Fristenmanagement in Kürze
Fristenmanagement ist entscheidend, um vertragliche Deadlines einzuhalten und rechtliche sowie finanzielle Risiken zu vermeiden.
Im digitalen Fristenmanagement werden Mitarbeitende per E-Mail an wichtige Vertragsfristen erinnert.
Eine digitale Vertragsmanagement-Software automatisiert die Fristenüberwachung, reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert das Risiko von Fristversäumnissen.
Das Verpassen von Vertragsfristen ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen für dein Unternehmen nach sich ziehen. Ein effizientes Fristenmanagement ist daher unerlässlich, um den Überblick über wichtige Termine und Fristen zu behalten.
Egal, ob es um die Verlängerung von Verträgen, Kündigungsfristen oder die Einhaltung von Zahlungszielen geht, wenn sich dein Unternehmen nicht rechtzeitig um diese Angelegenheiten kümmert, riskierst du unnötige Ausgaben. Das macht das Verwalten von Fristen zu einem zentralen Bereich im Vertragsmanagement.
Wir verraten, wie du effektives Fristenmanagement implementierst und damit keine Vertragsfrist mehr verpasst.
Was ist Fristenmanagement?
Das Fristenmanagement beschreibt die systematische Planung, Überwachung und Verwaltung von Fristen, Terminen und Zeitrahmen innerhalb eines Unternehmens. Das Ziel des Fristenmanagements ist es, einen ganzheitlichen Überblick über wichtige Vertrags-Deadlines zu haben und somit rechtzeitig auf ausstehende Verlängerungen oder Kündigungsfristen reagieren zu können.
Im digitalen Vertragsmanagement wird das Fristenmanagement mithilfe einer Software automatisiert. Diese Software verwaltet alle Fristen in einem zentralen System und der integrierte Fristenkalender erinnert Mitarbeiter:innen automatisch per Mail an auslaufende Verträge und bevorstehende Fristen. So wird sichergestellt, dass Verträge rechtzeitig verlängert, gekündigt oder neu verhandelt werden.
Durch diese automatisierten Benachrichtigungen kann dein Unternehmen Risiken minimieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren, da ihr nicht mehr manuell an jede einzelne Frist denken müsst.
Ziel des Fristenmanagements ist es, Risiken wie Vertragsverletzungen, Strafzahlungen oder den Verlust von Rechten zu vermeiden, indem alle relevanten Termine frühzeitig erkannt und entsprechend gehandelt wird. Ein effektives Fristenmanagement sorgt somit für eine bessere Organisation, minimiert Stress und hilft dabei, rechtliche und finanzielle Nachteile zu verhindern.
Mit unserem kostenlosen Fristenrechner kannst du deine Frist ganz einfach berechnen.
Warum ist Fristenmanagement wichtig?
Das Versäumen wichtiger Vertragsfristen kann hohe Kosten verursachen und rechtliche Konsequenzen haben. Eventuell müssen Verträge neu verhandelt werden oder es gelten rechtliche Fristen. Um zu vermeiden, dass dein Unternehmen unnötige Kosten oder Konsequenzen tragen muss, solltest du eine Software für Fristenverwaltung implementieren.
Auch das Vertragscontrolling ist auf ein effektives Fristenmanagement angewiesen, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden und potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und adressiert werden können. Ohne ein strukturiertes Fristenmanagement wäre das Vertragscontrolling ineffizient, da wichtige Deadlines möglicherweise verpasst würden, was zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen könnte.
Fristenmanagement – Ein Praxisbeispiel
In Gesprächen mit unseren Kund:innen hören wir bei Candis immer wieder von den Herausforderungen im Vertragsmanagement. Oft bleiben Probleme zunächst unbemerkt und zeigen sich erst bei einer genaueren Überprüfung der Prozesse.
Ein typisches Szenario: Ein Unternehmen zahlt weiterhin für ein Software-Tool, das längst nicht mehr genutzt wird. Der Grund? Die zuständigen Mitarbeiter:innen haben den Überblick über den Vertrag verloren und dieser hat sich automatisch verlängert. So wird unnötig Geld ausgegeben – ein vermeidbares Problem, das durch ein effektives Fristenmanagement leicht behoben werden könnte.
Ein weiteres Beispiel zeigt die möglichen ernsten Konsequenzen, wenn Fristen übersehen werden:
Ein Unternehmen hat einen Mietvertrag für eine Gewerbeimmobilie, der sechs Monate vor Ablauf gekündigt werden muss. Wird diese Frist verpasst, verlängert sich der Vertrag automatisch, und das Unternehmen bleibt an alte, nun überhöhte Mietkonditionen gebunden, während die Mietpreise in der Region steigen. Dies kann erhebliche finanzielle Belastungen mit sich bringen. Solche Versäumnisse können auch bei anderen Vertragsarten, wie Lieferverträgen, zu Vertragsstrafen oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Ein effizientes Fristenmanagement ist daher unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Was sind die Vorteile von digitalem Fristenmanagement?
