Buchhaltung digitalisieren: 5 Tipps für den Umstieg

Die Digitalisierung hat längst alle Geschäftsbereiche erfasst – und die Buchhaltung bildet da keine Ausnahme. Der Übergang von manuellen Prozessen hin zu digitalen Lösungen bringt nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch mehr Transparenz, Genauigkeit und Flexibilität.

Durch den Einsatz von modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz und Automatisierungstools können zeitaufwändige Aufgaben wie die Belegverarbeitung, Rechnungsprüfung und Dateneingabe erheblich vereinfacht werden.

Ziel der digitalen Buchhaltung ist in erster Linie das Minimieren manueller, papierbasierter Prozesse. Denn eine papierlose Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich.

Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, dass alle Rechnungsdokumente in elektronischer Form erfasst, verwaltet und archiviert werden.

• Eingangsrechnungen treffen bereits in elektronischer Form, zum Beispiel als E-Rechnung in deinem Unternehmen ein.

• Rechnungen werden digital an die betreffenden Mitarbeiter:innen geleitet und freigegeben.

• Die Ablage und Archivierung erfolgt nicht mehr in Aktenordnern, sondern digital in einer sicheren Cloud.

• Der nächste Schritt ist die Automatisierung sämtlicher Buchhaltungsprozesse, zum Beispiel durch eine moderne Rechnungsmanagement-Software.

In vielen Unternehmen wird immer noch mit Unterschriftenmappen hantiert. Vom

papierlosen Büro

sind die meisten Unternehmen noch weit entfernt.

Das bedeutet, dass Signaturen zu Rechnungsfreigabe persönlich erbracht und Papiere händisch in die richtigen Zuständigkeiten überbracht werden müssen. Im schlimmsten Fall müssen Mitarbeitende in der Buchhaltung dann lange auf wichtige Belege und Unterschriften warten.

Das ist nicht nur aufwändig, fehleranfällig und teuer, sondern auch ärgerlich und unnötig, denn es gibt längst nutzerfreundlichere Alternativlösungen auf dem Markt.

In der Praxis scheitern die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung dennoch immer wieder, und zwar aus folgenden Gründen:

Mangelnde Flexibilität der Tools: Die Buchhaltung ist sehr kleinteilig und nicht alle digitalen Buchhaltungstools passen zu den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens. Wenn die Software nicht flexibel genug ist, um bestehende Prozesse zu unterstützen, entsteht Frustration und das Vertrauen in die Digitalisierung sinkt.

Widerstand im Unternehmen: Es ist nicht nur so, dass sich viele Menschen vor Veränderungen scheuen. Oft kommt der Widerstand gar nicht aus der Buchhaltung, sondern von den Fachabteilungen! Das liegt daran, dass viele Tools kompliziert sind und lange Onboardings benötigen.

Fehlende Integration mit bestehenden Systemen: Oftmals haben Unternehmen Schwierigkeiten, neue digitale Lösungen in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme zu integrieren. Dies führt zu Dateninkonsistenzen und erhöhtem Aufwand.

Unklare Verantwortlichkeiten: Wenn nicht klar ist, wer den digitalen Wandel steuern soll, bleibt die Digitalisierung der Buchhaltung oft in einem frühen Stadium stecken. Ohne Führung und klare Zuständigkeiten kommt der Prozess ins Stocken.

Wer schon lange in der Finanzbuchhaltung arbeitet, ist vermutlich Papierbelege und händisches Ausfüllen von Kontodaten und Buchungsnummern gewohnt. Doch der ganze Prozess kann auch digitalisiert werden.

Dafür müssen sich die zuständigen Angestellten zunächst einen Überblick verschaffen und sollten in enger Abstimmung mit einem oder einer Steuerberater:in neue Strukturen etablieren. Eine Testphase ist dann der Startpunkt für das Projekt Digitalisierung.

