DATEV hat es bereits angekündigt: Ab Ende 2023 bieten sie keinen Support und Service mehr für das DATEV DMS classic an. Was das genau bedeutet und weshalb du jetzt aktiv werden musst, findest du hier heraus.
DATEV DMS classic wird abgekündigt: Was bedeutet das?
Ab 31.12.2023 wird es ernst: DATEV kündigt das DATEV DMS classic ab. Das bedeutet, dass sowohl Support als auch der Service nicht mehr zur Verfügung stehen.
Wenn du das Modul dennoch weiterhin nutzt, kann das einige Probleme mit sich bringen:
Es kann sein, dass die E-Mail-Archivierung nicht mehr funktioniert.
Gibt es seitens Windows ein Update, werden die angeknüpften Dokumente möglicherweise nicht mehr archiviert. Außerdem gibt es keine Belegverknüpfung zwischen Buchung und Beleg in DATEV DMS classic mehr.
Für dich hat das zur Folge, dass du auf bestimmte Dokumente keinen Zugriff mehr hast. Hast du Dokumente dann mit anderen DATEV Programmen verknüpft, lassen sich diese gegebenenfalls nicht mehr öffnen.
Welche Programme könnten das sein?
DATEV Auftragswesen
DATEV Lohn- und Gehalt
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
DATEV Mittelstand Pro
Ein Beispiel: Du hast Dokumente in deiner Buchhaltung mit verschiedenen Buchungssätzen verknüpft sind. Diese lassen sich dann nicht mehr abrufen.
Keinen Zugriff mehr auf die Dokumente zu haben, verhindert auch, dass du die Informationen in eine Nachfolge-Lösung exportieren kannst.
Deshalb ist es wichtig, dich frühzeitig um eine Alternative zu kümmern, um deine Daten nicht zu verlieren!
Rette deine Dokumente bis Ende des Jahres
Kümmerst du dich nicht um eine Alternative, hast du im schlimmsten Fall keinen Zugriff mehr auf Dokumente in DATEV DMS classic und kannst diese nicht mehr in eine nachfolgende Lösung exportieren. Um das zu verhindern, solltest du dir bereits jetzt Gedanken machen und die Datenmigration bis 31.12.2023 erfolgreich hinter dich bringen.
Aber wie bekommst du Daten von DATEV DMS classic jetzt in ein anderes Programm? Exporte werden grundsätzlich im XML-Format getätigt. Zum Beispiel: Du nutzt DATEV DMS classic unter anderem für einen Rechnungsfreigabeprozess. Du hast dort Buchungsdaten vorerfasst, die du nach DATEV Mittelstand Pro exportieren musst. Im XML-Format lassen sich all die Informationen in dein Nachfolge-System übertragen.
Wählst du also eine Lösung, die du künftig statt des DATEV DMS classic nutzen möchtest, sollte diese in der Lage sein, mindestens XML-Daten zu importieren.
Hilfreiche Informationen direkt von DATEV
Die DATEV kündigt nicht einfach das Modul ab und lässt dich damit alleine. Hier findest du Informationen zu verschiedene Tools, Schnittstellen und wie du Schritt für Schritt vorgehen solltest:
Vor allem in Bezug auf verschiedene Exportmethoden seitens des DATEV DMS classic bietet der DATEV Hilfe-Center auch detaillierte Informationen.
So findest du ein neues DMS
Du bist dir sicher, dass du auch in Zukunft ein DMS brauchst? Dann solltest du dich an ein Systemhaus wenden. Das unterstützt dich sowohl bei der Auswahl und der Zusammenstellung deines passenden DMS als auch bei der Implementierung.
Ein solcher Prozess ist in der Regel zeitaufwendig und kostspielig, kann aber durchaus sinnig sein, wenn ein DMS in deinem Unternehmen weiterhin Sinn macht. Beachte, dass während der Implementierung in der Regel eine Zeitlang zwei Systeme gleichzeitig laufen. Entsprechend vergehen bis zur vollendeten Umstellung durchaus 3–12 Monate.
Achtung: Dass DATEV DMS classic abgekündigt wird, betrifft viele Unternehmen. Das heißt, die Nachfrage nach DMS-Alternativen wird steigen – ein weiterer Grund, dich frühzeitig darum zu kümmern.
DMS oder anderes Tool: Treffe die richtige Entscheidung
Bevor du dich auf die Suche nach einem neuen DMS machst, solltest du überlegen, ob ein DMS denn auch wirklich die richtige Wahl ist. Grundsätzlich bieten DMS viele Funktionen, die Unternehmen in diesem Umfang meist gar nicht benötigen. Liegt der Fokus auf bestimmten Bereichen, kann auch eine andere Lösung infrage kommen.