Digitales Fristenmanagement bietet eine Reihe von Vorteilen für dein Unternehmen.
Zentralisierung
Eine Software für Vertrags- und Fristenmanagement speichert alle relevanten Vertragsinformationen wie Fristen, Verträge und Dokumente an einem zentralen Ort ab.
Durch diese zentrale Ablage sind alle Informationen jederzeit für alle Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen zugänglich, sofern sie über die benötigte Berechtigung verfügen. Dies erleichtert die Verwaltung und reduziert das Risiko von Datenverlust oder -verwirrung.
Automatische Erinnerungen
Digitale Systeme mit integriertem Fristenkalender senden automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für anstehende Fristen, sodass keine wichtigen Deadlines mehr übersehen werden.
Zeitersparnis
Digitales Fristenmanagement spart viel Zeit für manuelles Suchen ein. So werden Mitarbeiterressourcen freigesetzt, die für strategische Aufgaben genutzt werden können.
Kostenersparnis
Der Vorteil liegt auf der Hand, indem dein Unternehmen keine Frist mehr verpasst, spart ihr Kosten, die durch unnötige Ausgaben durch verpasste Kündigungen, Vertragsverlängerungen oder Vertragsstrafen entstehen.
Transparenz
Mit einem digitalen System fürs Fristenmanagement kannst du alle Fristen, Verträge und deren Status übersichtlich darstellen. In der Vertragsmanagement-Software von Candis kannst du zum Beispiel nach Vertragsstatus, Kündigungsfrist, Datum der Wiedervorlage und mehr filtern. Dies erleichtert die Nachverfolgung und das Monitoring, was besonders bei größeren Unternehmen mit vielen Verträgen von Vorteil ist.
Rechtssicherheit
Durch die lückenlose Dokumentation und die rechtzeitige Bearbeitung von Fristen können Unternehmen rechtliche Konflikte vermeiden und ihre Compliance verbessern.
Minimierung von Fehlern
Digitale Systeme reduzieren das Risiko menschlicher Fehler, die bei manueller Verwaltung häufig vorkommen, beispielsweise das Übersehen von Fristen oder das Verlieren wichtiger Dokumente.
Was ist Fristenüberwachung?
Fristenüberwachung ist ein Teilaspekt des Fristenmanagements, der sich speziell auf das Monitoring und die Kontrolle bestehender Fristen konzentriert. Während das Fristenmanagement proaktiv ist, ist die Fristenüberwachung eher reaktiv. Es geht hauptsächlich darum, sicherzustellen, dass alle festgelegten Fristen eingehalten werden.
Wichtige Termine sind beispielsweise Abgabetermine, Verjährungsfristen, Zahlungsfristen oder Vertragsfristen. Fristenüberwachung ist daher besonders in rechtlichen, administrativen und geschäftlichen Bereichen im Zusammenhang mit Verträgen relevant und hilft, negative rechtliche oder finanzielle Konsequenzen zu vermeiden, die durch das Versäumnis solcher Fristen entstehen könnten.
Fristenmanagement mit Candis
Candis ist eine Rechnungsmanagement-Software mit integriertem Dokumenten- und Vertragsmanagement. Mit unserer Software digitalisierst und automatisierst du deine Rechnungsverarbeitungsprozesse, behältst alle Vertragsdetails und Fristen im Blick und archivierst alle Dokumente zentral an einem Ort.
Für viele Unternehmen ist das Fristenmanagement ein zentraler Grund für die Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Software. Sie ermöglicht es, die Laufzeiten aller Verträge systematisch zu überwachen, ohne ständig manuell eingreifen zu müssen.
Mit der Vertragsmanagement-Software von Candis wirst du automatisch an wichtige Fristen erinnert, zum Beispiel daran, wann ein Vertrag verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden muss.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, bei der Ablage eines Vertrags direkt einen Wunschzeitraum für die Wiedervorlage festzulegen. So erhält die zuständige Person im Unternehmen rechtzeitig eine E-Mail-Benachrichtigung, um den Vertrag fristgerecht zu kündigen oder neue Bedingungen auszuhandeln. Zudem kannst du bis zu 10 Personen hinzufügen, die über den Status des Vertrags informiert werden sollen.
Durch diese Automatisierung wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und das Risiko von Fristversäumnissen minimiert, was zu einer effizienteren und sichereren Vertragsverwaltung führt. Da Candis eine Cloud-Lösung ist, können alle Mitarbeitenden jederzeit und überall über einen Browser auf wichtige Informationen zugreifen.
