Vertragscontrolling in Kürze
Vertragscontrolling ist ein zentraler Teilbereich des Vertragsmanagements.
Es bewertet die potenziellen Risiken, die sich aus den Vertragsbeziehungen eines Unternehmens ergeben können.
So können Vertragsrisiken frühzeitig erkannt und minimiert werden.
Eine Vertragsmanagement-Software hilft, wichtige Fristen einzuhalten, Risiken zu überwachen und gewonnenen Erkenntnisse in die Unternehmensstrategie zu integrieren.
Vertragscontrolling ist ein zentraler Teilbereich des Vertragsmanagements, bei dem es darum geht, Vertragsrisiken zu bewerten und entsprechende Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Durch diese risikobasierte Steuerung vertragsrechtlicher Angelegenheiten können Unternehmen langfristig fundierte strategische Entscheidungen treffen.
Dies macht das Vertragscontrolling zu einer wesentlichen Managementaufgabe für die effektive Steuerung jedes Unternehmens.
Definition: Was ist Vertragscontrolling?
Das Vertragscontrolling konzentriert sich auf die systematische Überwachung, Bewertung und Steuerung von Verträgen mit dem Ziel, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Das ist besonders wichtig, da aus allen Verträgen rechtlich bindende Verpflichtungen entstehen.
Vertragscontrolling umfasst auch die Analyse von Vertragsinhalten und -prozessen, auf deren Grundlage Berichte erstellt und strategische Handlungsmaßnahmen abgeleitet werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten und gleichzeitig die wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken für das Unternehmen minimiert werden.
Durch das Vertragscontrolling wird die Grundlage für eine risikobasierte, effiziente und strategisch fundierte Steuerung der Vertragsbeziehungen geschaffen. Das Vertragscontrolling ist somit ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements.
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Das Vertragscontrolling ist auf ein effektives Fristenmanagement angewiesen, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden und potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und adressiert werden können. Ohne ein strukturiertes Fristenmanagement wäre das Vertragscontrolling ineffizient, da wichtige Deadlines möglicherweise verpasst würden, was zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen könnte.
Was sind Vertragsrisiken?
Ein Vertragsrisiko ist die potenzielle Gefahr und Unsicherheit, die sich aus den Vereinbarungen und Verpflichtungen eines Vertrags ergeben können. Vertragsrisiken können finanzielle Verluste, rechtliche Auseinandersetzungen oder Reputationsschäden verursachen und entstehen häufig durch unklare Vertragsklauseln, fehlende Überwachung von Vertragsfristen oder unzureichende Kontrolle der Vertragserfüllung. Mehr zu den Definitionen Vertrag und Vertragsrisiken kannst du hier nachlesen.
Wie funktioniert Vertragscontrolling?
Vertragscontrolling kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden, je nach den vorhandenen Ressourcen und der Unternehmensstruktur. Viele Unternehmen setzen dabei gern auf klassische Excel-Tabellen und Matrixtabellen und ziehen eine Vielzahl von Hilfsmitteln und Methoden hinzu. Oft ist Vertragscontrolling auch Bestandteil von Software zum Vertragsmanagement.
Egal, für welche Methode du dich entscheidest, wichtig ist, dass sämtliche Inhalte und Informationen zu allen Verträgen an einem gesammelten Ort wie der Vertragsdatenbank zur Verfügung stehen, um deine Verträge zentral zu überwachen und zu steuern.
Wichtige Aufgaben im Vertragscontrolling
Eine der wichtigsten Aufgaben im Vertragscontrolling ist die Erstellung vertragsrelevanter Berichte, die eine klare Übersicht über alle wichtigen Vertragsinformationen bieten. Diese Berichte helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und somit die Vertragsziele zu realisieren.
