Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: 5 Gründe, jetzt umzusteigen

Beim Thema Kreditkarten schrecken viele Finanzteams erst einmal auf: Denn eine traditionelle Kreditkarte innerhalb des Unternehmens zu nutzen, bringt meist Chaos, mangelnde Transparenz und erheblichen Verwaltungsaufwand für Geschäftsführung, Mitarbeitende und die Buchhaltung mit sich.

Digitale bzw. virtuelle Firmenkreditkarten bieten eine zeitgemäße Lösung für diese Probleme, denn sie sind sowohl sicher als auch effizient. Dennoch fürchten viele Finanzteams, dass sie dabei die Kontrolle und Übersicht verlieren.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen wissen musst und wie du digitale Kreditkarten richtig einsetzt. Außerdem geben wir dir fünf überzeugende Gründe, warum jetzt der ideale Zeitpunkt für den Umstieg ist.

Sobald Mitarbeiter:innen Ausgaben im Namen des Unternehmens tätigen müssen, stellt sich die Frage danach, wie diese Ausgaben gehandhabt werden sollten. Traditionell gibt es hierfür zwei Wege:

1. Mitarbeiter:innen tätigen Ausgaben zunächst aus eigener Tasche, machen anschließend eine Auslagenerstattung und erhalten dann das Geld vom Unternehmen zurück.

2. Unternehmen schaffen sich eine einzelne Firmenkreditkarte für alle an, die dann von Mitarbeiter:innen abwechselnd benutzt wird.

In beiden Fällen führt das zu mangelndem Kontext und fehlender Nachvollziehbarkeit im Ausgabenmanagement und einem deutlichen Mehraufwand für Finanzteams am Ende des Monats.

• Fehlende Belege: Nicht alle Mitarbeiter:innen gehen sorgsam mit den Belegen um, sodass sie am Ende des Monats oft zusammengesucht werden müssen.

• Lange Bearbeitungszeiten: Jeder Kauf muss sowohl der entsprechenden Abteilung, als auch der richtigen Kreditkartenabrechnung zugeordnet werden.

• Unsichere Kreditkartendaten: Sobald eine Kreditkarte im Unternehmen zirkuliert und die Kreditkartendaten von mehreren Mitarbeiter:innen genutzt werden, steigt das Risiko der Datensicherheit.

• Mangelnde Transparenz: Da nicht jede Kreditkartenzahlung fehlerfrei zugeordnet werden kann, kann das im schlimmsten Fall zu Spesenbetrug oder zur privaten Nutzung der Firmenkreditkarte führen.

Virtuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen bieten eine moderne und nutzerfreundliche Lösung für Finanzteams und Fachabteilungen.

Firmenkreditkarten sind bei Mitarbeiter:innen besonders deshalb beliebt, weil sie damit nicht in Vorkasse gehen müssen. Daher eignen sie sich besonders für Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreisen gehen oder andere Zahlungen für das Unternehmen tätigen.

Auch wiederkehrende Zahlungen, wie zum Beispiel für Abonnements, Software, Tools oder Werbeanzeigen lassen sich ideal mit virtuellen Kreditkarten mit Verfügungsrahmen tätigen. Dadurch wird nicht nur die Zahlung vereinfacht, sondern du bekommst auch einen besseren Überblick über laufende Ausgaben.

Das ist bequem für Mitarbeiter:innen, da sie nicht erst in Vorkasse treten müssen, was besonders bei höheren Einmalzahlungen von Reisekosten auf Geschäftsreisen belastend ist.

Kleinere Beträge sind zwar für die Arbeitnehmer:innen weniger belastend, dafür aber für die Buchhaltung umso mehr, denn oft müssen sie ihren Kolleg:innen für die Abrechnungen buchstäblich hinterherlaufen.

Virtuelle Firmenkreditkarten bieten Unternehmen eine moderne Lösung, um mehr Kontrolle und weniger Mikromanagement zu gewährleisten. Sie können in Echtzeit erstellt und sofort von Mitarbeiter:innen genutzt werden, ohne dass eine Beantragung oder der Versand per Post notwendig ist. Ebenso einfach können sie gesperrt werden, wenn ein Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlässt oder Verdacht auf Datenverlust besteht.

