Dublettenprüfung in Kürze erklärt
Software mit der Funktion „Dublettenprüfung“ gleichen zentral gesammelte Rechnungen miteinander ab und überprüfen sie auf Duplikate.
Das Problem an Dubletten in der Buchhaltung ist, dass doppelte Rechnungen meist auch doppelt überwiesen werden.
Eine Software eignet sich hier optimal, weil der Vorgang automatisiert und nicht manuell stattfindet.
Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis werden dir Dubletten angezeigt, sodass du die nächsten Schritte und Handlungen ganz bequem auswählen kannst.
Fehler passieren, das ist klar. Wenn Fehler allerdings in der Buchhaltung passieren, kann es weitreichende Konsequenzen haben. Eine besonders ärgerliche Fehlerquelle sind doppelt bezahlte Rechnungen. Diese entstehen durch doppelt erfasste Rechnungen – sogenannte Dubletten.
Wir erklären dir, wie Dubletten entstehen und was du tun kannst, um sie im Rechnungsmanagement zu vermeiden.
Definition Dublette
Dubletten sind Duplikate oder doppelte Ausführungen von Informationen oder Objekten. Ein klassisches Beispiel ist ein doppeltes Exemplar desselben Buches in einer Bibliothek. Im Datenmanagement bezeichnet der Begriff mehrfach vorhandene Datensätze, die redundante Informationen enthalten.
In der Buchhaltung handelt es sich bei Dubletten oft um doppelt erfasste Eingangsrechnungen. Solche Dubletten können dazu führen, dass Rechnungsbeträge versehentlich mehrfach überwiesen werden.
Was ist Dublettenprüfung?
Während der Dublettenprüfung wird überprüft, ob Duplikate in einem System oder einer Datenbank vorhanden sind, mit dem Ziel diese bei Bedarf zu entfernen. In der Buchhaltung wird die Dublettenprüfung während der generellen Rechnungsprüfung durchgeführt. Hierbei überprüfen Buchhalter:innen, ob die eingegangene Rechnung bereits im Buchhaltungssystem erfasst wurde.
Eine automatisierte Dublettenprüfung mit einem Tool wie Candis spart dir zeitaufwändige manuelle Kontrollen, verbessert die Datenqualität und optimiert Prozesse durch die Beseitigung redundanter Belege.
Bei diesem Vorgang durchsucht eine Software Datenbanken nach Dubletten, identifiziert sie und informiert die Anwender:innen darüber. Die Software kann anhand von gewissen Parametern automatisiert erkennen, ob Dubletten in einem Datensatz vorliegen und sie entsprechend melden. Anhand von digitalen Beleges oder der Belegdaten kennzeichnet die Software Dokumente, die entweder identisch oder sehr ähnlich sind. Anschließend haben Nutzer:innen die Möglichkeit, die Duplikate zu entfernen oder zu behalten.
Wie kommt es zu Dubletten?
Dubletten sind vielfältig, aber passieren häufig in Unternehmen. Sie führen häufig auf fehlende Strukturen zurück, wie z. B.:
1. Firmen haben kein Rechnungseingangsbuch
Die häufigste Ursache für die Entstehung von Dubletten ist die fehlende Dokumentation von Eingangsrechnungen. Werden diese nicht erfasst, kann ihr Status nicht ermittelt werden.
2. Firmen haben keinen zentralen Rechnungseingang
Rechnungen gehen nicht zentral, sondern bei verschiedenen Mitarbeiter:innen ein. Sie leiten die Rechnungen weiter, Freigaben werden angefordert, später kommt eine Mahnung und woanders taucht wiederum die Originalrechnung auf. Letztlich weiß niemand mehr, wie der Bearbeitungsstatus der Rechnung aussieht.
3. Es fehlen Verantwortlichkeiten
Es ist nicht klar definiert, welche Mitarbeiter:innen für welche Lieferant:innen – und für die zugehörigen Rechnungsprozesse – verantwortlich sind. Dadurch werden die Rechnungen weitergeleitet, einander zugewiesen und es ist nicht mehr transparent, wer sich um die Bezahlung kümmern muss.
