Kosten- und Zeitersparnis - das wollen im Grunde alle. Mit der Digitalisierung des Controllings soll es möglich werden, den Big-Data-Dschungel besser zu navigieren, Ressourcen zu sparen und schneller belastbare Ergebnisse zu produzieren.
Wir definieren Controlling und erklären, wie digitalisiertes Controlling die Effizienz fördert und sich das Aufgabenspektrum von Controller:innen verändert.
Was ist Controlling?
Fangen wir vorne an: Unter Controlling versteht man den Bereich eines Unternehmens, der für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche zuständig ist. Es geht darum, den Erfolg des Unternehmens zu garantieren bzw. die Ergebnisse der Arbeit in einem Unternehmen bezüglich der Finanzen zu überprüfen.
Das Controlling liefert möglichst belastbare Daten, die dabei helfen, sinnvolle und fundierte unternehmerische Entscheidungen zu fällen. In der Regel übernimmt eine Führungskraft das Controlling und legt in dieser Funktion Ziele und Zielhöhe fest.
Im Gegensatz zum Management, das in der Regel für das Endergebnis und die finalen Bilanzen verantwortlich ist, leisten Controller:innen eher Unterstützung bei den Entscheidungen, die das Unternehmen zum Erfolg führen sollen.
Man unterscheidet drei verschiedene Aufgabenbereiche im Controlling:
Operatives Controlling
Die Liquidität und das Kapital müssen beim operativen Controlling scharf im Auge behalten werden. Zu den Aufgaben gehören Budgetplanung und -verwaltung und die Sicherstellung der Rentabilität.
Strategisches Controlling
Wer im strategischen Controlling arbeitet, führt vor allem Marktanalysen durch, auf der Suche nach neuen Potenzialen.
Risiko-Controlling
Das sogenannte Riskmanagement soll Risiken identifizieren und mögliche Handlungsweisen kommunizieren.
Probleme im klassischen Controlling
Die wesentlichen Problemfelder im Controlling sind vor allem zeitfressende Prozesse und Integrationsprobleme der verwendeten Softwares. Oftmals tragen Mitarbeiter:innen Informationen aus dem Rechnungswesen und anderen Abteilungen manuell in Excel zusammen – das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig.
Dazu kommt, dass in der Regel mit verschiedensten Softwarelösungen gearbeitet wird, die untereinander nicht integriert sind. Die Folge sind Medienbrüche, Übertragungsfehler und eine ungenaue Informationsbasis. Fallen solche Fehler auf, kostet das Korrigieren dieser wieder viel Zeit, Ressourcen gehen verloren, die Transparenz leidet.
Digitalisierung im Controlling
Wie so vieles in den letzten Jahren wird in vielen Unternehmen auch das Controlling digitalisiert. Durch die digitalen Möglichkeiten lassen sich vor allem größere Datenmengen als bisher und in kürzerer Zeit analysieren.
Ein weiterer Punkt bei der Digitalisierung des Controlling ist Integrierbarkeit. Systeme sollen so gut wie möglich miteinander vernetzt werden, um die oben genannten Probleme zu beheben, bzw. zu verhindern.
Manuelle Tätigkeiten sollen durch automatisierte Prozesse ersetzt werden. Die Qualität der Daten soll so verbessert und das Management mit maßgeschneiderten Informationen versorgt werden. Ziel ist im Idealfall, so die komplette Führung des Unternehmens zu entlasten und die Entscheidungsfindung maßgeblich zu unterstützen.
Die Rolle von Controller:innen: neue Herausforderungen
Wo bisher noch Datenerfassung an erster Stelle stand, wird sich die Aufgabe der Controller:innen im Rahmen der Digitalisierung etwas wandeln.
In der Zukunft wird vor allem auf die gezielte Auswahl der relevanten Daten im Vordergrund stehen, sowie deren Bearbeitung und Analyse für die Entscheidenden. Controller:innen werden so für Ordnung im komplexen Daten-Chaos sorgen und sich sicher im Big-Data Bereich bewegen.
Denn: Mit mehr Daten steigt auch die Komplexität der Auswertung und die Übersicht zu behalten wird immer mehr zur Herausforderung. Controller:innen müssen sich also sicher im Big-Data Bereich bewegen können.
Welche Vorteile bietet ein digitalisiertes Controlling?
Der größte Vorteile eines digitalisierten Controllings ist vor allem die Automatisierung extrem zeitaufwendiger, manueller Tätigkeiten. Manuelle Datenerfassung? War gestern. Aber auch abteilungsübergreifend bringt die Digitalisierung im Controlling einige Vorteile mit sich.
