Revisionssicherheit: Warum es wichtig ist, Dokumente und Daten richtig aufzubewahren

Du möchtest deine Belege digitalisieren? Dann kommst du um die Richtlinien der

GoBD

zur revisionssicheren Archivierung nicht herum. Dabei hat es der Begriff „Revisionssicherheit“ in sich: Gemeint sind eine Vielzahl an strengen Vorschriften zur sicheren Aufbewahrung von digitalen Dokumenten. Was es damit im Detail auf sich hat und wie du deine Dokumente im Handumdrehen rechtskonform digitalisierst, erfährst du hier.

Revisionssicher bedeutet zunächst nichts weiter, als Dokumente vor Manipulationen oder Änderungen zu schützen. Im Zuge der Digitalisierung beschreibt die Revisionssicherheit das manipulationssichere Aufbewahren von digitalen Dokumenten.

Möchtest du deine Dokumente revisionssicher archivieren, musst du die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) befolgen. Diese schreiben vor, dass digitale Daten wie folgt gespeichert werden müssen:

• Im Original (d. h. sie müssen auch digital empfangen worden sein)

• Vollständig

• Nachvollziehbar, unveränderlich und unverlierbar

• Unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Jederzeit und lückenlos verfügbar

• Maschinell auswertbar

Dabei bezieht sich der Begriff Revisionssicherheit nicht nur auf eine bestimmte Technik oder eine bestimmte Methode. Vielmehr beschreibt es das gesamte System, das du verwendest, um Dokumente digital abzulegen.

Obwohl sich ein revisionssicheres Archiv zunächst nach viel Arbeit anhört, bietet es dir im Geschäftsalltag viele nützliche Vorteile:

• Schutz wichtiger Dokumente: Die revisionssichere Ablage schützt wichtige Geschäftsdokumente, welche im Ernstfall vor Gericht oder beim Finanzamt als Beweismittel gelten können. So kannst du beispielsweise Behördenanfragen schneller beantworten und deine eigenen Angaben mit den richtigen Dokumenten belegen.

• Sicherheit: Revisionssicher archivierte Dokumente sind vor Missbrauch und Betrug geschützt, zudem können sie nicht aus Versehen gelöscht werden.

• Transparenz: Durch die

  digitale Archivierung

  werden Dokumente nicht mehrfach oder falsch abgelegt und gespeicherte Unterlagen auf ein Minimum reduziert. So entstehen weniger Fehler im Datenmanagement.

• Optimierte Geschäftsprozesse: Benötigte Dokumente kannst du mit wenigen Mausklicks durchsuchen und in Sekunden finden. Dein Team kann beispielsweise Kundenanfragen viel schneller bearbeiten.

Aus den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und der GoBD lassen sich folgende zehn Grundsätze für die revisionssichere Ablage ableiten:

• Unterlagen müssen vollständig sein und auf dem Weg ins Archiv darf kein Dokument verloren gehen.

• Jedes Dokument muss ordentlich und systematisch erfasst werden.

• Dokumente müssen immer mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

• Jedes Dokument soll zeitnah archiviert werden.

• Nur berechtigte Personen dürfen die Daten einsehen und nutzen.

• Verluste müssen abgesichert werden und jedes Dokument soll schnell wiedergefunden und reproduziert werden können.

• Änderungen im elektronischen Archivierungssystem müssen lückenlos protokolliert werden und immer nachvollziehbar sein. Auch die Änderungshistorie darf nachträglich nicht verändert werden.

• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht werden.

• Das Verfahren der Archivierung muss genauestens dokumentiert werden.

• Zudem muss es für Dritte problemlos nachvollziehbar sein.

Sowohl beim Archivieren als auch mit einem Backup (zu Deutsch: Datensicherung) kannst du geschäftskritische Daten sicher aufbewahren. Doch Vorsicht: Backups sind nur ein Teil der revisionssicheren Archivierung!

Archive speichern die Originalversion einer Datei langfristig ab, und zwar so, dass du sie nicht weiter verändern kannst. Backups dienen der Wiederherstellung von verloren gegangenen oder überschriebenen Datensätzen. Sie stellen nur eine Momentaufnahme der jeweiligen Daten dar.

Was eine revisionssichere Archivierung ausmacht, ist schon einmal geklärt – jetzt musst du sie nur noch umsetzen. Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, dass elektronische Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen, aber nicht mit welcher Methode oder Technologien. Denn: Nicht jedes Unternehmen ist gleich aufgestellt. In der Praxis haben sich die folgenden Maßnahmen etabliert:

• Software: Ein sogenanntes Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) archiviert Dokumente automatisch und revisionssicher. Dabei kann es sich um einzelne Programme zum Scannen, Dokumentieren und zur Vergabe von Zugriffsrechten bis hin zu Komplettlösungen handeln. Ist dein Unternehmen technisch noch nicht bereit, kannst du Papierdokumente auch mit Stempel und Unterschrift versehen und sie anschließend in einem Ordner sicher verstauen. Wichtig ist, dass dabei keine Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden.

• Hardware: Eine Hardware ist der physische Ort, in der du deine Daten tatsächlich aufbewahrst. Dazu zählen firmeneigene Rechenzentren, externe Clouds (im Internet verfügbare Speicherorte) und Hybrid-Lösungen. Tipp: Laut einer

  Bitkom Studie

  setzen deutsche Unternehmen vermehrt auf Cloud-Lösungen. Der Vorteil: Sie passen sich deinem Bedarf flexibel an und sparen viel Speicherplatz.

• Verfahrensdokumentation: Standardisierte Ordnerstrukturen, festgelegte Speicherorte und Backup-Strategie – das und noch viel mehr gehört zur

  GoBD-Verfahrensdokumentation

  . Sie ist eine Art Handbuch, die veranschaulicht, wie du alle Daten und Belege archivierst. Tipp: Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband stellen ein kostenloses

  Muster

  zur Verfahrensdokumentation zur Verfügung.

• Zertifizierung: Hast du alle Maßnahmen zur Revisionssicherheit eingeführt, solltest du dir diese von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer zertifizieren lassen. So kannst du gegenüber Steuer- und Aufsichtsbehörden nachweisen, dass du deiner Pflicht zur revisionssicheren Archivierung nachkommst.

Spätestens jetzt wird klar: Revisionssicheres Archivieren kostet enorm viel Zeit, weshalb es für viele ausgelastete Unternehmen ein unliebsames Thema ist. Da du die gesetzlichen Vorschriften jedoch unbedingt beachten solltest, kannst du an anderer Stelle für Entlastung sorgen: beispielsweise mit

Candis

! Die intelligente

Rechnungsfreigabe-Software

von Candis unterstützt dich und dein Team bei allen organisatorischen Aufgaben rund um die revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Mit der Candis-App lassen sich Rechnungen und Dokumente ganz einfach mit dem eigenen Smartphone digitalisieren und können in Echtzeit abgerufen werden. Wichtige Belege gehen nicht mehr verloren und sind dank der einfachen Suchfunktion schnell und einfach auffindbar. So kannst du deine Energie wieder voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren – statt auf das Archivieren.