Automatisierter Rechnungseingang in Kürze erklärt:
Ein automatisierter Rechnungseingang reduziert Zeit, Kosten und Fehler und ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Rechnungen gehen an einem zentralen Ort ein und Rechnungsdaten werden automatisch importiert, ausgelesen und archiviert.
Mit einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis werden alle deine E-Mails im Rechnungseingang automatisch archiviert.
Die Digitalisierung der Finanzprozesse bietet nicht nur viele Vorteile, sondern wird im Zuge der E-Rechnungspflicht auch zum neuen Standard in der Buchhaltung.
In diesem Artikel erklären wir, wie du deinen Rechnungseingang automatisieren kannst und das in nur wenigen Schritten.
Definition: Rechnungseingang
Der Begriff Rechnungseingang beschreibt die Art und Weise, wie (Lieferanten-)Rechnungen in Unternehmen empfangen werden.
Mit dem Rechnungseingang sind verschiedene Prozesse verbunden, wie die Erfassung, Rechnungsprüfung und die Rechnungsfreigabe.
Traditionell ist der Rechnungseingang papierbasiert, das Unternehmen empfängt also Rechnungen in Papierform und die Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten erfolgt manuell.
Ein digitaler Rechnungseingang ist die moderne Alternative. Hierbei können Rechnungen direkt elektronisch empfangen und verarbeitet werden. Das spart Zeit, senkt Kosten, reduziert Fehler.
Warum überhaupt den Rechnungseingang automatisieren?
In vielen Unternehmen kommen Rechnungen mittlerweile auf verschiedenen Wegen an, teilweise ganz traditionell per Post, teilweise per E-Mail und ab und an müssen Rechnungen auch mal aus Portalen online heruntergeladen werden. Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich außerdem in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
E-Rechnungspflicht 2025
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Alle diese verschiedenen Kanäle zu prüfen ist aufwendig und kostet viel Zeit. Sämtliche Belege dann noch einzuscannen oder auszudrucken und sie ordentlich abzulegen ist ebenfalls mühselig.
Auch den Überblick zu behalten, zum Beispiel darüber, welche Rechnung sich gerade bei welcher Person zur Bearbeitung befindet, ist schwierig. Die Folge sind hohe Durchlaufzeiten von Rechnungen, fehlende Transparenz und ein generell ineffizienter Prozess, vor allem bei einem hohen Rechnungsvolumen. Die digitale Rechnungsverarbeitung kann durch einen automatisierten Rechnungseingang beseitigt werden.
Rechnungseingang automatisieren – so klappt’s
Aber wo überhaupt anfangen, wenn man den Rechnungseingang automatisieren möchte?
Am Anfang steht die Digitalisierung des Rechnungseingangs.
1. Digitalen Posteingang einrichten
Rechnungen werden am besten direkt an der Quelle digitalisiert. Hierzu wird zunächst ein zentrales E-Mail-Postfach eingerichtet, in dem zukünftig alle Eingangsrechnungen landen.
Die neue E-Mail-Adresse sollte möglichst auf den ersten Blick erkennen lassen, dass sie für eingehende Rechnungen gedacht ist, also zum Beispiel invoices@unternehmenx.de. Lieferanten werden nun benachrichtigt und gebeten, Rechnungen ab jetzt elektronisch auszustellen und an das neu eingerichtete Postfach zu senden. Papierrechnungen mühsam einzuscannen ist so nicht mehr notwendig.
Tipp:
Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis lassen sich auch Rechnungen aus Online-Portalen nahtlos importieren.
2. Vollständigkeit der Rechnungsdaten sicherstellen
Für eine nahtlose Rechnungsverarbeitung ist es vor allem wichtig, dass die Rechnungsdaten vollständig sind. Das bedeutet konkret, dass im Idealfall so viele Informationen wie möglich auf der Rechnung enthalten sind. Dazu gehören zum Beispiel Ust-Informationen, Ansprechpartner:innen oder auch die jeweilige Kostenstelle.
Denn: jede fehlende Information bedeutet eine potenzielle Rückfrage. Je größer das Unternehmen und je mehr Zeit zwischen Vorfall und Klärung verstreicht, desto schwieriger wird es, einzelne Vorfälle zeitnah zu klären. Auf diese Weise soll also gewährleistet werden, dass Rückfragen zu einzelnen Rechnungen weitgehend eliminiert, bzw. reduziert werden. Wenn Rückfragen dann doch aufkommen, sollte ihre Klärung priorisiert werden. Je früher Vorfälle geklärt werden, desto weniger Rückstaus entstehen.
3. Auslesung der Rechnungsdaten automatisieren
Als weiteren Schritt sollte die Auslesung der Rechnungsdaten in Angriff genommen werden. Das manuelle Extrahieren abrechnungsrelevanter Daten ist extrem aufwendig und fehleranfällig.
Künstliche Intelligenz kann hier Abhilfe schaffen. Durch modernste OCR-Technologie können Rechnungen mit höchster Präzision ausgelesen werden. Diese Verfahren künstlicher Intelligenz lernen in der Regel mit und sind überaus zuverlässig. Manuelle Datenerfassung war gestern!
Tipp:
KI ist ebenfalls in der Lage, doppelte Rechnungen zu erkennen - Doppelerfassungen werden so vermieden. Mehr zum Thema KI in der Buchhaltung kannst du hier lesen.
Vorteile des automatisierten Rechnungseingangs
Der digitale, automatisierte Rechnungseingang hat gegenüber dem analogen Prozess einige Vorteile:
✓ Hohe Zeitersparnis durch verkürzte Durchlaufzeiten
✓ Niedrigere Prozesskosten
✓ Skontofristen können besser genutzt werden
✓ Revisionssicherheit durch digital archivierte Rechnungen
✓ Mehr Transparenz und Kontrolle durch nahtlose Prozesse
✓ Geringere Fehlerquote durch Einsatz von KI
✓ Höhere Flexibilität durch die Möglichkeit zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten
Der automatisierte Rechnungseingang als Basis für die digitale Transformation
Im Zuge der Digitalisierung sollten möglichst viele Standardprozesse automatisiert werden. Ein automatisierter Rechnungseingang bildet eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung anderer, zusammenhängender Prozesse wie Rechnungsprüfung, oder auch -freigabe.
Ziel ist, so nahtlos und effizient wie möglich zu arbeiten. Um dies zu erreichen kann der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und intelligente Rechnungsworkflows geschaffen werden.
Bei dieser Umstellung auf digitale Prozesse werden vielfältige Synergien freigesetzt, die über Abteilungsgrenzen hinweg genutzt werden können. Automatisierung ermöglicht in den meisten Fällen kollaboratives, oder zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und schafft Gelegenheiten, Prozesse grundlegend und nachhaltig zu verbessern.
Um herauszufinden wie Candis euch beim Digitalisierungsprozess unterstützen kann, bucht einfach eine kostenlose Kurzberatung!
