Digitalisierung

ChatGPT in der Buchhaltung – So automatisieren Finanzteams Dokumenten- und Rechnungsmanagement

Autorbild Alexandra Eger
Alexandra Eger

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02.08.24

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(Lesedauer: 17 min)

Roboter mit KI Chatbot für die Buchhaltung

ChatGPT für Finanzteams in Kürze

  • KI-Tools wie ChatGPT sind eine wertvolle Unterstützung für Finanzteams.

  • Mit ChatGPT lassen sich viele Aufgaben in der Buchhaltung automatisieren und beschleunigen.

  • Für die gewinnbringende Anwendung von ChatGPT solltest du die richtigen Prompts sowie wichtige Best Practices kennen.

  • ChatGPT wird die Rolle von Buchhalter:innen und Finanzteams nicht ersetzen.

Die Finanzindustrie hat in den vergangenen Jahren eine schnelle Transformation durchlebt. Neben der modernen Rechnungsmanagement-Software hat sich auch Künstliche Intelligenz (KI) zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Finanzteams entwickelt.

Die Einführung von KI und fortschrittlicher Software hat die Art und Weise revolutioniert, wie Dokumenten- und Rechnungsmanagement in Unternehmen abläuft, und zahlreiche Prozesse in der Buchhaltung automatisiert.

Besonders Tools wie ChatGPT können die Buchhaltung entlasten, indem sie Dokumenten- und Rechnungsmanagement optimieren und automatisieren.

In diesem Beitrag erklären wir, welche Vorteile ChatGPT für dein Unternehmen haben kann und stellen dir konkrete Anwendungsbeispiele und Prompts vor.

Ein wichtiger Punkt gleich vorweg: KI-Tools wie ChatGPT können und werden die Rolle von Buchhalter:innen und Finanzteams auf keinen Fall ersetzen. Es ist jedoch wichtig, sie zu beherrschen und zu lernen, sie gewinnbringend in deinem Unternehmen einzusetzen und so deinen Berufsalltag zu erleichtern. Genau darum geht es uns in diesem Artikel.

KI in der Buchhaltung

So nutzen Finanzteams Künstliche Intelligenz

Die Rolle von Künstlicher Intelligenz in modernen Unternehmen

In vielen Unternehmen ist der Einsatz von KI mittlerweile zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. KI-gesteuerte Lösungen verwenden Algorithmen, die menschliche Intelligenz nachahmen sollen, um komplexe Aufgaben zu bewältigen und somit beispielsweise Routineaufgaben schneller, effizienter und präziser zu erledigen. Dadurch werden Finanzteams entlastet und wertvolle Ressourcen freigesetzt.

Diese KI-Systeme zeichnen sich durch ihre vielseitigen Fähigkeiten aus. Sie erkennen subtile Muster und Strukturen in umfangreichen Datenmengen, verstehen und verarbeiten natürliche Sprache und können Inhalte, Bilder sowie Videos präzise erfassen und kategorisieren. Die Automatisierung verschiedener Aufgaben hilft Unternehmen außerdem dabei, ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren und zu digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Buchhaltung mit ChatGPT

Die KI von ChatGPT, einer Anwendung von OpenAI, ist sicherlich der bekannteste und am weitesten verbreitete KI-Chatbot auf dem Markt und vor allem dafür bekannt.

Als wohl bekanntester KI-Chatbot hat ChatGPT die Art und Weise, wie wir mit Technologie interagieren, revolutioniert. Seine Fähigkeiten reichen von der Beantwortung komplexer Fragen über die Erstellung und Übersetzung von Inhalten bis hin zur Generierung von Excel-Tabellen und dem Schreiben von Programmcode.

Nun erweist sich ChatGPT als wertvolles Werkzeug in der Buchhaltung, da es bei einer Vielzahl an Aufgaben unterstützen und Prozesse automatisieren kann. Dadurch wird die Genauigkeit verbessert und die Effizienz der Buchhaltungsprozesse gesteigert.

Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?

ChatGPT ist ein fortschrittliches KI-Modell und wurde im Juni 2020 von der Firma OpenAI veröffentlicht. ChatGPT ist ein Chatbot, der speziell dazu entwickelt wurde, um menschenähnliche Texte zu verstehen und zu generieren. Das Tool basiert auf der GPT-4-Architektur. Hierbei handelt es sich um ein leistungsstarkes Sprachmodell, das auf der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP - Natural Language Processing) spezialisiert ist.