Virtuelle Kreditkarten ermöglichen es Unternehmen, individuelle Zahlungslimits festzulegen und bei Bedarf eine unbegrenzte Anzahl an Karten zu erstellen, ohne zusätzliche Kosten. Mitarbeiter:innen können mehrere virtuelle Kreditkarten besitzen, die speziellen Projekten oder Events zugeordnet sind, was die Automatisierung der Belegerfassung erleichtert.

1. Mehr Ausgabentransparenz

Wer hat dieses Tool gekauft? Kam die bestellte Kamera an und wer ist dafür verantwortlich? Wo ist der Bewirtungsbeleg für das bezahlten Essen? Und welcher Abteilung muss diese Rechnung zugeordnet werden?

Transparenz und Verantwortlichkeiten sind eines der Hauptprobleme, wenn es nur eine Kreditkarte im Unternehmen gibt. Mit einer eigenen virtuellen Kreditkarte für jede:n Mitarbeiter:in kann jede Ausgabe klar zugewiesen werden und du behältst das Ausgabenmanagement besser im Blick.

Mitarbeiter:innen können Zahlungen eigenhändig tätigen, was dem Finanzteam viel Zeit spart. Außerdem herrscht somit mehr Klarheit über die Verantwortlichkeiten aller Ausgaben und potenzielle Rückfragen zu Belegen und Ausgaben können schneller geklärt werden.

Neben der effizienten Abrechnung bringen individuelle Kreditkarten auch den Vorteil mit sich, dass Kosten besser kontrolliert und Budgets genauer geplant werden können. Das sorgt für Flexibilität bei der Verwaltung von Ausgaben mit Transaktions- und Monatsbudgets.

Dank digitalem Ausgabenmanagement verliert das Finanzteam auch bei individuellen Kreditkarten für alle Mitarbeitende nicht die Kontrolle. Sie sehen alle aktiven Karten und Transaktionen in Echtzeit.

2. Sicherheit & Kontrolle

Physische Kreditkarten können leicht verloren gehen, insbesondere dann, wenn eine einzelne Karte von mehreren Kolleg:innen gleichzeitig benutzt wird. Das ist nicht nur unpraktisch, sondern beinhaltet auch Sicherheitslücken.

Mit einer digitalen Kreditkarte für Mitarbeiter:innen können alle Zahlungen in Echtzeit angezeigt werden. So verliert das Finanzteam auch bei individuellen Kreditkarten nicht die Kontrolle, denn jede Karte kann ebenso in Echtzeit per Mausklick deaktiviert werden.

Mit einer Unternehmenskreditkarte für alle Mitarbeiter:innen kann durch die unübersichtliche Handhabung Spesenbetrug entstehen – denn wie weiß man zu jeder Zeit, wer die Unternehmenskreditkarte benutzt hat?

Selbstverständlich enthält jede Kreditkarte auch eine CVC-Nummer zur Validierung bei Online-Einkäufen. Um die Sicherheit deriner Kreditkarten zu gewährleisten sind alle Candis Visa Kreditkarten sind außerdem automatisch mit 3D-Secure ausgestattet. Bei Online-Zahlungen erhältst du ein Einmalpasswort per SMS, via Smartphone-App oder per E-Mail für die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

3. Buchhaltung & Finanzteams werden entlastet

Ohne individuelle Firmenkreditkarten mussten alle einzelnen Posten mit der Monatsabrechnung erst den jeweiligen Mitarbeiter:innen zugeordnet werden. So hat die Buchhaltung am Monatsende mehr Stress und Zeitdruck, weil der Monatsabschluss bis zum 10. Tag des Folgemonats fertig gemacht werden sollte.

Mit einzelnen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen kannst du tagesaktuell buchen, sodass sowohl der Monatsabschluss als auch der Jahresabschluss viel effizienter abgeschlossen werden können. Die täglichen Transaktionen können laufend exportiert und alle Rückfragen so auch direkt geklärt werden.

