Rechnungsmanagement: Definition, Vorteile & digitale Tools

Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen. Externe Dienstleistende oder Lieferanten senden

Eingangsrechnungen

, die anschließend geprüft und freigegeben werden müssen.

Verantwortlich für das Rechnungsmanagement sind normalerweise Finanzteams eines Unternehmens. Das Team, das in der Regel aus Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen besteht, überprüft Rechnungen und stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, bevor die Zahlung an die Lieferunternehmen erfolgt.

Wenn du noch mit Papierrechnungen arbeitest, kennst du bestimmt folgende Probleme.

Normalerweise gehen Papierrechnungen per Post in Unternehmen ein und müssen auf Vollständigkeit geprüft werden, bevor sie in die Freigabemappe geheftet werden. Bei

digitalem Rechnungseingang

werden Rechnungen nicht selten ausgedruckt, sodass sie in Papierform die Freigabe gehen.

Die Freigabemappe wird dann durch die Abteilung getragen und geht häufig im Papierchaos auf Schreibtischen unter, bis die verantwortliche Person die Rechnung freigibt.

Dieser Prozess dauert im Schnitt 12 Tage und ist besonders fehleranfällig. Zudem gehen Rechnungen manchmal verloren oder werden im Alltagsgeschäft vergessen.

Fake-Rechnungen

werden leider nicht immer identifiziert und schnell mal bezahlt. Die manuelle Dublettenprüfung erfordert sehr viel Zeitaufwand und Konzentration.

Mit einer Rechnungsmanagement-Software können all diese Vorgänge per Klick und automatisiert ablaufen. Im nächsten Abschnitt erfährst du, wie das geht.

Das Rechnungsmanagement umfasst einige Aufgaben, wie z. B. die Bearbeitung von Anfragen,

Dublettenprüfung

und die Sicherstellung, dass Lieferunternehmen pünktlich bezahlt werden.

Die

Rechnungsverarbeitung

ist zudem ein wichtiger Bestandteil des digitalen Rechnungsmanagements, der folgende Schritte beinhaltet:

1. Eingang und Prüfung

Optimalerweise treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen.

Daraufhin müssen Rechnungen im Rahmen der

Rechnungsprüfung

nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft werden. In diesem Schritt erfasst die Buchhaltung alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel, also was für die externe Kostenrechnung notwendig ist.

2. Freigabe und Zahlung

Im Prozess der

Rechnungsfreigabe

soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben.

Die Freigebenden der jeweiligen Abteilungen eines Unternehmens müssen bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen.

Danach wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungs-Software importiert und kann bezahlt werden.

3. Export, Buchung und Archivierung

Am Ende des Prozesses wird die Rechnung digital archiviert. So kann sie viel schneller und vor allem ortsunabhängig wiedergefunden werden, als in Papierform. Rechnungen werden so auch im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Der gesamte Prozess muss

GoBD-konform

durchgeführt werden. Hierzu gehört auch eine ordentliche Verfahrensdokumentation.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die

E-Rechnungspflicht

in Kraft, die das Rechnungswesen revolutionieren wird. Die neuen Regelungen gelten ab dann für alle B2B-Unternehmen.

Eine E-Rechnung ist dann laut neuer Definition nicht einfach nur eine elektronische Rechnung, die als PDF per Mail verschickt wird. Laut dem Bundesfinanzministerium müssen E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Das bedeutet, dass herkömmliche PDFs oder Papierrechnungen nicht mehr ausreichen werden.

In Zukunft gibt es dann nur noch E-Rechnungen oder sogenannte sonstige Rechnungen: Damit sind alle Formate gemeint, die nicht als E-Rechnung gültig sind. Also PDFS oder auch Papierrechnungen.

Hier kannst du überprüfen, ob du schon für die Pflicht zur

E-Rechnung

aufgestellt bist:

Die meisten Finanzmanager:innen und Buchhalter:innen können ein Lied davon singen: Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen schwerfällig, zeitintensiv und fehleranfällig.

Mit voranschreitender Digitalisierung greifen jedoch immer mehr Unternehmen auf eine Rechnungsmanagement-Software zurück, die diesen Prozess enorm erleichtern kann.

Die Vorteile einer solchen Software sind vielfältig. Sie automatisiert den gesamten Rechnungsmanagement-Prozess: manuelle Prozesse, wie der Belegimport, die Rechnungsfreigabe oder die doppelte Rechnungsidentifizierung werden beschleunigt und vereinfacht.

