Das Wichtigste in Kürze
Ausgaben, die während einer Dienstreise anfallen, werden in der Reisekostenabrechnung erfasst.
Sie umfassen Kostenarten wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten, die für steuerliche Zwecke und die Rückerstattung genau dokumentiert werden müssen.
Mit einer Reisekosten-Software können Reisekosten effizient und einfach erfasst, gesammelt, geprüft und abgerechnet werden.
Kosten, die bei Geschäftsreise und Außentermine entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung zusammengefasst. Zu Reisekosten zählen Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten.
Die Herausforderung der Reisekostenabrechnung besteht für Unternehmen darin, häufig wechselnde Pauschalen und Steuersätze berücksichtigen zu müssen.
In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick über zum Thema Reisekosten und beantworten häufige Fragen zum Thema.
Was sind Reisekosten?
Als Reisekosten bezeichnet man alle Ausgaben, die bei einer Geschäftsreise anfallen. Sie setzen sich aus folgenden Kostenarten zusammen:
Verpflegungsmehraufwand
Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten
Reisekosten werden in der Regel im Rahmen einer Reisekostenabrechnung oder Auslagenerstattung erstattet und können von der Steuer abgesetzt werden.
Reisekosten entstehen dann, wenn Mitarbeitende im Rahmen einer Dienstreise außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes tätig sind. Seit 2014 wird der eigentliche Arbeitsplatz im Fachjargon als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, während Reisen zu anderen Einsatzorten als „auswärtige Tätigkeiten“ gelten.
Damit Reisekosten erstattet werden können, müssen sie klar dokumentiert werden.
Eine Vorlage für die Auslagenerstattung findest du hier.
Neue Funktion schon bald verfügbar!
Bald kannst du deine Reisekosten und Auslagenerstattungen ganz einfach in Candis abwickeln. Aktuelle Pauschalen sind automatisch hinterlegt, und Candis übernimmt die Berechnung für dich – egal, wohin die Reise geht. Keine komplizierten Excel-Tabellen oder mühsamen Rechnungen mehr!
Geschäftsreisende können alle Auslagen, Kosten und Belege direkt unterwegs abfotografieren und direkt über die App einreichen. Das spart Zeit und die Buchhaltung behält den vollen Überblick über alle Auslagen.
Unser Tipp: Individuellen Firmenkreditkarten machen die Auslagenerstattung noch einfacher, da Mitarbeitende nicht mehr in Vorkasse gehen müssen.
Wer zahlt die Reisekosten?
In den meisten Fällen bekommen Arbeitnehmer:innen ihre Reisekosten vom Arbeitgeber zurückerstattet. Unternehmen können sie dann als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.
Arbeitgeber sind allerdings nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu erstatten, zum Beispiel dann, wenn der Weg von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeit kürzer als zum Büro, also zur ersten Tätigkeitsstätte. In diesem Fall können Arbeitnehmer:innen die Reisekosten als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen.
Viele Unternehmen legen Reiserichtlinien fest, um die Erstattung von Reisekosten zu regeln. So haben alle Mitarbeitenden klare und einheitliche Vorgaben für ihre Geschäftsreisen.
Was sind typische Reiseanlässe?
Ja nach Branche und Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Anlässen für Dienstreisen, die eine klare Dokumentation der Reisekosten erfordern.
Typische Reiseanlässe sind zum Beispiel:
Kundentermine mit bestehenden oder potenziellen Kund:innen.
Messen, Konferenzen und die Teilnahme an Branchenveranstaltungen zur Weiterbildung oder Vernetzung.
Schulungen und Workshops zu Fortbildungszwecken oder Trainings an einem anderen Standort.
Projektarbeit an anderen Unternehmensstandorten oder bei Kund:innen vor Ort.
Geschäftsverhandlungen und Besprechungen mit Lieferanten, Partnern oder anderen Stakeholdern.
Außendiensttätigkeiten wie Besuche bei Kund:innen oder Geschäftspartnern im Rahmen von Vertriebs- oder Serviceaufgaben.
Standortbesichtigungen, Inspektionen oder Meetings in Filialen oder Produktionsstätten.
Auslandsreisen für internationale Projekte oder Geschäftserweiterungen.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Bei Dienstreisen fallen viele Kosten an. Einige davon, wie zum Beispiel Fahrt- und Übernachtungskosten, können vom Arbeitnehmer schon im Vorfeld der Reise beglichen werden, für andere wiederum, wie Verpflegungskosten, müssen Mitarbeitende mit ihrem privaten Geld in Vorkasse gehen.
Um das zu vermeiden, setzen viele Unternehmen auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen. Diese können personen- und projektbezogen erstellt und mit individuellen Verfügungsrahmen versehen werden, sodass alle Ausgaben direkt an die richtige Kostenstelle gehen. So kann jede Buchung direkt dem richtigen Projekt oder Bereich zugeordnet werden und die Reisekostenabrechnung wird deutlich vereinfacht.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung werden dann alle Belege (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Bewirtungsbelege) gesammelt und angefallene Kosten aufgelistet.
Achte hierbei unbedingt auf eine lückenlose Dokumentation! Diese ist sowohl für interne Zwecke als auch im Fall einer Finanzprüfung nötig.
Welche Reisekosten sind erstattungsfähig?
Generell sind nur die Kosten erstattungsfähig, für die ein Beleg bzw. eine Quittung vorgelegt werden kann. Sollte mal ein Beleg verloren gehen, kann im Notfall auch ein Eigenbeleg eingereicht werden.