4. Man sammelt Rechnungen
Sammelüberweisungen sind an sich praktisch. Das Problem ist jedoch, dass durch falsche Einstellungen im Online-Banking ein Sammelposten nicht zu Einzelposten aufgeschlüsselt wird und somit nicht klar ist, welche Rechnungen zu einem großen Posten gehören.
Dubletten fallen normalerweise auf, häufig aber erst bei der finalen Verbuchung. Leider ist der Geschäftsvorfall zu diesem Zeitpunkt oft bereits Wochen schon her und es kann nicht mehr nachvollzogen werden, wie die Dublette entstanden ist.
Dublettenabgleich: Vermeintliche Lösungen zur Vermeidung von Dubletten
Die Herausforderungen, die mit Dubletten einhergehen, sind vielen Unternehmen bereits hinlänglich bekannt und sie haben verschiedene Strategien entwickelt, um sie zu vermeiden.
1. Rechnungseingangsbuch gegen Dubletten
Eine häufige Lösung ist das Rechnungseingangsbuch, das viele Unternehmen in Form einer Excel-Liste pflegen. Hier werden eingehende Rechnungen mit Empfänger, Datum, Fälligkeit, Summe und Co. händisch eingepflegt. Ideal ist diese Lösung jedoch nicht.
Probleme des Rechnungseingangsbuchs:
Ein hoher Aufwand fällt an, weil die Liste von den Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung händisch aktualisiert wird.
Man hat ein falsches Gefühl von Sicherheit: Die nachfolgenden Prozesse bauen darauf auf, dass die Dubletten hier bereits erkannt werden. Passieren bei der Kontrolle aber menschliche Fehler, sind die anschließenden Prozesse in Gefahr.
Fehlerpotenzial: Wenn die Excel-Liste ebenso dazu verwendet wird, Zahlungen freizugeben oder zu bezahlen, können weitere Probleme entstehen. Sind bspw. die Daten des Zahlungsempfängers oder der Rechnungsbetrag falsch hinterlegt, wird die Überweisung fehlerhaft sein.
2. Digitale zentrale Rechnungsablage
Etwas sicherer erscheint da schon die digitale, zentrale Rechnungsablage. Hierbei werden Rechnungen eingescannt, digital erfasst und in einer Cloud, wie Google Drive oder Dropbox abgelegt. Dort sollte sie nach Geschäftspartner, Datum und Rechnungsnummer benannt und sortiert werden.
Geht eine neue Rechnung ein, kann so leicht nachvollzogen werden, ob bereits eine entsprechende Rechnung in dem Ordner vorliegt. Aber auch diese Methode bietet keine Sicherheit.
Probleme bei der digitalen, zentralen Rechnungsablage:
Werden Rechnungen im falschen Ordner abgelegt (z. B. im Januar statt im Februar), kann die Dublette beim Rechnungsabgleich nicht entdeckt werden.
Die Rechnungsablage in Google Drive, Dropbox und Co. ist nicht GoBD-konform nach einer doppelten und nachvollziehbaren Ablage. Bei einer Prüfung wäre dieses Vorgehen nicht zulässig.
Dublettenprüfung: Software für eine sichere Rechnungsablage
Die tatsächliche Lösung zur Vermeidung von Dubletten ist einfach. Mit der Einführung einer Software wie Candis wird ein zentraler, digitaler Rechnungsworkflow festgelegt, der händische Prozesse und Mitarbeiter:innen aus der Gleichung nimmt.
Es wird medienbruchfrei gearbeitet und dabei klar definiert, wer Rechnungen erhält, wo sie hinterlegt sind und wie sie weiterverarbeitet werden. Vermeintlich gleiche oder ähnliche Rechnungen lassen sich durch die Anwender:innen vergleichen, nachdem die Software aktiv auf Dubletten oder mögliche Dubletten hinweist.
Über ein individuelles Aktivitätenprotokoll für jede Rechnung lässt sich genau nachvollziehen, wie eine Dublette entstanden ist. Es gibt so wertvolle Hinweise darauf, wie sich der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung künftig optimieren lässt.
Die Mitarbeiter:innen haben damit die Gewissheit, Rechnungen egal welcher Art bedenkenlos weiterzuleiten. Die Software erkennt Dubletten automatisch und weist die Buchhaltung darauf hin, sodass sie entscheiden kann, was mit ihnen passiert.