ChatGPT zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, dass es den Kontext von Konversationen verstehen und daraus relevante Antworten geben kann, die kaum von denen von Menschen zu unterscheiden sind. Das wird durch den Mechanismus 'Attention-Modell' ermöglicht, das es dem Modell erlaubt, sich auf wichtige Teile der Eingabe zu konzentrieren und diese zu priorisieren. Zusätzlich nutzt ChatGPT Techniken wie das 'Transfer Learning', bei dem das Modell allgemeines Wissen aus dem umfangreichen Training auf spezifische Aufgaben anwendet und 'Fine-Tuning', um sich an spezifische Anforderungen anzupassen.

Du nutzt ChatGPT, indem du in das Textfeld des Chatbots einen Textbefehl, den sogenannten „Prompt“, eingibst. Je genauer dein Prompt formuliert ist, desto besser sind die Ergebnisse, die ChatGPT liefert.

Sobald du eine Konversation mit ChatGPT startest, merkt sich das Tool den gesamten Konversationsverlauf und baut die folgenden Antworten darauf auf. So kannst du ChatGPT im Laufe des Gesprächs mit immer neuen Daten und Informationen versorgen, die den Output beeinflussen sowie verbessern.

Die KI von ChatGPT wurde anhand einer sehr großen Menge an Textdaten aus dem Internet trainiert und kann somit nicht nur Texte wiedergeben, die von menschlichen Texten kaum zu unterscheiden sind, sondern auch über jedes erdenkliche Thema Auskunft geben.

Je nachdem, welche ChatGPT-Version du nutzt, kann das Tool entweder auf Trainingsdaten aus der Vergangenheit zurückgreifen oder Zugriff auf das Internet haben, um Informationen in Echtzeit abzurufen.

Achtung: Wie bei allen Informationen aus dem Internet sollten sich Unternehmen vor der Verwendung von ChatGPT darüber informieren, aus welchen Quellen die Trainingsdaten stammen, um sicherzugehen, dass sie qualitativ hochwertig sind.

Diese Vorteile bringt ChatGPT der Buchhaltung

Optimierung der Arbeitsabläufe

  • ChatGPT unterstützt einen nahtlosen Workflow von der Rechnungserfassung bis zur Zahlungsgenehmigung.

  • Das Tool hilft bei der effizienten Rechnungserfassung, Datenüberprüfung und Fehlererkennung.

  • Es minimiert Verzögerungen und reduziert potenzielle Mahngebühren.

Zeitersparnis

  • Mit ChatGPT kannst du manuelle Aufgaben automatisierten und so Arbeitsprozesse drastisch verkürzen.

Kostenreduktion:

  • Die Arbeit mit ChatGPT minimiert Betriebskosten durch Automatisierung und Reduzierung manueller Fehler.

  • Somit werden potenzielle Kosten gesenkt, die durch verspätete Zahlungen oder Mahngebühren entstehen können.

Fehlerreduktion und Genauigkeit

  • ChatGPT reduziert menschliche Fehler und gewährleistet höhere Präzision bei der Verarbeitung von Finanzdaten.

  • Es verbessert die Präzision bei der Datenverarbeitung und -analyse.

Automatisierung von Aufgaben

  • ChatGPT kann wiederkehrenden Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungsgenerierung und Belegverwaltung automatisieren.

Compliance

  • Das Tool unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien durch automatisierte Prüfungen und Dokumentation.

  • So wird gewährleistet, dass alle Buchhaltungsprozesse transparent und nachvollziehbar sind, was das Risiko von Compliance-Verstößen verringert.

Skalierbarkeit

  • Die Anwendung ermöglicht die Bewältigung größerer Datenmengen ohne proportionalen Anstieg des Arbeitsaufwands.

  • Das entlastet Mitarbeiter:innen von Routineaufgaben, sodass sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.

Wie kann ChatGPT in der Buchhaltung verwendet werden?

In der Buchhaltung ist der Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT vor allem dann sinnvoll, wenn es um die Verarbeitung großer Datenmengen geht. Hierbei kann es sich um Vertragsdaten, Rechnungsdaten oder andere Finanzdaten handeln. Durch die Fähigkeit, komplexe Muster und Zusammenhänge in großen Datenmengen zu identifizieren, kann ChatGPT diese schnell und fehlerfrei verarbeiten und verwalten.

