DATEV Unternehmen online richtig nutzen – so geht’s

DATEV Unternehmen online ist eine praktische Software, um Steuerberater:innen Rechnungen digital bereitzustellen – das ist aber längst nicht alles. Wir erklären dir, was du unbedingt wissen musst und helfen dir dabei, DATEV Unternehmen online nutzbringend zu verwenden.

Um zu verstehen, welche Aufgaben bei Steuerberater:innen liegen, was Mandant:innen zu erledigen haben und weshalb DATEV Unternehmen online – kurz DUO – hier eine Rolle spielt, sehen wir uns erstmal die einzelnen Punkte an:

• Rechnungen digital empfangen

• Rechnungen auf Vollständigkeit prüfen

• Kosten- und Leistungsrechnung bewältigen

• Rechnungen bezahlen

• Geschäftsvorfälle verbuchen

• Rechnungen digital bereitstellen

• Rechnungen digital organisieren und archivieren

Steuerberater:innen und Mandant:innen handeln aus, wer welche Teilbereiche übernimmt. Nicht so beim Bereitstellen der Rechnungen: Dass Rechnungen aus dem Unternehmen an die Steuerberatung gelangen, liegt immer bei Mandanten und Mandantinnen.

Um nach dem Bereitstellen der Rechnungen alle weiteren Schritte erledigen zu können, müssen die Belege vollständig und korrekt vorliegen. Geschieht das zuverlässig, kommt es zu weniger Nachfragen, korrekten BWAs (betriebswirtschaftliche Auswertungen), schnellem Buchen und einem zügigeren Jahresabschluss durch vollständige Unterlagen.

Du hast Fragen, Themenwünsche oder Kritik? Dann melde dich gerne bei Lars, unserem Next Level Accounting Experten.

Wie sieht’s in der Realität oft aus?

Häufig stellen Mandant:innen Rechnungen bereit und der Rest liegt bei der Steuerberatung. Das funktioniert meist so lange, bis das Unternehmen wächst und das Geschäftsmodell komplizierter sowie umfangreicher wird. Das wiederum kann unter anderem zu unvollständigen oder falschen fehlerhaften BWAs führen. Deshalb stiftet es durchaus Sinn, dass so viele Teilbereiche wie möglich bei den Mandant:innen liegen.

Weshalb führt das zu Problemen?

Steuerberatungen haben viele Mandant:innen. Entsprechend läuft das auch gut, sofern Unternehmen in das Standardprofil passen. Gehen Leistungen darüber hinaus, wird es komplexer und es kann unter anderem zu unvollständigen BWAs kommen.

So sollte es laufen

Zwei Bereiche sollten in der Regel immer bei den Mandant:innen liegen: Rechnungen bereitstellen und Rechnungen bezahlen. Kommt dann noch hinzu, dass Unternehmen wachsen oder sich verändern, fehlt Steuerberater:innen oftmals der Kontext. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dass Mandanten und Mandantinnen so viele Teilbereiche wie möglich übernehmen. Das gipfelt dann oft darin, dass sie selbst Buchhalter:innen einstellen. So geht der Prozess zügiger und es gibt mindestens eine verantwortliche Person, die bei Rückfragen sofort verfügbar ist. Die Steuerberatung übernimmt dann den Jahresabschluss oder steht als Beratung zur Seite.

Vom Deklarieren zum Beraten: So arbeiten moderne Steuerkanzleien – mehr dazu gibt’s in dieser Podcast-Episode.

Weshalb solltest du dafür DATEV Unternehmen online nutzen?

Wenn ein Unternehmen Rechnungen digital bereitstellen will, gibt es einige Möglichkeiten. Unserer Meinung nach ergibt es Sinn, dafür DATEV Unternehmen online zu nutzen. Hier kannst du Rechnungen bereitstellen und selbst in der einfachsten Anwendungsform automatisch Zahlungen erledigen. Mandant:innen haben damit die beiden Aufgaben, die mindestens bei ihnen liegen sollten, mit der Nutzung von DUO abgedeckt.