Für das Finanzteam bedeutet das Sicherheit, Planbarkeit und Kontrolle, während der:die Mitarbeiter:in flexibel agieren kann.

Firmenkreditkarten können nahtlos in die digitale Buchhaltung integriert werden. Belege können digital verwaltet werden und dank Schnittstellen zu DATEV und Rechnungsfreigabe-Software ist eine reibungslose Datenübertragung möglich. Die Ausgaben der Firmenkreditkarten werden dokumentiert und lassen sich in Echtzeit einfach nachvollziehen.

Transaktionen einzeln selbst zu verbuchen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit dem automatisierten Export werden die vorkontierten Kreditkartentransaktionen und -belege ganz bequem per Klick zu DATEV und Co. übertragen.

CSV-Tabellen, manuelles Abtippen und Papierkram gehören der Vergangenheit an und medienbruchfreies Arbeiten wird ermöglicht. Für den Fall einer Betriebsprüfung ist man dank der Dokumentation von Prozessen auch rechtlich abgesichert.

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5. Auslagenerstattungen ersetzen

Einige Unternehmen arbeiten immer noch mit Auslagenerstattung im klassischen Sinne. Das bedeutet: Mitarbeiter:innen bezahlen etwas und strecken Geld vor und bekommen den Betrag danach von der Firma zurückerstattet.

Das ist in der Regel mit viel Handarbeit verbunden: Deckblätter erstellen, Belege abheften, Beträge manuell zusammenrechnen und Mehrwertsteuer berechnen. Die Fehlerquote und der Zeitaufwand sind hoch und der größte Nachteil ist, dass Mitarbeiter:innen mit ihrem privaten Geld einstehen müssen.

Hinzu kommt, dass Arbeitnehmer:innen häufig einige Zeit auf die Rückerstattung warten müssen, was vor allem bei höheren Beträgen unangenehm ist. Und auch das Finanzteam muss viel Zeit aufbringen, um den Vorgang zu prüfen und zu bearbeiten.

Hier zeigt sich der Vorteil von Firmenkreditkarten besonders deutlich: Die individuellen Limits können in jeder Höhe angesetzt werden. So werden Mitarbeiter:innen nicht mehr mit Ausgaben und Finanzteams nicht mehr mit Mehrarbeit belastet.

Auslagenerstattung ist so kein Thema mehr, denn Ausgaben werden direkt vom Geschäftskonto abgebucht und das gesamte Ausgabenmanagement eines Unternehmens erheblich vereinfacht.

Du musst doch mal eine Auslagenerstattung machen? Hier findest du eine kostenlose Vorlage für die Auslagenerstattung.

Für jede anstehende Geschäftsreise kannst du für Mitarbeiter:innen zweckgebundene Karten anlegen, sodass sich Ausgaben im Nachgang automatisch der richtigen Kostenstelle und dem Aufwandskonto zuweisen lassen. Für Reisen eignet sich eine Kreditkarte ohne Fremdwährungsgebühr übrigens am besten.

Wir empfehlen dir, immer einen Kriterienkatalog für dein Unternehmen anzulegen, in dem du festhältst, welche Anforderungen du für Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen hast. Erstelle eine Entscheidungsmatrix, auf der du die Anbieter am Markt mit ihren Stärken und Schwächen vergleichst, damit ihr die richtige Lösung findet und den Anbieter nicht wechseln müsst. Hier sind einige Kriterien, auf die du dabei achten kannst.

#1 Welche Art von Karte wird angeboten?

Für die Entscheidungsfindung ist es wichtig, ob der Anbieter Kreditkarten oder Debitkarten anbietet, da das mit verschiedenen Funktionen einhergeht. Besonders wichtig ist dabei auch das Abrechnungsmodell, also ob es sich um Prefund oder Prepaid-Karten handelt oder um Kreditkarten mit Kreditlinien.

Finde auch heraus, wer der Herausgeber der Karte ist, denn ob Visa oder Mastercard kann einen Einfluss darauf haben, wie die Karte akzeptiert wird.