Hier sind einige der besten Anwendungsmöglichkeiten, Beispiele und Prompts.

Vertragsdatenbank erstellen

In einer Vertragsdatenbank werden alle relevanten Vertragsinformationen an einem zentralen Ort gebündelt und leicht zugänglich gemacht. Das Erstellen eines solchen Dokuments erfordert in der Regel die manuelle Übertragung der Vertragsinformationen in ein zentrales Dokument. Das dauert lange und ist fehleranfällig.

Mit ChatGPT kannst du automatisch eine Vertragsdatenbank aus PDF-Daten erstellen. Lade hierfür bis zu 10 Verträge in die KI hoch und nutze den folgenden Prompt.

Prompt:
„Extrahiere wichtige Eckdaten wie Datum, Kündigungsfrist, monatliche Zahlung und verantwortliche Person und gibt diese als Tabelle aus.”

Vertragsdeckblatt erstellen

Mit ChatGPT kannst du auch ein Vertragsdeckblatt für deine Verträge erstellen. Auf diesem Vertragsdeckblatt sind alle wichtigen Eckdaten eines Vertrages übersichtlich auf einer Seite zusammengefasst. Das erleichtert die Verwaltung und den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Vertragsinformationen.

Um ein Vertragsdeckblatt mit ChatGPT zu erstellen, musst du zunächst deinen Vertrag als PDF in die KI hochladen und folgenden Prompt nutzen. Das fertige Deckblatt kannst du dann als erste Seite deinem Vertrag hinzufügen.

Prompt:
„Erstelle wichtige Eckdaten und eine Zusammenfassung als Deckblatt.”

Rechnungsverarbeitung mit ChatGPT

ChatGPT kann zum Beispiel Rechnungen digital erfassen und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendetails daraus extrahieren. Daraus entsteht eine erhebliche Zeitersparnis für Buchhalter:innen und Übertragungsfehler werden vermieden. Zusätzlich kann ChatGPT solche Daten auch sortieren und zum Beispiel in vorherbestimmte Formate wie Tabellen übertragen.

Prompt:
„Extrahiere aus diesen Rechnungen die Rechnungsnummer, das Datum, den Betrag und den Lieferanten und gib sie als Tabelle aus.”

Lange Rechnungen überprüfen

Die Buchhaltung verbringt oft viel Zeit mit der manuellen Rechnungsprüfung, besonders wenn es sich um lange Rechnungen mit vielen Posten und unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Sätzen handelt. Mit ChatGPT kannst du umfangreiche Rechnungen schnell und automatisch überprüfen lassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Flüchtigkeitsfehler.

Dafür musst du die Rechnung bei ChatGPT hochladen und das Tool bitten, die Summe der Einzelposten mit der Gesamtsumme abzugleichen und die MwSt.-Sätze korrekt zu addieren. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, weißt du, dass deine Rechnung korrekt ist.

Prompt:
„Prüfe, ob die Summe der Einzelposten mit der Gesamtsumme übereinstimmt und ob die MwSt.-Sätze korrekt aufsummiert sind.”

Rechnungsstellung

Obwohl die Rechnungsprüfung für die Buchhaltung relevanter ist, müssen doch ab und zu auch Rechnungen in Unternehmen gestellt werden. ChatGPT kann Rechnungen generieren, die auf deinen bereits vorliegenden Transaktionsdaten basieren, wie z. B. Leistungen, Beträge und Fälligkeitstermine. ChatGPT erstellt dir daraus automatisch ein gesetzeskonformes Rechnungsformat.

Prompt:
„Erstelle eine Rechnung basierend auf diesen Daten: Kunde: Max Mustermann, Leistungen: Beratungsdienstleistungen, Betrag: 1000€, Fälligkeitsdatum: 30 Tage nach Rechnungsdatum.”

Belegverwaltung

Du kannst ChatGPT auch für die Belegverwaltung einsetzen und so einfach alle relevanten Informationen wie Beträge, Datumsangaben und Geschäftspartner aus Belegen extrahieren und systematisch organisieren lassen.

Prompt:
„Extrahiere aus diesen Belegen das Datum, den Betrag, den Händler und die Belegnummer und ordne sie nach Datum.”