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DATEV Unternehmen online umfasst einige Apps, die Nutzer:innen bei Aufgaben von der Belegverwaltung bis hin zur Buchung unterstützen.

Darunter fallen unter anderem:

• Belege online

• Bank online

• Auswertungen Rechnungswesen

• Kassenbuch online

Es gibt einige Alternativen, um Dokumente in DATEV Unternehmen online hochzuladen:

Du willst mit DUO arbeiten? Dann hast du die Wahl zwischen zwei Bearbeitungsformen:
Die Standardform und die erweiterte Form.

Standardform

Bei der Standardform werden Belege hochgeladen, ausgelesen sowie mit den notwendigsten und für die Zahlung relevanten Daten erfasst. Danach findest du diese in einer Liste auf Bank online und kannst die Zahlung tätigen.

So funktioniert’s in 5 Schritten

1. Du lädst Belege auf Belege online hoch.

2. Klickst auf die Startseite in DUO und siehst die unbearbeiteten Rechnungen im Posteingang – diese sind gefettet und mit einem blauen Stern markiert.

3. Ergänze das Bankkonto, von dem du die Überweisung tätigen willst und speichere die Änderungen ab – der Beleg gilt nun als bearbeitet, bleibt aber weiterhin im Posteingang.

4. Danach kannst du die Belege über Bank online bezahlen und sie gelangen daraufhin in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.

5. In Kanzlei-Rechnungswesen kann man sich die ungebuchten Belege jetzt aus dem Posteingang holen und über digitale Belege buchen buchen. Dabei muss sich die bearbeitende Person durch jeden einzelnen Beleg klicken – dabei sind die Belegdaten (ggf. auch die Kostenstelle) bereits ausgefüllt. Sachkonto, Gegenkonto und Steuerschlüssel müssen Buchhalter:innen selbst vergeben. Danach müssen sie ins Register verschoben werden.

Eine Rechnung geht in DUO ein, wird erfasst und bezahlt – ohne auf das Fälligkeitsdatum oder periodengerechte Abgrenzung achten zu müssen. Betriebseinnahmen und -ausgaben sind dann relevant, wenn sie bezahlt wurden. Tipp: Das funktioniert vor allem dann gut, wenn du Belege in Bank online mit den Kontoumsätzen verknüpft und diese in Kanzlei-Rechnungswesen über RZ-Bankinfo mit digitalen Belegen buchen buchst.

Einschränkungen

Du hast keine Möglichkeit, Belege in Masse zu verarbeiten und du musst dich durch jedes Dokument klicken und den Kontoumsatz prüfen. Das funktioniert bei kleineren Unternehmen in der Regel noch gut, sobald das Unternehmen wächst, ist der manuelle Aufwand jedoch immens.

Verglichen mit der erweiterten Form gibt es hier einen weiteren Nachteil, der vor allem für größere Unternehmen relevant ist. Du kannst nicht steuern, wann du welche Rechnung bezahlst. Die Standardform zu nutzen, ist sinnvoll, wenn Unternehmen ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Vorteile

Über die Standardform kannst du Rechnungen digital bereitstellen und erledigst somit auch direkt die Zahlung. Fehlen Dokumente oder Informationen, kriegen Mandant:innen das schon früh im Prozess mit und können reagieren (Info: Das geht nur, wenn du die Kontoumsätze mit den Belegen in Bank online verknüpfst). Damit erhältst du Auswertungen schneller und gestaltest deinen Prozess effizienter.

Steuerberater:innen können außerdem Lohn- und Gehaltszahlungen in DUO bereitstellen und Mandanten und Mandantinnen am Ende Auswertungen in Form einer PDF-Datei oder als interaktives, detailliertes Dokument direkt in DUO zur Verfügung stellen.

