Rechnungsfreigabe: Definition, Tipps & digitale Lösungen

Die

Rechnungsfreigabe

stellt den letzten Schritt im Rechnungsmanagement dar, der nach der Prüfung der Rechnung erfolgt. Erst mit der Freigabe kann eine ausstehende Zahlung angewiesen und der offene Betrag beglichen werden.

Rechnungsfreigaben gehören also zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess jedoch immer noch papierbasiert ab und stellt einen großen Aufwand dar. Insbesondere, wenn Buchhalter:innen Rechnungen hinterherrennen und physische Unterschriften einsammeln müssen.

In diesem Artikel verraten wir dir, wie du den Freigabeprozess digital und automatisiert gestaltest und somit schneller und effizienter arbeitest.

Bei der Rechnungsfreigabe genehmigen Mitarbeiter:innen Rechnungen von Bestellungen oder Käufen, die sie, ihre Abteilungen oder ihre Teams getätigt haben. Der Prozess verschafft Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und garantiert, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung sowie der Betrag korrekt sind.

Zu Beginn der generellen

Rechnungsverarbeitung

steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft. Anschließend kann die Rechnung freigegeben werden.

In diesem kurzen Video zeigen wir dir, wie die Rechnungsfreigabe in Candis funktioniert. Mit wichtigen Funktionen wie Freigabeübersichten und Verantwortlichkeiten.

Die Rechnungsfreigabe legitimiert finanzielle Transaktionen eines Unternehmens und gewährleistet, dass nur für korrekte und vertraglich vereinbarte Leistungen oder Waren bezahlt wird.

So wird...

• Betrug vermieden,

• die Einhaltung von Budgets überwacht,

• die finanzielle Integrität des Unternehmens gewahrt,

• die Beziehung zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen verbessert,

• gesetzesmäßig gehandelt.

In der Regel ist der Freigeber einer Rechnung die Person, die auch den Kauf einer Ware oder Leistung getätigt hat. Auch Personen, die für ein bestimmtes Budget oder einen Bereich verantwortlich sind, können berechtigt sein, Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag freizugeben.

Freigabe-Anforderer sind meistens Personen, die Einblick in die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens haben. Dazu gehören Mitarbeitende des Finance-Teams, Abteilungsleiter, Finanzleiter oder Geschäftsführer. Oftmals ist die Freigabeberechtigung auch an bestimmte Betragsgrenzen gebunden.

Der Prozess der Rechnungsfreigabe umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

1. Rechnungseingang: Die Rechnung wird empfangen, digital erfasst und im Buchhaltungssystem des Unternehmens vermerkt.

2. Rechnungsprüfung

   : Die Rechnung wird hinsichtlich ihrer Richtigkeit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den vertraglichen Vereinbarungen überprüft. Dies umfasst die Kontrolle von Beträgen, Leistungsbeschreibungen, Mehrwertsteuerangaben und anderen relevanten Details.

3. Freigabe: Bei festgestellter Konformität wird die Rechnung von einer oder mehreren befugten Personen freigegeben. Dies kann manuell oder durch ein elektronisches Freigabesystem erfolgen.

4. Zahlungen: Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung angewiesen, was häufig durch die Finanzabteilung erfolgt.

In vielen Unternehmen läuft der

Freigabeprozess

noch manuell und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die

Eingangsrechnung

wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.

Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person zum Beispiel gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen. Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als, dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen und

Skonto zu buchen

.

Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software gestrafft und automatisiert. Dadurch entstehen die folgenden Vorteile:

1. Zeit und Kosten sparen: Deine Mitarbeiter:innen geben Rechnungen per Klick frei und die Finanzbuchhaltung muss niemanden mehr hinterherrennen. Zudem spart dir alles, was digital ist, physische Ressourcen wie Platz und Material.

2. Skonto ziehen: Ein gutes Tool erinnert dich an anfallende Freigaben und bald endende Skontofristen, sodass du immer rechtzeitig Skonto buchen kannst.

3. Fehlervermeidung: Durch die präzise,

medienbruchfreie

Datenübertragung und der Unterstützung durch künstliche Intelligenz, werden Flüchtigkeitsfehler unterbunden.

4. Flexibilität: Du kannst auch von unterwegs oder im Home-Office Rechnungen freigegeben.

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen.

1. Eine gute Ausgangssituation herstellen

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, sollte man optimalerweise auch den

Rechnungseingang digitalisieren

.

Treffen deine Rechnungen auch noch in Papierform bei den jeweiligen Abteilungen ein? Es empfiehlt sich für Unternehmen ein zentrales Postfach für Rechnungen einzurichten. Den Mitarbeiter:innen und Lieferanten sollte dazu kommuniziert werden, dass alle Rechnungen in dieser zentralen Sammelstelle eintreffen müssen. Das schafft nicht nur einen besseren Überblick, sondern stellt eine verlässlichere, medienbruchfreie Datenübertragung her.

2. Reflexion und Analyse

Da die Bedürfnisse und Strukturen von Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, vor dem Kauf eine Liste der erforderlichen Funktionen zu erstellen und zusätzliche Funktionen zu berücksichtigen, die Mehrwert bieten würden.

Es gibt je nach Unternehmensgröße unterschiedlich optimierte Arten von Software. Bei kleineren Unternehmen reichen manchmal All-in-one-Tools aus. Grundsätzlich geht man aber davon aus, da Unternehmen mit der Zeit wachsen und Prozesse komplexer werden, sodass in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert ist.

Es ist auch wichtig, die Medienkompetenz der Mitarbeiter:innen im Auge zu behalten und eine Software zu wählen, die sich intuitiv bedienen lässt. Ein häufiges Problem ist, dass es in Unternehmen zu viele Entscheidende mit unterschiedlichen Ansprüchen gibt, die beim Kauf vor allem auf das Budget achten und wenig auf die Bedienbarkeit der Software. Dadurch kann es passieren, dass die gewählte Software preislich im Rahmen ist, aber von der Buchhaltung nicht gut genutzt werden kann.

3. Implementierung

Um die volle Leistungsfähigkeit der ausgewählten Lösung zu nutzen, ist es wichtig, sie korrekt einzusetzen und sicherzustellen, dass sie korrekt konfiguriert und eingerichtet wird.

4. Optimierung

Nach der Implementierung der ausgewählten Software ist es wichtig, sie regelmäßig zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und an sich ändernde Anforderungen angepasst wird. Dies kann dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Der Einsatz einer

Rechnungsmanagement-Software

wie

Candis

erlaubt eine smarte Digitalisierung der

Rechnungsverarbeitung

. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig.

Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente

Rechnungsworkflows

angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, zum Beispiel zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.