Außerdem sind Rechnungsmanagement-Softwares …

… flexibel & sicher

Mehr als 32 Milliarden Papierrechnungen werden in Deutschland im Schnitt jährlich erstellt. Nicht wenige davon landen zwischen Schreibtischen, unter Ordnern oder gehen irgendwo im Unternehmen verloren.

Bei digitalen Rechnungen fällt dieses Problem weg. Die Rechnungsmanagement-Software sammelt sämtliche Rechnungen durch automatischen Import sicher an einem Platz.

… transparent & übersichtlich

Papierrechnungen legen einen langen Weg innerhalb des Unternehmens zurück. Bis die Rechnungen verarbeitet werden, ist oft nicht mehr zu 100 % nachvollziehbar, welche Schritte durchlaufen wurden. Der Prozess ist undurchsichtig und langsam.

Dank vollständiger Prozessdokumentation sind sämtliche Vorgänge in der Rechnungssoftware transparent und nachvollziehbar. So hat man ständige Kontrolle über die erfassten Daten – in Echtzeit.

… zeit- & kostensparend

Keinerlei Druckkosten, kein manuelles Verpacken der Umschläge und das Porto fällt weg – die Kostenersparnis bei der digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm.

Aber nicht nur Kosten werden eingespart, sondern auch wertvolle Zeit. Bis eine Rechnung freigegeben ist, vergehen in Deutschland rund 12 Tage. Im Gegensatz dazu steht die Bearbeitungszeit bei einer digitalen Rechnungssoftware wie Candis: 4 Tage.

Auch wenn so einige Tools auf dem Markt zu finden sind, machen ganz bestimmte Eigenschaften hier einen großen Unterschied.

Bei der Wahl der richtigen Rechnungsmanagement-Software gibt es einige Punkte zu beachten:

Intuitive Bedienung

Für manche Softwares braucht man extra Schulungen und es wird viel Zeit verschwendet, um sich mit dem Tool auseinanderzusetzen, was zur Frustration und Stress unter den Mitarbeitenden führen kann.

Mit einer guten Rechnungsmanagement-Software sollte die Implementierungszeit und das Onboarding schnell ablaufen. Wenn sie intuitiv bedienbar ist, lässt sie sich innerhalb kürzester Zeit in den Alltag integrieren.

Obendrauf sollte sie mit einem Design punkten, welches alle wichtigen Funktionen beinhaltet und nicht zu überladen wirkt. Die zu erledigenden Aufgaben sollten klar strukturiert (z.B. auf einem Dashboard) und gut sichtbar sein.

Sollten anfangs dennoch Fragen auftauchen, bieten benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Softwares auch personalisierte Onboardings. Außerdem sollte immer ein direkter Support per E-Mail oder per Telefon ermöglicht werden, sodass Probleme zeitnah gelöst werden können.

Automatische Erfassung der Rechnungsdaten

Mit der

OCR-Technologie

(Optimal Character Recognition) werden Inhalte automatisch erkannt und in das Rechnungsfreigabe-Programm übertragen, wie z. B. Rechnungsnummer, Bestellnummer und Rechnungsdatum. Immer mehr Tols setzten zudem auf

Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

, um Prozesse noch besser zu automatisieren.

Gegenüber der manuellen Erfassung ist diese Form der automatischen Beleglesung wesentlich präziser. So kann man sich getrost auf korrekte Rechnungsdaten und vorhandene

Pflichtangaben

verlassen.

Übersichtliche Freigabeprozesse

Eine Rechnungsmanagement-Software sollte die Erstellung von

automatisierten Rechnungsworkflows

, sowie einfache und dokumentierte Rückfragen via Chatfunktion ermöglichen. Somit werden die Rechnungen an die richtigen Freigebenden weitergeleitet und der Prozess enorm beschleunigt.

Mit einem Audit Trail passiert die Prozessdokumentation automatisch, sodass man im Falle einer Betriebsprüfung immer nachvollziehen kann, wie eine Rechnung bearbeitet wurde.

Das erleichtert digitales Rechnungsmanagement enorm.

Automatische Updates

Updates, die manuell durchgeführt werden müssen, nehmen viel Zeit in Anspruch – dennoch müssen sie gemacht werden. Ansonsten kann es zu verlangsamten Prozessen, Fehlern oder gar Sicherheitslücken im System kommen.

Aus diesem Grund ist es besser, wenn Updates automatisch vorgenommen werden und die Nutzenden gleich Zugang zu neuen Funktionen erhalten.