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Dublettenprüfung mit Candis
„Seit wir Candis haben, haben wir keine doppelten Zahlungen mehr.“ – Stefan Bauereiß, Kunde von Candis
Mit Candis haben wir eine ganzheitliche Rechnungsmanagement-Software entwickelt, die genau diese Funktionen bietet und automatisch Dubletten erkennt. Mittels OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz werden Rechnungsdaten automatisch erfasst und mit anderen Rechnungen abgeglichen.
Candis erkennt dabei nicht nur identische Dokumente, sondern ebenso identische Rechnungsdaten. Dabei spielt es keine Rolle, wann eine Rechnung eingeht. Candis gleicht bei der Dublettenprüfung immer deine gesamten Rechnungen untereinander ab.
Ein Beleg wird in Candis dann als mögliches Duplikat markiert, wenn:
Der Inhalt identisch ist,
Kontakt und Rechnungsnummer identisch sind,
oder Kontakt, Betrag und Rechnungsdatum identisch sind.
Hinweis
Ein Duplikat kann auch anhand der Eingabe der Belegdaten erkannt werden. Prozessiert du ein Dokument und die Daten sind ähnlich oder identisch, dann bekommst du auch den Hinweis auf ein mögliches Duplikat.
Anschließend hast du die Wahl, wie du mit den Dubletten umgehst: beseitigen, korrigieren oder ignorieren. So kannst du jederzeit in den Prozess eingreifen und die finale Entscheidung treffen.
Um deine Rechnung in die Freigabe zu schicken, musst du nur den Duplikat-Hinweis entfernen.
Rechnungsmanagement wird so nicht nur einfach, sondern reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit in der Buchhaltung. Candis erleichtert Mitarbeiter:innen den Umgang mit Rechnungen – sodass sie mehr Zeit haben für das, was wirklich zählt.
Dublettenprüfung mit Candis – Schritt für Schritt
1. Erkennung von Dubletten:
Sobald eine Rechnung hochgeladen wird, prüft Candis automatisch, ob es sich um ein Duplikat handelt. Dies wird durch ein gelbes Symbol auf dem Beleg signalisiert.
2. Vergleich von Original und Duplikat:
Candis stellt die Originalrechnung und das Duplikat nebeneinander dar, sodass die beiden Versionen direkt verglichen werden können. So kann sicher festgestellt werden, ob es sich tatsächlich um identische Rechnungen handelt.
3. Entscheidungsoptionen:
Nutzer:innen können entscheiden, ob das Original oder das Duplikat gelöscht werden soll. Für zusätzliche Sicherheit gibt es die Möglichkeit, das Originaldokument über einen Link erneut einzusehen.
4. Zusammenarbeit im Team:
Falls Unsicherheiten bestehen, können Kolleg:innen in den Prozess eingebunden werden. Es ist möglich, Fragen zu stellen oder Aufgaben zu verteilen, um die Ursache der Dublette zu klären.
5. Automatisierter Hinweis:
Candis weist die Nutzer:innen proaktiv auf mögliche Duplikate hin, um zu verhindern, dass Rechnungen doppelt bezahlt oder eingebucht werden.
Fazit: Die digitale Dublettenprüfung bietet zahlreiche Vorteile
Indem du eine Rechnungsmanagement-Software nutzt, die deine Belege automatisch auf mögliche Duplikate hin überprüft, kannst du Kosten reduzieren, da du doppelte Zahlungen vermeidest. Außerdem wird die Zeit, die du zur Rechnungsprüfung benötigst, stark verkürzt und Skonti können so besser genutzt werden. Zudem sparst du Zeit, die du für den manuellen Abgleich und die aufwendige Suche nach Duplikaten aufwenden müsstest.
Indem diese monotonen Aufgaben wegfallen, können du und dein Team euch auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Zudem sorgt die Dublettenprüfung für eine hohe Datenqualität, da doppelte Dokumente frühzeitig erkannt und zusammengeführt werden, können bevor sie ins System gelangen. Abschließend trägt sie zur Rechtssicherheit bei, indem sie die GoBD-konforme Archivierung und korrekte Verarbeitung aller Dokumente sicherstellt.
