So funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung

Nahezu jedes Unternehmen muss täglich neue Rechnungen verarbeiten, prüfen, sortieren, vorkontieren und ablegen. Dieser Vorgang nimmt nicht nur Zeit, sondern auch Personalressourcen in Anspruch, ist fehleranfällig und dauert verhältnismäßig lang.

Eine zeitgemäße Alternative zu diesem Vorgang ist die automatisierte und

digitale Rechnungsverarbeitung

. Was genau das ist und welche Funktionen eine entsprechende Software haben sollte, erfährst du in diesem Artikel.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet den automatischen Import, die Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen und

Eingangsrechnungen

sowie die

Rechnungsfreigabe

und den Export der Daten für die finale Verbuchung.

Viele Schritte, die das Buchhaltungspersonal sonst manuell erledigt, werden von einer ausgefeilten Software automatisch abgehakt. Dadurch sparen Unternehmen Personalkosten. Außerdem liegen Rechnungen oft in verschiedenen Dateiformaten vor, die eine Software von selbst erkennt und bei Bedarf umwandeln kann. Das wird besonders ab 2025 relevant. Ab diesem Zeitpunkt sind nämlich alle Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hält einige Vorteile für Unternehmen und Buchhaltungspersonal parat.

Zeit und Kosten sparen

Durch den Einsatz einer Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung lässt sich vor allem wertvolle Zeit einsparen. Dadurch, Belege und Rechnungen automatisch eingelesen, geprüft, eingeordnet und vorkontiert werden können, fallen weniger manuelle Arbeitsschritte an. Auch weitere Schritte, wie die

Rechnungsprüfung

und Freigabe, werden durch automatisierte Workflows erheblich beschleunigt. Auch die Betriebskosten können durch Automatisierungen deutlich gesenkt werden, indem der Bedarf an Papier, Druck und physischer Dokumentenlagerung eliminiert wird.

Reibungslose Abläufe

Reibungslose Abläufe und kurze Wege sind ein weiterer Vorteil der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Für Eingangsrechnungen erfolgt nach automatischer Rechnungsprüfung die Freigabe und die fristgerechte Überweisung. Es fallen also weniger Gebühren an, etwa durch Mahnungen, und die Geschäftsbeziehungen werden durch Zuverlässigkeit gestärkt, außerdem werden alle Skontofristen im Blick behalten.

Geringere Fehleranfälligkeit und höhere Produktivität

Wir alle wissen, dass Fehler menschlich sind. Aber gerade in Unternehmen können Fehler erhebliche Konsequenzen haben. Eine ausgefeilte

Rechnungsfreigabe-Software

ist sehr viel weniger fehleranfällig als händisch abgetippte Daten.

Mitarbeiter:innen können sich stattdessen Aufgaben zuwenden, die nicht automatisierbar sind. So entsteht eine höhere Produktivität.

Compliance

Ein solches Rechnungsmanagementsystem ermöglicht es Mitarbeiter:innen und Steuerberater:innen von außen, alle Vorgänge transparent nachzuvollziehen. Außerdem können Belege einfach per Stichwort gesucht werden.

Tatsächlich gibt es einige Aufgaben, die sich per Software automatisieren lassen. Im Optimalfall bietet also eine digitale Lösung folgende Funktionen:

E-Mail Import

Digitalisiere deinen

Rechnungseingang

! Wenn Lieferanten beginnen, Eingangsrechnungen per Mail zu schicken, ist das der erste Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Die meisten Rechnungen finden ihren Weg per Mail in die Buchhaltung, weshalb in der Software unbedingt eine Importfunktion integriert sein sollte.

Durch eine Import-Mailadresse (zum Beispiel invoices@unternehmenx.de) entsteht ein zentraler Rechnungseingang, an die sowohl vertraute Geschäftspartner:innen als auch fremde Absender:innen ihre Rechnungen senden. Der gesamte Vorgang läuft dann ohne Mitarbeiter:innen ab.

In manchen Fällen ist es wichtig, E-Mails zu archivieren. Grundsätzlich dürfen Unternehmen jede E-Mail archivieren, aber E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs erfüllen, fallen unter die

gesetzliche Aufbewahrungspflicht

. Auch diese Pflicht kann eine passende Software erfüllen. Mehr zum Thema

GoBD-konforme Archivierung

kannst du hier nachlesen.

Scan-Anbindung

Rechnungen, die Geschäftspartner:innen postalisch in Papierform an das Unternehmen senden, muss die Software zugunsten von Vollständigkeit erfassen.

Dabei hilft eine Scan-Anbindung mit der Funktion Scan-To-Mail oder die Möglichkeit, einen direkten Upload vom Scanner aus vornehmen zu können.