Auslagenerstattung erstellen

Wenn Mitarbeiter:innen Ausgaben im Namen des Unternehmens tätigen oder auf einer Geschäftsreise in Vorleistung gehen, müssen sie im Anschluss eine Auslagenerstattung beantragen, damit das Geld vom Unternehmen erstattet werden kann. Mit ChatGPT wird dieser Prozess wesentlich vereinfacht.

Lade zuerst alle Belege zu ChatGPT hoch und bitte die KI dann, ein Deckblatt zu erstellen, das alle Belege einzeln mit Belegbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag enthält. Die fertige Auslagenerstattung kannst du dann einfach als PDF herunterladen.

Prompt:
„Erstelle ein Deckblatt, füge die Belege einzeln mit Stellenbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuernummer und Bruttobetrag hinzu, berechne die Gesamtsumme und summiere die Umsatzsteuer auf.”

Auslagenerstattungen überprüfen

Mit ChatGPT kannst du deine bereits gestellten Auslagenerstattungen auch überprüfen. Dazu lädst du sie bei ChatGPT hoch und gibst den Prompt ein.

Zusätzlich kannst du auch prüfen lassen, ob es sich um berufliche Kosten handelt und ob bei Bewirtungsbelegen Anlass und Teilnehmer:innen ordnungsgemäß angegeben sind. So stellst du sicher, dass deine Auslagenerstattungen korrekt und vollständig sind.

Prompt:
„Überprüfe, ob die Einzelbeträge der Belege mit dem Deckblatt übereinstimmen.”

§14 UStG-Prüfung bei neuen Lieferanten

Wenn du mit neuen Lieferanten arbeitest, musst du die §14 UStG-Prüfung durchführen. Diese Prüfung stellt sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist. Diese Prüfung ist besonders wichtig, um Vorsteuerabzugsberechtigungen zu gewährleisten und steuerliche Risiken zu minimieren.

Mit ChatGPT geht das ganz einfach und automatisiert. Lade die Rechnung eines neuen Lieferanten bei ChatGPT hoch und gib die Stammdaten deines Unternehmens im Prompt an.

Prompt:
„Prüfe, ob alle wichtigen Daten auf der Rechnung vorhanden sind und gleiche sie mit den Stammdaten meines Unternehmens ab.”

Berichterstellung

Die Erstellung von Finanzberichten ist oft zeitaufwändig und umständlich. ChatGPT kann dir sowohl bei der Erstellung als auch bei der Analyse von Finanzberichten helfen. Es sammelt relevante Daten und präsentiert sie in verständlicher Form, was die Berichterstellung beschleunigt und die Qualität verbessert.

Prompt:
„Erstelle einen monatlichen Finanzbericht, basierend auf diesen Daten: [deine Daten].”

Budgetierung und Prognose

Eine präzise Budgetierung und verlässliche Prognosen sind für dein Unternehmen essenziell, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten und strategische Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse historischer Finanzdaten kann ChatGPT Trends und Muster erkennen und somit Prognosen für zukünftige Ausgaben und Einnahmen erstellen, die die Finanzplanung unterstützen.

Prompt:
„Analysiere die letzten drei Jahre der Finanzdaten und erstelle eine Prognose für das nächste Jahr.”

Finanzanalyse

Ebenso wie bei der Budgetierung und Prognosen kann dich ChatGPT auch bei der Finanzanalyse unterstützen, indem es Daten analysiert und somit Einblicke in die finanzielle Performance deines Unternehmens liefert.

Prompt:
„Analysiere diese Finanzdaten [deine Daten] und erstelle einen Bericht über die Ertragslage, Kostenstruktur und Liquidität des Unternehmens.”

Compliance

Compliance ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der rechtlichen Integrität und Transparenz deines Unternehmens. Durch die automatisierte Prüfung und Dokumentation können Risiken minimiert und Betrug verhindert werden. Dadurch wird das Vertrauen von Investoren und Aufsichtsbehörden gestärkt.

ChatGPT kann dich mit diesem Prompt bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien unterstützen, indem es Finanztransaktionen und Dokumentationen automatisiert prüft.

Prompt:
„Überprüfe diese Finanztransaktionen auf Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.”