Ist ein DMS notwendig? Mit der Frage beschäftigt sich Florian in diesem Video.
Status quo: Wie habe ich DATEV DMS classic bisher genutzt?
Um zu entscheiden, ob du wirklich ein DMS brauchst, stelle dir zunächst folgende Fragen:
Welches Problem soll das Tool lösen?
Wie lange nutze ich DATEV DMS classic schon?
Wie habe ich DATEV DMS classic bisher genutzt?
Welche Funktionen fand ich besonders wichtig und welche habe ich nie benötigt?
Was ist ein DMS überhaupt?
Bei einem Dokumentenmanagement System, kurz DMS, handelt es sich um eine Software, die Dokumente verwaltet. In einem DMS kannst du Dokumente erfassen, bearbeiten und archivieren. Du agierst somit GoBD-konform und bist im Falle einer Betriebsprüfung abgesichert.
Wenn es um das Thema Digitalisierung geht, wird ein DMS oft als Allzweckwaffe gesehen, da Unternehmen Dokumente so digitalisieren, zentralisieren und dokumentieren können. Das leisten andere Softwares auch, weshalb denken die meisten dennoch direkt an ein DMS? Diese Lösung gibt es seit über 20 Jahren, deshalb ist es oft die erste Art von Software, die in Betracht gezogen wird.
DMS: Das sind die Nachteile
DMS Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen – das kann ein Vorteil sein. Allerdings sind diese Tools entsprechend überladen und bringen einige Nachteile mit sich:
Aufwendiger Implementierungsprozess: Die Kosten für die Implementierung sind in der Regel hoch und liegen nicht selten im hohen fünfstelligen Bereich. Auch den zeitlichen Aufwand solltest du nicht unterschätzen: Die Implementierung kann durchaus bis zu 12 Monate dauern.
Da diese Lösungen umfangreich sind, dauert das Onboarding der beteiligten Mitarbeiter:innen einiges an Zeit und verursacht somit auch Kosten.
Die Anwendung eines DMS ist in der Regel wenig benutzerfreundlich.
Wann macht ein DMS Sinn?
Die Hauptaufgabe eines DMS ist schwer festzulegen, da diese Lösungen umfangreiche Funktionen bieten. Jedes Unternehmen muss demnach individuell entscheiden, worauf den Fokus gelegt werden soll und entsprechend entscheiden, ob sich ein DMS eignet.
In diesen Fällen kann ein DMS die richtige Wahl sein:
Du willst Dokumente aus verschiedenen Unternehmensbereichen ablegen und archivieren – zum Beispiel: Kundendaten, HR-Prozesse, Personalakten, Rechnungsdaten.
Dein Unternehmen nutzt bereits On-Premise Lösungen und hat entsprechend die IT-Infrastruktur und eine:n IT-Administrator:in. Zum einen macht das die Implementierung einfach, zum anderen wäre eine Cloud-Lösung in diesem Fall schwieriger zu integrieren, weil bereits On-Premise Software im Einsatz sind.
Wie solltest du vorgehen: 4 Tipps
Stelle dir die Frage, für welche Probleme du eine Lösung brauchst. So siehst du, ob du ein umfangreiches DMS brauchst oder eine kleinere Software ausreicht.
Überlege, ob du den Implementierungsaufwand eines DMS auf dich nehmen kannst und möchtest.
Hole deine Mitarbeiter:innen ins Boot und kläre die verschiedenen Erwartungen an ein nachfolgendes Tool ab.
Mache dir bewusst, welche Punkte für dich am wichtigsten sind und wähle entsprechend ein passendes Tool für dich aus.
Alternativen zum DMS: Mehrere passgenaue Lösungen
Hat jeder Unternehmensbereich eigene Ansprüche an eine Software und willst du flexibel bleiben, eignen sich meist passgenaue Lösungen. Du hast hier für verschiedene Anwendungsfälle eine eigene Software, die das entsprechende Problem löst. Wichtig ist, dass diese Tools einfach miteinander verknüpfbar sind.
Diese Vorteile ergeben sich:
Du bleibst flexibel und agil.
Du kannst einzelne Lösungen austauschen, wenn sich deine Unternehmensstruktur oder die Ansprüche verändern.
Jede Abteilung kann selbst entscheiden, welche Software für ihre Anwendungsfälle die richtige ist.
All-in-One Tool oder doch eine passgenaue Lösung in der Buchhaltung? Lars hat sich in diesem Video damit beschäftigt.
Neben vielen anderen Tools ist zum Beispiel Candis eine passgenaue Lösung. Diese fokussiert sich auf Rechnungsmanagement und erleichtert den Arbeitsalltag von Finanzteams. Verglichen mit einem DMS ergeben sich folgende Unterschiede:
Du willst mehr über Candis erfahren? Hier entlang!