Tipp 1: zentraler Rechnungseingang

In den meisten Unternehmen treffen Rechnungen per Post bei den jeweiligen Abteilungen ein, die etwas bestellt haben. Jede Rechnung gibt es jedoch bereits auch als ein digitales Dokument.

Wenn Unternehmen also für Rechnungen ein zentrales Postfach eingerichtet und ihren Mitarbeiter:innen und Lieferanten kommuniziert haben, dass alle Rechnungen dort eintreffen müssen, wird viel Zeit gespart. Mails kommen sofort an, der Postweg benötigt mehrere Tage.

Die Buchhaltung zu digitalisieren geht nur mit einem zentralen

Rechnungseingang

! Der zentrale Rechnungseingang bedeutet, dass alle Rechnungen und Belege an einer Stelle digital eingehen. Viele Unternehmen nutzen hierfür eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse, wie rechnung@unternehmen.de, an die alle Rechnungen ausnahmslos geschickt werden. Die Daten werden verlässlicher übertragen, als von einem gescannten Dokument aus, weil der Prozess

medienbruchfrei

durchgeführt wird.

Tipp 2: Digitale Belege online absichern

Die Digitalisierung von Belegen vereinfacht die Finanzbuchhaltung enorm. Digitale Belege lassen sich zentral in einem Server oder einem Cloudservice abspeichern oder in einem Rechnungsmanagementsystem archivieren. Das sorgt dafür, dass jede Person, die berechtigt ist, jederzeit Zugriff auf die Daten hat und damit arbeiten kann.

Zur Digitalisierung von Belegen lassen sich digitale Lösungen wie

Candis

nutzen, die Dokumente automatisch erfassen, zu bearbeitbaren Dateien umwandeln und im richtigen Ordner ablegen. Mehr zur

digitalen Archivierung

erfährst du auf unserem Blog.

Tipp 3: Automatisierung von regelmäßigen Rechnungen

Gerade regelmäßige Geschäftsvorgänge lassen sich automatisieren, etwa gleichbleibende

Eingangsrechnungen

. Diese kann eine ausgefeilte Software so weit bearbeiten, dass nur noch eine Freigabe erfolgen muss. Je nach den vom Unternehmen vorgenommenen Einstellungen kann ein Rechnungsmanagementsystem sogar die Überweisung ausführen.

Tipp 4: Erinnerungen an Deadlines

Mit

Skonti

kann man bares Geld sparen. Doch wer hat noch nie eine Frist verpasst und dann doch den gesamten Betrag gezahlt?

Zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gehören auch automatisierte Erinnerungen an Zahlungsziele, Skontofristen und fehlende Belege. Dadurch sparen Unternehmen Mahngebühren und können Kosten reduzieren.

Tipp 5: Zugriff auf digitale Lösungen und Systeme für Steuerberater:innen

Fehlende Belege und unvollständige Dokumente sind ein Graus für Steuerberater:innen. Schließlich muss man dann den Belegen hinterherlaufen, die zuständigen Angestellten erreichen und sie darum bitten, die Belege nachzuliefern.

Einfacher ist es, wenn Steuerberater:innen stärker in Unternehmen eingebunden werden. Man kann ihnen eine eigene E-Mail-Adresse anlagen und sie in die Systeme des Unternehmens einladen, sodass sie nicht nur den Blick von außen haben.

Somit kriegen sie auch Zugriff auf Daten von Lieferant:innen und Kundschaft und können selbst die Belege fordern, die noch benötigt werden. Steuerberater:innen helfen so also dabei, mit dem Überblick von innen, Prozesse zu optimieren.

Der Zugriff auf ein Rechnungsmanagementsystem oder andere im Unternehmen genutzte digitale Lösungen ermöglichen Steuerberater:innen, tiefgreifende Beratung zu gewährleisten und auch Aspekte wie Liquiditätsplanung in den Blick zu nehmen.