Kundensupport

Auch Kolleg:innen im Kundensupport können ChatGPT nutzen, um häufig gestellte Finanzanfragen zu Rechnungen, Zahlungen und anderen Angelegenheiten effizienter zu beantworten und so die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Prompt:
„Beantworte häufige Kundenanfragen zu Rechnungen und Zahlungen.”

Generelle Fragen in der Buchhaltung beantworten

Selbstverständlich ist ChatGPT auch eine gute Informationsquelle für alle gängigen Fragen in der Buchhaltungs- und Finanzbranche. Hier sind einige Beispiel-Prompts, die für dich und dein Team hilfreich sein können.

Prompts:
„Was sind die grundlegenden Prinzipien des Rechnungswesens?“
“Welche Informationen muss eine gesetzeskonforme Rechnung enthalten?”
„Welche Schritte sind notwendig, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren?“
„Wer trägt die Verantwortung für Fehler in der Buchhaltung?“
„Bis wann müssen Reisekosten erstattet werden?“
„Erstelle eine Checkliste für den Monatsabschluss in der Buchhaltung.“
„Wie erstelle ich eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?“
„Welche Steuerpflichten haben Unternehmen in Deutschland?“
„Was sind die Unterschiede zwischen Einnahmenüberschussrechnung und Bilanzierung?“
„Wie führe ich eine Inventur korrekt durch?“
„Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen?“
„Wie wird die Mehrwertsteuer in Deutschland berechnet und abgeführt?“
„Welche Softwarelösungen eignen sich für die Buchhaltung?“

Best Practices: So verwendest du ChatGPT in der Buchhaltung richtig

Datenschutz

Wie bei allen Tools, die du in deinem Unternehmen nutzt, solltest du auch bei Lösungen wie ChatGPT immer das Thema Datenschutz im Blick haben. Wenn du ChatGPT nutzt, bist du bzw. sind deine Mitarbeiter:innen selbst dafür verantwortlich, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dies akzeptierst du in den Nutzungsbedingungen von ChatGPT.

Um die DSGVO einzuhalten, dürfen Unternehmen bei ChatGPT keine sensiblen Daten eingeben oder Dokumente hochladen, die sensible Daten enthalten. Dazu gehören personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kund:innen und Mitarbeitenden. Achte also darauf, dass alle Daten, die du hochlädst, anonymisiert sind und keine personenbezogenen Daten oder vertrauliche Geschäftsgeheimnisse enthalten.

Wir empfehlen dir außerdem alle Mitarbeiter:innen über geltende Datenschutzrichtlinien zu schulen und im Umgang mit ChatGPT klare Richtlinien für den Umgang mit ChatGPT zu implementieren, an die sie sich halten müssen.

Zudem solltest du die Sicherheitsrichtlinien und -maßnahmen von OpenAI regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Datenschutzanforderungen deines Unternehmens und deiner Branche entsprechen. Dasselbe gilt selbstverständlich auch für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Unternehmensaccount

OpenAI kann Daten, die in ChatGPT eingegeben werden, zu Trainingszwecken nutzen. Hierfür kannst du dich schützen, indem du einen Unternehmensaccount erstellst. Laut eigenen Angaben nutzt OpenAI standardmäßig keine Daten von API-Nutzern (wie Unternehmensaccounts) zu Trainingszwecken, es sei denn, dies wird ausdrücklich gestattet.

Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine Daten nicht zu Trainingszwecken verwendet werden, solltest du dies vertraglich mit OpenAI festlegen.

Mit einem Unternehmensaccount erhältst du erweiterte Möglichkeiten, die Zugriffs- und Nutzungsrechte zu begrenzen. Dies umfasst detailliertere Kontrollen über die Datenverarbeitung und die Verwaltung der Nutzerrechte innerhalb deines Unternehmens. Zu den erweiterten Sicherheitsmaßnahmen gehören auch:

  • Verschlüsselung durch Verschlüsselungsprotokolle wie HTTPS und TLS bei der Datenübertragungen zwischen ChatGPT und deinem Unternehmen.

  • Multi-Faktor-Authentifizierung

  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle für verschiedene Nutzergruppen.

  • Überwachungs- und Protokollierungsfunktionen, die es ermöglichen, alle Aktivitäten und Zugriffe zu verfolgen und bei Bedarf Sicherheitsvorfälle schnell zu identifizieren und zu beheben.

