notebook mit candis buchhaltungssoftware

CANDIS - moderne Buchhaltungssoftware für Unternehmen

Wir bei CANDIS automatisieren manuelle Prozesse in der Buchhaltung mit Künstlicher Intelligenz. Unsere Buchhaltungssoftware bietet Ihnen ein einmaliges Software-Erlebnis.

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Die Basis.

Warum bauen wir Buchhaltungssoftware?

In diesem Abschnitt erfahren Sie, warum wir jeden Tag aufstehen und mit aller Begeisterung tun, was wir tun.

 

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Ganz konkret.

Was genau ist CANDIS? Was kann unsere Buchhaltungssoftware?

Hier erfahren Sie wie die CANDIS Buchhaltungssoftware konkret aussieht und aus welchem Grund sie sich von allen anderen Lösungen am Markt unterscheidet.

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Ein Blick über den Tellerrand.

Infografik: Cloud Buchhaltung in Deutschland

In dieser Infografik bieten wir Ihnen eine Übersicht über die gängigsten Lösungen zu Cloud Buchhaltungssoftware in Deutschland.

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Warum bauen wir Buchhaltungssoftware?

  • Die Automatisierung unseres Lebens nimmt immer mehr zu - jeden Tag ein bisschen mehr. Tesla baut selbstfahrende Autos, Volocopter selbstfliegende Taxis - das sind nur wenige Beispiele für den technischen Fortschritt.
  • Wenn man sich moderne Unternehmen anschaut, dann fällt auf, dass etliche Betriebsprozesse schon automatisiert sind. Es gibt Software zur automatisierten Vertriebssteuerung, Software im Bereich Kundensupport zur automatischen Beantwortung von Kundenfragen oder Software im Bereich Software Testing. Die Beispiele sind folglich zahllos.

  • SaaS Software Hubspot Intercom CircleCi

Softwarebeispiele zur Automatisierung von Geschäftsprozessen


  • In einer Abteilung sind Unternehmensprozesse von kleinen und mittelständischen Betrieben jedoch kaum automatisiert: In Finanzabteilungen. Zwar nutzen viele Unternehmen gängige Buchhaltungssoftware, dennoch sind immer noch unzählige manuelle Prozess-Schritte nötig. So müssen zum Beispiel Rechnungen zusammengestellt und Rechnungsdaten in Buchhaltungssoftware eingetragen werden. Zudem ist es nötig, die fehlenden Belege von Kollegen anzufordern, um Rechnungen formal, inhaltlich und zur Zahlung freizugeben.
  • typischer Arbeitsplatz in einer Finanzabteilung
  • Moderne Buchhaltungssoftware? Typischer Arbeitsplatz in einer Finanzabteilung.

CANDIS - Eine einzigartige Buchhaltungssoftware

CANDIS nutzt Künstliche Intelligenz, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Erst der hohe technische Entwicklungssprung der letzten Jahren ermöglichte eine Buchhaltungssoftware wie CANDIS.

Wenn man sich die aktuellen Prozesse in der Buchhaltung ansieht, dann fällt auf, dass viele Prozesse manuell und zeitaufwendig ablaufen:

buchhaltungsprozess mit traditioneller buchhaltungssoftware

Zusammenstellung von Buchhaltungsunterlagen

  • Zu allererst müssen alle Buchhaltungsunterlagen zusammengestellt werden. Das stellt einen erheblichen manuellen Aufwand dar. Denn die Rechnungen werden in Papierform ins Büro geschickt, werden online in Accounts wie Google AdWords gespeichert oder aber treffen in die E-Mail-Fächer einzelner Mitarbeiter ein. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter Auslagen produzieren und dabei vergessen können, Belege einzureichen. Vollständige Rechnungen zu bekommen ist also ein enormer Zeitaufwand, der mit herkömmlicher Buchhaltungssoftware nicht zu bewältigen ist

  • Archivierung

  • Im Anschluss müssen die Daten nach Buchungsperioden sortiert werden. Das heißt, dass zum Beispiel Facebook-Rechnungen aus Juli auch dem Monat Juli zugeordnet werden müssen. Für gewöhnlich erfolgt dies, trotz Buchhaltungssoftware, durch eine manuelle Ablage und Archivierung in einer angemessenen Ordnerstruktur.

