Betriebsprüfung durch das Finanzamt? So bist du optimal vorbereitet!

Da ist es - das B-Wort. Betriebsprüfung. Von vielen gefürchtet, aber im Grunde eine Routine, vor der niemand Angst haben muss - wenn die Vorbereitung stimmt. Candis erklärt, was bei einer Betriebsprüfung passiert, wie oft und von wem sie durchgeführt wird und wie sie sich durch die Digitalisierungswelle verändert.

Die Betriebsprüfung - auch Außenprüfung genannt - kann jede:n Steuerpflichtige:n ereilen. Dabei überprüft das Finanzamt steuerlich relevante Daten und die ordnungsgemäße Buchhaltung eines Unternehmens oder einer Person. Die Betriebsprüfung wird vom Finanzamt bzw. einer zuständigen Prüfstelle durchgeführt und kann sich auf verschiedene Faktoren beziehen, wie etwa Steuerarten, Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder auch Teilbereiche eines Unternehmens. Ein Teilbereich kann zum Beispiel die Umsatzsteuer oder die Lohnsteuer sein.

Die Betriebsprüfung betrifft Geschäftsräume, die Konformität von digitalen Speichermedien, bisweilen auch Server des:der Steuerpflichtigen und findet in der Regel während der Geschäftszeiten statt. Für die Prüfung müssen auch Softwares und Tools freigegeben werden, damit ein lückenloses und nachvollziehbares Bild der Buchhaltung und Steuern entstehen kann.

Bei der Betriebsprüfung soll festgestellt werden, ob ein:e Steuerpflichtige:r die vorgeschriebenen Steuern ordnungsgemäß entrichtet. Für diese Prüfung, die ein starker Eingriff in die Rechte einer Person bzw. eines Unternehmens darstellt, gibt es besondere Vorschriften und Voraussetzungen.

Alle wichtigen Angaben und Regelungen zur Betriebsprüfung finden sich in §§ 193-207 Abgabenordnung (AO). Gemäß § 193 AO ist eine Betriebsprüfung einer steuerpflichtigen Person und/oder eines Unternehmens im gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb oder bei Personen, die freiberuflich tätig sind, zulässig, sprich:

• Freiberufler:innen/Kleinunternehmen

• Unternehmergesellschaften (UGs)

• Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)

• Aktiengesellschaften (AGs)

• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Übrigens können auch Privatpersonen bei einer Prüfung unter die Lupe genommen werden. Dafür müssen jedoch in einem Jahr mindestens 500.000 Euro aus nichtselbstständiger Arbeit eingegangen sein.

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Was wird geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung können verschiedene Bereiche unter die Lupe genommen werden. Zum einen kann eine allumfassende Kontrolle zu allen Steuerarten vorgenommen werden. Zum anderen kann eine Sonderprüfung stattfinden, die zum Beispiel die Umsatzsteuer, die Lohnsteuer oder die Liquidität des Unternehmens betrifft.

Wenn eine Betriebsprüfung angesetzt wird, will das Finanzamt in der Regel …

• Inventuren

• Aufzeichnungen

• Handelsbücher

• Kassenbücher

• Jahresabschlüsse

• Verfahrensdokumentationen

• Konten

• Verträge

• Beschlüsse

• Buchungsbelege

• Interne Kontrollsysteme

• Reisekostenabrechnungen

• Spendenbelege

• Fahrtenbücher

• Gutachten

… und alles weitere sehen, was für die Steuer relevant ist.

Wie wird bei der Betriebsprüfung entschieden, was geprüft werden soll

Was und wann geprüft wird, erfahren Unternehmen oder freiberuflich tätige Personen schriftlich. In einer sogenannten Prüfungsanordnung legt das Finanzamt alle relevanten Aspekte, wie z. B. den genauen Umfang, fest.
Die sachlichen Grenzen der Betriebsprüfung stehen somit von vorneherein fest und dürfen vom Finanzamt nicht überschritten werden. Die Prüfungsanordnung beinhaltet:

• Name und Anschrift des:der Steuerpflichtigen

• Umfang der Prüfung

• Form der Prüfung

• Besteuerungszeitraum

Damit die Prüfungsanordnung gültig ist, muss sie dem:der Steuerpflichtigen vor der Prüfung zugestellt werden.. Die Ergebnisse der Betriebsprüfung werden im Anschluss in einem Prüfungsbericht festgehalten.