Schwierig ist dabei natürlich, dass Steuerberater:innen in der Realität meist zeitlich eingeschränkt sind und im Optimalfall ausschließlich mit einem Unternehmen zusammenarbeiten müssen.

Die Digitalisierung von Prozessen, wie eben die Digitalisierung von Belegen, die Einbindung von Steuerberater:innen, die Automatisierung von einfachen Vorgängen in der Buchhaltung, hat viele Vorteile. Und zwar folgende:

1. Belege digital und zentral speicherbar:

   Mithilfe eines Rechnungsmanagementsystems wie Candis können Belege automatisch eingelesen und dank

   OCR-Technologie

   zu bearbeitbaren Dateien umgewandelt werden. Die Belege werden direkt richtig abgelegt und Erinnerungen verschickt, falls mit ihnen Zahlungsziele oder andere Deadlines verbunden sind.

2. Personalkosten sparen:

   Digitale Lösungen nehmen der Buchhaltung repetitive, manuelle Aufgaben ab. Händisches Abtippen von Daten ist nicht mehr nötig, regelmäßige, immer gleichbleibende Rechnungen können automatisch bearbeitet werden. Dadurch kann der Personalaufwand in der Buchhaltung vermindert werden.

3. Zugriff für Steuerberater:innen:

   Die Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen vereinfacht sich enorm, da diese remote auf die Archive des Unternehmens zugreifen und sich die nötigen Dateien ansehen können.

4. Materialkosten sparen:

   Durch die digitale Speicherung und Bearbeitung von Belegen können Papier und Toner gespart werden – und damit auch Ressourcen.

5. Einhaltung der GoBD:

   Eine zertifizierte Software stellt sicher, dass bei der digitalen Behandlung von Belegen auch die GoBD eingehalten werden. Mehr zum Thema

   GoBD

   erfährst du auf unserem Blog.

6. Leichtere Analyse:

   Steuerberater:innen und Geschäftsführer:innen können sich mithilfe der digitalen Daten jederzeit einen guten Überblick verschaffen und eine Analyse der Situation und Entwicklung des Unternehmens vornehmen.

7. Schnellere Prozesse:

   Insgesamt können die Abläufe in der Buchhaltung schneller vonstattengehen.

Für die Buchhaltung fallen, wenn man digital arbeitet, tatsächlich viele klassische Probleme weg. Unterschriftenmappen herumtragen? Nicht mehr nötig, wenn man Rechnungen auch digital prüfen und freigeben kann. Vor Ort sein muss man dann auch nicht mehr. Auch die berühmte Jagd auf Belege, bei der man Kolleg:innen hinterher rennen und sie an die Einreichung erinnern muss, kann vereinfacht werden. Mittels Rechnungsmanagement-Software kann man Belege nicht nur bequem hochladen, sie können auch mittels OCR-Technologie ausgelesen werden.

Die Einhaltung von Budgets lässt sich mit nur wenigen Klicks prüfen, die Einnahmen und Ausgaben können ohne großes Suchen nach der letzten Bilanz in einer Buchhaltungssoftware eingesehen werden. Rückfragen zu einzelnen Rechnungen stellt man dann einfach im Chat der Software, alternativ können Dokumente mit Kommentaren und Anmerkungen versehen werden.

Insgesamt fallen durch Home Office und digitalisierte Buchhaltung weitaus weniger Kosten für Druckerpapier, Tinte oder Ordner an. Ein digitales, bzw. papierloses Büro schont außerdem die Umwelt. Digitale Prozesse in der Buchhaltung wirken sich zudem positiv auf Geschäftsbeziehungen aus - durch automatisierte, zuverlässige Zahlungen wird keine Frist mehr verpasst, das Unternehmen kann Skonto ziehen und die Lieferanten sind zufrieden. Eine Win-Win Situation für beide Seiten.

Wie beuge ich Datenverlust vor?