OCR-Erkennung

Mithilfe der

OCR-Technologie

lassen sich Rechnungen automatisch erfassen und semantische Textanalysen durchführen. Durch die semantische Textanalyse erkennt die Software, ob es sich bei einer Nummer auf dem Beleg um die Kundennummer, die Auftragsnummer oder die Rechnungsnummer handelt. Das verkürzt Prozesse und sorgt für Klarheit.

Künstliche Intelligenz

KI-gestützte Technologien im Rechnungsmanagement sind seit einiger Zeit schon keine Neuerung mehr, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben zu bewältigen. Wo die OCR-Erkennung aufhört, kann KI sämtliche Dokumente vorlagenfrei auslesen und die Dateneingabe vollständig automatisieren.

Erfassung und Export von Zahlungsdaten

Sowohl IBAN als auch Zahlungsziel, Skonto und weitere Zahlungsdaten sollte das Tool erfassen und exportieren können. Dadurch stehen fehlerfreie Daten zur Verfügung, die Mitarbeiter:innen auch in anderen Systemen verwenden können.

Vorkontierung und freigebende Personen

Eine ausgefeilte Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte sowohl einen Steuerschlüssel als auch ein Sachkonto vorschlagen. Bei wiederkehrenden Rechnungen sollten Kostenstellen und freigebende Personen automatisch erkannt und zugewiesen werden.

GoBD-konforme Prozessdokumentation und Cloud-Archivierung

Die digitale Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte aufzeichnen, welche Schritte von welchen Personen vorgenommen wurden. Im Idealfall können diese Angaben gemeinsam mit dem Beleg exportiert werden.

Damit die Speicherung in einer Software GoBD-konform ist, müssen die Belege nach dem Export unveränderbar festgeschrieben sein. Außerdem sollte ein Archiv für 10 Jahre in der digitalen Lösung angelegt sein, und es sollte eine Strategie existieren, falls die Software irgendwann nicht mehr genutzt wird, wie zum Beispiel Cloud-Archivierung.

Jeder Beleg mit individueller ID

Sowohl für die progressive als auch für die retrograde Prüfung benötigt jeder Beleg eine individuelle ID. Der Beleg muss innerhalb des Unternehmens von Kontobuchung bis Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Bilanzposten einfach identifizierbar sein. Das gilt vor allem für Belege in Vorsystemen.

Indizierung mit fortlaufender Nummerierung

Natürlich werden in der Buchhaltung auch Belege gelöscht. Dennoch muss nachvollziehbar sein, wer die Löschung aus welchen Gründen vorgenommen hat. Das Datum der Löschung muss klar dokumentiert werden. Alles andere wird gegen die GoBD verstoßen, da dann Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht mehr gegeben sind.

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe kann nur teilweise automatisiert werden. Gerade Rechnungen von wiederkehrenden Lieferanten sollte die Software von automatisch erkennen und freigeben können.

Entdecke die

Rechnungsfreigabe von Candis

!

Export mit direkter Anbindung an Buchhaltungssystem

Durch eine direkte Anbindung an das Buchhaltungssystem kann man Doppelerfassungen vermieden. Die direkte Anbindung hat einen weiteren Vorteil: Es ist kein ständiger Import/Export notwendig, der der zusätzlich dokumentiert werden muss.

Falls das Buchhaltungssystem keine digitalen Belege akzeptiert, lässt sich ein Belegbild exportieren. Alternativ lässt sich ein Link setzen, der den Beleg im Vorsystem mit dem Buchhaltungssystem verbindet.

Hier findest du alle

Schnittstellen und Exportmöglichkeiten von Candis

.

Beim Kauf einer Software mit automatisierter Rechnungsverarbeitung sind mehrere Dinge zu beachten.

Natürlich sind die Bedürfnisse und Strukturen in Unternehmen unterschiedlich. Deswegen lohnt es sich, vor dem Kauf einer Software eine Liste zu erstellen, welche Funktionen unbedingt vorhanden sein müssen und welche Funktionen zusätzlich Mehrwert bieten würden.

Zudem sollte die Medienkompetenz ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen und entsprechend eine Software wählen, die sich intuitiv bedienen lässt.

Typisches Problem: Häufig gibt es in Unternehmen zu viele Entscheidungsträger:innen mit unterschiedlichen Ansprüchen, die beim Kauf vor allem das Budget vor Augen haben und wenig auf die Bedienbarkeit der Software achten. Dann ist zwar die Software preislich im Rahmen, unter Umständen aber von der Buchhaltung nicht gut nutzbar.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen dabei, höhere Transparenz herzustellen sowie Kosten, Personalkosten und Platz zu sparen. Auf der Suche nach einem passenden Tool sollte man mehrere Softwares und ihre Funktionen vergleichen, damit sich möglichst viele Aufgaben sinnvoll automatisieren lassen. ‍