Ersetzendes Scannen in 6 Schritten

Viele Unternehmen setzen beim Thema Digitalisierung auf ersetzendes Scannen. Hierbei werden Papierdokumente in die digitale Form umgewandelt – umfangreiche Papierarchive sollen so aufgelöst werden.

Was sich zunächst nach einem einfachen Prozess anhört, ist ein mit strengen Vorschriften verbundenes Verfahren. Welche Richtlinien beim ersetzenden Scannen beachtet werden müssen und inwiefern es bessere Alternativen gibt, erläutern wir dir in diesem Artikel.

Unter dem Begriff versteht man die digitale Erfassung von Papierbelegen, sodass diese digital weiterverarbeitet werden können. Beim ersetzenden Scannen wird das elektronische Abbild des Belegs aufbewahrt und das Original in Papierform anschließend vernichtet. Dies ist nur mit einer korrekten

Verfahrensdokumentation nach GoBD

möglich, die alle Prozesse festhält.

Der eingescannte Beleg ersetzt anschließend den Originalbeleg, was bei einem normalen Scan-Prozess nicht der Fall ist.

Die

Digitalisierung

von Belegen unterliegt einigen rechtlichen Vorgaben, die seitens der

GoBD

geregelt werden.

Einscannen

Beim Vorgang des Scannens ist zu beachten, dass seit Ende 2019 sowohl mobiles als auch stationäres Scannen zulässig ist. Das bedeutet in der Praxis, dass Scannen nicht nur in den unternehmenseigenen Büroräumen, sondern auch mobiles Scannen, z. B. im Ausland mit dem Smartphone, gestattet ist. Hier gibt es verschiedene zertifizierte Apps, die verwendet werden können.

Gewährleistung der Lesbarkeit und Vollständigkeit

Der digitalisierte Beleg muss inhaltlich vollständig mit dem Original übereinstimmen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Inhalte ohne Weiteres lesbar sind und nicht verschwommen oder unscharf.

Archivierung der Belege

Beim Thema Rechnungen

digital archivieren

gilt: Laut GoBD müssen sämtliche Buchungsbelege revisionssicher für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung erfolgt in einem nachvollziehbaren System, bzw. Datenträger, auf den jederzeit zugegriffen werden kann.

Bei Belegen in Papierform muss sichergestellt sein, dass sie vor Einwirkungen durch Feuer, Wind und Wasser geschützt sind. Auch muss verhindert werden, dass die Schrift auf dem Papier verblasst. Belege, die auf Thermopapier gedruckt wurden, müssen deshalb zusätzlich als Kopie vorliegen.

Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD

Sämtliche Bearbeitungs- und Scanprozesse, die Belege durchlaufen, müssen

GoBD-konform

mittels Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Dies dient der Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte und enthält Informationen über Folgendes:

• Dokumente, die gescannt wurden

• Die Person, die die Dokumente gescannt hat

• Der Zeitpunkt des Scannens

• Maßnahmen zur Fehlerprüfung

• Maßnahmen zur Sicherstellung der Lesbarkeit und Vollständigkeit

Die folgenden Schritte beschreiben die genaue Vorgehensweise beim ersetzenden Scannen.‍

1. Dokumente auswählen‍

Zunächst werden die Dokumente ausgewählt, die gescannt werden sollen. Achtung! Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen auch vernichtet werden. Zum Beispiel gilt für

Jahresabschlüsse

, notariell beurkundete Dokumente oder Zollanmeldungen, dass diese im Original aufbewahrt werden müssen.

2. Zeitpunkt des Scannens festlegen

Am besten wird so früh wie möglich eingescannt. Im Idealfall passiert dies direkt nach Eingang des Belegs.‍

3. Digitalisierung des Originalbelegs

Der Beleg wird eingescannt und digitalisiert. Hier müssen verschiedene Details festgehalten werden, wie z. B. mit welcher Hard- oder Software gescannt wird, ob in Farbe oder schwarz-weiß gescannt wird und es muss sichergestellt werden, dass die digitalisierten Belege lesbar und vollständig sind.‍

4. Archivierung des Belegs

Direkt im Anschluss an die Digitalisierung folgt die revisionssichere Archivierung der Belege gemäß den Anforderungen der GoBD. Die archivierten Belege müssen jederzeit abrufbar sein. ‍

5. Weiterverarbeitung des Belegs

‍In der Regel erfolgt die Verbuchung eines Belegs unmittelbar nach der Digitalisierung und Archivierung. Sämtliche Prozessschritte müssen nachvollziehbar mittels Verfahrensdokumentation festgehalten werden. ‍

6. Vernichtung des Originalbelegs

Nach Erstellung der Verfahrensdokumentation dürfen die Originalbelege in Papierform vernichtet werden. Sinnvoll ist es, vor der Vernichtung regelmäßig Stichproben unter dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen. So soll vermieden werden, dass Originale vernichtet werden, wo der digitalisierte Beleg z. B. nicht richtig lesbar ist.

Nein! Nach dem Scannen dürfen Papierbelege nicht weggeschmissen werden.
Die Originalbelege in Papierform dürfen erst dann vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation erstellt wurde.

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wo und wie man am besten mit ersetzendem Scannen anfangen kann. Wir denken, das ist die falsche Frage, bzw. der falsche Fokus.

Viel mehr ist es sinnvoll, zu überlegen, wie man die Anzahl der Belege reduzieren kann, sodass man diese nicht in einem weiteren Schritt einscannen muss.

Anstatt einzelne Papierbelege zu digitalisieren, ist es viel sinnvoller, einen vollständig

digitalisierten Rechnungseingang

zu schaffen. Denn jede Rechnung, die digital vorliegt, bedeutet eine Rechnung weniger zu haben, die man manuell einscannen muss.

Um sicherzustellen, dass Rechnungen überhaupt auf digitalem Weg ankommen, kann zunächst ein zentrales Postfach für

Eingangsrechnungen

erstellt werden. In einem zweiten Schritt kann dann bei den Lieferanten um digitale Rechnungsstellung gebeten werden. So sollten nach und nach alle eingehenden Rechnungen in dem dafür vorgesehenen Postfach landen.

Diese Art der Digitalisierung direkt an der Quelle bietet mehrere Vorteile. Gegenüber dem ersetzenden Scannen einzelner Belege ist ein digitaler Rechnungseingang zum einen zeitsparender. Zum anderen ist der digitale Empfang von Rechnungen auch transparenter und kann besser nachverfolgt werden.

Am einfachsten funktioniert die Digitalisierung der Rechnungen, bzw. die Einführung eines digitalen Rechnungseingangs mittels Software. Rechnungsmanagement-Tools wie

Candis

importieren die Eingangsrechnungen automatisch aus dem Postfach oder einem Online-Portal und sammeln sie zentral. Das mühsame manuelle Einscannen von Rechnungen wird somit überflüssig.