Automatisiere deinen Rechnungsworkflow in 5 Schritten

Workflows im generellen Sinne sollen geschäftliche Abläufe automatisieren und damit vereinfachen. Dabei werden Startpunkte, Abläufe und Endpunkte genau festgelegt.

Ein Rechnungsworkflow beschreibt den automatisierten Prozess der Erstellung, Genehmigung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. In der Regel brauchen Unternehmen zur Etablierung von effizienten Rechnungsworkflows spezielle Softwarelösungen. Bei der Wahl von Software ist es wichtig, dass die Anforderungen des Unternehmens im Fokus stehen und eine dementsprechend passende Lösung gewählt wird.

Ein typischer Rechnungsworkflow kann folgendermaßen ablaufen:

1. Der erste Schritt ist die Erfassung der Rechnungsdaten durch den oder die Empfänger:in der Rechnung. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen, je nach den Strukturen des Unternehmens.

2. Anschließend erfolgt die sachliche Rechnungsprüfung durch die zuständigen Mitarbeiter:innen oder durch eine Rechnungmanagement-Software. Hierbei werden die Daten auf der Rechnung mit den tatsächlichen Geschäftsvorfällen abgeglichen und eventuelle Fehler korrigiert.

3. Eingangsrechnungen müssen von einer autorisierten Person genehmigt werden, bevor sie in die Zahlung gehen..

4. Nach erfolgreicher Freigabe geht die Rechnung in die Zahlung und die entsprechenden Buchungen im Finanzbuchhaltungssystem werden vorgenommen. Anschließend sollte man eine Rechnung GobD-konform archivieren, um sie später schnell und einfach abrufen zu können.

Jedes Unternehmen kann ein gewisses Maß an Strukturoptimierung in den täglichen Abläufen vertragen. Doch insbesondere in der Finanzbuchhaltung bringt schlaue Digitalisierung einige besonders einmalige Vorteile und Veränderungen mit sich.

Die wiederkehrenden Kleinstaufgaben der Rechnungsmanagementprozesse bringen viele Buchhalter:innen auf die Palme: Mitarbeiter:innen hinterherrennen, Mail-Ping-Pong und verpasste Skonti-Fristen.

Rechnungsworkflows mit Softwarelösungen machen das Arbeitsleben vor allem in folgenden Bereichen leichter:

• Zeitersparnis: Nicht alles, was digital ist, spart gleichermaßen auch Zeit. Automatisiert zu arbeiten, bedeutet wiederholende Detailarbeiten einer Rechnungsmanagement-Software zu überlassen, die unter anderem mit künstlicher Intelligenz arbeitet. Papierstau adé!

• Fehlerreduzierung: Selbst die erfahrensten und ordentlichsten Menschen machen mal Fehler, nämlich wenn sie unterbrochen werden oder ihre Konzentration auf andere Weise leidet. Letztere wird doch Rechnungsworkflows geschont, denn sie minimieren die Möglichkeit von menschlichen Fehlern bei der Erstellung und Übermittlung von Rechnungen.

• Steigerung der Transparenz: Software beinhaltet häufig auch eine zuverlässige Prozessdokumentation, sodass du und deine Mitarbeiter:innen jederzeit sehen oder nachverfolgen können, welchen Status eine Rechnung gerade hat und was der nächste Schritt ist. All das ist besonders im Falle einer Betriebsprüfung Gold wert!

• Verbesserte Zahlungsmoral: Ein automatisierter Rechnungsworkflow ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen schneller und präziser zu versenden, was wiederum zum Geld sparen führt: Nie mehr Mahngebühren, stattdessen ein zeitgerechtes Skonto buchen.

Jede Minute, die dein Unternehmen in eine Etablierung und Optimierung von Rechnungsworkflows steckt, wird sich später vor allem durch die Zeiteinsparung auszahlen. Wenn du dich dabei an die folgenden fünf Schritte hältst, kommst du schnell zum Ziel:

1. ​​Analyse: Untersuche deine aktuellen Freigabeprozesse, um zu verstehen, welche Schritte automatisiert und optimiert werden können.

2. Recherche: Informiere dich über mögliche Lösungen, die zur Automatisierung des Rechnungsworkflows verfügbar sind, und wähle die am besten geeignete Lösung aus.

3. Planung: Erstelle einen Plan, wie die ausgewählte Lösung in deine bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden soll.

4. Implementierung: Setze deine ausgewählte Lösung ein und stelle sicher, dass sie korrekt konfiguriert und eingerichtet wird.

5. Optimierung: Nach der Implementierung solltest du die Lösung überwachen und optimieren, sodass sie deine Bedürfnisse auch wirklich erfüllt und sich an die sich wechselnden Anforderungen des Unternehmens anpasst.

Es gibt mehrere Faktoren, die bei der Auswahl einer geeigneten Software für einen Rechnungsworkflow berücksichtigt werden sollten:

1. Funktionalität: Stelle sicher, dass die Software alle Funktionen bietet, die für deine Freigabeprozesse erforderlich sind, wie z. B. automatische Datenerfassung, Dublettenprüfung und Mandantenfähigkeit.

2. Integrationsfähigkeit: Prüfe, ob die Software mit anderen Systemen und Anwendungen kompatibel ist und Schnittstellen für deine Buchhaltung habt.

3. Benutzerfreundlichkeit: Wähle eine Software mit intuitiver Bedienungsoberfläche, um Schulungszeit und Einarbeitungsaufwand zu reduzieren.

4. Sicherheit: Achte auf die Sicherheitsfunktionen der Software, insbesondere wenn es sich um sensible Finanzdaten handelt.

5. Unterstützung und Service: Wählen Sie einen Anbieter, der einen guten technischen Kundenservice bereitstellt, damit du die Software auch korrekt nutzen kannst.

6. Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleiche die Kosten der Software mit den Funktionen und dem Nutzen, den sie bietet.

Eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Software hilft Unternehmen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über die Buchhaltung zu gewinnen.

Mit Candis kannst du den Vorgang der Rechnungsprüfung, Freigabe und Zahlung digitalisieren und automatisieren. Die Rechnungsdaten werden via OCR-Technologie automatisch erfasst und in die Rechnungsfreigabe-Software importiert. Die Vorkontierung wird ebenfalls vom Tool übernommen und die Freigabe erfolgt per Klick.

Rückfragen oder Probleme können direkt per Kommentar geklärt werden. Im Anschluss an den Export verschiebt Candis die Rechnungen ins GoBD-konforme Archiv, wo sie per Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden können.

Die Freigabe ist zudem jederzeit und von überall aus möglich, via Desktop oder von der Candis-App.

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