Budgetplanung: Wirtschaftlich vorausschauend handeln

Stell dir vor, du weißt genau, wie viel Budget dir für welches Vorhaben im kommenden Geschäftsjahr zur Verfügung steht – und dass dieses Budget auf einer sorgfältigen, langfristigen und vernünftigen Planung basiert. Du könntest ruhigen Gewissens investieren, dein Unternehmen weiterentwickeln und in eine sichere Zukunft führen. Was du dafür tun musst? Eine Budgetplanung vornehmen. Wir verraten dir, wie das geht.

Grundlage der Budgetplanung ist die Berechnung des überhaupt zur Verfügung stehenden Kapitals. Üblicherweise wird die Budgetplanung immer für das kommende Geschäftsjahr vorgenommen – genauso kann es aber Sinn machen, einen Plan für die nächsten drei Jahre aufzustellen und die Ressourcen schließlich auf das jeweilige Geschäftsjahr herunterzubrechen.

Ziel der Budgetplanung ist es, das vorhandene Kapital gewinnbringend zu investieren – und nicht mehr auszugeben, als wirtschaftlich sinnvoll ist. Wenn die Ausgabenseite die Einnahmenseite langfristig übersteigt, ist das Überleben des Unternehmens in Gefahr. Wenn definiert ist, wie viel Budget überhaupt vorhanden ist, kann bestimmt werden, welche Mittel welcher Abteilung zur Verfügung stehen, um den Erfolg des Unternehmens zu sichern.

Wer eine sorgfältige Budgetplanung vornimmt, profitiert gleich in mehrfacher Hinsicht.

Finanzielle Kontrolle

Durch die Budgetplanung gibt die Unternehmensführung klar vor, welchen Abteilungen welche Budgets zur Verfügung stehen. So stellt sie sicher, dass im Unternehmen nicht mehr Geld ausgegeben wird, als zum langfristigen Überleben benötigt wird. Sie behält auf diese Weise die Kontrolle über die Finanzen. Gleichzeitig kann die Unternehmensführung genau vorhersagen, welche Investitionen wann getätigt werden.

Langfristiges Wachstum

Wer vorausschauend plant, stellt langfristiges Unternehmenswachstum sicher. Wesentlicher Bestandteil einer sorgfältigen Budgetplanung ist die Definition von Unternehmenszielen und Wegen, diese zu erreichen. Das Budget soll so eingesetzt werden, dass das Unternehmen nachhaltig stabil wirtschaften und sich positiv weiterentwickeln kann. Durch die Planung in Zeiträumen von mindestens einem Jahr spielt die Langfristigkeit eine entscheidende Rolle.

Stress und Sparen vermeiden

Gleichzeitig hilft das dabei, unerwartete Situationen zu vermeiden, in denen in der Unternehmensführung plötzlich auffällt, dass die Ausgaben zu hoch sind und spontan Sparen angesagt ist. Das Risiko für Stresssituationen wird minimiert, wenn von vornherein klar ist, in welchen Zeiträumen welche Ausgaben möglich sind. Jeder kann sich darauf verlassen, seine Budgets ruhigen Gewissens wie vereinbart investieren zu können.

Budgetplan ist dabei nicht gleich Budgetplan: Es werden mehrere Arten differenziert, die sich insbesondere in ihrem zeitlichen Horizont unterscheiden und dementsprechend andere Schwerpunkte haben.

• Operativer Budgetplan: Der operative Budgetplan bezieht sich auf einen Zeitraum von etwa einem Geschäftsjahr. Es wird genau definiert, welche Mittel wofür verwendet und welche Ziele dadurch erreicht werden sollen.

• Taktischer Budgetplan: Hier betrachten wir einen Zeitraum von einem bis fünf Jahren mit Blick auf die grundsätzlich verfügbaren Ressourcen. Er wird regelmäßig erneuert, um Veränderungen erkennen und darauf reagieren zu können.

• Strategischer Budgetplan: Der strategische Budgetplan gilt für einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren und soll den langfristigen Erfolg des Unternehmens durch strategische Entscheidungen sichern.

Neben den unterschiedlichen Arten von Budgetplänen werden außerdem unterschiedliche Methoden verwendet, um einen Budgetplan aufzustellen. Sie geben vor, wie das zur Verfügung stehende Budget ermittelt wird.

• Zero-Based-Budgeting: Beim Zero-Based-Budgeting wird jedes Jahr bei 0 begonnen. Budgets und Ausgaben aus dem vergangenen Jahr spielen keine Rolle. Jede Position wird anhand der aktuellen Ziele neu bewertet.

• Incremental Budgeting: Inkrementelles Budgetieren wiederum basiert auf dem Budget aus dem vergangenen Jahr. Dieses dient als Grundlage für das kommende Geschäftsjahr und wird nur um gewisse Beträge erweitert.

• Activity-Based-Budgeting: Beim Activity-Based-Budgeting ergibt sich das Budget aus den geplanten Aktivitäten und den daraus entstehenden Kosten, basierend auf einer vorher durchgeführten Prozesskostenrechnung.

• Top-Down-Planung: Hier wird das Gesamtbudget von der Unternehmensführung vorgegeben und Ebene für Ebene nach unten auf die einzelnen Abteilungen aufgeteilt.

