Das Wichtigste in Kürze
Generell geht die Verarbeitung von Papierrechnungen mit einem großen Fehlerpotenzial, Zeit- und Kostenaufwand einher.
Die Einrichtung eines zentralen Mailpostfachs der Buchhaltungsabteilung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Rechnungen.
Somit wird das Original-Dokument in digitaler Form empfangen und kann auch als gültiges Original digital abgesichert werden.
Rechnungsfreigabe-Softwares wie CANDIS können u. A. Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach automatisch importieren, die Rechnungsdaten erfassen und die Dokumente via Cloud absichern.
Wer sich in Sachen Buchhaltung immer noch mit endlosen Papierstapeln herumschlägt, ist nicht allein. Eine Studie von KPMG ergab, dass in nur 16% der Finanzabteilungen in Deutschland das Rechnungsmanagement komplett papierlos betrieben wird.
Bei der Umstellung auf digitale Rechnungen kommen oft Fragen auf. Wie genau digitalisiert man Rechnungen überhaupt und welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsstellung überhaupt? Wir geben einen Überblick.
Warum überhaupt Rechnungen digitalisieren?
Papierbasierte Dokumente gehen generell mit längeren Prozessen, höheren Kosten und einer höheren Fehlerquote einher. Schließlich müssen Rechnungen erst mal von Hand zusammengesucht und in Ordnern organisiert werden, und bei der manuellen Erfassung der Rechnungsdaten passiert dann doch der ein oder andere Fehler.
In vielen Fällen werden Papierrechnungen auch mühsam eingescannt und manuell in eine Software hochgeladen – ein zeitaufwendiger Prozess.
Digitale Rechnungen gehen hingegen mit einer niedrigeren Fehlerquote einher (Auslesen der Rechnungsdaten mittels OCR-Technologie sei Dank), die Durchlaufzeiten sind wesentlich kürzer und archiviert werden können sie via Cloud-Lösung. Die Effizienz der gesamten Finanzabteilung steigt.
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Die 4 wichtigsten Vorteile von elektronischen Rechnungen
Vorteile gibt es also viele. Die vier wohl wichtigsten sind:
1. Zeitersparnis
Je schneller ihr (als Auftraggebende) die Rechnung erhaltet, desto schneller könnt ihr diese bearbeiten und pünktlich am Fälligkeitstag bezahlen. Durch den Wegfall der Postlaufzeit könnt ihr mindestens ein bis zwei Tage einsparen.
2. Kostensenkung
Digitale Rechnungen sind nicht nur billiger, sondern oft auch besser für die Umwelt. Keine Druckkosten mehr, keine Verwaltungskosten für das manuelle Verpacken und Versenden der Umschläge. Und beim Porto spart ihr auch.
3. Transparenz und Kontrolle
Es finden weniger Diskussionen à la „Ich habe die Rechnung noch nicht erhalten” statt. Digitale Rechnungen können auf dem Postweg weder verloren gehen, noch sich verzögern oder leicht verlegt werden. Mittels Such- und Filterfunktion sind sie in der Regel immer binnen weniger Minuten auffindbar.
4. Absicherung im Falle einer Rechnungsprüfung
Falls bei einer Rechnungsprüfung Fehler auf der Rechnung gefunden werden, kann diese schnell und einfach korrigiert werden. Innerhalb nur weniger Minuten kann die Rechnung neu ausgestellt werden.
Rechnungen digitalisieren in nur 2 Schritten
Rechnungen digitalisieren klingt also erst einmal super. Schnell stellt sich jedoch dann die Frage: wo fangen wir an? Wie gehen wir vor? Tatsächlich ist der Anfang gar nicht schwer. Beim Thema Rechnungen digitalisieren gilt: Am besten direkt an der Quelle anfangen.
Schritt 1: Zentrales E-Mail-Postfach einrichten
Der erste Schritt ist, ein zentrales Postfach für eingehende Rechnungen einzurichten. Im Idealfall sollte die E-Mail-Adresse erkennen lassen, dass es sich hierbei um die korrekte Adresse für Eingangsrechnungen handelt, also z. B. so etwas wie invoice@company. Hier sollen zukünftig sämtliche eingehende Rechnungen gesammelt werden.
Schritt 2: Lieferanten um elektronische Rechnungsstellung bitten
In den meisten Fällen sind Lieferanten in der Lage, Rechnungen direkt digital zu senden. Der nächste Schritt ist also, dem, bzw. den Lieferanten die neue E-Mail-Adresse mitzuteilen und um fortan elektronische Rechnungsstellung bitten.
Nach und nach sollten so möglichst alle Lieferanten auf digitale Rechnungen umstellen und sämtliche Eingangsrechnungen in dem zentralen Postfach landen. Anschließend können sie mittels Rechnungsmanagement-Tools wie Candis ausgelesen, verarbeitet und archiviert werden.
Unterschiedliche Rechnungsarten digitalisieren? So geht's
Eingangs- und Ausgangsrechnungen brauchen unterschiedliche Vorgehensweisen zur Digitalisierung. Hier ein paar Tipps zu der jeweiligen Rechnungsart.