  • Kontenabgleich

    Das größte Problem beim Kontenabgleich sind wohl unzählige Transaktionen auf Bank-, Kreditkarten- und PayPal-Konten, denen entsprechende Rechnungen und Belege zugeordnet werden müssen. Diese Aufgabe ist sehr manuell. Es gibt Buchhaltungssoftware, die versucht, diesen Vorgang zumindest teilweise zu automatisieren, allerdings gelingt ihr das nur in 10% - 20% aller Fälle. So sieht das Regelfall-Szenario folgendermaßen aus: Eine Person sitzt in einem Büro und hat sowohl einen Stapel Kontoauszüge als auch einen Stapel Belege vor sich. Durch händisches Abhaken wird sichergestellt, dass zu jeder Transaktion auch eine Rechnung vorliegt. Nicht vorhandene Belege müssen dann unter hohem Aufwand von Mitarbeitern angefordert werden.Eingangsrechnungen, zu denen noch keine Transaktion vorliegt, werden dann in Zahlungslisten eingetragen.

  • Zahlung

  • Ein sicherlich nicht unbekannter Arbeitsschritt aus einer Buchhaltungssoftware: Unbezahlte Rechnungen müssen an ein Online-Banking übergeben werden. Dabei werden sämtliche zahlungsrelevante Daten wie IBAN, Rechnungsnummern und Zahlungsempfänger im Einzelnen abgetippt. Bei einem größeren Rechnungsvolumen werden häufig Excel-Tabellen mit den Rechnungsdaten gepflegt, aus denen Zahlungsdateien generiert werden. Selbst bei einer Buchhaltungssoftware, aus der direkt bezahlt werden kann, müssen Rechnungsdaten meist immer noch abgetippt werden. Der manuelle Aufwand ist also enorm hoch.

  • Datentransfer

  • Am Ende einer Buchungsperiode müssen sämtliche Buchhaltungsdaten an die Steuerkanzlei übertragen werden. Dies geschieht entweder traditionell über einen Pendelordner oder etwas fortschrittlicher via Dropbox, Google Drive oder einem anderen vergleichbaren Ordnersystem.

  • Verbuchung

  • Alle zusammengetragenen Unterlagen müssen von der Steuerkanzlei noch einmal manuell verbucht werden. Der Steuerberater hat daraufhin normalerweise viele Rückfragen, insbesondere zu fehlenden Belegen oder zu einzelnen Transaktionen.

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So reduziert die CANDIS Buchhaltungssoftware Ihren Aufwand

Das Ziel von CANDIS ist es, durch intelligente Buchhaltungssoftware diese manuellen Prozessschritte zu automatisieren und deutlich effizienter zu gestalten:

buchhaltungsprozess mit automatisierter buchhaltungssoftware

Schritt 1: Verknüpfen von Datenquellen

Auf der einen Seite verknüpfen Sie Ihr Paypal-Konto, Ihre Kreditkarten und Bankkonten, um Transaktionsdaten zu prozessieren. Zudem erhalten Sie eine E-Mail-Adresse, auf die Sie Ihre Belege weiterleiten können. Diese können Sie auch Ihren Lieferanten geben und in Online-Accounts hinterlegen. Betreiben Sie beispielsweise Online-Marketing und nutzen Google-Anzeigen? Dann hinterlegen Sie in Ihrem Account einfach die entsprechende E-Mail-Adresse! So werden alle Rechnungen, die auf diese E-Mail-Adresse eingehen, direkt in die CANDIS Buchhaltungssoftware importiert.

Kreditkarten in CANDIS verknuepfen

Schritt 2: Alle Daten an einem Ort durch die intelligente Inbox

Durch die intelligente Inbox landen alle Transaktionen, Rechnungen und Belege von allen Accounts in CANDIS. Die Buchhaltungssoftware erkennt dann, welche Transaktionen einen Beleg erfordern und welche nicht (z. B. Gebühren, Nebenkosten des Geldverkehrs).
Auf diese Weise gibt es einen Ort, an dem alle Buchhaltungsdaten zusammenlaufen.

Posteingang in der CANDIS Buchhaltungssoftware

Schritt 3: Automatisches Filtern und Verarbeiten der Daten

CANDIS filtert sämtliche Daten von Belegen wie beispielsweise das Rechnungsdatum, die Belegnummer, Skonto-Beträge, IBAN. Daten, die nicht erkannt werden, arbeitet ein Service-Center punktuell nach. Ihr Vorteil: Das Abtippen von Daten gehört der Vergangenheit an.