Eine zentrale Aufgabe des Vertragscontrollings ist das Monitoring von Verträgen, um aus Verträgen entstehende Risiken zu minimieren. Dabei ist es entscheidend, dass sämtliche relevanten Daten kontinuierlich bewertet werden. Zu den wichtigsten zu bewertenden Daten gehören:
Verbindlichkeiten
Auslaufende Verträge
Vertragspartner und deren Umsätze
Auftragsgröße und -volumina
Offene Posten
Preisgleit-Klauseln (z.B. FORCE MAJEURE)
Diese Berichte geben Risiken übersichtlich wieder und beinhalten detaillierte Analysen zu Vertragsleistungen, Kostenstellen, Prozessen oder Compliance-Standards. Sie sind nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen Situation, sondern zeigen auch Lösungen und Verbesserungspotenziale auf, die es dem Unternehmen ermöglichen, proaktiv zu handeln.
Durch ein lückenloses und strukturiertes Vertragscontrolling können Führungskräfte datenbasierte Entscheidungen treffen, die das Gesamtunternehmen wirtschaftlich und zukunftsorientiert voranbringen. Erfolgt das Vertragscontrolling sauber und lückenlos, können wichtige strategische Fragen im Unternehmen beantwortet werden, wie:
Wer sind unsere wichtigsten Vertragspartner:innen?
Welches Umsatzpotenzial haben einzelne Vertragspartner:innen?
Wie ausgewogen ist das Verhältnis von Neukunden zu Bestandskunden?
Wie wird der Wert der aktuellen Verträge eingeschätzt?
Was sind die Chancen und Risiken für den jeweiligen Vertrag?
All diese Fragen sind entscheidend, um ein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen und die Vertragsbeziehungen optimal zu steuern. Ein gut organisiertes Vertragscontrolling bietet deinem Unternehmen somit nicht nur Schutz vor Risiken, sondern auch eine fundierte Basis für langfristige strategische Entscheidungen.
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Vertragscontrolling und Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung, Steuerung und Optimierung von Vertragsbeziehungen in einem Unternehmen. Es deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab, von der Erstellung über die Verwaltung und Analyse bis hin zur Archivierung. Innerhalb dieses Prozesses spielt das Vertragscontrolling eine entscheidende Rolle. Man könnte sagen, dass das Vertragscontrolling das Steuerrad des Vertragsmanagements ist.
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Es konzentriert sich darauf, die Risiken zu bewerten, die sich potenziell aus den Vertragsbeziehungen ergeben können. Durch die systematische Überwachung und Analyse bietet das Vertragscontrolling eine fundierte Basis, um Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, ähnlich wie das Steuerrad eines Fahrzeugs, das den Kurs festlegt und das Unternehmen sicher auf seinem Weg begleitet.
Was sind Vorteile des Vertragscontrollings?
Das Vertragscontrolling bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen, die Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Verträgen deutlich zu erhöhen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die dein Unternehmen durch ein effektives Vertragscontrolling erzielen kann:
Frühzeitige Risikoerkennung: Potenzielle Vertragsrisiken können rechtzeitig identifiziert werden.
Minimierte Risiken: Gemessene und bewertete Vertragsrisiken offenbaren Optimierungspotenziale an.
Erhöhung der Vertragssicherheit: Alle vertraglichen Verpflichtungen sind übersichtlich und können so besser eingehalten werden.
Datenbasiertes Reporting: Regelmäßige Berichte helfen dabei, betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
Optimierung der Vertragsprozesse: Die abgeleiteten Handlungsmaßnahmen steigern die Effizienz von Prozessen und reduzieren so Kosten.
Transparenz über Vertragsbeziehungen: Du hast alle Verträge zentral und jederzeit im Blick.
Verbesserte Compliance: Einhaltung von gesetzlichen und internen Standards.
Strategische Planung und Zukunftssicherheit: Anhand der Reportings können langfristige Trends besser identifiziert und eine schnelle Anpassung an Marktbedingungen und Strategien vorgenommen werden.
Kennzahlen im Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling betrachtet bestimmte Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators (KPIs). Diese sind für verschiedene Vertragsarten von zentraler Bedeutung, um die Effektivität und Effizienz von Vertragsprozessen zu überwachen, zu steuern und deren Entwicklung im Laufe der Zeit messbar zu machen.
