

Berufseinsteiger, die in acht Jahren in Controlling- bzw. Finanzabteilungen anfangen, werden keine klassischen BWAs mehr kennen. Der Prozess „Unternehmen schickt Unterlagen an Steuerberater und erhält eine BWA zurück“ wird nur noch in Lehrbüchern existieren. Sämtliche Geschäftsvorfälle werden in Zukunft direkt bei Entstehung verbucht. Der Unternehmer erhält sekundenaktuelle Auswertungen. Der Steuerberater wird nur noch kritische Sachverhalte prüfen. Unternehmen aller Größenordnungen bekommen in Echtzeit Einsicht in ihr Geschäft, Banken müssen nicht länger Bilanzen, GuV und BWA anfordern, um Risikoeinschätzungen für Kreditentscheidungen vornehmen zu können, sondern können auf Grundlage von Echtzeitdaten entscheiden.

Fazit

Mit zunehmendem Maß an Digitalisierung wird auch die Buchhaltung immer effizienter. Statt uns dem ohnedies nicht aufzuhaltenden Fortschritt zu verschließen, sollten wir alles daran legen, ihn zu nutzen und so gut wie möglich sogar zu steuern. Die Technologie ist bereits vorhanden – sobald neue Mittel neue Standards etabliert haben, werden Daten auch in althergebrachten Prozessen global in Echtzeit ausgetauscht und verarbeitet.


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