Papierrechnungen digitalisieren
Papierbelege kann man mit dem Vorgang des Eresetzenden Scannens digitalisieren. Bei diesem Vorgang ist es die Regel, eine GoBD Verfahrensdokumentation zu erstellen. Nur, wenn du diesen Vorgang korrekt durchführst, darfst du das Papierdokument danach vernichten. Die digitale Version muss aber sicher und korrekt in einem digitalen Archiv, einer Cloud oder einem Dokumentenmanagementsystem abgespeichert werden.
Eingangsrechnungen digitalisieren
Papierbasierte Eingangsrechnungen können eingescannt oder abfotografiert werden, danach revisionssicher archiviert werden. Das Original muss aufbewahrt werden, soweit man hier nicht die oben bereits genannte Vorgehensweise des ersetzenden Scannens befolgt hat.
Wenn du die Rechnungen bereits digital erhältst, musst du sie lediglich im selben Dateiformat abspeichern bzw. in der Cloud archivieren.
Ausgangsrechnung digitalisieren
Leider ist es möglich, dass einige deiner Kunden Rechnungen in Papierform verlangen. Jedoch gibt es inzwischen viele Unternehmen, die das Gegenteil wollen, nämlich: nur noch digitale Rechnungen.
In jedem Falle ist es sinnvoll, Rechnungen digital zu erstellen, zu versenden und in eine Cloud zur Archivierung abzulegen.
Tipp: Mobil mit Belegscanner
Kaum ein Thermobeleg übersteht die nach GoBD vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Allerlei Papierbelege können jederzeit und jeder Ort mithilfe eines Belegscanners digitalisiert werden. Mit einer Beleg-Scanner-App führst du alle Papierbelege direkt vor Ort und mit wenigen Klicks zusammen und schaffst Ordnung in deine Buchhaltung.
Gesetzliche Vorgaben: Fristen zur Archivierung von Rechnungen
Wenn es daran geht, Rechnungen zu digitalisieren, stellt sich auch die Frage, welche gesetzlichen Vorgaben es im Vergleich zu Papierrechnungen gibt. Generell gilt: Digitale Rechnungen sind rechtskräftig und es gelten die gleichen Vorgaben wie für Papierrechnungen. Die GoBD regeln die Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung von digitalen Dokumenten.
Unter anderem gilt, dass digitale Rechnungen einwandfrei lesbar sein und sämtliche Pflichtangaben erhalten müssen. Sie müssen außerdem gemäß den Aspekten der Datensicherheit aufbewahrt werden und jederzeit wieder auffindbar sein.
Wichtig ist zudem, dass sie in Originalform aufbewahrt werden müssen – also in digitaler Form! Eine digital erhaltene Rechnung auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, ist somit nicht zulässig. Je nach Dokumentenart gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen, für Rechnungen gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Generell müssen folgende Aspekte gewährleistet sein:
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit des Aufbewahrungszeitraums
Nachverfolgbarkeit eventueller Änderungen
Darf ich meine analogen Rechnungen nach dem Digitalisieren vernichten?
Nein! Ganz so einfach ist das nicht. Nur wenn eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen angefertigt wurde, dürfen Papierbelege im Anschluss vernichtet werden.
Das eingescannte, digitale Dokument ersetzt in diesem Fall die Originalrechnung in Papierform. Einfaches Einscannen, ohne entsprechende Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD, ist nicht ausreichend.
Rechnungen digitalisieren mithilfe von Software
Rechnungsmanagement-Tools wie Candis können eine wertvolle Hilfe sein, wenn es um die Digitalisierung von Rechnungen, bzw. Prozessen geht. Zum einen ist Candis in der Lage, Eingangsrechnungen aus dem Postfach automatisch zu importieren und die Rechnungs- und Belegdaten auszulesen. Smarte Workflows erlauben dann auch die digitale Rechnungsprüfung und -freigabe.
So kann die komplette Rechnungsverarbeitung digital in der Software abgewickelt werden. Übersichtlich und transparent. Keine Rechnungen gehen mehr verloren, die Rechnungsdaten sind korrekt und die Freigabe kann ganz einfach per Mausklick erfolgen. Ordner nach einer bestimmten Rechnung durchsuchen oder gar Unterschriftenmappen durch verschiedene Abteilungen tragen ist so nicht mehr notwendig.
Ein weiterer, wesentlicher Vorteil von Rechnungsmanagement Software ist außerdem die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. In Candis wird z. B. für jedes Dokument eine Prozessdokumentation erstellt, wodurch nachvollziehbar ist, ob und welche Änderungen an einer Rechnung vorgenommen wurden.
Auch die Archivierung kann über die Software abgewickelt werden. Eine revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung ist im Sinne eines jeden Unternehmens. Im Rechnungsarchiv von Candis können Dokumente jederzeit aufgerufen und eingesehen werden. Archiviert werden sämtliche Dokumente für einen Zeitraum von 10 Jahren.
