E-Rechnung: Alles Wichtige über die elektronische Rechnung

Die E-Rechnung kommt und wird für Unternehmen in Deutschland und der EU immer relevanter. Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wer bereits jetzt E-Rechnungen nutzt, kann von vielen Vorteilen profitieren, denn E-Rechnungen können von Rechnungsmanagement-Software automatisch gelesen und verarbeitet werden, was Zeit und Kosten spart.

Öffentliche Auftraggeber haben bereits vor einiger Zeit auf die E-Rechnung umgestellt. In diesem Beitrag erläutern wir die Vorteile der E-Rechnung und warum dein Unternehmen jetzt auf E-Rechnung umstellen sollte.

Das musst du jetzt wissen

Alles über die Pflicht zur E-Rechnung für 2025

PDF herunterladen

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen in einem digitalen Format erstellt, elektronisch übermittelt und empfangen sowie automatisiert weiterverarbeitet. Anders als bei Rechnungen im Papier- oder PDF-Format liegen die Informationen einer E-Rechnung in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz vor.

Das ermöglicht eine vollständig digitalisierte Bearbeitung von Rechnungen von der Erstellung über den Versand und die Rechnungsfreigabe bis hin zur Zahlung der Rechnungsbeträge.

So lautet die E-Rechnung Definition nach E-Rechnungsverordnung § 2 (ERechV).

Die europäische Norm EN 16931 legt den Standard für elektronische Rechnungen fest und wurde entwickelt, um die Interoperabilität von Rechnungsstellungsprozessen im europäischen Markt zu verbessern.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, ein effizienteres Mehrwertsteuermeldesystem zu schaffen. E-Rechnungen ermöglichen eine direkte, elektronische Übermittlung von Transaktionen an die Finanzbehörden, was die Rechnungsstellung EU-weit vereinheitlicht und die Steuererhebung verbessert. Dies steigert die Transparenz, Effizienz und Compliance des steuerlichen Meldewesens und unterstützt die Modernisierung der Steuerverwaltung. Der Prozess begann im April 2023 und wurde mit der Genehmigung des Wachstumschancengesetzes durch den Bundesrat am 22. März 2024 festgeschrieben.

Mit steigender Bedeutung der fortschreitenden Digitalisierung bringt die E-Rechnung entscheidende Vorteile für Unternehmen mit sich - sowohl für die Rechnungssteller als auch die Rechnungsempfänger.

Vorteile für Rechnungssteller

• Vereinfachte Rechnungsstellung durch klare und eindeutige Standards.

• Verkürzte Durchlaufzeiten dank schnellerer Versandprozesse.

• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung durch automatisierte Verarbeitung.

• Kostenersparnis durch den Wegfall von Papier und Porto.

• Weniger Fehleranfälligkeit durch automatische Erstellung und Validierung, was die Prozess- und Datenqualität steigert.

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung.

Vorteile für Rechnungsempfänger

• Optimierte Verarbeitung dank schnellerer Bearbeitungsprozesse.

• Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung werden Skontofristen seltener verpasst.

• Medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung.

• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Bearbeitung.

• Mehr Transparenz durch das Einsehen des Bearbeitungsstatus der Rechnungen.

Kosten sparen dank E-Rechnung?

Mit der Umstellung auf E-Rechnungen können Unternehmen einiges an Kosten sparen. Das beginnt mit dem Wegfall von Drucker, Papier und Porto für den Rechnungsversand sowie den Kosten für die Lagerung von physischen Dokumenten.

Zudem werden Verarbeitungskosten signifikant reduziert, da das Auslesen der Rechnungsinformationen sowie die Rechnungsprüfung bei E-Rechnungen automatisch und digital in der Rechnungsmanagement-Software erfolgen. Das spart wertvolle Arbeitszeit und senkt die Fehlerquote. Zudem führt die beschleunigte Bearbeitungszeit zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung, was den Cashflow verbessert und möglicherweise zu finanziellen Vorteilen durch die Nutzung von Skonti führt. Indem manuelle Prozesse durch effiziente, digitale Abläufe ersetzt werden, tragen E-Rechnungen dazu bei, die Betriebskosten insgesamt zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung gehören in Deutschland zu den gängigsten Formaten der E-Rechnung.

XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. So können die Inhalte der XRechnung automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden, allerdings ist die XRechnung dadurch für Menschen nicht lesbar. Um den XML-Code in ein Sichtdokument umzuwandeln, benötigen Unternehmen eine Software. Ein Nachteil der XRechnung ist, dass sie nicht mit dem Firmendesign angepasst werden können. Im B2G Bereich ist die XRechnung das Standardformat und wird dort bereits seit 2020 verwendet. Alle weiteren Informationen zu XRechnung findest du auf unserem Blog.

ZUGFeRD

Die ZUGFeRD-Rechnung besteht im Gegensatz zur XRechnung aus zwei Komponenten, einem PDF/A-3-Dokument und eingebetteten XML-Daten. Das macht die ZUGFeRD-Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Die elektronischen Daten können automatisch weiterverarbeitet werden, während die PDF visuell überprüft werden kann. Wichtig ist, dass laut Gesetzgeber die PDF und XML-Datei inhaltlich identisch sein müssen. Durch das hybride Rechnungsformat ist die ZUGFeRD-Rechnung zugänglicher als die XRechnung und somit im B2B-Bereich beliebt.

EDIFACT

EDIFACT ist ein älterer Standard für den elektronischen Datenaustausch und steht für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. Es ist ein international anerkannter Standard für den elektronischen Datenaustausch in der Verwaltung, Wirtschaft und im Transportwesen und basiert auf strukturierten Nachrichtenformaten. EDIFACT ist besonders relevant in der Industrie, im Handel und in der Logistik und wird auch für den internationalen Datenaustausch genutzt. Die hohe Standardisierung und breite Akzeptanz in verschiedenen Branchen ermöglicht die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse.

Laut Gesetz haben Rechnungsversender die Freiheit, das Format ihrer E-Rechnungen selbst zu bestimmen, sei es ZUGFeRD oder XRechnung. Daher müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, alle E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab dem 01.01.2025 beginnt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Ab dann sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Dein Unternehmen ist von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn folgendes zutrifft:

• Nur B2B-Unternehmen oder B2B-Sachverhalte sind betroffen.

• Beide Parteien müssen im Inland ansässig sein, also einen Sitz der Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben.

• Vermieter:innen, die steuerpflichtig an Unternehmen vermieten, sind ebenfalls betroffen. Hier kann der Mietvertrag als Rechnung verwendet werden.

• Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 € und andere Kleinstbetragsrechnungen sowie Fahrausweise.

• Endverbraucher:innen sind von der Pflicht ausgenommen. Wer E-Rechnungen an Endverbraucher stellen will, benötigt vorher deren Zustimmung.

Die gute Nachricht für Unternehmen ist, dass die Pflichtangaben einer E-Rechnung weitgehend denen von herkömmlichen Rechnungen entsprechen. In einer E-Rechnung findest du also alles, was du auch auf einer Papierrechnung sehen würdest:

• Namen und Anschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

• Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde

• Eine eindeutige Rechnungsnummer

• Zahlungsbedingungen

• Bankverbindung

• Eine detaillierte Aufstellung der Rechnungspositionen

• Angaben zur Umsatzsteuer

Es ist immer gut, auf dem Laufenden zu bleiben, da sich gesetzliche Angaben ändern können. Daher empfehlen wir dir immer den § 14 des UStG zu konsultieren, um auf dem neuesten Stand zu sein. Und denk dran, nicht alle ERP-Systeme passen automatisch die neuen E-Rechnungsformate an, also sprich am besten mit deinem Software-Anbieter, um sicherzustellen, dass alles richtig eingestellt ist.

E-Rechnungen erstellen

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, E-Rechnungen zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zum einen können Programme wie Easybill oder Lexware genutzt werden, die eine umfassende und kostenpflichtige Softwarelösung bieten. Zum anderen stehen Online-Dienste wie zugferd-rechnung.com oder xrechnung-erstellen.com zur Verfügung, die speziell darauf ausgelegt sind, E-Rechnungen in gesetzeskonformen Formaten zu erstellen. Beide Optionen bieten effiziente Wege, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden.

Rechnungseingang digitalisieren

Da du in Zukunft nur noch mit E-Rechnungen arbeiten wirst, ist es jetzt sinnvoll, alle bestehenden Papierrechnungen zu digitalisieren und auch digital zu archivieren. Dabei ist es wichtig, Papierrechnungen nicht einfach zu scannen und dann zu entsorgen. Es gibt hierfür den gesetzlich vorgeschriebenen Vorgang des ersetzenden Scannens.