Erstattungsfähig sind während einer Dienstreise angefallene Kosten für:
Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flugzeug, Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel und Maut- sowie Parkgebühren)
Übernachtungskosten (Hotel oder Pension)
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten
Kosten für Telefon- und Internetkosten
Welche Verkehrsmittel Mitarbeitende nutzen dürfen, wird von den meisten Unternehmen in den Reiserichtlinien festgelegt.
Was muss die Abrechnung von Reisekosten enthalten?
Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:
Allgemeine Angaben:
Name des Mitarbeitenden
Reisedatum bzw. Zeitraum
Reiseziel
Zweck der Dienstreise
Angabe zum Reiseverlauf (Abfahrts- und Rückkehrzeit)
Fahrtkosten:
Art des Verkehrsmittels
Kilometerpauschale (bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs)
Belege für Verkehrsmittel wie Tickets, Rechnungen oder Quittungen
Übernachtungskosten:
Hotelrechnungen
Erhaltene Leistungen wie Frühstück, das von der Verpflegungspauschale abgezogen werden muss.
Verpflegungsmehraufwand:
Reisedauer und Verpflegungspauschalen
Abzüge für gestellte Mahlzeiten, beispielsweise Frühstück oder Abendessen, bereitgestellt durch Hotel oder Veranstalter.
Bewirtungskosten:
Bewirtungsbelege mit allen erforderlichen Angaben, wie Anlass der Bewirtung, Namen der Gäste und gezahltes Trinkgeld.
Sonstige Kosten:
Belege für Parkgebühren, Maut, Telefonkosten etc.
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand (auch Verpflegungspauschale) ist eine steuerfreie Pauschale, die Dienstreisenden für zusätzliche Verpflegungskosten während der Reise zur Verfügung gestellt wird.
Hintergrund dieser Regelung ist, dass sich Arbeitnehmer:innen auf einer Dienstreise nicht so günstig ernähren können wie zu Hause, da sie nicht einkaufen und selber kochen können, da sie auf Mahlzeiten in Hotels oder Restaurants angewiesen sind.
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Reisedauer und dem Zielort und ist gesetzlich festgelegt.
Fahrtkosten
Fahrtkosten sind, wie der Begriff bereits andeutet, alle Kosten, die für Fahrten während einer Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen Kosten für Fahrten mit dem eigenen Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis, Bahnfahrten, Flüge und Mietwagen.
Kilometerpauschale
Bei geschäftlichen Fahrten mit dem eigenen Pkw wird Mitarbeitenden eine Kilometerpauschale erstattet. Diese Pauschale beträgt in Deutschland derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Stand 2024) und deckt sämtliche Kosten wie Kraftstoff, Verschleiß, Wartung und Versicherung ab. Für Motorräder oder Roller liegt die Pauschale bei 0,20 Euro pro Kilometer. Einzelnachweise für die Fahrzeugkosten sind nicht erforderlich, jedoch muss die zurückgelegte Strecke nachvollziehbar dokumentiert werden, zum Beispiel durch die Angabe von Start- und Zielort sowie der Kilometeranzahl.
Übernachtungskosten
Dauert die Dienstreise länger als einen Tag, benötigen Mitarbeitende einen Ort zum Übernachten. Dabei entstehende Kosten zählen zu den Übernachtungskosten. Die Unterbringung erfolgt meistens in Hotels oder Pensionen. Frühstückskosten, die im Übernachtungspreis enthalten sind, müssen von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
Reisenebenkosten
Als Reisenebenkosten werden alle zusätzlichen Ausgaben bezeichnet, die während einer Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Mautkosten, beruflich bedingte Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Kosten für Visum oder Reisepass sowie Trinkgelder.
Wie sieht eine typische Reisekostenabrechnung aus?
Eine Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Ausgaben einer geschäftlichen Reise und dient dazu, diese dem Unternehmen zur Erstattung vorzulegen.
Oft ist dieser Prozess bisher umständlich und papierbasiert. Mitarbeitende sammeln während der Reise alle relevanten Belege, wie etwa für Fahrtkosten, Übernachtungen oder Parkgebühren, und müssen diese anschließend ihrer Reise zuordnen. Dann wird alles zusammen als Reisemappe eingereicht.
Manchmal werden Ausgaben wie Kilometerpauschalen oder Verpflegungsmehraufwand von den Mitarbeitenden selbst berechnet oder an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, die sich um die Berechnung kümmert. Dieser Ablauf bedeutet viel manuellen Aufwand, da Belege physisch eingereicht werden müssen und die Buchhaltung prüft, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht.
Reisekosten-Software vereinfacht die Abrechnung der Reisekosten
Mit der neuen Reisekosten-Software von Candis wird dieser Prozess deutlich vereinfacht. Mitarbeitende können alle Belege direkt unterwegs mit ihrem Smartphone fotografieren und die relevanten Informationen wie Anlass, Ort, Datum und teilnehmende Personen bequem in der App eintragen. Die Belege werden in einer digitalen Reisemappe gesammelt, die anschließend an die Buchhaltung freigegeben wird.
Finanzteams haben jederzeit einen zentralen Überblick über alle eingereichten Belege und können diese zügig prüfen und verbuchen. Dadurch erfolgt die Rückerstattung für Mitarbeitende schneller, während der administrative Aufwand für die Buchhaltung erheblich reduziert wird.