Das sind Beispiele für wichtige Kennzahlen im Vertragscontrolling:
Finanzielle Kennzahlen
Durch die Betrachtung finanzieller Kennzahlen soll die Umsatz- und Kosteneffektivität in Unternehmen gesteigert werden. Diese Kennzahlen messen, inwieweit sich ein Vertrag auf den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens auswirkt
Kosten pro Vertrag: Die Gesamtkosten, die mit der Erstellung, Verwaltung und Abwicklung eines Vertrags verbunden sind. (Wichtig für die Kostenkontrolle.)
Umsatzrendite pro Vertrag: Das Verhältnis des aus einem Vertrag resultierenden Gewinns zum Umsatz. (Bewertet die finanzielle Rentabilität von Verträgen.)
Verbindlichkeiten: Der Gesamtbetrag der finanziellen Verpflichtungen aus Verträgen. (Wichtig für das Liquiditätsmanagement.)
Auftragsvolumen: Der Gesamtwert der Aufträge, die durch Verträge abgedeckt sind. (Zeigt die Geschäftsauslastung und das Potenzial für Umsatz.)
Offene Posten: Ausstehende Zahlungen, die aus Verträgen resultieren. (Relevant für das Forderungsmanagement.)
Effizienz und Prozesskennzahlen
Dieses leistungsorientierte KPI misst, wie effizient der Vertragsprozess in deinem Unternehmen ist.
Vertragsdurchlaufzeit: Die Zeitspanne vom Vertragsentwurf bis zur Unterzeichnung. (Misst die Effizienz des Vertragsprozesses.)
Vertragsverlängerungsrate: Der Prozentsatz der Verträge, die über ihre ursprüngliche Laufzeit hinaus verlängert werden. (Indikator für die Zufriedenheit der Vertragspartner:innen.)
Durchschnittliche Vertragsabschlusszeit: Die Dauer von der Vertragsverhandlung bis zur Unterzeichnung eines Vertrags. (Misst die Effizienz des Vertragsabschlussprozesses.)
Risikobewertung und Compliance
Hier wird gemessen, inwieweit die Verträge in deinem Unternehmen rechtssicher und compliant aufgesetzt sind, mit dem Ziel, Risiken zu überwachen.
Einhaltungsquote: Der Anteil der Verträge, die alle vertraglichen Anforderungen erfüllen. (Maßstab für die Compliance und Vertragstreue.)
Abweichungsrate: Die Anzahl und Schwere von Vertragsänderungen oder -verletzungen. (Zeigt potenzielle Risiken und Probleme auf.)
Vertragsrisiko-Score: Die Bewertung der Risiken, die mit einem Vertrag verbunden sind, basierend auf verschiedenen Faktoren wie Vertragstyp, Vertragspartner und Klauseln.
Fazit: So führst du effektives Vertragscontrolling in deinem Unternehmen ein
Um effektives Vertragscontrolling in deinem Unternehmen einzuführen, solltest du zunächst klare Verantwortlichkeiten unter deinen Teams und Mitarbeiter:innen definieren. Denn nur wenn Mitarbeiter:innen richtig geschult und wissen, welche Aufgaben er oder sie übernimmt, kann das Vertragscontrolling erfolgreich verlaufen.
Zudem sollten die Vertragskennzahlen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie stets die aktuellen Gegebenheiten widerspiegeln und rechtzeitig auf Veränderungen in den Vertragsbeziehungen reagieren können. So kann dein Unternehmen schnell auf neue Risiken oder Chancen zu reagieren und die Effizienz der Vertragsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Ein effektiver Workflow ist außerdem entscheidend für den reibungslosen Ablauf des Vertragscontrollings. Am besten setzt du ein digitales Vertragsmanagement-Tools mit Fristenerinnerungen ein, um keine wichtigen Termine zu verpassen.
Gründliche Analysen auf Basis von KPIs sowie regelmäßige Audits helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
Der Prozess des Vertragscontrollings ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn dein Unternehmen die gewonnenen Erkenntnisse auch nutzt. Am besten werden sie also direkt in die Gesamtunternehmensstrategie integriert, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.