beispiel fuer intelligente datenextraktion

Schritt 4: Automatische Zuordnung von Transaktionen und Belegen

Durch die hohen Extraktionsraten ordnet CANDIS Rechnungen und entsprechende Transaktionen zu 98% zu. Das bringt für Sie einen weiteren Vorteil: Sie selbst müssen nie wieder manuell Rechnungen zu Transaktionen zuordnen. Das alles erledigt die Buchhaltungssoftware für Sie.

beispiel rechnungsuebersicht

Schritt 5: Automatische Erstellung von Zahlungslisten

CANDIS erstellt Ihnen To-Do Listen mit Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen. Diese können Sie dann ganz einfach sortieren und mit einem Klick begleichen (wichtig: ohne auch nur einen Datenpunkt abtippen zu müssen).

liste mit verbindlichkeiten

Schritt 6: Hinweis auf fehlende Belege

Zudem werden von der CANDIS - Buchhaltungssoftware To-Do Listen mit Transaktionen erstellt, zu denen noch Belege bzw. Rechnungen fehlen. Diese können Sie dann von Team-Mitgliedern anfordern und zuordnen.

Buchhaltungssoftware Sicht auf durchlaufende Posten

Schritt 7: Vorkontierung und Übergabe an die Steuerkanzlei

CANDIS kontiert für Sie Rechnungen und Transaktionen vor. Auf diese Weise können Sie die Daten mit nur wenigen Klicks an Ihren Steuerberater übertragen.

Buchungsinterface in der Buchhaltungssoftware

Unsere Buchhaltungssoftware wird ständig weiterentwickelt

Mit der Buchhaltungssoftware CANDIS reduzieren Sie den (zeitlichen) Aufwand in Ihrer Buchhaltung. Sprechen Sie mit uns! Wir zeigen Ihnen, an welcher Stelle CANDIS Ihnen Arbeit erspart.

Unser Produkt wird ständig um innovative Funktionen erweitert, die Ihnen die Arbeit immer mehr erleichtern.

Screenshot CANDIS Produkttour

Sehen Sie die CANDIS Buchhaltungssoftware in Aktion!

candis kundenberaterin sarahUnsere CANDIS Expertin Sarah Houben erklärt Ihnen hier in einem Video, wie CANDIS Schritt für Schritt funktioniert. Eine Buchhaltungssoftware, die Sie begeistern wird!

Testen Sie CANDIS

 

Blick über den Tellerrand:

Cloud Buchhaltungssoftware in Deutschland

Cloudbasierte Software ist auf dem Vormarsch. Diese Entwicklung macht auch vor Buchhaltungssoftware nicht halt. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorzüge der Cloud, um Ihre Buchhaltung schneller, effizienter, sicherer und kostengünstiger zu erledigen. Wir haben in dieser Übersicht die Argumente für eine cloudbasierte Buchhaltung zusammengetragen. Außerdem zeigen wir in einer Infografik, welche Buchhaltungssoftware welchen Buchhaltungsbereich abdeckt.

Warum cloudbasierte Buchhaltungssoftware?

Cloud-Software wird von Jahr zu Jahr immer beliebter. Der Trend der letzten Jahre spricht klar für die Vorteile der Cloud. Sowohl im privaten als auch öffentlichen Sektor nutzen mittlerweile zwei Drittel aller deutschen Unternehmen Cloud-Dienste bzw. plant deren Einsatz (siehe Abbildung).

nutzung von software in der cloud bitkom

(Abbildung – Zwei von drei Unternehmen nutzen Cloud-Dienste, Quelle:bitkom)

Die drei größten Vorteile von Cloud Buchhaltungssoftware sind der flexible Datenzugriff, die geringen Kosten und die höhere Datensicherheit:

Flexibler Datenzugriff

Cloud-Software bietet dank der Datenspeicherung auf externen Servern die Möglichkeit von überall und zu jederzeit auf die eigenen Daten zuzugreifen. Alles was es dazu braucht, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät. So haben z. B. Geschäftsführer immer einen Echtzeit-Überblick über die Finanzlage ihres Unternehmen. So können sie sich schnell einen Überblick über Geschäftsvorfälle verschaffen. Und das, ohne dafür an die “Inhouse” Server gefesselt zu sein. Zudem können mehrere Benutzer von unterschiedlichen Standorten gemeinsam an Aufgaben arbeiten, was die Effizienz deutlich erhöht. So auch mit der CANDIS Buchhaltungssoftware.

Geringe Kosten

Es gibt keine großen Setup-Kosten oder andere Vorauszahlungen, da die meisten Cloud-Anwendungen in einem monatlichen Abonnement abgerechnet werden. Kosten für die Instandhaltung, Installation von Upgrades oder die Systemadministration fallen weg. Denn all das wird von den Anbietern verwaltet. Hinzu kommt, dass die Kosten im jeweiligen Abonnement inbegriffen sind.

