Das Wichtigste in Kürze
Medienbruchfrei bedeutet, Prozesse ohne Unterbrechung durch einen Medienwechsel durchzuführen.
Es gibt physische Medienbrüche, wie z. B. das Drucken und Scannen von Dokumenten, und virtuellen Medienbrüche, wie beispielsweise den Wechsel eines Kanals oder Tools.
Medienbruchfreies Arbeiten führt zu mehr Sicherheit, konsequentem Datenfluss sowie Zeit- und Kosteneinsparung.
Mit einer Rechnungsfreigabe-Software werden Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch transparent und nachvollziehbar gestaltet.
Medienbruchfreie Prozesse
Medienbruchfrei bedeutet, dass Arbeitsprozesse und Kommunikation ohne Unterbrechungen oder Medienwechsel digital übermittelt und verarbeitet werden kann.
Was bedeutet medienbruchfreies Arbeiten?
Unter einem Medienbruch versteht man den Wechsel des Mediums während einer Übertragung von Daten bzw. Informationen in einer Übertragungskette. Nach einem solchen Wechsel ist die weitere Verwendung von einmal digital erfassten Dokumenten für andere Arbeits- und Geschäftsprozesse oft nicht möglich.
Man unterscheidet zwischen einem physischen und einem virtuellen Medienbruch:
Beim physischen Medienbruch wird das Medium gewechselt. Bereits der Ausdruck eines Dokuments stellt einen Medienbruch dar, da das digitale Dokument zum analogen Blatt Papier wird.
Beim virtuellen Medienbruch erfolgt ein Wechsel auf einen anderen Kanal bzw. in ein anderes Tool, wie zum Beispiel bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung: Eine Transaktionsnummer wird dabei als SMS versendet und muss auf einem mobilen Endgerät bestätigt werden. Der Medienbruch ist dabei zwecks Sicherheit jedoch beabsichtigt.
Viele Unternehmen durchlaufen zurzeit einen Digitalisierungsprozess, der aber meist einige Zeit dauert. Gerade in dieser Umstellung läuft man Gefahr, Medienbrüche zu produzieren.
Die physische Art der Unterbrechung im Datenfluss sollte man verhindern, da so Sicherheits- und Informationslücken entstehen können.
Medienbruchfreies Arbeiten wird in einer Welt voller Medien und Tools immer wichtiger, damit keine Informationen verloren gehen. Zusätzlich steigert eine medienbruchfreie und digitalisierte Arbeitsweise auch die Effizienz innerhalb eines Unternehmens.
Warum ist es ein Problem, nicht medienbruchfrei zu arbeiten?
Einige Unternehmen legen noch keinen Fokus auf medienbruchfreies Arbeiten – dabei entstehen durch Medienbrüche viele Hürden:
Informationsverlust: Grundsätzlich können durch Medienbrüche Informationen verloren gehen oder verfälscht werden. Dann befinden sich Informationen gestreut im Unternehmen und es gibt keine Übersicht darüber, ob sie vollständig oder doppelt vorhanden sind.
Entstehung von Dubletten: Unternehmen, die noch analog arbeiten, haben oft mit fehlerhaften Datensätzen zu kämpfen, wie z. B. doppelte Rechnungen oder falsche Kundendaten.
Entstehung von Fehlern: Händisches Abtippen und ähnliche manuelle Prozessschritte sind fehleranfällig und gefährden die Qualität und Lückenlosigkeit von Daten.
Zeitverlust: Durch Medienbrüche laufen sämtliche Prozesse langsamer ab, da etwa die Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen komplizierter ist und Daten häufig mehrfach eingegeben werden müssen. So wird ein enormer Mehraufwand für die Mitarbeiter:innen erzeugt.
Sicherheitslücken: Durch Medienbrüche werden Daten häufig komprimiert. Informationen können so verloren gehen oder abgewandelt werden.
Medienbrüche verhindern einen reibungslosen Fluss von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Die gute Nachricht ist aber, dass man sie unterbinden kann.
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Wo liegen die Vorteile von medienbruchfreiem Arbeiten?
Gerade in der Finanzbuchhaltung ergeben sich eine Menge Vorteile durch medienbruchfreie Prozesse.
Transparenz
Jeder hat zu jederzeit die gleichen Informationen und kann den Prozess nachvollziehen. Da keine Medienwechsel stattfinden, entsteht ein durchgehender Informationsfluss, in dem die relevanten Daten in kürzester Zeit für alle befugten Mitarbeiter:innen verfügbar sind.
Effizienzgewinn
Durch das einmalige Erfassen von Daten und der nahtlosen Übermittlung entstehen viel seltener Fehler und weniger Rückfragen, da Informationen eigenständig eingeholt werden können.