Auf welche Anwendungsfehler solltest du achten, wenn du DATEV Unternehmen online verwendest? Wir haben in unserer Podcast-Episode mit einem Experten direkt von DATEV darüber gesprochen. Hier entlang!

Zahlungen in 5 Schritten

So geht die Zahlung über die Standardform in DATEV Unternehmen online:

1. Du lädst Belege auf Belege online hoch.

2. Klickst du auf die Startseite in DUO, siehst du die unbearbeiteten Rechnungen im Posteingang – diese sind gefettet und mit einem blauen Stern markiert.

3. Ergänze das Bankkonto, von dem du die Überweisung tätigen willst und speichere die Änderungen ab – der Beleg gilt nun als bearbeitet, bleibt aber weiterhin im Posteingang.

4. Danach kannst du die Belege über Bank online bezahlen und sie gelangen daraufhin in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.

5. In Kanzlei-Rechnungswesen kann man sich die ungebuchten Belege jetzt aus dem Posteingang holen und über digitale Belege buchen buchen. Dabei muss sich die bearbeitende Person durch jeden einzelnen Beleg klicken – dabei sind die Belegdaten (ggf. auch die Kostenstelle) bereits ausgefüllt. Sachkonto, Gegenkonto und Steuerschlüssel müssen Buchhalter:innen selbst vergeben. Danach müssen sie ins Register verschoben werden.

Tipp: Mache Sammelzahlungen – hier wählst du mehrere Rechnungen aus und schickst diese zusammen zum Überweisen weg.

Gefallen dir unsere Artikel, hast du spezielle Themenwünsche oder Verbesserungsvorschläge? Dann schreib Lars!

Erweiterte Form

Neben der Standardform gibt es eine weitere Variante, mit der du in DUO arbeiten kannst: die erweiterte Form. Sie bietet die Punkte an, die auch die Standardform abdeckt. Zusätzlich hast du noch die Möglichkeit, dass du Zahlungen steuern, Sachkonten sowie Buchungsschlüssel erfassen und periodengerecht abgrenzen kannst.

Was hat es mit periodengerechter Abgrenzung auf sich? Unternehmen, die laut HGB bilanzieren müssen, sind verpflichtet, Ausgaben periodengerecht abzugrenzen. Das bedeutet: Wenn im November eine Rechnung eingeht, die Leistung allerdings im Oktober erbracht wurde, muss die Ausgabe auch im Oktober beachtet werden – nicht erst später.

Schon an der Startseite von DATEV Unternehmen online in der erweiterten Form lässt sich erkennen, dass diese Variante umfangreicher ist:

So funktioniert’s in 6 Schritten

1. Du lädst Rechnungen auf Belege online hoch.

2. Gehe auf die Startseite in DUO und klicke auf die unbearbeiteten Rechnungen im Posteingang.

3. Erfasse die restlichen Informationen und prüfe, ob alles vollständig ist. Nun gilt der Beleg als bearbeitet und gelangt von Posteingang direkt in ein Register.

4. Auf der Startseite klickst du jetzt auf die Kachel Bereitstellen. Dort sind die Belege anhand der Periode in Stapel geordnet.

5. Stelle die Stapel bereit, die du in diesem Moment senden möchtest und die zur Zahlung und Buchung können. So kannst du steuern, welche Vorfällen du senden willst und was noch warten kann.

6. In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen müssen die Stapel dann abgeholt werden. Gehe dafür auf Mandant ergänzen und dann im Buchungsstapel auf Buchungsvorschläge bearbeiten. Diese können dann gebucht werden. Man muss also nicht mehr durch jeden einzelnen Vorfall klicken und buchen, sondern kann Vorschläge annehmen oder bei Bedarf noch anpassen.

Wie geht das mit den Buchungsvorschlägen? Das funktioniert über Lerndateien. Du legst hier Regeln an – werden bestimmte Kriterien erfüllt, erhältst du einen konkreten Buchungsvorschlag. Zum Beispiel: Immer wenn Porto auf einer Rechnung steht und der Geschäftspartner Beispiel GmbH ist, passiert Buchungssatz x.