Ein weiterer Vorteil des Unternehmensaccounts von ChatGPT für Finanzteams sind die erweiterten Datenanalysetools, die schnelle und präzise Analysen komplexer Finanzdaten ermöglichen. Diese Tools umfassen tiefgehende Analysen zur Budgetierung, Prognose und Fehlererkennung.

Die Funktion zur Freigabe von Chatvorlagen verbessert die teaminterne Zusammenarbeit, da gemeinsame Workflows und Standardprozesse so leichter etabliert werden können. Zusätzlich enthält der Unternehmensaccount einen größeren Kontextspeicher, der präzisere Antworten ermöglicht. Zusätzlich sorgen Bonusfunktionen, Nutzungsstatistiken, Feedbackanalysen und automatisierte Qualitätssicherung für erheblichen Mehrwert.

Überprüfung der Ergebnisse

Wie die meisten Tools hat auch ChatGPT Grenzen, deren du dir bewusst sein solltest, bevor du das Tool als Add-on bei der Buchhaltung verwendest.

Beachte bitte, dass der Wissensstand von ChatGPT begrenzt ist. Die meisten Antworten, die von ChatGPT generiert werden, basieren auf Trainingsdaten aus der Vergangenheit und sind daher möglicherweise nicht immer auf dem neuesten Stand. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn es um besonders aktuelle Themen wie die Pflicht zur E-Rechnung und neue gesetzliche Regelungen geht. In solchen Fällen empfehlen wir dir, ChatGPT nach seinen Quellen zu fragen und eventuell zusätzliche Recherchen zu betreiben.

Wenn du ChatGPT als Hilfsmittel zur Berichterstattung, für Prognosen oder Finanzanalysen in deinem Unternehmen nutzen willst, ist es wichtig, das Tool regelmäßig mit aktuellen Daten und Zahlen zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es korrekte und aktuelle Ergebnisse liefern kann.

Bitte vergiss nie, dass ChatGPTs Texte zwar menschlich klingen, es sich trotzdem um eine Maschine handelt, die keine eigenen komplexen Entscheidungen treffen kann. So fehlt der KI oft das Verständnis für den Kontext, in dem Daten existieren. Die Nuancen menschlicher Entscheidungen können von Künstlicher Intelligenz nicht immer nachvollzogen werden. Hierfür ist nach wie vor der menschliche Verstand deiner Mitarbeiter:innen gefragt. ChatGPT sollte lediglich für Gedankenanstöße genutzt werden.

Wenn es allerdings um die Automatisierung und Datenverarbeitung geht, kann ChatGPT keine falschen Antworten generieren, da die Anwendung mit deinen eigenen Daten arbeitet.

Personalisierter GPT

Mit ChatGPT4 kannst du für dich und dein Team auch einen eigenen GPT erstellen, der speziell auf eure Bedürfnisse programmiert ist. Hierbei formulierst du einen bestimmten Prompt in GPT vor, der dann immer im Hintergrund mitläuft.

In diesem Beispiel erklären wir dir, wie du einen Rechnungsprüfungs-GPT erstellst. Folge dazu dienen Schritten:

1. API Zugang besorgen

Registriere dich bei OpenAI und besorge dir einen API-Schlüssel, um Zugang zu GPT-4 zu erhalten. Der API-Schlüssel ist wichtig, um Anfragen an das Modell zu senden.

2. Daten vorbereiten

Sammel und bereite die Daten vor, die du verwenden möchtest, um dein Modell zu trainieren oder zu personalisieren. In unserem Beispiel sind das Rechnungsinformationen, die als strukturierte Daten und Dokumente vorliegen sollten, zum Beispiel als gescannte Dokumente, PDFs oder Textdateien.

3. Personalisierten Prompt erstellen

Formuliere einen spezifischen Prompt, der die Anforderungen und den Stil deiner Rechnungsprüfung beschreibt. Hier ein Beispiel für einen solchen Prompt:

Beispiel-Prompt:
„Ab sofort wirst du als mein Rechnungsprüfungsassistent fungieren. Jedes Mal, wenn ich dir eine Rechnung zur Überprüfung schicke, wirst du die folgenden Informationen extrahieren und überprüfen:

  • Datum der Rechnung

  • Betrag der Rechnung

  • Empfänger der Rechnung

Hier ist ein Beispiel für eine Rechnung:
Rechnung vom 15/07/2023
Betrag: $150.00
Empfänger: ABC GmbH
Bitte bestätige das Datum, den Betrag und den Empfänger.”