Es müssen weniger Dokumente kopiert oder ausgedruckt und von Hand abgeheftet werden. Niemand muss mehr von Abteilung zu Abteilung laufen, um einen Ordner zu überbringen und auch händisches Abtippen gehört der Vergangenheit an.
Vielmehr werden durch die automatische Erfassung und medienbruchfreie Bearbeitung von Dokumenten, Rechnungen und anderen Daten Kapazitäten des Personals frei.
Datensicherheit
Die Datenqualität und die Sicherheit steigen: In einer allumfassenden Software, wie z. B. einem Rechnungsmanagementsystem, befinden sich dort auch alle Daten und können von Befugten abgerufen werden. Die Absicherung über eine Cloud führt zu weniger Papierkram und einer besseren Übersichtlichkeit.
Medienbruchfreies Arbeiten ist manipulationssicher: Es gehen keine Daten verloren und durch die Dokumentation von Prozessen ist man auch steuerrechtlich abgesichert.
Kosteneinsparung
Zusätzlich spart man Kosten für Drucker, Toner und Papier und die Zeiten von mit Ordnern überfüllten Schreibtischen sind passé. Nicht zu vergessen, dass die Einhaltung der GoBD durch einen konsequenten, ununterbrochenen Informationsfluss deutlich erleichtert wird. Insgesamt sparen Unternehmen Zeit, Ressourcen, Platz und Personal und erhöhen ihre Sicherheit deutlich.
Die Vorteile von medienbruchfreiem Arbeiten im Überblick:
Transparenz
Höhere Datenqualität
Geringere Fehleranfälligkeit
Ressourcenschonend
Vereinfachte Einhaltung der GoBD
Kürzere Kommunikationswege, dadurch höhere Effizienz
Konsequenter Datenfluss
Einsparung von Kosten
Wie lässt sich medienbruchfreies Arbeiten einfach etablieren?
Immer noch setzen viele Unternehmen auf Insellösungen, verfügen also über mehrere Softwares und Tools, die jeweils ein Problem lösen. Zeitweise mag das funktionieren, doch Medienbrüche sind damit an der Tagesordnung, genau wie ihre Nachteile.
Eine ausgefeilte Software hilft deutlich besser dabei, medienbruchfreies Arbeiten in deinem Unternehmen zum Standard zu machen und so Prozesse effizienter zu gestalten.
Die via OCR-Technologie erfassten Daten werden dann in ein bearbeitbares Dokument umgewandelt und automatisch archiviert. Auch Prozesse, die externe Personen und Institutionen einschließen, werden ohne Medienbrüche sicherer und schneller.
Beim Kauf einer solchen Software sollte darauf geachtet werden, dass sie den Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht und intuitiv bedienbar ist.
Sobald die Entscheidung für eine Software gefallen ist, sollte die Verfahrensdokumentation auf das Tool angepasst werden und alle Mitarbeiter:innen informiert werden.
Beispiel für einen medienbruchfreien Prozess in der Finanzbuchhaltung
Eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen ist ein Teil der medienbruchfreien Buchhaltung.
In einem Unternehmen, das medienbruchfrei und digital arbeitet, gehen Rechnungen bei der Buchhaltung digital über eine zentrale E-Mail-Adresse ein.
Daraufhin wird die Rechnung in eine Rechnungsfreigabe-Software via OCR-Technologie übertragen, die die Rechnungsdaten erfasst und ins Programm überträgt.
Nun kann die Rechnung in der Software von mehreren Mitarbeiter:innen digital geprüft, freigegeben und anschließend bezahlt werden.
Danach werden die Daten via einer Schnittstelle zur DATEV exportiert und die Rechnung bleibt gemäß der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht in einer Cloud gespeichert, wo sie ganz einfach per Schlagwort gefunden werden kann.
Medienbruchfreie Finanzbuchhaltung mit Candis
“Innerhalb von 10 Tagen nach Softwareeinführung läuft der Prozess fast reibungslos – ohne großartige Schulungen.” – Petra Adler, Head of Accounting, Numeras
Die Tage des Scannens, Abtippens und Ausdruckens sind vorbei! Mit Candis kann man digitale Rechnungen ganz einfach via OCR-Technologie auslesen, anschließend prüfen und per Klick freigeben.
Wenn es eine zentrale E-Mail-Adresse für digitale Rechnungseingänge gibt, muss hier kein einziger physischer Medienbruch stattfinden. Die DATEV-Schnittstelle sorgt zudem dafür, dass Daten auch nach der Zahlungsfreigabe automatisch exportiert werden.
Automatisierte Reminder verhindern, dass Rechnungen oder E-Mails, Aufgaben und Deadlines vergessen werden. Mithilfe von Candis lassen sich so Aufgaben automatisieren, Daten zentral sammeln und die Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen vereinfachen, sodass man Ressourcen, Personal und Zeit spart.