Wichtig ist auch, ob du über deinen Anbieter für Firmenkreditkarten sowohl physische als auch virtuelle Karten erstellen kannst. Unserer Erfahrung nach brauchen Unternehmen immer beide Optionen.

#2 Preismodell

Natürlich spielt auch das Abrechnungsmodell des Anbieters eine wesentliche Rolle bei der Entscheidungsfindung. Achte also darauf, ob die Abrechnung nach Anzahl der Nutzer:innen, der Anzahl der aktiven Karten oder der gesamten Karten erfolgt und ob physische Karten sowie unbegrenzt virtuelle Karten enthalten sind. Wir empfehlen Anbieter mit einem Fixpreis, der sämtliche Kosten für physische Karten, virtuelle Karten und die Anzahl der Nutzer

inkludiert. Dies ist für Unternehmen in der Regel am einfachsten, da du zu Beginn nie genau weißt, wie viele Karten tatsächlich gebraucht werden.

#3 Fremdwährungsgebühren und Wechselkursaufschläge

Es kommt in Unternehmen häufig vor, dass Zahlungen in Fremdwährungen wie Dollar oder Pfund getätigt werden. Bei vielen Anbietern finden sich dann die Fremdwährungsgebühren oder Wechselkursaufschläge auf den Kreditkartenabrechnungen wieder. Hier können bis zu 4 % an Gebühren und Aufschlägen zusammenkommen, daher raten wir dir, immer die Bedingungen im Detail durchzulesen und im besten Fall ein Angebot mit 0 % bei Wechselkursaufschlägen und 0 % bei Fremdwährungsregelungen zu finden.

#4 Buchhaltungsexport

Die beste Firmenkreditkartenlösung nutzt deinem Unternehmen nichts, wenn du die Transaktionsdaten nicht in dein Buchhaltungssystem übertragen kannst. Am besten natürlich medienbruchfrei. Wir empfehlen dir, hier wirklich im Detail nachzufragen, um dir im Nachhinein Aufwand zu ersparen.

#5 Kontierung

Moderne Kreditkartenlösungen ermöglichen nicht nur das digitale Abbilden der Transaktionen, sondern auch umfangreiche Automatisierungen, die Zeit sparen und die Kontrolle erhöhen. Automatisches Verknüpfen von Transaktionen und Belegen reduziert außerdem die manuelle Arbeit für Finanzteams und minimiert Fehler.

Idealerweise ermöglicht die Lösung auch die Belegerfassung per App, sodass Belege und Quittungen direkt eingescannt und an das Kontierungssystem geschickt werden können. Einige Systeme verfügen hier auch über eine automatische Erinnerungsfunktion, die Mitarbeiter:innen so lange an das Hochladen ihrer Belege erinnert, bis sie es getan haben.

Dank der Kontierungsfunktionen kann zum Beispiel festgelegt werden, ob Ausgaben einer Karte immer auf eine bestimmte Kostenstelle gebucht werden sollen.

#6 Benutzeroberfläche

Nicht zuletzt solltest du die Wahl deines Anbieters natürlich auch von der Benutzeroberfläche abhängig machen. Candis verfügt zum Beispiel über eine einfache und verständliche Benutzeroberfläche, die von Finanzteams und Fachabteilungen ohne Handbuch verstanden und bedient werden kann. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert außerdem die tägliche Nutzung, fördert die Effizienz im gesamten Unternehmen und macht die Einführung dieser Lösung für alle Beteiligten.

Weitere Informationen zu den Vorteilen und Funktionen moderner Geschäftskonten findest du in unserem Artikel Business Banking: so geht moderne Kontoführung.

Mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen von Candis optimierst du das Ausgabenmanagement und sorgst für effiziente Prozesse rund um Käufe von Mitarbeiter:innen.

Zudem behältst du die volle Kontrolle über alle Transaktionen und die Belege können direkt in Candis übertragen werden. All das vergrößert nicht nur den Handlungsspielraum deiner Mitarbeiter:innen, sondern auch ihre Zufriedenheit.