Das Wichtigste zum Bewirtungsbeleg in Kürze
Mit Bewirtungsbelegen können Geschäftsessen als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.
Er dokumentiert alle Informationen des Geschäftsessens, wie die Bewirtungskosten, die Teilnehmerzahl und den Anlass.
Bewirtungsbelege müssen vom jeweiligen Restaurant ausgestellt werden und bestimmte Pflichtangaben enthalten, um steuerlich absetzbar zu sein.
Soweit sie nicht über eine Firmenkreditkarte wie die von Candis verfügen, müssen Mitarbeitende bei Geschäftsessen in Vorleistung gehen und sich die Auslagen später erstatten lassen.
Gemeinsames Essen bindet. Das gilt sowohl privat als auch in der Geschäftswelt. Um eine fruchtbare Geschäftsbeziehung zu fördern, lassen Unternehmen ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen gern kulinarisch bewirten und übernehmen die Kosten.
Diese Investition lohnt sich und kann zudem von der Steuer abgesetzt werden. Dafür müssen Unternehmen in vielen Ländern, einschließlich Deutschland, einen Bewirtungsbeleg vorlegen.
Wir verraten, was ein Bewirtungsbeleg ist, welche Informationen er enthalten muss und wie man ihn korrekt ausfüllt.
Wenn du gleich loslegen willst, findest du dir eine kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Herunterladen.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist eine spezielle Art von Quittung, die Ausgaben für geschäftliche Bewirtungen nachweist. Sie wird vom Restaurant speziell ausgestellt und dient dazu, die Kosten einer Bewirtung steuerlich geltend zu machen, zum Beispiel bei einem Geschäftsessen mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen.
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können die für die Bewirtung angefallene Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs zurückerhalten.
Ein Bewirtungsbeleg (auf Englisch Entertainment Receipt ) dokumentiert alle relevanten Informationen des Essens, wie die Anzahl der Teilnehmer:innen, den Anlass und sämtliche Bewirtungskosten und muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.
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Achtung, ein Kassenbeleg ist kein Bewirtungsbeleg!
Ein einfacher Kassenbeleg allein reicht nicht aus, um als Bewirtungsbeleg anerkannt zu werden. Für den Vorsteuerabzug und die steuerliche Anerkennung muss ein detaillierter Bewirtungsbeleg separat vom Restaurant erstellt werden, der zusätzlich Informationen wie den Anlass der Bewirtung, die Namen der Teilnehmer:innen und eine Aufschlüsselung der Kosten enthält. Nur mit diesen Angaben erfüllt der Beleg die Anforderungen des Finanzamts. Frage beim Bezahlen von Geschäftsessen also unbedingt immer nach einem Bewirtungsbeleg!
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Bewirtungsbeleg ausfüllen: Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein
Damit ein Bewirtungsbeleg von den Finanzbehörden anerkannt wird, müssen bestimmte Angaben auf ihm vermerkt sein. Dazu gehören unter anderem:
Bewirtungsdatum
Ort der Bewirtung (Name und Anschrift des Restaurants)
Name und Unternehmen der Gastgebenden
Anzahl der bewirteten Personen
Name und Unternehmen der bewirteten Personen
Konkreter Anlass der Bewirtung
Höhe der Bewirtungskosten (inkl. Trinkgeld)
Unterschrift der bewirtenden Person
Falls du die Mehrwertsteuer geltend machen willst, benötigst du einen getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer.
Damit der Beleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss ein konkreter Anlass der Bewirtung angegeben werden. Hier reichen allgemeine Angaben, wie „Geschäftsbesprechung", „Besprechung” oder „Meeting” nicht aus. Stattdessen sollte der Anlass klar und präzise formuliert werden, um den geschäftlichen Zusammenhang zu verdeutlichen.
Bewirtungsbelege aus dem Ausland
Bewirtungsbelege aus dem Ausland müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten, wie in Deutschland, um steuerlich anerkannt zu werden. Falls einige Angaben aufgrund nationaler Gegebenheiten nicht verfügbar sind, kann das Finanzamt unter Umständen eine Ausnahme machen, wenn diese nachvollziehbar belegt wird.
Beispiele für Bewirtungsanlässe
„Kundengespräch zur Vertragsverlängerung mit [Name der Kund:innen]”
„Projektbesprechung für Q1-Planung”
„Akquisegespräch mit potenziellen Geschäftspartnern”
„Besprechung zur Finalisierung des Liefervertrags mit [Name des Geschäftspartners]”
„Strategieplanung für das Projekt [Projektname]”
„Kick-off-Meeting zur Zielsetzung für das Quartal”
„Feier des 5-jährigen Bestehens der Partnerschaft mit [Name des Partners].”
„Abstimmung über Jahresabschluss mit dem/der Steuerberater:in”
„Besprechung zu neuen gesetzlichen Anforderungen im Steuerrecht”
„Planung der nächsten Budgetierungsrunde”
„Meeting zur Einführung neuer Buchhaltungssoftware”
„Strategische Planung zur Optimierung der Rechnungsprüfung”
„Abschlussbesprechung nach Einführung eines digitalen Belegmanagementsystems”
„Austausch mit der Finanzabteilung zur Liquiditätsplanung”
Bewahre den Bewirtungsbeleg mindestens 10 Jahre auf, da er im Falle einer Steuerprüfung vorgelegt werden muss.