Übrigens können auch unangekündigte Prüfungen durchgeführt werden. Eine sogenannte Nachschau betrifft zum Beispiel die aktuelle Situation in einem Unternehmen und dabei können Lohnsteuer, Umsatzsteuer oder die Kasse unter die Lupe genommen werden. Unangekündigt kommen aber auch Steuerfahnder:innen.

Wie oft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung vorbeischaut, hängt davon ab, wie groß das Unternehmen ist, wie viel im Umsatz im Jahr gemacht und wie viel Gewinn erwirtschaftet wird. Kleinstbetriebe, deren Umsatz 145.000 Euro pro Jahr nicht übersteigt und deren Gewinn unter 30.000 Euro liegt, müssen im Durchschnitt nur alle 53 Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Großbetriebe mit einem Umsatz von 7,3 Millionen an aufwärts und mehr als 280.000 Euro Gewinn pro Jahr müssen sich im Durchschnitt jedes Jahr durchleuchten lassen.

In den letzten Jahren hat sich durch die fortschreitende Digitalisierung einiges geändert. Auch Betriebsprüfungen können nun digital durchgeführt werden. Das bedeutet also, dass dem Finanzamt die relevanten Unterlagen elektronisch/digital zur Verfügung gestellt werden. Die gesetzliche Basis hierfür bilden die GoBD.

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, sowie GoBD-konforme Software und Prozesse sind hier das A und O. Besonders auf die Erfüllung verschiedener Compliance-Vorschriften, achtet das Finanzamt immer mehr. Für viele Unternehmen ist diese Entwicklung neu. Wenn Mängel in der Buchhaltung entdeckt werden, z. B. aufgrund fehlender GoBD-Konformität, kann es zu einer Hinzuschäztung kommen.

Mehr Infos zum Thema digitale Betriebsprüfung findet ihr in unserer Podcast Episode.

Betriebsprüfungen können zwar nicht vermieden werden, aber mit ein paar Grundsätzen kann man sich optimal auf den Fall der Fälle vorbereiten.

• Sämtliche Belege ordnungsgemäß verbuchen und GoBD-konform archivieren

• Geschäftsbücher sorgfältig führen

• Fristen und Termine einhalten, bzw. das Finanzamt rechtzeitig informieren, wenn sie nicht eingehalten werden können

• Steuerschulden fristgerecht begleichen

• Jahresabschlüsse gemeinsam mit Steuerberatung prüfen

• Prozesse nachvollziehbar und transparent dokumentieren

Denn: Wenn die Steuererklärung unlogisch wirkt, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung fehlerhaft ist oder die Besitzverhältnisse innerhalb eines Betriebes unübersichtlich sind, kann das Finanzamt aufmerksam werden. Grundsätzlich müssen auch alle Systeme, die steuerliche Aufzeichnungen anfertigen, GoBD-konform sein. Fallen Mängel auf, kann, wie weiter oben bereits erwähnt, zum Gewinn hinzugeschätzt werden. Darauf müssen dann Ertrags- und Umsatzsteuer nachgezahlt werden.

Was kann man außerdem tun? Compliance-Synergien zu Nutze machen! Klar, teilweise sind die vielen Vorschriften, die es einzuhalten gilt, lästig. Tatsächlich aber bieten sie die wertvolle Chance, Prozesse ganzheitlich zu optimieren und beim technologischen Fortschritt am Ball zu bleiben. Compliance Vorgaben umzusetzen hat also vielfältige positive Auswirkungen - vor allem natürlich ist man im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Von einer ordnungsgemäßen Buchhaltung kann man nur profitieren - und sei es im Rahmen einer Betriebsprüfung. Doch zu einem solchen Check durch das Finanzamt muss es gar nicht erst kommen, wenn keine steuerlichen Auffälligkeiten vorhanden sind. Im Durchschnitt werden Kleinstunternehmen nur alle 53 Jahre geprüft, Großunternehmen hingegen fast jedes Jahr.
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Digitale Lösungen helfen dabei, die Buchhaltung so konform und übersichtlich wie möglich zu halten. Im Rahmen der Digitalisierung verändert sich auch der Ablauf der Betriebsführung. Es gilt, immer auf GoBD-Konformität zu achten.