• Bottom-Up-Planung: Die Bottom-Up-Planung funktioniert umgekehrt: Die untersten Ebenen im Unternehmen geben ihren Bedarf an, die Ebene für Ebene nach oben weitergegeben werden, sodass am Ende das Gesamtbudget feststeht.

• Gegenstromverfahren: Beim Gegenstromverfahren wird Top-Down- und Bottom-Up-Planung kombiniert. Die Vorschläge von den Teams und Abteilungen werden nach oben weitergeleitet, während die Unternehmensführung die übergeordneten Vorgaben definiert. Aus den Vorschlägen von unten und den Vorgaben von oben ergibt sich durch entsprechende Annäherung das Budget.

Einen Budgetplan zu erstellen ist ein sehr individueller Prozess, der für jedes Unternehmen anders aussehen kann und von der Art, der Führungsstruktur und von der Zielsetzung abhängt.

Die grundsätzlichen Schritte zur Erstellung eines Budgetplans sind dennoch in der Regel recht vergleichbar und unterscheiden sich nur in Nuancen. Am Ende müssen sie jedoch individuell auf dein Unternehmen angepasst werden.

Schritt 1: Vergangenes Jahr betrachten

Ein guter Ausgangspunkt für das kommende Jahr ist das vergangene: Wie hoch waren die Einnahmen im vergangenen Jahr, wie hoch die Ausgaben? Wie weit lagen die ursprünglichen Prognosen und die tatsächlichen Ergebnisse auseinander? Inwieweit wurden die Budgets aus dem vergangenen Jahr eingehalten – und inwieweit konnten mit ihnen die definierten Ziele erreicht werden?

Schritt 2: Einnahmen vorhersagen

Wer sein Budget planen möchte, muss zunächst einmal wissen, wie viel Kapital ihm überhaupt zur Verfügung steht. Dafür ist es wichtig, die Einnahmen für das kommende Geschäftsjahr zu prognostizieren. Hier ist es ratsam, etwas konservativer zu rechnen, um die Budgetplanung später nicht reduzieren und notwendige Ausgaben nachträglich streichen zu müssen.

Schritt 3: Kosten berechnen

Ebenso wichtig wie die Einnahmen sind die Kosten vorherzusagen. Zunächst werden dafür die Fixkosten, wie bspw. Büromiete, Personal und Versicherungen, zusammengerechnet und im Anschluss die variablen Kosten addiert. Das sind z. B. Marketingausgaben, Reisen oder Büroausstattung. Vorteil der variablen Kosten bei der Budgetplanung: Diese lassen sich flexibel anpassen.

Schritt 4: Strategische Entscheidungen treffen

Wer seine zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellt, seinen Cashflow betrachtet und die Ziele für das nächste Geschäftsjahr, kann und muss nun abwägen, welche Budgets in welche Vorhaben fließen. Während dieses Schritts werden die Prioritäten im Unternehmen definiert und es findet ein Matching zwischen den Zielen und den dahin führenden Aktivitäten statt.

Schritt 5: Budgetplan teilen

Im letzten Schritt der Budgetplanung gilt es, das Ergebnis mit den einzelnen Abteilungen zu teilen. Welchen Abteilungen stehen welche Budgets für welche Vorhaben zur Verfügung? Auf welche personellen Ressourcen können sie zurückgreifen? Und was bedeutet das für die einzelnen Personen und Verantwortlichen? Eine offene Kommunikation hilft dabei, das gesamte Team mitzunehmen, sodass alle an den gemeinsamen Zielen arbeiten können.

Deine Budgetplanung kann noch so sorgfältig sein – und doch gibt es immer wieder unerwartete Situationen, mit denen du spontan richtig umgehen musst. Dafür ist es empfehlenswert, im Vorfeld den richtigen Rahmen zu schaffen.

• Optimistische Prognosen: Damit tatsächlich nur Budgets eingeplant werden, die am Ende wirklich zur Verfügung stehen, ist es wichtig, keine zu optimistischen Prognosen abzugeben und lieber etwas pessimistischer zu bleiben. Und: Es sollte ein gewisses Pufferbudget für unerwartete Ausgaben eingeplant werden. Schließlich kann und wird immer etwas dazwischenkommen.

• Flexibel bleiben: Das Pufferbudget hilft außerdem dabei, bei sich ändernden Umständen flexibel zu bleiben. Das können z. B. Einflüsse von außen sein, wie die COVID-19-Pandemie, die viele Pläne durcheinandergebracht hat. Bei der Budgetplanung ist es wichtig, Instrumente zu haben, die es Unternehmen erlauben, Budgetpläne kurzfristig anzupassen, wenn nötig.

• Digitalisierung: Um die einzelnen Schritte zur Budgetplanung möglichst effizient und frei von Fehlern durchzuführen, bieten sich unterschiedliche Tools, z. B. zum Rechnungs- oder Finanzmanagement an. Sie bieten einen schnellen, automatisierten Überblick über Cashflow, Einnahmen und Ausgaben und helfen dabei, Budgets für das kommende Geschäftsjahr zu definieren.