Die 5 häufigsten Fehler bei der Software-Einführung 

Wer rastet, der rostet! Der rapide technologische Wandel unseres Zeitalters bedeutet vor allem für Unternehmen eine Herausforderung. Wer am Ball bleiben will, muss ständig die (innere) Transformation vorantreiben und neue, moderne Technologien einführen.

Für einige Unternehmen stellt dies ein Hindernis dar. Veraltete Technologien können zwar modernisiert oder durch neue Software ersetzt werden, doch fehlt es oft an einer klaren Strategie oder sorgfältiger Vorbereitung. In einem solchen Fall geht es nur stockend voran.

Vor allem bei der Einführung einer neuen Software in einem Unternehmen kann eine Menge schiefgehen. Hohe Kosten, lange Implementierungszeiten und unzufriedene Mitarbeiter:innen, sind nur ein paar Beispiele solcher Stolpersteine. Um diese zu umgehen, haben wir hier 5 klassische Fehler bei der Software-Einführung aufgelistet, plus Tipps, wie du sie von vornherein vermeidest.

Was genau soll die neue Software eigentlich erreichen? Automatisierte Prozesse klingen erst einmal toll, aber ist die Software überhaupt DSGVO-konform?

Ein klassischer Fehler bei der Einführung neuer Software ist, keine ausführliche Zieldefinition festzulegen bzw. keinen Anforderungskatalog zu erstellen. Den notwendigen Funktionsumfang der Software vorab festzulegen, ist wichtig. Oft genug kommt es vor, dass die tatsächlichen Nutzer:innen nach der Einführung einer Software feststellen, dass wichtige Funktionen fehlen oder nicht ausreichend abgebildet sind. Genauso kann es passieren, dass die Software zu groß bzw. zu umfänglich ist, und die Funktionen die Prozesse verkomplizieren.

Um dies zu verhindern, sollten die Nutzer:innen unbedingt in den Auswahlprozess mit einbezogen werden. Denn: die Personen, die täglich mit der Software arbeiten, wissen meist am besten, welche Funktionen sie für die jeweilige Arbeit benötigen. So wird sichergestellt, dass die wirklich wichtigen Funktionalitäten auch enthalten sind. Bonus: Die Beteiligung der Mitarbeiter:innen erhöht oft auch die Akzeptanz neuer Softwarelösungen.

Selbst wenn ein ausführlicher Anforderungskatalog erstellt wurde - eine Erfolgsgarantie gibt es nicht. Schnell kann es passieren, dass man von der großen Anzahl der Anbieter überwältigt ist und den Überblick verliert. In Verkaufsgesprächen wird man gefühlt oft in eine Richtung gedrängt und auf Bewertungsportalen tummeln sich sowohl positive als auch negative Rezensionen. Im Endeffekt entscheiden sich viele Unternehmen dann doch eher für den günstigsten oder bekanntesten Anbieter - oft ein All-in-One Tool. Aber passt das überhaupt zu eurem Unternehmen?

Tatsächlich sind All-in-One Tools für viele Unternehmen die schlechtere Wahl. Für kleinere Unternehmen reichen sie zwar zunächst aus, wächst ein Unternehmen jedoch, verändern sich die Anforderungen oft innerhalb kurzer Zeit. Bei dem Einsatz von einer All-in-One Software muss diese im schlimmsten Fall vollständig ersetzt werden.

Passgenaue Lösungen hingegen können in der Regel schneller implementiert und problemlos mit anderen Programmen integriert werden, bieten mehr Flexibilität und speziell angepasste Funktionen.

Sobald man sich für eine neue Software entschieden hat, geht es an die Implementierung und das Onboarding der Mitarbeiter:innen. Das Ziel hierbei ist, die Software in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren. Mit gezielten Informationen und praxisbezogene Trainings können Mitarbeiter:innen Schritt für Schritt in das neue System eingeführt werden. Je nach Software und Anbieter können diese Onboardings unterschiedlich lange dauern - und sollten nicht unterschätzt werden. Damit wesentliche Funktionen nicht ungenutzt bleiben, sollten unbedingt sämtliche Nutzer:innen gründlich in das neue Tool eingeführt werden. Passiert dies nicht, können die erhofften positiven Auswirkungen auf das Unternehmen und auch die Akzeptanz der neuen Software ausbleiben.