4. Kontinuierliche Nutzung und Anpassung

Wenn du mehrere Rechnungen hintereinander überprüfen möchtest, kannst du den Kontext beibehalten und ChatGPT die Arbeit fortsetzen lassen.

Beispiel-Prompt:
„ChatGPT, ich habe eine Serie von Rechnungen, die ich überprüfen möchte. Hier ist die erste:
Rechnung #54321
Datum: 01/06/2023
Betrag: $300.00
Empfänger: DEF Ltd.
Lass uns mit dieser beginnen. Danach gehen wir zur nächsten.”

Gib dann einfach weitere Rechnungsinformationen ein und lasse dir die Antworten generieren.

5. Spezifische Anweisungen und Nachfragen

Falls ChatGPT nicht alle Details in der ersten Anfrage liefert, stelle spezifischere Fragen:

Beipsiel-Prompt:
„ChatGPT, du hast mir das Datum und den Betrag genannt, aber wer ist der Empfänger dieser Rechnung?”

6. Langfristige Personalisierung

Um die Verarbeitung zu verbessern, kannst du häufig verwendete Prompts speichern und wiederverwenden. Erstelle eine Liste von Standardanfragen, die du bei der Rechnungsüberprüfung regelmäßig nutzt.

Mit diesen Schritten kannst du ChatGPT als effektives Werkzeug zur Rechnungsüberprüfung einsetzen und einen personalisierten GPT-Bot erstellen, der speziell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wichtig ist, dass du klare und spezifische Eingabeaufforderungen nutzt, um die gewünschten Informationen schnell und präzise zu erhalten.

Digitales Rechnungsmanagement mit Candis

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wie ChatGPT kann ein wertvolles Ad-on-Tool für Finanzteams sein und zu Umdenken und innovativen Lösungen führen. Dafür ist es wichtig, ChatGPT mit aktuellen Daten zu versorgen, aus denen die KI ihre Antworten ableiten kann. Dazu müssen die Rechnungsdaten allerdings digitalisiert vorliegen.

In modernen Rechnungsmanagement-Software wie Candis werden alle Rechnungsdaten erfasst und digitalisiert. Dabei ist die Datenerfassung dank innovativer KI sehr präzise, sodass Rechnungen detailliert aufgeschlüsselt und einzelne Posten automatisch ausgelesen werden können. So können Belege automatisch den richtigen Kostenstellen, Aufwandskonten und Freigeber:innen zugeordnet werden. Unsere KI erkennt außerdem automatisch, ob es sich bei einer Rechnung um eine Dublette handelt.

Das funktioniert nicht nur bei Rechnungen, sondern auch für Verträge und andere Dokumente, wie Lieferscheine. Die KI von Candis erkennt hierbei direkt, um welche Art von Dokumenten es sich handelt und ermöglicht so eine umfassende Dokumentenklassifizierung.

So wird der gesamte Rechnungsprozess, vom automatisierten Rechnungsimport über die KI-gestützte Datenerfassung mit Dublettenprüfung bis hin zum mehrstufigen Freigabeprozess und nahtlosen Buchhaltungsexport, effizient und fehlerfrei abgewickelt. Weitere Informationen zu Candis findest du auf unserer Website.

Fazit: Wie KI das Rechnungswesen revolutioniert?

KI-Tools haben in den letzten Jahren in fast allen Branchen Einzug erhalten und einen großen Einfluss auf die Produktivität. Auch die Buchhaltungs- und Finanzbranche ist hier keine Ausnahme.

Die Integration von ChatGPT markiert einen bedeutenden Fortschritt in Sachen Effizienz und Präzision, was zu mehr Genauigkeit und erheblichen Zeitersparnissen führt.

Indem repetitive Aufgaben dank ChatGPT automatisiert werden, werden in Finanzteams wertvolle Ressourcen freigesetzt, die nun für strategische Aufgaben genutzt werden können.

Selbstverständlich wird ChatGPT die Rolle von Buchhalter:innen und Finanzteams auch in der Zukunft nicht ersetzen. Stattdessen dient es als wertvolle Hilfestellung und kann gewinnbringend in deinem Unternehmen eingesetzt werden.

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