Was ist ein Eigenbeleg?
Geschäftsvorfälle werden normalerweise über Fremdbelege nachgewiesen, die durch Dritte von außerhalb ins Unternehmen gelangen. Dazu zählen Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Barzahlungs-Belege und Kassenzettel.
Manchmal verschwinden Fremdbelege jedoch oder können nicht mit den korrekten Daten ausgestellt werden. Jedoch gilt in jedem Fall der steuerrechtliche Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
Man kann also, solange es sich um eine betriebliche Aufwendung handelt, einen Eigenbeleg erstellen und diesen selbst ausfüllen. Mit unserer Vorlage geht das jetzt noch einfacher, aber beachte dabei die folgenden Hinweise.
Eigenbeleg Vorlage kostenfrei herunterladen
Hast du einen Beleg verloren oder konntest aus irgendeinem Grund keinen Beleg mit den korrekten Firmendaten bekommen? Dann kannst du mit dieser Vorlage kurzerhand einen Eigenbeleg erstellen.
Möchtest du deinen Eigenbeleg nicht digital ausfüllen, sondern musst ihn ausdrucken? Dann findest du hier auch eine druckbare Version unserer Eigenbeleg-Vorlage, die nicht so viel Druckerfarbe verbraucht.
Doch beachte: Eigenbelege dürfen nur im Ausnahmefall erstellt werden und gehören nicht zur Regel. Wenn man zu häufig Eigenbelege erstellt, werden Prüfende vom Finanzamt und weiteren Behörden skeptisch.
Eigenbeleg: Vorlage richtig ausfüllen
Jeder Eigenbeleg braucht folgende Angaben:
Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers
Art der Aufwendung & Datum
Rechnungsbetrag
Grund für die Erstellung des Eigenbelegs
Unterschrift des Zahlenden
Eigenbeleg erstellen: Schritt für Schritt
1. Laden dir deine Eigenbeleg-Vorlage kostenlos herunter.
2. Gebe die korrekte Firmenadresse deines Unternehmens an. Erfrage eventuell vorher, welche Adresse für Rechnungen benutzt werden muss.
3. Gebe die Nummer des Eigenbelegs an.
4. Gebe das heutige Datum an.
5. Trage den Brutto- und den Nettobetrag ein.
6. Gebe die Bankdaten und den Namen des oder der Zahlungsempfänger:in an.
7. Trage einen Verwendungszweck bzw. Grund für die Notwendigkeit der Erstellung eines Eigenbelegs ein (z. B. Verlust oder Unlesbarkeit des Originalbelegs).
8. Gebe Datum und Ort an und unterschreibe den Beleg digital oder mit Hand.
Eigenbeleg erstellen: was gibt es noch zu beachten?
Achte vor und nach der Erstellung deines Eigenbelegs noch auf folgende Regeln:
Nach deutschem Handelsrecht bzw. Aufbewahrungsfrist müssen sämtliche Buchungsbelege 10 Jahre GobD-konform archiviert werden. Das gilt auch für Eigenbelege. GobD-konform bedeutet unter anderem eine unveränderlich, vollständig und nachvollziehbare Aufbewahrung.
Achte auf eine fortlaufende Nummerierung deiner Eigenbelege.
Verwende für die Erstellung eines Eigenbelegs unbedingt ein standardisiertes Formular, indem alle wichtigen Vorgaben enthalten sind.
Achte auf genaue Angaben zu Datum, Grund, Betrag und Währung.
Verwende bei dem händischen Ausfüllen einen Kugelschreiber, damit nichts mehr verändert werden kann.