Ratsam ist oft, sich Support vom Anbieter direkt zu holen. Software-Anbieter bieten oft persönliche Onboardings an, in denen individuell auf die Umstände und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens oder Teams eingegangen wird. Dies ist vor allem im SaaS Bereich der Fall, da hier eine lizenzierte Software als Service angeboten wird. Je nach Anbieter können für Onboardings Extrakosten anfallen. Auch hilfreich ist langfristiger Support von Seiten des Anbieters, der z. B. im Falle von Produkterweiterungen oder auch unternehmensinternen Veränderungen, mit Tipps zur Prozessoptimierung zur Seite steht.

Bei Candis z. B. stehen speziell geschulte Expert:innen bereit, die Nutzer:innen eingehend in die Software einführen und auch langfristig dem Team bzw. dem Unternehmen als Ansprechpartner:in zur Verfügung stehen - ganz ohne Extrakosten.
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Wann gilt die Software-Einführung als erfolgreich abgeschlossen? Generell kann man davon ausgehen, dass die Einführung einer neuen Software dann als erfolgreich gilt, wenn die vorab definierten Ziele erreicht bzw. Anforderungen umgesetzt wurden. Aber wie geht es danach weiter?

Oft kommt es vor, dass Unternehmen nach erfolgreicher Einführung einer neuen Software etwas träge werden. Weitere Optimierungsmöglichkeiten werden nicht wahrgenommen, obwohl das neue System die Funktionalitäten hierzu bietet. Die meisten Softwares werden kontinuierlich erweitert oder verbessert. Um hier keine Wettbewerbspotentiale zu verschenken, lohnt es sich, up to date zu bleiben.

Am besten richtet man regelmäßige Termine ein, in deren Rahmen Verbesserungsvorschläge gesammelt und sorgfältig bewertet werden. Diese können anschließend mit dem:der Ansprechpartner:in beim Software-Anbieter besprochen werden. Wer weiß, vielleicht ist die Funktion, die ihr euch gerade noch wünscht, bereits in Planung!

Vor allem die Akzeptanz unter den Mitarbeiter:innen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor beim Einführen einer neuen Software. Schließlich sind sie es, die das Tool in ihrer täglichen Arbeit nutzen sollen.

Dieser Faktor wird jedoch leider oft außer Acht gelassen. Die Folge? Die Mitarbeiter:innen stehen der neuen Software skeptisch oder gar negativ gegenüber, im schlimmsten Fall steht und fällt damit die gesamte Implementierung. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und die wenigsten Personen begrüßen Veränderungen. Vor allem, wenn altbewährte Prozesse abgeschaltet oder bestehende Systeme aufgelöst werden sollen.

Kommunikation ist bekanntlich der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt auch hier. Offene und ehrliche Kommunikation, Transparenz und die verfolgten Ziele aufzeigen und erklären - so soll den Mitarbeiter:innen verdeutlicht werden, dass es bei der Einführung einer neuen Software nicht etwa um das Ersetzen von Arbeitsplätzen geht, sondern lediglich um Prozessverbesserung und um die Ausschöpfung neuer Potenziale. Wichtig ist hier, aufzuzeigen, dass die Mitarbeiter:innen im besten Fall von diesen Potenzialen ebenfalls profitieren. Vielleicht ermöglicht die neue Software Arbeiten aus dem Home-Office oder verkürzt verschiedene Tätigkeiten auf wenige Mausklicks. So soll schnell deutlich werden, welche Verbesserungen die neue Software mit sich bringt - für das Unternehmen und auch die Mitarbeiter:innen.

Bei der Software-Einführung kann so einiges schiefgehen. Die klassischen Fehler zu vermeiden, ist jedoch kein Hexenwerk.

Generell sollte vorab ein gründlicher Anforderungskatalog erstellt werden. Das macht die anschließende Auswahl einer geeigneten Software sehr viel einfacher und reduziert das Risiko, eine falsche Software zu implementieren. Beim Onboarding bietet es sich an, auf die Angebote und den Support des Anbieters zurückzugreifen. Vor allem im SaaS Bereich sind diese oft maßgeschneidert und an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst. Nach der Implementierung sollten die Funktionen der Software voll ausgeschöpft und, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben, auch Updates und Erweiterungen genutzt werden.
Zu guter Letzt sollten von Anfang an die Mitarbeiter- bzw. die Nutzer:innen mit einbezogen werden, denn deren Akzeptanz entscheidet grundlegend über den Erfolg des Projektes.