Einmal auf die falsche Taste gekommen - zack - die Datei ist weg! Um solche Probleme zu vermeiden, kann man eine digitale Lösung verwenden, die Daten zuverlässig archiviert und das Löschen etwas schwieriger gestaltet, etwa durch Eingabe eines Passwortes. Im Rechnungsmanagementsystem lassen sich außerdem Verantwortlichkeiten und Zugriffsberechtigungen zuweisen, so dass nicht jede:r auf bestimmte Daten zugreifen, bzw. diese bearbeiten kann.

Wie berücksichtige ich die DSGVO am einfachsten?

Klar, nicht jeder Messengerdienst, Mail-Provider oder Cloud-Service entspricht den

DSGVO

. Praktische Lösungen dafür sind allumfassende Systeme, die Speicherung, Chat und Datenaustausch unterstützen und DSGVO-konform funktionieren.

Bei Nichteinhaltung der DSGVO können hohe Geldbußen von bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorherigen Wirtschaftsjahr auf das Unternehmen zukommen.

Wie arbeite ich digital und GoBD-konform?

Digitale Lösungen und eine digitalisierte Finanzbuchhaltung helfen dabei, immer GoBD-konform zu arbeiten und Dokumente zu archivieren. Elektronisch eingegangene Rechnungen gelten zum Beispiel as Original und können digital abgelegt werden. Ein Ausdruck ist dann nicht erforderlich.

Für die Buchhaltung im Home Office gilt: die Buchhaltung muss generell digital ablaufen können. Geeignete Software und entsprechende Infrastruktur muss vorhanden sein. Eine solide Rechnungsmanagement-Software wie Candis kann den Grundstein legen.

Ein paar weitere Tipps für die erfolgreiche digitalisierte Buchhaltung:

• Sich von Papier verabschieden: Papierbasierte Prozesse sollten nach und nach abgeschafft, bzw. in digitale Prozesse umgewandelt werden.

• Automatische Reminder: Nicht nur für Fristen, sondern auch für andere Aufgaben wie eine

  Urlaubsübergabe

  eignen sich automatisierte Reminder. Innerhalb einer Buchhaltungssoftware lassen sich die ganz einfach einstellen und sorgen dafür, dass man seine Aufgaben immer im Blick hat.

• Texterkennung anwenden: Im Belegmanagement remote lohnt es sich, mit OCR-Software zu arbeiten. Dabei wird ein Beleg samt Belegdaten automatisch ins System eingelesen - ohne lästiges Abtippen. So passieren weniger Fehler und die Mitarbeiter:innen können auf eine digitalisierte Rechnung zugreifen und sie weiter bearbeiten.

• Digitale Unterschriften etablieren: Statt eine Datei auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, kann man in der digitalen Finanzbuchhaltung auch digitale Signaturen normalisieren. Mit der richtigen Anwendung wird sichergestellt, dass auch eine digitale Unterschrift gültig ist.

• Alle wichtigen Dokumente digital bereitstellen: Am einfachsten ist es, Cloud-Services zu nutzen. Statt auf on-premise Softwares zu setzen, sind bei cloud-basierten Softwares Dateien von jedem Ort auf der Welt und rund um die Uhr zugänglich.

• Ein zentrales Postfach einrichten: Vor allem für eingehende Rechnungen, aber auch für sonstige Fragen an die Finanzbuchhaltung, sollte ein zentrales Postfach, bzw. ein

  zentraler Rechnungseingang eingerichtet werden. So kommen alle Eingangsrechnungen gesammelt an und können per Mausklick in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Verloren geht so keine Rechnung mehr.

• Auf die Kompatibilität achten: Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools auf dem Markt, die spezielle Funktionen erfüllen. Aber nicht alle Tools lassen sich miteinander verbinden. Oftmals sind hier passgenaue Lösungen vorteilhafter, die genau auf die komplexen Bedürfnissen des Unternehmens abgestimmt sind.