Steuerberater:innen können außerdem Lohn- und Gehaltszahlungen in DUO bereitstellen und Mandanten und Mandantinnen am Ende Auswertungen in Form einer PDF-Datei oder als interaktives, detailliertes Dokument direkt in DUO zur Verfügung stellen

Buchungsvorschläge sind in drei Kategorien eingeteilt:

• Unvollständig: Erscheint eine rote Lampe, fehlen Pflichtfelder. Diese können per Lerndatei vervollständigt werden und gelten dann als sicher erkannt.

• Unsicher erkannt: Eine gelbe Lampe zeigt an, dass die zwar alle Informationen vollständig sind, der Vorschlag jedoch geprüft werden sollte.

• Sicher erkannt: Grünes Licht gibt es, wenn eine Lerndatei den Buchungsvorschlag vervollständigt hat und man davon ausgehen kann, dass der Vorschlag sicher ist.

Nutzer:innen können selbst einstellen, ob unsicher erkannte und sicher erkannte Buchungsvorschläge automatisch gebucht werden sollen.

Vorteile

Im Gegensatz zur Standardform kannst du deine Belege hier nach Fälligkeit sortieren und somit Zahlungen besser managen.

Auch in der Erfassung gibt es Felder, die für Unternehmen wichtig sein könnten und die die Standardform nicht bietet:

• Periode (periodengerechtes Buchen)

• Kostenstelle

• Sachkonto

• Steuerschlüssel

• Geschäftspartnerkonto

Dank oben beschriebener Buchungsvorschläge kannst du Buchungen schnell bearbeiten und das in Massen. So beschleunigst du deinen Prozess und sparst dir einiges an manueller Arbeit.

Zahlungen in 6 Schritten

So geht die Zahlung über die erweiterte Form in DATEV Unternehmen online:

1. Klicke in unbearbeitete Belege.

2. Prüfe die Rechnungs- und Kontodaten.

3. Unterschied zur Standardform: Erfasse hier weitere relevante Daten, beispielsweise die jeweilige Buchungsperiode, ein Geschäftspartnerkonto, Kostenstelle, Buchungsschlüssel und Sachkonto.

4. Zur Zahlung freigegebene Rechnungen sind in der Rechnungsliste.

5. Dort kannst du z. B. nach Fälligkeit sortieren und nur die Rechnungen auswählen, die du zum aktuellen Zeitpunkt tätigen willst.

6. An dieser Stelle kannst du auch auswählen, von welcher Bank du die Zahlung tätigen möchtest.

Welche Form ist die richtige Bearbeitungsform für mich?

Standardform oder erweiterte Form? Welche Variante für dich am besten passt, hängt davon ab, welche Erwartungen du selbst hast. Grundsätzlich spricht mehr für die erweiterte Form: Du kannst deine Zahlungen steuern und deutlich schneller buchen. Willst du aber wirklich nur deine Belege hochladen und im besten Fall gar nicht in DATEV Unternehmen online aktiv tätig sein, kann die Standardform die bessere Wahl sein.

Wende dich hierfür am besten an deine:n Steuerberater:in, welche Bearbeitungsform für dich die bessere Wahl ist.

Wir haben dir hier eine Tabelle erstellt, die dir Orientierung bietet:

Du willst diese Übersicht als PDF herunterladen? Hier entlang!

Mehr zum Thema und Unterschiede der Bearbeitungsformen erfährst du in diesem YouTube-Video.

Mache dir deinen Arbeitsalltag leichter und nutze Beleg-Identifikationsnummern. Damit kannst du Rechnungen filtern und nach ihnen suchen. Das funktioniert sowohl in Vorsystemen als auch in DATEV Unternehmen online und Kanzlei-Rechnungswesen. So hat jeder Belege eine individuelle Nummer, die systemübergreifend gleichbleibend ist. Du sparst dir langes Suchen bei Rückfragen und sorgst für Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

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