Wer muss den Bewirtungsbeleg ausfüllen?
Eigentlich ist es egal, welche Person den Bewirtungsbeleg ausfüllt. Wichtig ist allein, dass alle Angaben enthalten sind, der Beleg korrekt ausgefüllt ist und von der zahlenden Person eigenhändig unterschrieben wurde.
Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen oder er falsch ausgefüllt ist?
Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg können in vielen Fällen nachträglich ergänzt werden. Wurde der Beleg jedoch fehlerhaft oder unvollständig beim Finanzamt eingereicht, wird er in der Regel nicht akzeptiert und die Bewirtungskosten können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
So hoch dürfen die Kosten für ein Geschäftsessen sein
Generell gibt es für die Höhe der Kosten für die Bewirtung keine vorgeschriebene Obergrenze. Die Kosten sollten jedoch stets im Verhältnis zum Anlass und dem geschäftlichen Zweck stehen, da das Finanzamt die Angemessenheit prüft.
Steuerliche Absetzbarkeit:
Bei geschäftlichen Bewirtungen (zum Beispiel mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen) können 70 % der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden.
Bewirtungskosten, die ausschließlich der Motivation oder Belohnung von Mitarbeitenden dienen, können zu 100 % abgesetzt werden (zum Beispiel bei Betriebsfeiern).
Ausnahmen und Einschränkungen:
Bewirtungskosten über 60 Euro pro Person (zum Beispiel während einer Dienstreise) kann ein geldwerter Vorteil entstehen, der versteuert werden muss.
Bewirtungskosten über 110 Euro pro Person inkl. Umsatzsteuer (zum Beispiel bei einer Betriebsfeier). Kosten, die über diese Grenze hinausgehen, sind ebenfalls als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Ab der dritten Betriebsfeier im selben Jahr müssen die Kosten ebenfalls versteuert werden.
Für Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Hier können Angaben wie der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie die separate Ausweisung der Umsatzsteuer weggelassen werden.
Unangemessene Bewirtungskosten
Übermäßig hohe oder luxuriöse Ausgaben, zum Beispiel in Nachtclubs oder bei exklusiven Veranstaltungen ohne klaren Geschäftszweck gelten als unangemessen und werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
Effiziente Verwaltung von Bewirtungsbelegen
Bewirtungsbelege sind ein essenzielles Dokument für die Buchhaltung, insbesondere bei Geschäftsessen. Sie helfen Unternehmen dabei, steuerliche Vorteile zu nutzen, wenn sie korrekt ausgestellt und verwaltet werden. Allerdings entsteht häufig zusätzlicher Aufwand, wenn Mitarbeitende für Bewirtungskosten in Vorkasse treten und diese im Rahmen der Auslagenerstattung zurückfordern müssen.
Eine praktikable Alternative bieten Firmenkreditkarten, mit denen Mitarbeitende Bewirtungskosten direkt begleichen können. Diese Lösung vereinfacht den Prozess erheblich, da keine privaten Auslagen entstehen. Dennoch bleibt der Bewirtungsbeleg weiterhin erforderlich: Er muss ordnungsgemäß aufbewahrt und mit den notwendigen Angaben wie Anlass, Ort, Datum sowie den bewirtenden und bewirteten Personen ergänzt werden.
Besonders bei Geschäftsreisen fallen häufig Bewirtungen an, was die Sammlung und manuelle Erfassung dieser Belege in das Buchhaltungssystem zeitaufwendig und fehleranfällig macht. Dieser Prozess stellt nicht nur für Mitarbeitende eine Belastung dar, sondern führt auch in Finanzteams zu einem hohen administrativen Aufwand.
Die neue Lösung von Candis kommt bald
Schon bald bietet Candis eine innovative Lösung, um Bewirtungsbelege, Reisekosten, Rechnungen und Auslagen zentral und digital zu verwalten. Mit der Candis-App können Mitarbeitende Bewirtungsbelege einfach fotografieren und direkt hochladen. Alle relevanten Angaben wie Anlass, Ort, Datum, die teilnehmenden Personen sowie das Trinkgeld können direkt erfasst werden. Dies bringt zahlreiche Vorteile:
Kein Belegverlust: Papierbelege müssen nicht mehr aufbewahrt werden, da sie digital archiviert sind.
Zeitsparende Erfassung: Mitarbeitende können alle relevanten Daten direkt vor Ort eingeben und vergessen keine Details.
Mehr Transparenz für Finanzteams: Alle Belege und Informationen sind zentral und nachvollziehbar an einem Ort verfügbar.
Schnellere Erstattung: Die Buchhaltung kann Auslagen und Bewirtungskosten pünktlich verbuchen, wodurch Mitarbeitende schneller Rückerstattungen erhalten.