Einhaltung der Sicherheitsstandards

Daten sind sehr wertvoll und sollten deswegen bestmöglich geschützt werden. Server, auf denen die Informationen gespeichert werden, sollten eine vollständige Verschlüsselung mitbringen und auch der DSGVO Standard muss immer eingehalten werden.

Seriöse Anbieter für Rechnungsmanagement-Softwares verfolgen immer die höchsten Sicherheitsstandards bezüglich des Datenschutzes.

Zusammengefasst sollte eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Software einfach, automatisiert und sicher sein. Sie spart den Finanzabteilungen nicht nur viel Zeit, sondern schafft Klarheit und Ordnung und reduziert das Konfliktpotential unter Mitarbeiter:innen.

Ein gutes Tool hilft Unternehmen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über die Buchhaltung zu gewinnen. So wird nicht nur die Buchhaltung optimiert, sondern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter:innen erheblich gesteigert.

Hier bekommst du ein paar Empfehlungen, um dein Rechnungsmanagement zu optimieren:

Candis

Candis

ist eine Rechnungs- und Dokumentenmanagement-Software, in der sämtliche Prozesse abgebildet werden können. Via OCR-Technologie werden Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig ausgelesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft. Du kannst intelligente Rechnungsworkflows anlegen, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden. Candis bietet außerdem verschiedene Schnittstellen (u. A. zu DATEV an), Kreditkarten und ein Dokumentenablage-System.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet die mandantenfähige Software auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.

GetMyInvoices

Mit GetMyInvoices kannst du deine Rechnungen automatisiert von über 10.000 Online-Portalen einziehen lassen und in GetMyInvoices verarbeiten. Es eignet sich am besten für kleinere Unternehmen und bietet ein GoBD-konformes Archiv.

Ideal für kleinere Unternehmen, erleichtert GetMyInvoices die automatisierte Verwaltung von Rechnungen und Dokumenten. Es ermöglicht das Sammeln, Organisieren und Integrieren von Rechnungen aus verschiedenen Quellen in Ihre Buchhaltung. Die benutzerfreundliche Oberfläche und flexible Integrationsmöglichkeiten machen GetMyInvoices zu einem praktischen Rechnungstool.

DATEV Unternehmen Online

DATEV Unternehmen online ist eine Plattform, die den digitalen Austausch von Belegen und Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerberatern ermöglicht. Es bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter effizientere Prozesse, die Möglichkeit zur Einbindung des Online-Bankings zur Überwachung der Kontoentwicklung und individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern und ermöglicht einen sicheren Austausch von Daten, Belegen und Dokumenten.

sevDesk

sevDesk ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen. Sie kann Rechnungen erstellen, Belege verwalten und Finanzdaten an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt vermitteln. Das Paket “Rechnung” gibt es schon ab 8,90€ pro Monat, “Buchhaltung” ab 17,90€ und “Warenwirtschaft” ab 42,90€.

LexOffice

LexOffice ist eine Buchhaltungslösung und Unternehmensplattform für Selbstständige und Freiberufler. Es bietet Funktionen für Rechnungs-, Lohn- und Gehaltserstellung an. Mit einer eigenen

Beleg-Scanner-App

lassen sich Belege digitalisieren und ein Dashboard bietet einen tagesaktuelle Finanzübersicht.

EasyBill

Easybill bietet eine cloudbasierte Software zum Rechnungsausgang, die alle steuerrechtlich korrekten Daten ausfüllt und darauf programmiert ist, auch Rechnungen an Kunden in EU- und

Drittländern

korrekt zu schreiben. Zudem bietet es die Möglichkeiten Mahnung und Zahlungserinnerungen zu verschicken.

Mit Easybill können auch schon

XRechnungen

erstellt werden. So bist du als Rechnungssteller optimal auf die Pflicht zur E-Rechnung vorbereitet.

Zervant

Mit Zervant kannst du als Gründer:in, Freiberufler:in oder Kleinunternehmen kostenlos Rechnungen stellen. Die kostenlose Version ist dabei zeitlich unbegrenzt und du kannst an bis zu fünf Kund:innen 5 Rechnungen, Belege und Angebote schicken. Die Premiumversion bietet die Möglichkeit, Mahnungen und Teilzahlungen zu versenden.

Agicap

Agicap ist ein Rechnungstool und Software für Cashflow-Management. Mit Agicap kannst du Eingangsrechnungen bezahlen, Firmenkreditkarten nutzen oder dein Mahnwesen automatisieren. Zudem bietet es die zentrale Erfassung aller Lieferantenrechnungen und die automatische Texterkennung, die eine schnelle Verarbeitung und Vorkontierung ermöglicht.