Dabei scannt man eine Rechnung und erstellt zudem eine GoBD-Verfahrensdokumentation. Nur wenn du diesen Vorgang korrekt durchführst, darfst du das originale Papierdokument danach auch wirklich vernichten. Die digitale Version muss zudem sicher und korrekt in einem digitalen Archiv oder einer Cloud abgespeichert werden.

E-Rechnung empfangen

Ähnlich wie traditionelle Rechnungen können E-Rechnungen über deine zentrale E-Mail-Inbox empfangen werden. Sobald sie eintreffen, können die elektronischen Rechnungsdaten aus deinem E-Mail-Postfach von Candis ausgelesen und visualisiert werden. Dann stehen sie für die Freigabe und zur weiteren Verarbeitung bereit.

Um den Empfang von E-Rechnungen zu vereinfachen, empfehlen wir dir, ein dediziertes, digitales Postfach mit einer zentralen E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge einzurichten. Dies verhindert, dass Rechnungen in den individuellen Postfächern verschiedener Mitarbeiter:innen untergehen. Eine solche zentrale E-Mail-Adresse erleichtert zudem die Zugänglichkeit für mehrere Mitarbeiter:innen, was insbesondere bei Urlaubsvertretungen von Vorteil ist.

E-Rechnung verarbeiten

Ab dem 01. Januar 2025 ist es für alle Unternehmen im B2B-Sektor verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Verarbeitungsmethoden variieren je nach Rechnungsformat.

XRechnungen

XRechnungen setzen sich aus einem XML-Datensatz zusammen, der ohne spezielle Software nicht visuell prüfbar ist. Daher benötigen Unternehmen eine Rechnungssoftware, die XRechnungen sichtbar macht und für die Weiterverarbeitung aufbereitet.

In Candis werden XRechnungen empfangen und können per Klick visualisiert werden, sodass die weitere Verarbeitung für dich und dein Team problemlos verläuft.

ZUGFeRD-Rechnungen

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz, die auf den ersten Blick wie herkömmliche PDFs geprüft werden können. Es scheint, als wäre keine spezielle Software nötig. Jedoch ist Vorsicht geboten: Ohne entsprechende Software ist es nicht möglich zu überprüfen, ob die Inhalte der PDF und des XML-Datensatzes identisch sind. Um sicherzustellen, dass die korrekten Beträge bezahlt werden und auch bei Betriebsprüfungen keine Probleme entstehen, ist es empfehlenswert, ZUGFeRD-Rechnungen mit einer Software wie Candis zu verarbeiten.

In Candis wird die Übereinstimmung der Daten aus der PDF und der XML-Komponente einer ZUGFeRD-Rechnung geprüft. Dies ermöglicht eine genaue Kontrolle der Rechnungsinhalte vor der Freigabe und dem Export.

NEU: E-Learning

Erweitere dein Fachwissen mit der Candis Akademie

Erfahre mehr

E-Rechnung archivieren

Der Wechsel zur E-Rechnung eliminiert die Notwendigkeit des Ausdruckens und physischen Archivierens von Rechnungen in Ordnern. E-Rechnungen müssen in dem digitalen Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Dies sorgt für eine dauerhafte und sichere Speicherung.

Mit Candis wird die Archivierung von E-Rechnungen deutlich vereinfacht und sicherer. Unsere Kund:innen genießen die Vorteile eines cloudbasierten Archivs, in dem E-Rechnungen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren revisionssicher gespeichert werden. Sie können ihre Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente jederzeit einfach über Schlagwörter und Tags finden und darauf zugreifen.

Die revisionssichere Archivierung ist dabei entscheidend: E-Rechnungen müssen unveränderbar und fälschungssicher gespeichert werden, was auch die Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit verbessert.

Unternehmen sollten eine Lösung wie Candis in Betracht ziehen, die es ermöglicht, Rechnungen gleich nach der Verarbeitung sicher in einem Cloud-Archiv abzulegen. Der Vorteil einer Cloud-Lösung liegt darin, dass Mitarbeiter unabhängig vom Standort auf die Daten zugreifen können und das Unternehmen besser vor Datenverlust geschützt ist.