Controlling in Echtzeit: Durch die Digitalisierung kann tagesaktueller gearbeitet werden. Wo es vorher Tage oder Wochen die Datenflut zu bewältigen, können Softwares diese oft in Echtzeit verarbeiten.Das ist besonders dann nützlich, wenn das kurzfristig Zahlen für spezielle Situationen benötigt. So kann schneller und vorausschauender reagiert werden, das Unternehmen bleibt agil und wettbewerbsstark.
Effiziente Prozesse: Manuelle Tätigkeiten wie z. B. Datenerfassung, fallen durch die Automatisierung zunehmend weg. So bleibt in Zukunft mehr Zeit für Auswertungen und umfangreiche Analysen.
Mehr Transparenz: Digitale Prozesse sind durch ihre höhere Nachvollziehbarkeit auch mehr transparent. Digitale Prozessdokumentationen sind zuverlässig und erlauben sorgfältige Vor-, Auf- und Nachbereitungen - wichtig im Falle einer Betriebsprüfung.
Belastbare Ergebnisse: Die automatische Berichterstellung erlaubt, maßgeschneiderte Analysen bereitzustellen. Auch können mehr Daten verarbeitet werden, wodurch sich die Belastbarkeit der Ergebnisse verbessert.
Mehr Flexibilität: Digitale Prozesse und ein papierloses Büro erlauben flexiblere Arbeitsmöglichkeiten, wie z. B. dezentrales Arbeiten, bzw. Arbeiten aus dem Home Office.
Verbesserte Compliance: In Zukunft werden Datenquellen und einzelne Systeme immer besser miteinander vernetzt. Je höher die Integrierbarkeit untereinander, desto besser ist in der Regel auch die Compliance, es bestehen demnach vielfältige Wechselwirkungen. Die Informationen, die das Controlling bereitstellt, werden zwar vorrangig zur Unternehmensführung genutzt, helfen aber auch bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Digitalisiertes Controlling und Buchhaltung: Das Fundament legen
Zwischen der Digitalisierung des Controllings und dem Rechnungswesen gibt es zahlreiche Schnittstellen. Vor allem im Bereich Budgetierung und Forecast kann die Digitalisierung in beiden Bereichen enorm hilfreich sein.
Im Rechnungswesen
Sind die Daten aus der Finanzbuchhaltung korrekt, wirkt sich das direkt auf die Qualität der Daten im Controlling aus. Die Digitalisierung von Prozessen begünstigt dies enorm. Automatisierte Prozesse gehen in der Regel mit einer sehr viel niedrigeren Fehlerquote einher – die Daten, die aus der Finanzbuchhaltung an das Controlling geliefert und dort ausgewertet werden, sind demnach sehr viel genauer. Die Berichte, die das Controlling anschließend erstellt, sind sehr viel belastbarer und die Empfehlungen für die Unternehmensführung sehr viel zuverlässiger.
Auch der Zeitfaktor ist wichtig: Automatisierte Prozesse in der Buchhaltung laufen sehr viel schneller ab und wenn es um wertvolle Echtzeitdaten geht, ist Schnelligkeit ein geldwerter Vorteil. Die optimale Vernetzung von Datenquellen spielt also eine entscheidende Rolle.
Es gilt deshalb: In der Buchhaltung das Fundament legen. Eine digitalisierte Buchhaltung, bzw. digitalisiertes Rechnungswesen, wirkt sich positiv auf die Effizienz und Effektivität im Controlling aus. Digitaler Rechnungseingang, digitale Rechnungsprüfung und eine digitale Rechnungsbearbeitung – digitalisierte Buchhaltungsprozesse stützen die Digitalisierung im Controlling.
Fazit
Das Controlling unterstützt das Management dabei, sinnvolle Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Die Digitalisierung des Controllings bedeutet neben dem Automatisieren von zeitaufwendigen manuellen Aufgaben, vor allem eine erhöhte Datenflut. Damit kommt die Herausforderung aus dem den Datendschungel die relevanten Daten herauszufiltern und für Unternehmensentscheidungen aufzubereiten und zu analysieren. Dahingehend wird sich auch die Roller von Controller:innen wandeln.
Die Beschleunigung der Prozesse im Controlling wird ebenfalls durch die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen begünstigt. Echte Analysen werden im Wettbewerb immer wertvoller und erfordern, dass Datenquellen miteinander vernetzt und aufeinander abgestimmt sind. Eine digitalisierte Buchhaltung ist deshalb unabdingbar für die Digitalisierung im Controlling.