Höhere Datensicherheit

Cloud-Lösungen bieten dank ihrer komplexen Verschlüsselungsalgorithmen eine höhere Datensicherheit als Inhouse-Lösungen. Gepaart mit komplexen Passwörtern Ihrerseits und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sind Ihre Daten vor externen Zugriffen bestmöglich geschützt. Die Sicherheitslevel von Cloud-Solutions sind sehr kostspielig. Außerdem übersteigen sie normalerweise das Sicherheitslevel, das kleine Unternehmen selbst “Inhouse” bieten können. Zudem sind Daten in der Cloud vor externen Einflüssen, wie nach einem Computerdiebstahl, Bränden o.ä geschützt.

Tipps zur Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware

Tipp 1

Definieren Sie Ihre genauen Probleme und Ziele

Bei dem überwältigenden Angebot an Buchhaltungssoftware ist es schwierig das richtige Angebot zu finden. Daher müssen Sie die genauen Probleme Ihrer Buchhaltung kennen. Verwenden Sie viel Zeit auf die manuelle Zuordnung von Belegen und Transaktionen, dann benötigen Sie eine Buchhaltungssoftware, die genau dieses Problem löst. Überlegen Sie sich zudem genau, welches Setup Sie haben: Arbeitet Ihr Steuerberater mit DATEV und möchte Belegdaten in seine DATEV Systeme übernehmen? Dann sollten Sie zu einer Software greifen, die entsprechende Schnittstellen wie die DATEV XML online Schnittstelle unterstützt. Mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware ist das kein Problem.

Tipp 2

Konzentrieren Sie sich auf Kernfunktionen

Der Trend geht hin zu spezialisierten Lösungen, die konkrete Probleme lösen. Beim Kauf von “All-in-one-Tools” oder komplexer Software mit vielen ausgefallenen (sehr teuren) Funktionen gilt es, sich das genau zu überlegen . Solche Lösungen können schnell dazu führen, dass die Endnutzer vom Funktionsumfang verwirrt sind und die Anschaffung mehr Probleme aufwirft, als sie löst.

Suchen Sie also eine Software, die Ihr spezifisches Problem löst (z. B. bei Buchhaltungssoftware: Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung) und testen Sie diese aus. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase oder Geld-zurück-Garantie. So können Sie nach einem Test entscheiden, ob die Software Ihr spezifisches Problem löst oder nicht.

Tipp 3

Setzen Sie auf automatisierte Lösungen

Automatisierung ist das Schlagwort der Zukunft. Achten Sie bei der Auswahl auf Software, bei der z. B. die Belegerfassung automatisiert läuft. So müssen Sie keine Daten mehr abtippen. Lassen Sie wiederkehrende Tätigkeiten durch die Software erledigen und überprüfen Sie am Ende die Ergebnisse. Durch Buchhaltungssoftware und der damit gegebenen Prozessautomatisierung sparen Sie deutlich Zeit ein, die Sie auf wertbringende Aufgaben verwenden können.

Tipp 4

Halten Sie die Kosten-Nutzen-Relation im Auge

Softwarekosten sind in den meisten Unternehmen marginal. Bedenken Sie bei der Auswahl von Software immer, welchen Aufwand Sie durch den Einsatz sparen. Entfallen in Ihrem Unternehmen z. B. 40 Stunden im Monat auf den Abgleich von Belegen mit dem Bankkonto und eine Software übernimmt diese Aufgabe für Sie, haben Sie ein ungefähres Größenverhältnis im Kopf, was eine Software, insbesondere eine Buchhaltungssoftware, kosten darf.

Tipp 5

Achten Sie auf Datensicherheit

So offensichtlich der letzte Punkt ist, so wichtig ist er auch: Die Datensicherheit. Täglich werden mehrere Trillionen Byte an Daten online gespeichert. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware auf sichere Rechenzentren. So schützen Sie sich vor Datenverlusten oder Diebstahl.

Infografik Buchhaltungssoftware

In dieser ultimativen Infografik finden Sie alle relevanten Cloud-Lösungen für die Buchhaltung. Diese sind in die Bereiche Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen, Dokumentenmanagement, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Rechnungsprogramm und Lagerbuchhaltung unterteilt. Sollte ein Programm mehrere Bereiche abdecken, wird dieses in den einzelnen Bereichen aufgeführt.

Testen Sie CANDIS!